CRM-Checkliste: In 5 Schritten das richtige CRM-System auswählen

Damit Sie sich einfacher eine Shortlist mit zwei bis drei CRM-Systemen erstellen können, haben wir Ihnen eine CRM-Checkliste zusammengestellt. In den folgenden fünf Schritten finden Sie heraus, wie Sie mit der CRM-Checkliste eine optimale CRM-Shortlist erstellen und am Ende das richtige CRM-System für Ihr Unternehmen auswählen.

1. CRM-Anforderungen definieren

Die CRM-Checkliste enthält die nach unseren Erfahrungen wichtigsten Anforderungen an ein CRM-System. Manchen Unternehmen sind jedoch manche Module oder Funktionen wichtiger als andere. Deshalb sollten Sie sich klarmachen, welche Funktionalität zwingend erforderlich ist, welche wünschenswert und welche unwichtig ist. Erfahren Sie mehr zur CRM-Auswahl in unserem etwas umgedrehten Ratgeberartikel.

• Gehen Sie daher im ersten Schritt die CRM-Checkliste durch und streichen Sie alle Anforderungen raus, die nicht auf Ihr Unternehmen zutreffen.
• Markieren Sie danach alle Module und Funktionalitäten, die besonders wichtig für Ihr Unternehmen sind. Das sind die Muss-Anforderungen. Anforderungen dieser Kategorie muss ein CRM-System erfüllen, damit es für Ihr Unternehmen überhaupt in Betracht kommt.

2. Anforderungsunterstützung prüfen

Wenn Sie Ihre CRM-Anforderungen definiert haben, können Sie sich ein paar CRM-Systeme heraussuchen, die auf den ersten Blick interessant für Sie klingen. Inspiration finden Sie z. B. in unserem CRM-Vergleich. Prüfen Sie am besten zuerst, ob das System die Muss-Anforderung erfüllt. Denn wenn dies nicht der Fall ist, brauchen Sie sich erst gar nicht die wünschenswerten Funktionen prüfen.

• Prüfen Sie zuerst, welche CRM-System Ihre Muss-Anforderungen erfüllen.
• Wählen Sie in der CRM-Checkliste aus, ob die Muss-Anforderung im Preis enthalten ist („ja“) oder mit Zusatzkosten verbunden ist („kostet“).
• Wählen Sie dann 3 bis 5 CRM-Systeme für die weitere Prüfung aus.
• Prüfen Sie, inwiefern die ausgewählten CRM-Systeme die wünschenswerten Anforderungen (Kann-Anforderungen) erfüllen.

3. Zusätzliche Kosten berechnen

Wenn Sie CRM-Systeme nur anhand der Lizenzkosten vergleichen, entgehen Ihnen die zusätzlichen Kosten für Module, Add-Ons, Schulungen etc. Notieren Sie sich deshalb in der CRM-Checkliste, welche zusätzlichen Kosten auf Sie zukommen würden. Wichtig ist, darauf zu achten, ob der Preis für Module, Add-Ons etc. pro Benutzer anfällt, pro Jahr für alle Benutzer oder einmalig.

• Tragen Sie die zusätzlichen Kosten für Module, Funktionen, Support etc. ein, falls Sie dies noch nicht beim Anforderungscheck getan haben.
• Berechnen Sie die zusätzlichen Kosten für die CRM-Systeme.

4. TCO-Analyse durchführen und CRM-Shortlist erstellen

Die Kosten für ein neues CRM-System sollten Sie auf drei bis fünf Jahre rechnen. Dies ist die übliche Lebensdauer einer Software innerhalb eines Unternehmens. Relevant sind dabei nicht nur die Anschaffungskosten und Lizenzgebühren, sondern auch alle weiteren Kosten, die während der gesamten Lebensdauer des Systems entstehen. Dies sind zum Beispiel die Kosten für Mitarbeiterschulungen und Updates, Kosten, die durch das eigene IT-Personal entstehen, wie auch Kosten für externe Beratungen und externer Support.

• Nehmen Sie die Zahlen aus der CRM-Checkliste und berechnen Sie, welche Kosten insgesamt auf Sie zukommen würden. Vergleichen Sie ggf. die Kosten für eine Cloud-Installation mit den Kosten für eine On-Premise-Installation, siehe CRM-Cloud vs On-Premise: Was ist die richtige Option für mich?.
• Berechnen Sie die einmaligen Kosten für die Erstinstallation und Schulungsmaßnahmen.
• Berechnen Sie die Betriebskosten pro Jahr für verschiedene Benutzerzahlen (z. B. für 50, 100 und 500 Benutzer), je nachdem was für Ihr Unternehmen realistische Zahlen wären. Beachten Sie hierbei, dass bei einigen CRM-Systemen ein Upgrade erforderlich sein könnte, wenn mehr Benutzer hinzukommen. Denken Sie auch daran, die Update-Kosten einzuberechnen.
• Vergleichen Sie danach die Zahlen und erstellen Sie eine knappe CRM-Shortlist von zwei bis drei CRM-Systemen, die für Ihr Unternehmen in Frage kommen.

5. CRM-Systeme in der Shortlist ausgiebig testen

Kosten sind nicht alles. Achten Sie bei einem CRM-System auch unbedingt auf die Benutzerfreundlichkeit. Testen Sie die CRM-Systeme in Ihrer finalen Shortlist also ausgiebig. Erst dann ist es sinnvoll, eine endgültige Entscheidung zu treffen.

Viele Unternehmen laden daher zwei bis drei CRM-Anbieter ein und lassen sich das CRM-System zum einen vorstellen und fordern zum anderen eine Testversion an. Dank der Anforderungsanalyse mit der CRM-Checkliste und der TCO-Analyse haben Sie ja bereits einen guten Überblick über die harten Fakten. Die weichen Faktoren wie persönliche Vorlieben bei der Bedienung etc. lassen sich erst beim ausgiebigen Testen abprüfen.

CRM-Experten-Tipp: Holen Sie sich am besten auch die Meinung von Mitarbeitern ein, die später verstärkt mit dem System arbeiten sollen. Deren Meinung könnte das Zünglein an der Waage sein. Denn nur wenn die Mitarbeitern gern mit dem CRM-System arbeiten, wird es auch konsequent genutzt.

Download: CRM-Checkliste zur CRM-Auswahl und TCO-Analyse

Die CRM-Checkliste für die Anforderungsdefinition und den Kostenvergleich können Sie vollkommen kostenlos herunterladen. Um mehrere CRM-Systeme zu vergleichen, füllen Sie die Checkliste einfach mehrfach aus und speichern Sie sie, z. B. in der folgenden Form ab: „CRM-Checkliste_1CRM_Vergleichssystem“ (Sie brauchen den Adobe Reader, um das PDF-Formular ausgefüllt abspeichern zu können. Den Adobe Reader erhalten Sie hier.

Die erste und zweite Seite der CRM-Checkliste dienen als Übersichtsseiten mit den wichtigsten Infos und Kosten der CRM-Systeme. Haben Sie die CRM-Checkliste mehrmals für verschiedene CRM-Systeme ausgefüllt, haben Sie so einen schnellen Überblick, welche zwei oder drei CRM-Systeme in Ihre Shortlist passen.