Denken Sie an Software als ein großes Gebäude, in dem jedes Unternehmen seine eigene, sichere „Wohnung“ hat. Sie teilen das Gebäude, aber nicht den Inhalt ihrer Räume. Klingt praktisch, oder? Tauchen Sie mit uns tiefer in die Welt der Mandantenfähigkeit ein und entdecken Sie, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
- Was ist ein Mandant in der IT?
- Eigenschaften und Bedeutung der Mandantenfähigkeit
- Mandantenübergreifende vs. mandantenabhängige Daten
- Vorteile der Mandantenfähigkeit in CRM-Systemen
- Mandantenfähigkeit im Kontext der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- Wann ist ein System mandantenfähig?
- Anwendungsbereiche von mandantenfähiger Software
- Fazit: Warum Mandantenfähigkeit in der modernen IT essenziell ist
Was ist ein Mandant in der IT?
In der IT steht der Begriff „Mandant“ (engl. „Tenant“) für eine individuelle Einheit – sei es ein/e Benutzer/Benutzerin, eine Abteilung oder eine Organisation – die dieselbe Software auf einem gemeinsamen Server verwendet.
Mandanten gewährleisten eine klare Trennung der Daten zwischen verschiedenen Nutzer:innen und Organisationen, um die Integrität und Sicherheit der jeweiligen Informationen zu sichern. So können beispielsweise verschiedene Niederlassungen dieselbe IT-Infrastruktur verwenden, ohne Zugriff auf Daten oder Einstellungen anderer Niederlassungen zu haben.
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Eigenschaften und Bedeutung der Mandantenfähigkeit
Mandantenfähigkeit (auch bekannt als Multi-Tenancy) ermöglicht es einem IT-System oder einer Software-Anwendung, mehrere separate Einheiten (Mandaten) gleichzeitig und sicher zu unterstützen.
Dabei kann jede dieser Einheiten eigene Daten und länderspezifische Einstellungen in derselben Umgebung verwalten, was den Datenschutz und die individuellen Anpassungsmöglichkeiten fördert.
Solch eine Fähigkeit ist entscheidend, um IT-Systeme sicher und skalierbar zu halten, vor allem wenn unterschiedliche Benutzergruppen auf gemeinsame Ressourcen zugreifen müssen.
Mandantenübergreifende vs. mandantenabhängige Daten
In mandantenfähigen IT-Systemen gibt es zwei Hauptdatenkategorien: Mandantenübergreifende (globale) Daten und mandantenabhängige (individuelle) Daten.
- Mandantenübergreifende Daten sind Informationen, die für alle Mandanten gleichermaßen gelten. Sie sind für jeden Benutzer/jede Benutzerin oder Organisation sichtbar und nicht spezifisch für einen einzelnen Mandanten. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Benachrichtigungen über Systemupdates: Alle Nutzende, unabhängig von ihren Mandanten, erhalten dieselbe Mitteilung.
- Mandantenabhängige Daten sind individuelle Daten, die nur für einen bestimmten Mandanten relevant und sichtbar sind. Zum Beispiel beinhalten sie Details wie kundenspezifische Informationen oder Bankverbindungen, auf die nur der jeweilige Mandant Zugriff hat.
Vorteile der Mandantenfähigkeit in CRM-Systemen
Mit mandantenfähigen Systemen, wie beispielsweise 1CRM, können Sie verschiedene Mandanten erstellen und so separate Datenräume gestalten. Dies bietet Ihnen erhebliche Vorteile:
Mehrere Unternehmen unter einem Dach
Ob Mutter- oder Tochtergesellschaft, mandantenfähige Lösungen erlauben die Verwaltung rechtlich getrennter Unternehmen im selben System. Jedes Unternehmen behält dabei die Kontrolle über seine eigenen Daten und Prozesse.
Flexibilität für globale Teams
Vertriebsteams weltweit? Kein Problem. Mandantenfähige Systeme berücksichtigen länderspezifische Anforderungen, was die Anpassung von Produkten, Währungen und Steuern je nach Standort vereinfacht.
Schont den Geldbeutel
Indem mehrere Mandanten ein System teilen, können Ressourcen effizient genutzt und Betriebskosten reduziert werden. Es ist nicht nötig, für jedes Unternehmen separate Systeme vorzuhalten.
Weniger Aufwand bei Wartung und Updates
Dank der Trennung der Mandanten werden Wartungen und Systemupdates zum Kinderspiel, denn Änderungen für einen Mandanten beeinflussen nicht die anderen.
