Unsere Lösung: Eine strukturierte Vorauswahl mit den wirklich relevanten Kriterien macht die CRM-Entscheidung einfacher, sicherer und effizienter. Mit den Antworten auf unsere 26 Auswahlfragen in der CRM-Checkliste zum Download finden Sie Ihre Antwort. So sparen Sie Zeit, vermeiden teure Fehlentscheidungen und finden das System, das perfekt zu Ihren Anforderungen passt.
- Klare Anforderungen statt Feature-Wirrwarr
- Die richtige Methodik für den Auswahlprozess
- Flexibel bleiben, skalierbar werden
- Datenschutz, Hosting und Sicherheit
- Versteckte Kosten mitkalkulieren
- CRM-Checkliste: So gelingt der Vergleich
- Beispielfragen aus der aktuellen CRM-Checkliste
- Fazit: CRM-Checkliste für eine strukturierte Auswahl
Klare Anforderungen statt Feature-Wirrwarr
Die Funktionalitäten und Möglichkeiten moderner CRM-Systeme sind scheinbar endlos. Bevor Sie aber in die Tiefe der technischen Details einsteigen, sollten Sie Ihre eigenen Bedürfnisse und Ziele definieren. Dabei helfen User Story Canvas.
| Eine User Story ist eine kurze und kompakte Beschreibung einer Anforderung oder Funktionalität aus der Sicht eines Nutzers, z. B. im Format: „Als [Benutzerrolle] möchte ich [Aktivität], damit [Nutzen]“ – etwa: „Als Entscheiderin möchte ich Beratung, damit ich mit gutem Gewissen eine Wahl für ein CRM treffen kann.“ Dieser Satz wird in einem Canvas visualisiert und damit für alle Beteiligten leichter greifbar gemacht. |
Ohne diese Klarheit der Anforderungen verlieren sich viele im Vergleich von Funktionen und Features. Denn vielseitig sind die meisten CRM-Systeme – aber ob Sie genau Ihre Bedürfnisse bedienen, wissen Sie erst, wenn Sie diese Bedürfnisse sichtbar gemacht haben. Und vermeiden so, für Features zu zahlen, die Sie gar nicht nutzen. Oder teurer Nachjustierungen beauftragen zu müssen, weil Sie bei der Planung etwas übersehen haben.
Die richtige Methodik für den Auswahlprozess
Ein strukturierter Auswahlprozess ist Ihre Route zum Erfolg. Legen Sie von Anfang an fest, welche Kriterien für Sie unverzichtbar sind und wie Sie diese gewichten. Mit einer gut durchdachten Methodik – beispielsweise in Form einer CRM-Checkliste – können Sie verschiedene Anbieter systematisch vergleichen und die Vorauswahl objektiv treffen. So sparen Sie sich lange Entscheidungswege oder Fehlentscheidungen, die Sie später bereuen.
Flexibel bleiben, skalierbar werden
Ein CRM-System sollte mitwachsen – egal, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt. Achten Sie darauf, dass die Lösung flexibel ist und sich problemlos an sich ändernde Prozesse und Anforderungen anpassen lässt. Ob neue Module, individuelle Anpassungen oder Integration mit anderen Systemen: Skalierbarkeit ist hier das Zauberwort. So stellen Sie sicher, dass Sie auch in Zukunft nicht auf teure Umrüstungen angewiesen sind.
Datenschutz, Hosting und Sicherheit
Datenschutz und Datensicherheit stehen ganz oben auf der Prioritätenliste. Ein zuverlässiges CRM muss DSGVO-konform sein und transparente Informationen zu Hosting, Serverstandort in Deutschland und Sicherheitsmaßnahmen bieten. Nur so schützen Sie sensible Kundendaten und minimieren das Risiko von Datenpannen. Immer dran denken: Sicherheit ist kein Nice-to-have, sondern ein Muss!
