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Das Firmen-Modul

Erste Schritte in der CRM-Software

Firmen – das Herzstück der CRM-Software

Das Firmen-Modul ist das Herzstück eines jeden CRM-Systems. Alle weiteren Daten sind üblicherweise direkt mit einer Firma verknüpft. Eine Firma kann jede Organistation sein, die mit Ihnen in geschäftlicher Verbindung steht.

Ort im CRM-System: Vertrieb & Marketing > Firmen

CRM-Dokumentation: Firmenmodul

Funktionen im Firmen-Modul

Das Firmen-Modul verfügt über eine Druck- und eine PDF-Funktion im Drop-Down-Menü Aktionen, eine Suchfunktion und einer Liste aller ausgewählten (per Suche) Konten.
Die Firmen-Liste kann durch einen Klick auf einen beliebigen Spalten-Titel, der über ein Symbol verfügt, sortiert werden. Ein Klick auf einen bereits markierten Spalten-Titel dreht die Sortierungs-Reihenfolge um.

Navigations-Verknüpfungen stehen bereit, um ein neues Firmen-Konto zu erstellen, zur Firmen-Listen-Ansicht zurückzugelangen oder eine Reihe von Firmen-Daten zu importieren. Es stehen Ihnen Importvorlagen für Salesforce.com, ACT! und Sugar CRM zur Verfügung.

Die Firmen-Liste ist dann paginiert, wenn sie mehr Elemente enthält, als auf dem Bildschirm angezeigt werden können. Über Steuerelemente können Sie zum Anfang oder Ende der Liste bzw. zur nächsten oder vorherigen Seite gelangen. Klicken Sie auf eine Firma in der Liste, um mehr Informationen zur entsprechenden Firma zu erhalten.

Jedes aufgelistete Firmen-Konto zeigt den Service-Rahmenvertrag für diese Firma (sofern einer solcher existiert) mit einer Verknüpfung, um zu den Details des Servicevertrags zu gelangen. Jedes Firmen-Konto zeigt darüber hinaus offene Forderungen (sowie offene Verbindlichkeiten, in der Lieferantenansicht), basierend auf einer Kalkulation aller offenen Bestellungen für diese Firma, abzüglich zugeordneter Zahlungen. Für die Kunden und Lieferanten-Beziehung können das Kredit-Limit, Standard-Bedingungen, Standard-Rabatte, etc. definiert werden.

Monatliche Rechnungen drucken

Eine einzigartige Kontroll-Funktion im Filter-Panel ermöglicht es Ihnen, alle Firmen-Konten mit einem Saldo von null herauszufiltern, damit Sie sich auf  Firmen mit einem offenen Saldo konzentrieren können. Achten Sie auch auf die Schaltfläche Drucke Mahnung als PDF im Massen-Update-Panel. Bei der Kombination des Filters unter Verwendung der Funktion Alle überprüfen und dieser Schaltfläche, können Sie Mahnungen zum Monatsende für alle Firmen-Konten mit offenem Saldo schnell und einfach drucken. Haben Sie eine Anzahl von Firmen mithilfe der Checkbox auf der linken Seite markiert, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucke Mahnung als PDF und Sie erhalten eine herunterladbare PDF. Dieses PDF enthält eine Abrechung für jedes ausgewählte Firmen-Konto, inklusive aller Mahnungen.

 

Monatliche Mahnungen per E-Mail versenden

In der Listenansicht im Actions-Drop-Down befindet sich die Schaltfläche E-Mail Mahnung als PDF versenden, diese ermöglicht Ihnen gleich mehrere Firmen aus der Listen-Ansicht auszuwählen und jeder eine Firmen-Mahnung in PDF-Form zu senden. Für den Mailversand stehen Ihnen Mailvorlagen zur Verfügung. Um diese Funktion zu nutzen sollten Sie zunächst sicherstellen, dass in jeder Firma zumindest in einem Kontakt die Buchhaltungs-Kontakt-Checkbox aktiviert wurde.

CRM-Dokumentation: E-Mail Mahnung

Wählen Sie die Firma, die eine Mahnung per E-Mail erhalten soll und klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail Mahnung als PDF. Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage und ob ungezahlte Rechungen angehängt werden sollen oder nicht.