Höchste Datensicherheit und Compliance
Die Sicherheit Ihrer Kundendaten und Finanzinformationen steht an erster Stelle. Mandantenfähigkeit garantiert die getrennte Aufbewahrung sensibler Daten und schützt vor unerlaubten Zugriffen. Das Ergebnis? Erfüllte Datenschutzstandards und rechtliche Anforderungen.
Mandantenfähigkeit im Kontext der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die DSGVO verlangt von Unternehmen, personenbezogene Daten sicher und regelkonform zu verarbeiten. Mandantenfähigkeit hilft dabei, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Mandantenfähige Softwares gewährleisten die getrennte und sichere Aufbewahrung von Daten unterschiedlicher Nutzer:innen oder Organisationen. Nehmen wir ein CRM-System als Beispiel:
Es speichert persönliche Kundeninformationen aus verschiedenen Ländern. Dank der Mandantenfähigkeit sorgt das System dafür, dass Kundendaten isoliert und gemäß den jeweiligen länderspezifischen Datenschutzanforderungen verarbeitet werden. Dadurch lassen sich Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien vermeiden und das Unternehmen bleibt im Einklang mit der DSGVO.
Insgesamt unterstützt Mandantenfähigkeit Unternehmen dabei, Datenschutzbestimmungen effektiv umzusetzen und sicherzustellen, dass Daten jeder Einheit sicher und gesetzeskonform behandelt werden – ein unerlässliches Merkmal in unserer vernetzten Welt.
| 💡 Tipp: Erkundigen Sie sich über die Server und deren Sicherheitsstandards, die Ihr Software-Anbieter verwendet. Der Standort des Cloud-Anbieters kann Ihnen Hinweise darauf geben, welches Datenschutzrecht nach der Speicherung greift. |
Wann ist ein System mandantenfähig?
Ein System gilt als mandantenfähig, wenn es folgende Eigenschaften aufweist:
| Datenabgrenzung | Es kann Daten und Einstellungen unterschiedlicher Benutzer:innen oder Organisationen effektiv trennen. |
| Datensicherheit | Es bietet robuste Sicherheitsmechanismen, um die Daten jedes Mandanten zu schützen. |
| Anpassungsfähigkeit | Es ermöglicht individuelle Konfigurationen und Anpassungen für jeden Mandanten. |
| Rechtskonformität | Das System kann die spezifischen rechtlichen Anforderungen verschiedener Mandanten berücksichtigen und erfüllen. |
| Skalierbarkeit | Es kann mit wachsenden Anforderungen und der Erweiterung von Mandanten problemlos umgehen. |
Anwendungsbereiche von mandantenfähiger Software
Mandantenfähige Software ermöglicht es verschiedenen Benutzer:innen oder Organisationen, eine gemeinsame Anwendung zu nutzen, wobei die Daten und Einstellungen jedes Benutzers/jeder Benutzerin sicher und getrennt verwaltet werden.
Solche Softwarelösungen sind weit verbreitet in:
- E-Commerce-Plattformen
- Enterprise Resource Planning (ERP)-Tools
- Customer Relationship Management (CRM)-Systemen
- sowie weiteren Anwendungen.
Ein konkretes Beispiel: In einem CRM-System könnten Mandanten verschiedene Vertriebsteams weltweit darstellen. So hätte das Team in den USA lediglich Zugang zu den dortigen Kundendaten. Beim Erstellen von Angeboten oder Rechnungen würden zudem automatisch die richtige Währung und Sprache berücksichtigt.
Obwohl die Daten getrennt erscheinen, lagern sie alle in einer zentralen Datenbank eines mandantenfähigen Systems und werden lediglich logisch separiert. Das bietet Vorteile wie den, dass globale Vertriebsleitende bei Bedarf zentral auf Geschäftsberichte aller Teams zugreifen können.
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Fazit: Warum Mandantenfähigkeit in der modernen IT essenziell ist
In unserer heutigen, vernetzten und datengetriebenen Geschäftswelt ist Mandantenfähigkeit weit mehr als nur ein Feature – sie ist unerlässlich. Sie sorgt nicht nur für die Beachtung strikter Datenschutzvorgaben, sondern gibt Unternehmen auch die nötige Agilität, sich rasch an regionale Gegebenheiten und ein steigendes Nutzervolumen anzupassen.
Die Symbiose aus Flexibilität, Sicherheit und Effizienz stellt Mandantenfähigkeit daher einen zentralen Pfeiler eines erfolgreichen und zukunftssicheren Datenmanagements dar.
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