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Einführung: Rechnungseingänge im CRM-System

In 1CRM eingehende Rechnungen verwalten

Eingehende Rechnungen im CRM-System verwalten

Einführung in das Eingangs-Rechnungsmodul in 1CRM

Das Eingangsrechnungs-Modul wird verwendet um Rechnungen zu verfolgen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten. Diese können für Produkte sein, die Sie kürzlich per Bestellung angefragt haben (es gibt eine Schaltfläche, um eine Bestellung in eine Rechnung umzuwandeln, was diesen Schritt vereinfacht) oder die andere Typen von Rechnungen darstellen, wie etwa Telefon-Rechnungen, für welche keine Bestellungen existieren. Rechnungen werden auf eine ähnliche Weise erstellt wie Angebote und können mit dem Eingangsrechnungs-Modul durch Ihren Lebenszyklus hindurch organisiert und verfolgt werden.

Abbildung 1 zeigt den 1CRM-Bildschirm mit dem ausgewählten Eingangsrechnungs-Modul:

CRM-Dokumentation: Eingangsrechnungsmodul - Übersicht der Eingangsrechnungen

Für jede Rechnung werden Bedingungen aus einer Reihe von Standard-Bedingungen definiert (COD, fällig bei Erhalt, Netto Kasse nach 7 Tagen, Netto Kasse nach 15 Tagen, usw.). Diese Bedingungen, in Kombination mit dem Erstellungsdatum der Rechnung definieren das Fälligkeitsdatum der Rechnung.

Jede Rechnung enthält eine Firma (den Lieferanten), einen Kontakt und eine Adresse (Die „Rechnung an“ -Adresse des Lieferanten wird verwendet), zuzüglich einer Lieferanten-Eingangsrechnungs-Nummer. Für jede Rechnung muss ein Lieferant und eine Währung ausgewählt werden.

Jede Rechnung enthält eine oder mehrere Produkt-Gruppen und jede Produkt-Gruppe kann ein oder mehrere Produkte (oder Produktpakete) enthalten. Für jede Gruppe können ein oder mehrere Rabatte aus den im Admin-Bereich definierten Rabatten ausgewählt werden. Die Versandgebühren können im Gruppen-Level der Rechnung spezifiziert werden.

Zu Beginn bietet das Eingangsrechnungs-Modul eine Liste aller oder ausgewählter Rechnungen, in der die fälligen Rechnungen farbig hervorgehoben sind. Mit der Checkbox Abgeschlossen werden in der Liste zusätzlich jene Rechnungen angezeigt, die bereits bezahlt wurden. Jede Rechnung zeigt den ursprünglichen Betrag der Rechnung, sowie die aktuelle Restzahlung nachdem eine ausgehende Zahlung durchgeführt wurde. Jede Rechnung in der Liste verfügt über eine Checkbox auf der linken Seite und eine Aktualisierungsfunktion im unteren Bereich des Fensters, um einen oder mehrere Feldwerte für alle ausgewählten Rechnungen zu aktualisieren. Die Eingangsrechnungs-Liste kann mit einem Klick auf einen beliebigen Spaltentitel sortiert werden. Ein Klick auf einen bereits markierten Spaltentitel dreht die Sortierungsreihenfolge wieder um.
Ein Klick auf den Betreff einer Rechnung zeigt detaillierte Informationen für dieses Lieferantenkonto an.

Die Navigations-Verknüpfungen bieten Hilfe bei der Erstellung einer neuen Rechnung, oder um zurück zur Eingangsrechnungs-Listen-Ansicht zu gelangen. Verknüpfungen, um eine Liste aller durchgeführten Zahlungen einzusehen oder eine neue Zahlung durchzuführen werden ebenfalls bereitgestellt.

Die Eingangsrechnungs-Detail-Ansicht zeigt alle Informationen, die von einer Rechnung innerhalb von 1CRM erfasst wurden – inklusive Lieferantenkontakt, Lieferant, zu zahlende Steuern, Rabatte und Versandkosten.
Über die Schaltfläche drucken kann für jede beliebige Rechnung ein PDF erstellt und im Anschluss direkt als E-Mail-Anhang versendet werden.

Ein Klick auf die Verknüpfung ausgehende Zahlungen zeigt eine Liste aller oder gefilterter ausgehender Zahlungen im System, einschließlich der Zahlungs-ID, Datum, Firmenname, Betrag und Zahlungstyp (Bar, Paypal, Banküberweisung, Bankeinzug, PayPal, Gutschrift usw.).
Die Verknüpfung Zahlung durchführen wird verwendet, um Informationen zu einer neuen ausgehenden Zahlung einzugeben und zu dokumentieren, welcher Rechnung die Zahlung im System für den Lieferanten (an den die Zahlung geht) zugeordnet wird.

Bestätigung ausgehender Zahlungen

Um eine durchgeführte Zahlung in 1CRM zu hinterlegen, klicken Sie in der dazugehörigen Rechnung auf die Schaltfläche Neu im Sub-Panel Zahlungen. Im sich nun öffnenden Fenster sind die meisten einzugebenden Informationen bereits voreingestellt. Legen Sie einfach den Zahlungstyp und den Betrag (es sind auch Teilzahlungen möglich) fest und speichern Sie im Anschluss Ihre Angaben.

Hinweis: In der Detailansicht ausgehender Zahlungen gibt es die Schaltflächen als PDF drucken und PDF per E-Mail versenden um ein Zahlungsavis für die Zahlung zu drucken oder per E-Mail zu versenden.

CRM-Dokumentation: Eingangsrechnungs-Modul - Rechnungen als PDF versenden

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