Versteckte Kosten mitkalkulieren
Nicht selten werden die versteckten Kosten eines CRM-Systems übersehen. Neben der reinen Softwarelizenz sollten Sie auch Aspekte wie Implementierung, Schulung, Wartung und Support berücksichtigen. Eine fundierte TCO-Analyse (Total Cost of Ownership) gibt Ihnen einen realistischen Überblick über alle anfallenden Kosten – und verhindert böse Überraschungen.
So kann es manchmal sein, dass ein auf den ersten Blick günstiges Angebot eines der teuersten in der Auswahl wird, wenn alle Aspekte mitberechnet werden. Genauso häufig wird ein unscheinbares Angebot plötzlich zum Preis-Highlight, weil alle Kosten transparent und nachvollziehbar vorliegen.
CRM-Checkliste: So gelingt der Vergleich
Die CRM-Checkliste hilft Ihnen, alle relevanten Kriterien im Blick zu behalten und strukturiert abzuarbeiten. Von den grundlegenden Anforderungen über technische Features bis hin zu Kosten- und Sicherheitsaspekten – jedes Kriterium fließt in die Bewertung ein. So können Sie Angebote direkt miteinander vergleichen und die Entscheidung auf einer soliden Basis treffen.
Die erste Seite unserer interaktiven CRM-Checkliste bietet Ihnen eine Übersicht mit allen wichtigen Fragen, die Sie sich während der Suche stellen sollten. Ein Klick auf eine Frage führt Sie direkt zur Detailseite mit der passenden Antwort.
| 💡Tipp: Nutzen Sie die Checkliste mehrfach, um verschiedene CRM-Systeme zu vergleichen. Speichern Sie sie individuell ab, z. B. als: „CRM-Checkliste_1CRM_Vergleichssystem“. So erhalten Sie eine klare und übersichtliche Grundlage, um die besten CRM-Systeme für Ihre Shortlist auszuwählen. |
Beispielfragen aus der aktuellen CRM-Checkliste
Um Ihnen einen kleinen Vorgeschmack zu geben, hier einige typische Fragen, die Sie in unser Checkliste finden:
| Gibt es auch nach der Projekteinführung einen persönlichen Ansprechpartner? |
| Sichern Sie ab, dass der Anbieter nach der Einführung weiterhin Supportbietet, idealerweise auf Deutsch. Klären Sie, ob er flexibel auf Ihre Anforderungen reagieren kann und wie die Vertragslaufzeiten gestaltet sind. Fragen Sie gezielt, ob der Support direkt vom Anbieter oder über einen Drittanbieter erfolgt. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich über zusätzliche Ressourcen wie Webinare, Dokumentationen oder Videos zu informieren. |
| Sind individuelle Anpassungen auch ohne Programmierung realisierbar? |
| Prüfen Sie, ob visuelle Tools wie Drag-and-Drop Benutzern erlauben, Felder, Formulare, Layouts oder Workflows ohne Coding selbst anzupassen. Stellen Sie sicher, dass sich Workflows flexibel erstellen und automatisieren lassen, etwa für Aufgaben basierend auf Ereignissen oder Statusänderungen. Um wichtige Kennzahlen jederzeit im Blick zu haben, sollte es Benutzern möglich sein, Dashboards und Berichte individuell zu gestalten – alles am besten ohne aufwändige Programmierung. |
CRM-Checkliste
CRM-Auswahl leicht gemacht
Nutzen Sie unser erprobtes Instrument für eine strukturierte Vorauswahl. Laden Sie jetzt die aktuelle CRM-Checkliste herunter und starten Sie Ihren Weg zu einer fundierten CRM-Entscheidung – einfacher, sicherer und effizienter!
Fazit: CRM-Checkliste für eine strukturierte Auswahl
Mit einer klaren Struktur und den richtigen Kriterien legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche CRM-Implementierung. Die CRM-Checkliste unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und letztlich die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Machen Sie den ersten Schritt und überzeugen Sie sich selbst – denn eine fundierte Vorauswahl macht den Unterschied!
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