Was ist ein Mandant?

In der Informationstechnik bezeichnet der Begriff „Mandant“ Kunden oder Auftraggeber, die auf demselben Server ein Software-System nutzen.

Was bedeutet mandantenfähig?

Mandantenfähig ist ein Software-System dann, wenn mehrere Kunden oder Auftraggeber (Mandanten) das System nutzen, ohne dabei Einblick in die Daten der Anderen zu haben.  Im IT-System ist der Mandant (engl. tenant) also eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit.

Mandantenfähige Softwares sind heutzutage quer durch fast alle Branchen zu finden. Beispiele für mandantenfähige IT-Systeme sind:

  • SaaS wie Microsoft 365 oder Atlassian Jira
  • CRM-Systeme, die rechtlich getrennte Firmen in einem System verwalten (z.B. Mutterunternehmen und Tochtergesellschaft)
  • Online-Shop-Systemen, die mehrere Mandanten auf derselben Instanz bedienen

Mandantenübergreifende vs. mandantenabhängige Daten

In mandantenfähigen IT-Systemen sind mandantenübergreifende und mandantenabhängige Daten zu unterscheiden. Mandantenübergreifende Daten betreffen alle Mandanten einheitlich – hierzu zählen in Finanzsoftware etwa Währungen, Währungskurse, Länder und Orte, aber auch die allgemeine Systemkonfiguration. Mandantenabhängige Daten können nur die jeweilige Mandanten einsehen. Hierzu zählen beispielsweise Kundenstammdaten und Bankverbindungen.

Wie wird Mandantenfähigkeit eingesetzt?

Zum einen existieren typische Plattform-Modelle, bei denen Kunden über einen Login auf die gleiche Webanwendung zugreifen, aber jeweils nur ihre eigenen Daten sehen und bearbeiten können. Zu den bekanntesten mandantenfähigen Plattform-Modellen zählt Microsoft 365 mit Onlineversionen von Softwares wie Word, Outlook und PowerPoint. Ebenso die Projektmanagement-Webanwendung Jira von Atlassian.

Vorteile für Anbieter solches Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen:

  • Der Wartungsaufwand ist vergleichsweise gering, da der Anbieter mit einem Update alle Mandanten erreicht.
  • Kosten sind skalierbar
  • Höhere Einnahmen

Vorteile für Anwender:

  • Nutzer von SaaS lagern einen Teil ihrer IT-Infrastruktur aus und verlassen sich auf einen professionellen und ausfallsicheren Betrieb.
  • Sie sparen IT-Ressourcen und eigenen Speicherplatz
  • Mitarbeiter können von überall auf der Welt mit der Software arbeiten – auch unterwegs mit Laptop, Tablet und Smartphone

Mandantenfähigkeit kommt aber auch zum Einsatz, um mit einer Software – etwa einem CRM-System – mehrere eigenständige Firmen und Gesellschaften innerhalb einer Organisation zu verwalten.

Welche Vorteile bringt Mandantenfähigkeit bei einem CRM-System?

Mit mandantenfähigen CRM-Systemen wie 1CRM lassen sich beliebige Mandanten anlegen und damit getrennte Datenbereiche bilden. So wird es unter anderem möglich:

  • Mehrere rechtlich getrennte Firmen in einem System zu verwalten (z.B. Mutterunternehmen und Tochtergesellschaft).
  • Vertriebsteams mit unterschiedlichen länderspezifischen Einstellungen arbeiten zu lassen
  • Den Wartungsaufwand gering zu halten

Mandanten können beispielsweise Vertriebsteams in unterschiedlichen Ländern sein. Mitarbeiter in den USA haben dann beispielsweise nur Zugriff auf Daten der Kunden in den USA. Wollen sie Angebote und Rechnungen schreiben, müssen sie sich um Währung und Sprache nicht kümmern – die länderspezifischen Einstellungen wählt das CRM-System automatisch aus.

Und trotz dieser Aufteilung geht der zentrale Zugriff auf die Daten nicht verloren. Alle Daten sind in einem mandantenfähigen System nur logisch voneinander getrennt, jedoch in einer zentralen Datenbank gespeichert. So ist es beispielsweise problemlos möglich, dass sich internationale Vertriebsleiter, die eine globale Berechtigung haben, Geschäftsberichte von allen Vertriebsteams ausgeben lassen.

Mandantenfähige Softwares und Datenschutz (DSGVO)

In mandantenfähigen Softwares sind Daten Mandanten logisch voneinander getrennt. Diese Trennung schreibt der Gesetzgeber vor. Allerdings sind die Daten der Nutzer häufig in derselben Datenbank gespeichert. Hier ist jedes Unternehmen gut daran beraten, den Datenschutz des Anbieters unter die Lupe zu nehmen – besonders dann, wenn es um Kundendaten geht. Denn seit 2018 sind Verstöße gegen das Datenschutz-Grundgesetz (DSGVO) strafbar. Ungenügend geschützte Kundendaten können Unternehmen teuer zu stehen kommen, die Strafen erreichen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des jährlichen Gesamtumsatzes.

Anwender sollten sich informieren, welche Server der Betreiber der Software nutzt und welchen Sicherheitsstandards sie entsprechen. Informationen über den Standort des Cloud-Anbieters geben Auskunft darüber, welchem Datenschutzrecht die Daten nach der Speicherung unterworfen sind. Achtung: Es kann durchaus vorkommen, dass ein in Deutschland ansässiges Unternehmen Server im Ausland betreibt. Dort sind die Zugriffsrechte auf Dateien unter Umständen anders geregelt als in Deutschland, sodass Behörden Daten auswerten oder Rechner beschlagnahmen dürfen. Kunden sollten zudem darauf, ob sie dem Anbieter über seine eigenen Nutzungsbedingungen wohlmöglich Zugriffs- und Nutzungsrechte einräumen, obwohl sie das nicht möchten. Wenn in diesen Punkten Klarheit herrscht, steht der Nutzung einer mandantenfähigen Software nichts im Weg.

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