Sie erhalten danach die Möglichkeit die Mails vor dem Versand nocheinmal zu überprüfen. Nach dem Versand gelangen Sie zurück auf die Firmen-Listen-Ansicht.

Rechnungsstellung für gebuchte Zeiten zu Projekten und Fällen

Innerhalb des Firmen-Moduls können Sie die Verknüpfung Verrechne Fälle/Projekte nutzen, um Rechnungen für gebuchte Zeiten für Servicefälle und Projekte zu erstellen und per E-Mail zu verschicken. Für weitere Informationen widmen Sie sich bitte dem Bereich, der den Umgang mit dem Rechnungs-Modul erläutert.

 

Neu-Zuordnung von Firmen-Konten

Über das Massen-Update-Panel im Firmen-Module können Firmen neu zugeordnet werden. Dies ist außerordentlich nützlich, um nicht nur Firmen, sondern auch alle Firmen-bezogenen Daten von einem Benutzer zu einem anderen neu zuzordenen. Bei der Neu-Zuordnung von Verkaufsgebieten oder bei der Ersetzung eines verreisten Verkäufers ist diese Funktion von unschätzbarem Wert.

Sie nutzen diese Schaltfläche wie folgt:

 

  • Wählen Sie Firmen, um diese von einem Benutzer zu einem anderen neu zuzuordnen.
  • Wählen Sie den Benutzer, dem alle ausgewählten Firmen-Konten neu zugeordnet werden sollen.
  • Wählen Sie alle verwandten Daten, die dem neuen Benutzer zugeordnet werden sollen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren, um den Prozess abzuschließen.

 

Alle ausgewählten Firmen-Konten, zuzüglich der ausgewählten Informations-Elemente, die mit diesen Firmen in Verbindung stehen, werden nun dem neuen Benutzer zugeordnet.

CRM-Dokumentation: Neuzuweisungen von Firmen

 

Kopieren von Firmen-Adressen zu verbundenen Kontakten

Eine der schönsten Funktionen eines CRM-Systems ist, dass zwischen Kontakten und Firmen-Konten unterschieden wird. Eines stellt das Unternehmen dar, mit dem Sie Geschäfte tätigen, das andere eine Person, die in diesem Unternehmen arbeitet. Allerdings kann dies hin und wieder ein wenig umständlich sein, besonders wenn sich die Adresse eines Firmen-Kontos ändert. Arbeiten Sie mit einem halben Dutzend Kontakten in diesem Firmen-Konto, müssen Sie die neuen Adressinformationen möglicherweise sowohl für das Firmen-Konto als auch für jeden Kontakt einzeln eingeben.

Um Ihnen dies zu ersparen, bietet 1CRM ein spezielles Feature, um eine Firmen-Adresse in alle verbundenen Kontakte zu kopieren. Die Schaltfläche Kopieren nach im Adressbereich der Firmen-Detail-Ansicht, hier können Sie aus dem Drop-Down wählen ob Sie die Rechnungsadresse sowohl in die Lieferadresse übernommen haben wollen oder eben diese Adresse auch in die angehängten Kontakte übernommen haben wollen.

CRM-Dokumentation: Kopieren von Firmenadressen

 

Erstellen eines neuen Firmendatensatzes

Um eine neue Firma zu erstellen, klicken Sie zunächst auf die Verknüpfung Firma erstellen. Sie sehen nun die Firmen-Detail-Ansicht. Geben Sie den Namen der Firma, die üblichen Kontakt-Informationen (Telefon- und Faxnummern, URL’s) und Unternehmens-Informationen, wie Ticker-Symbol, Jahresertrag, Anzahl der Angestellten, SIC-Code und Inhaberschaft ein. Ihr neues Firmen-Konto wird einem Typ zugeordnet. Typen wären: Analyst, Konkurrent, Kunde, Investor, Partner, Presse, potenzieller Kunde oder andere. Auch kann die Firma einer industriellen Klassifikation aus einer großen Anzahl von Möglichkeiten zugeordnet werden.

