Wenn Sie diese Prozesse in 1CRM automatisieren, dann haben Sie sogenannte Workflows realisiert.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was mit Workflows möglich ist und wie Sie diese anhand von Beispielen umsetzen.
- Was sind Workflows und was kann ich damit tun?
- Was brauche ich, um Workflows in 1CRM umzusetzen? Die Voraussetzungen
- Einen Workflow anlegen: die Grundlagen
- Wo finde ich die Funktion?
- Wie funktioniert ein Workflow?
- Überblick über die möglichen Aktionen eines Workflows
- Beispiel 1: Servicevertrag mit einem Kunden
- Workflow-Skizzierung
- Workflow-Ausarbeitung
- Ergebnisse
- Beispiel 2: Onboarding neuer Vereinsmitglieder
- Weitere Beispiele in unserem Video-Tutorial
- Grenzen von Workflows
- Automatisieren auch Sie Ihre Prozesse mit den Workflows von 1CRM
Was sind Workflows und was kann ich damit tun?
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
Sie arbeiten im Vertrieb und haben einen Interessenten. Um ein Vertrauensverhältnis zu ihm aufzubauen, müssen Sie sich mit ihm regelmäßig austauschen. Im Stress des Alltags kann der Kontakt jedoch schnell einschlafen und die Chance auf ein neues Projekt ist abgehakt. Um das zu verhindern, werden Sie nach zwei Wochen ohne Kommunikation daran erinnert, sich beim Interessenten zu melden.
Übersetzt in einen Workflow in 1CRM heißt das:
Wenn es keine Aktivitäten in den letzten zwei Wochen zwischen Ihnen gab (z. B. einen Anruf oder eine E-Mail), legen Sie die Aufgabe “Follow-up” an, die Sie daran erinnert, sich beim Interessenten zu melden.
“Wenn …, dann …” lautet die Zauberformel hinter jedem Workflow.
Was brauche ich, um Workflows in 1CRM umzusetzen? Die Voraussetzungen
Um einen Workflow in 1CRM zu realisieren, müssen folgende 2 Voraussetzungen erfüllt sein:
- Sie sind ein Benutzer mit Administratorrechten.
- Der Zeitplaner Workflows ausführen ist eingerichtet.
Wie funktioniert ein Workflow?
Wenn Sie einen Workflow öffnen, sehen Sie folgende Maske:
💡 Wichtig: Nur ein Workflow mit dem Status aktiv wird durchgeführt. |
| 1 | Ein Workflow bezieht sich immer auf ein Modul. Wenn Sie z. B. das Szenario mit unserem Interessenten umsetzen möchten, spielt sich der Workflow im Modul Interessent ab. |
| 2 | Ein Workflow kann direkt ausgelöst werden oder zeitversetzt (z. B. nach einer Woche). |
| 3 | Ein Workflow wird ausgelöst, indem ein Trigger ausgelöst wird. In 1CRM ist ein Trigger immer: Ein Datensatz wird gespeichert oder gelöscht. |
| 4 | Für den Trigger können Sie festlegen, dass nur neue Datensätze den Trigger auslösen. Alternativ lassen sich auch bereits bestehende Datensätze einbinden. |
| 5 | Ein Workflow braucht immer eine Person, die damit verbunden ist. Diese Person wird dann z. B. der Aufgabe zugeordnet, die der Workflow anlegt. |
| 6 | Die Bedingungen sind das Herzstück eines Workflows. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Feld einen bestimmten Wert einnehmen muss, damit der Workflow beginnt. |
| 7 | Ein Workflow erstellt in der Regel Datensätze wie Aufgaben, Anrufe oder Meetings. Aber Sie können z. B. auch externe APIs aufrufen. |
Überblick über die möglichen Aktionen eines Workflows
Diese Aktionen kann ein Workflow auslösen, sobald Ihre definierten Bedingungen erfüllt sind:
- Einen Anruf einplanen
- Eine Aufgabe erstellen
- Eine Chance erstellen
- Eine E-Mail versenden
- Ein Meeting einplanen
- Ein Projekt erstellen
- Aktuellen Datensatz aktualisieren
- In Beziehung stehenden Datensatz aktualisieren
- Remote API aufrufen
- Warnungen anzeigen
Beispiel 1: Servicevertrag mit einem Kunden
Sie erstellen Websites für Ihre Kunden. Als Serviceleistung bieten Sie an, die Inhalte für Suchmaschinen zu optimieren und Besucherzahlen sowie andere wichtige Kennzahlen zu überwachen.
Nach einem Monat ist ein Reporting fällig und Sie treffen sich mit dem Kunden.
