Rechnungen für wiederkehrende Leistungen erstellen
Voraussetzungen
Schnellanleitung
- Angebot als Vorlage für die wiederkehrenden Rechnungen erstellen
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Eine wiederkehrende Leistung braucht immer eine Leistungskategorie und ein Angebot.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine wiederkehrende Leistung?
Mit einer wiederkehrenden Leistung legen Sie in 1CRM den Prozess fest, um regelmäßig zu erstellende Rechnungen für einen Kunden automatisiert generieren und ggf. versenden zu lassen. In der wiederkehrenden Leistung definieren Sie, in welchem Zeitraum, in welchem Takt und für welchen Kunden die Rechnungen erstellt werden sollen. Die Rechnungen selbst sind selbständige Objekte und werden nach Erstellung automatisiert in der wiederkehrenden Leistung aufgelistet. Die Inhalte der Rechnungen wie Positionen oder spezielle Rabatte zieht 1CRM aus dem Angebot, das Sie dem Kunden im Kontext der wiederkehrenden Leistung unterbreitet haben. Die Art der wiederkehrenden Leistung legen Sie durch die Leistungskategorie fest.
Um eine wiederkehrende Leistung vollständig einzurichten, brauchen Sie somit:
- eine Leistungskategorie
- ein Angebot
Video-Tutorial
In folgendem Video haben wir für Sie zusammengefasst, wie Sie Ihre Prozesse vom Angebot über die Rechnung bis zu verkauften Produkten und automatisierten Rechnungen effizient abbilden und dabei wertvolle Zeit einsparen können.
Leistungskategorie erstellen
Jede wiederkehrende Leistung basiert auf einer Leistungskategorie. Eine Leistungskategorie ist die Art der Leistung, z. B. High-Speed-Internetpaket oder E-Mail-Paket (10 Adressen), die Sie abrechnen. Bevor Sie eine wiederkehrende Leistung erstellen, müssen Sie somit eine Leistungskategorie erstellen. In 1CRM werden Leistungskategorien auch Buchungskategorien genannt.
1 Leistungskategorie erstellen
Gehen Sie auf Kundenservice > Wiederkehrende Leistungen > Leistungskategorie erstellen.
Sie sehen eine Maske, in der Sie alle Einstellungen treffen können.
Da eine Leistungskategorie auch Buchungskategorie genannt wird, befinden Sie sich jetzt im Bereich Projektmanagement > Buchungskategorien.
2 Leistungskategorie definieren
Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus. Als Buchungsklasse müssen Sie Wiederkehrende Leistungen wählen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern:
Wiederkehrende Leistung erstellen
Voraussetzungen
1 Wiederkehrende Leistung erstellen
Wählen Sie Wiederkehrende Leistung erstellen oder Neu:
2 Wiederkehrende Leistungen definieren
Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern:
Rechnungen werden nur versendet, wenn Sie die Felder Rechnung per Mail an Kontakt schicken bzw. Rechnung per Mail an Benutzer schicken ausgefüllt haben. Ansonsten generiert das System nur die Rechnung. Außerdem muss der Prozess Rechnungen für wiederkehrende Leistungen versenden im Zeitplaner aktiviert sein.
Ergebnis
1CRM wird im angegebenen Zeitraum am Rechnungstag eine Rechnung erstellen. Sie können die Rechnungen in der Detailansicht einer wiederkehrenden Leistung einsehen.
Jede neu erstellte Rechnung erhöht die Beträge bei Verkauf Gesamt und Offenes Saldo. Wenn ein Zahlungseingang erfasst wird, wird der Betrag bei Offenes Saldo reduziert und das Datum bei Leistung bezahlt bis angepasst.
Im Notizfeld der generierten Rechnungen wird automatisch folgender Text angelegt:
Wiederkehrende Leistung: [Name der Leistungskategorie]
Leistung Startdatum: [Jahr-Monat-Tag], Leistung Enddatum: [Jahr-Monat-Tag]
Jede generierte Rechnung wird, sofern Sie eine E-Mail-Adresse angegeben haben, an den Kontakt gesendet. Ebenso erhält der angegebene Benutzer die Rechnung als Kopie. Außerdem wird 30 Tage vor Ablauf des finalen Leistungszeitraums eine Erinnerungs-E-Mail sowohl an den Kontakt als auch an den Benutzer gesendet.