Gilt eine Firma als Lieferant, sollte die Ist Lieferant -Check-Box ausgefüllt werden. Die Aktivierung dieser Check-Box führt zu einem zusätzlichen Panel mit der Möglichkeit, Kauf-Informationen zur Firmen-Detail-Ansicht hinzuzufügen.
Wurde das Firmen-Konto von Ihnen über einen Ihrer Verkaufs-Partner eingeführt, ist es nötig, die Check-Box Via Partner auszufüllen. Dies wird die Partner-Name und Code Felder aufbringen, welche Sie ausfüllen können, indem Sie den Namen eines Partners von einer Pop-Up Auswahlbox wählen.
Das Verkaufs-Informations-Panel (und in manchen Fällen, das Haupt-Panel der Firma) enthält mehrere Werte von spezieller Bedeutung:

 

  • Offener Betrag – Dies ist ein Nur-Ansichts-Feld, welches durch das hinzufügen aller Rechnungs-Salden zu dieser Firma berechnet wird, abzüglich jedweder Gutschriften.
  • VK-Kreditlimit – Dieser Wert kann genutzt werden, um das Kreditlimit eines Firmen-Kontos aufzuzeichnen. Eine Warnmeldung kann bei der Erstellung einer neuen Rechnung für eine Firma angezeigt werden, wenn dieser sein Kredit-Limit überschritten hat.
  • Standard-Bedingungen –  Wird verwendet, um die Standard-Bedingungen für eine beliebige Rechnung oder ein neues Preisangebot für diese Firma festzulegen.
  • Standardrabatt –  Wird verwendet, um die Standard-Nachlässe für eine beliebige Rechnung oder ein neues Preisangebot für diese Firma festzulegen.
  • Steuerkennung – Wird verwendet, um die Standard-Steuerkennziffer für alle Linien-Elemente festzulegen, die zu einem Preisangebot oder einer Rechung hinzugefügt wurden. Wurden diese festgelegt,            überschreibt dieser Wert die festgelegte Steuerkennziffer zu jedem Produkt im Katalog, sofern das Element „steuerbefreit“ im Katalog markiert wurde.
  • Logistiker- Wird verwendet, um die Standard-Bedingungen für jede beliebige Rechung oder ein neues Preiangebot zu dieser Firma festzulegen.
  • USt.-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) – Diese Information wird einer beliebigen Rechungs-PDF oder einem Preisangebot hinzugefügt. Typischerweise enthält sie eine nationale Steuer- oder Unternehmens-Nummer, abhängig vom Land, in dem sich die Firma befindet.
  • Währung – Wird verwendet, um die Standard-Währung für jede beliebige Rechnung oder ein neues Preisangebot zu dieser Firma festzulegen.

 

Firmen-Konten Pop-up Nachrichten

Die Aktivierung der Firmen-Pop-Up-Checkbox führt zu einem zusätzlichen Panel, welches zur Firmen-Detail-Ansicht hinzugefügt wird. Dieses Panel erlaubt die Anzeige und Bearbeitung von drei Pop-Up-Nachrichten – allgemein für diese Firma, sowie für Vertrieb und Service. Diese können genutzt werden, um Pop-Up-Hinweise für ein Firmen-Konto festzulegen. Sie alarmieren unter bestimmten Umständen Angestellte, die mit der Firma in Kontakt stehen. Das wären Umstände wie Large Sale Pending, Credit Hold, etc..

  • Wurde die Checkbox eingestellt und erscheint eine Firmen-Pop-Up-Nachricht, dann wird diese Nachricht angezeigt, wenn die Firmen-Detail-Ansicht erscheint.
  • Wurde die Checkbox eingestellt und eine Service-Pop-Up-Nachricht definiert, wird diese Nachricht angezeigt, wenn eine Firma zu einem Fall ausgewählt wurde oder die Fall-Detail-Ansicht erscheint.
  • Wurde die Checkbox eingestellt und eine Vertrieb-Pop-up-Nachricht wurde, wird diese Nachricht angezeigt, wenn eine Firma zu einem Angebot oder einer Rechnung ausgewählt wurde oder die Rechnungs-Detail-Ansicht erscheint.

 

 

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