Workflow-Skizzierung
| Modul: | Service Einzelvertrag |
| Auslösung durch: | Datensatz (Service Einzelvertrag) wird gespeichert |
| Trigger-Aktion: | Gespeichert |
| Anwendung auf: | Bei neuen und bestehenden Datensätzen |
| Ausführen als: | Benutzer, der den Workflow auslöst |
| Bedingungen: | Aktuellen Feldinhalt überprüfen auf Status = aktiv
(Somit wird der Workflow bei neuen und bestehenden Datensätzen ausgelöst, die auf Optional: eine Abfrage nach Typ des Service Einzelvertrags, sodass nicht bei jedem Service Einzelvertrag dieser Workflow ausgelöst wird, sondern nur bei denjenigen eines bestimmten Typs |
| Aktionen: | 1. Aufgabe “Reporting” anlegen
2. Meeting anlegen mit Einbeziehung des Kunden |
Workflow-Ausarbeitung
Unser Workflow sieht dann folgendermaßen aus. Beachten Sie die Bedingung, für die ich eingestellt habe:
Feld = Status und
Wenn = Aktuellen Feldinhalt überprüfen Filter = aktiv
Ergebnisse
Nachdem der Workflow ausgeführt wurde, sind die Aufgabe und das Meeting angelegt worden. Dabei wurden die Datensätze mit dem dazugehörigen Service Einzelvertrag und dem Benutzer verknüpft, der den Workflow ausgelöst hat (in diesem Fall admin). Beim Meeting sind sowohl der Benutzer als auch der Kontakt des Kunden als Teilnehmer zugeordnet:
Beispiel 2: Onboarding neuer Vereinsmitglieder
Service Einzelverträge sind ebenfalls wichtig, wenn Sie mit unserer Erweiterung CRM Beitrag arbeiten und darüber die Verträge Ihrer Mitglieder verwalten. Auf dieser Basis können Sie z. B. einen Onboarding-Prozess für Ihre Mitglieder realisieren.
Wenn die Bedingung Aktuellen Feldinhalt überprüfen auf Status = aktiv beim Vertrag zutrifft, dann:
- Senden Sie direkt eine Willkommens-E-Mail, die z. B. Ansprechpartner und Kommunikationskanäle auflistet.
- Erstellen Sie die Aufgabe “Einweisung”.
Zusätzlich könnten Sie einen zweiten Workflow einrichten, der zeitversetzt nach 1 Jahr getriggert wird und prüft, ob der Vertrag noch läuft. Wenn der Vertrag weiterhin aktiv ist, senden Sie eine E-Mail, in der Sie z. B. hervorheben, dass das Mitglied bereits seit einem Jahr bei Ihnen ist, und Sie verlinken auf ein Feedbackformular.
| 💡 Tipp: Wenn Sie eine zeitverzögerte Aktion im Workflow einplanen, lässt sich die geplante Aktion beim Datensatz, der den Workflow auslöst, nachvollziehen. |
Weitere Beispiele in unserem Video-Tutorial
Die Workflows in 1CRM können natürlich noch mehr. In unserem Video-Tutorial finden Sie weitere Beispiele wie:
- Ein Angebot wird erstellt und eine Follow-Up-Aufgabe wird direkt angelegt.
- Kunden im EU-Ausland brauchen eine ATU-Nummer in der Rechnung. Ein Workflow prüft, ob die Nummer auf der Rechnung vorhanden ist, und spielt eine Meldung aus, wenn dies nicht der Fall ist (ab ca. 8:10).
- Wenn die Rechnungsadresse einer Firma geändert wird, erscheint ein Hinweis, dass diese Änderung beachtet werden muss (ab ca. 12:50). Zusätzlich wird diese Adressänderung auf verknüpfte Datensätze wie Hauptkontakt übertragen (ab ca. 19:39).
- Eine E-Mail wird zeitverzögert gesendet (ab ca. 26:10).
- Ein Angebot wird erstellt und eine Follow-Up-Aufgabe wird erst nach 2 Wochen angelegt und nur, wenn sich das Angebot nicht in der Phase “akzeptiert” oder “geschlossen” befindet (ab ca. 31:17).
- Wenn es keine Aktivitäten in den letzten zwei Wochen bei Interessenten gab (z. B. einen Anruf oder eine E-Mail), legen Sie die Aufgabe “Follow-Up” an, die Sie daran erinnert, sich beim Interessenten zu melden (ab ca. 36:31).
- Ein Servicefall wird erstellt und löst eine E-Mail aus, in der Variablen/Platzhalter verwendet werden (ab ca. 44:54).
Grenzen von Workflows
- Ein Workflow kann nicht auf einen anderen Workflow aufbauen (wenn der Workflow 1 endet, dann beginnt der Workflow 2 usw.).
- Ein Workflow kann nicht automatisch starten, wenn eine bestimmte Zeit abgelaufen ist.
Ein Workflow kann nur durch die Trigger Speichern oder Löschen starten. - Nicht alle Details einer Aktion lassen sich pflegen. Zum Beispiel sind die möglichen Einstellungen bei einem Meeting in einem Workflow begrenzt verglichen zu den normalen Einstellungen eines Meetings. Sie können im Nachgang diese Details pflegen.
Automatisieren auch Sie Ihre Prozesse mit den Workflows von 1CRM
Sie kennen nun die Grundlagen zu Workflows. Wenn Sie auch einen Blick ins Video geworfen haben, wissen Sie, mit welchen Kniffen und Bedingungen Sie ebenfalls arbeiten können. Außerdem finden Sie in unserer Anleitung Workflows im CRM einrichten weitere tiefergehende Informationen.
Wenn Sie einen bestimmten Anwendungsfall umsetzen möchten, der an die Grenzen der Standard-Workflows stößt, wenden Sie sich gern an uns! Mithilfe von Erweiterungen können wir Ihr 1CRM-System an Ihre Wünsche und Vorstellungen anpassen.
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