Überblick über die wichtigsten Einstellungen
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Firma | Empfänger der Rechnung |
| Zeitraum | Bestimmt, wann die Rechnungen erstellt werden
Wahl zwischen monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich |
| Leistungskategorie | Art der Leistung, die abgerechnet wird |
| Firmenadresse für Rechnungen | Bestimmt die Absenderadresse auf den Rechnungen |
| Angebotsvorlage | Angebot, das den Inhalt der Rechnungen bestimmt
Angebote können Sie über Faktura & Logistik > Angebote erstellen. Auswahl ist abhängig von der Firma, die Sie in der wiederkehrenden Leistung angegeben haben Sobald Sie ein Angebot gewählt haben, wird bei Wiederkehrende Rechnung der Betrag des Angebots und bei Rechnungsbedingungen die gewählte Option im Angebot eingefügt. Folgende Inhalte werden dem Angebot entnommen:
|
| Leistung Startdatum | Bestimmt, wann die Leistung beginnt
Bestimmt ebenso den Rechnungstag In Verbindung mit dem Zeitraum wird dadurch gleichzeitig das Leistung Enddatum definiert. |
| Leistung Enddatum | Bestimmt, wann die Leistung endet
Wird durch die Angabe von Leistung Startdatum und Zeitraum automatisch ermittelt Wenn Sie einen Zeitraum von jährlich angegeben haben, wird es auf ein Datum von einem Jahr minus einem Tag nach dem Datum des Startdatums eingestellt. Sie können das Datum auch anpassen. 1CRM stellt sicher, dass die Dauer der wiederkehrenden Leistung eine exakte Anzahl von Leistungszeiträumen bleibt. |
| Rechnungsbedingungen | Bestimmt, wann der Kunde die Rechnung begleichen muss
Wird in allen Rechnungen verwendet Wird ggf. automatisch ausgefüllt, sobald Sie eine Angebotsvorlage gewählt haben |
| Rechnungstag | Erstellungstag der Rechnung
Wird durch Leistung Startdatum bestimmt |
| Leistung bezahlt bis | Datum, wann die Rechung bezahlt wurde
Wird bei Erfassung eines Zahlungseingangs automatisch angepasst |
| Bestell Nr. | Wird in allen Rechnungen verwendet |
| Rechnung per Mail an Kontakt schicken | Rechnung wird an die E-Mail-Adresse des Kontakts geschickt
Nur möglich, wenn für den Kontakt eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist Hinweis: Wenn Sie keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, wird die Rechnung nur im System generiert, aber nicht versendet. |
| Rechnung per Mail an Benutzer schicken | Rechnung wird an einen Benutzer geschickt |
| Wiederkehrende Rechnung | Betrag der wiederkehrenden Leistung
Wird ggf. automatisch ausgefüllt, sobald Sie eine Angebotsvorlage gewählt haben. Der Betrag aktualisiert sich nicht automatisch, wenn das Angebot verändert wird. Das passiert erst bei der nächsten Rechnungsstellung bzw. wenn Sie das Angebot neu in die wiederkehrende Leistung laden. |
| Verkauf Gesamt | Kumulierte Rechnungen der wiederkehrenden Leistung
Wird mit jeder Erstellung einer Rechnung erhöht |
| Offenes Saldo | Betrag, der für die Rechnung noch beglichen werden muss
Wird mit jeder Erstellung einer Rechnung erhöht Wird automatisch reduziert, sobald ein Zahlungseingang erfasst wurde |
Unser Tipp aus der Praxis: Nächste Rechnung einsehen
Für eine leichtere Übersicht können Sie sich das Feld Nächste Rechnung am im Layout für die Übersicht der wiederkehrenden Leistungen einblenden lassen:
Die Vorlagen für die E-Mails und die PDFs der Rechnungen sind generisch und beinhalten z. B. keine Anrede. Es kann sich daher lohnen, einen oder mehrere Workflows in 1CRM anzulegen. Mit Hilfe von Workflows können Sie u. a. bestimmen, welche E-Mail-Vorlage beim Rechnungsversand genutzt werden soll.
Vorgehen, wenn die erste Rechnung anders als die weiteren Rechnungen sein soll
Das gängige Vorgehen für wiederkehrende Leistungen umfasst eine genaue Anzahl von Leistungszeiträumen (Monate, Quartale oder Jahre) mit jeweils einer identischen Rechnung. Aber eine wiederkehrende Leistung hat manchmal eine Anfangsrechnung, die aufgrund einer speziellen Einrichtungsgebühr oder anderer Gebühren nicht mit allen späteren Rechnungen übereinstimmt. Es ist auch möglich, dass die Leistung erst in der Mitte eines Zeitraums beginnt und Sie es vorziehen, dass alle Vereinbarungen genau am Ende eines Monats enden. Daraus ergibt sich eine Laufzeit der Vereinbarung ohne genaue Anzahl von Leistungszeiträumen.
In beiden Fällen gehen Sie wie folgt vor:
1 Rechnung manuell erstellen
Gehen Sie auf Faktura & Logistik > Rechnungen und erstellen Sie die Anfangsrechnung manuell.
2 Rechnung mit wiederkehrender Leistung verbinden
Öffnen Sie die wiederkehrende Leistung, zu der die Rechnung gehört, und hinterlegen Sie im Bereich Rechnungen die zuvor erstellte Rechnung über die Schaltfläche Bestehenden Datensatz hinzufügen:
Um eine wiederkehrende Leistung zu bearbeiten, müssen Sie auf die Nummer der wiederkehrenden Leistung klicken.
Ergebnis
Diese Rechnung erhöht in der wiederkehrenden Leistung anschließend die Beträge bei Verkauf gesamt und Offenes Saldo.
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