Steigende Förderrichtlinien & Berichtspflichten bringen klassische Tools wie Excel oder verstreute Ablagen schnell an ihre Grenzen.

Eine moderne, digitale Drittmittelverwaltung wird damit zum strategischen Erfolgsfaktor – insbesondere wenn sie zentral, transparent und effizient organisiert ist.

Projektleitungen benötigen tagesaktuelle Budgetinformationen, Drittmittelstellen müssen Fristen und Auflagen sicher steuern, und Fachbereiche erwarten klare Prozesse statt aufwendiger Abstimmungen. Digitale Systeme schaffen eine gemeinsame Datenbasis, reduzieren Koordinationsaufwand und gewährleisten eine nachvollziehbare, prüfungssichere Dokumentation über den gesamten Projektverlauf.

Inhalt

Wenn Komplexität zur Bremse wird: typische Stolpersteine in der Drittmittelverwaltung

Drittmittel sind überlebenswichtig für Hochschulen: Sie machen etwa ein Drittel1 der verfügbaren Budgets aus und sind damit unverzichtbar.

Leider verlaufen sie selten linear. Unterschiedliche Beteiligte, heterogene Systeme und zahlreiche Fristen erschweren die Arbeit für Projektleitungen und Verwaltungseinheiten. Was im Kleinen harmlos wirkt, wird im Forschungsalltag zum großen Mehraufwandsmonster. Diese Stolpersteine bremsen den Prozess:

Zersplitterte Informationen und unklare Zuständigkeiten Projektunterlagen liegen in persönlichen Ordnern, Excel-Listen kursieren parallel, Zuständigkeiten unterscheiden sich je nach Fakultät – ein Umfeld, in dem Fehler vorprogrammiert sind.
Kein Echtzeit-Blick auf das Budget Viele Projektleitungen erhalten Budgetstände erst zeitverzögert. Entscheidungen werden damit auf Basis veralteter Informationen getroffen. Mittelabrufe geraten ins Stocken.
Berichtspflichten als Dauerstress Fördergeber fordern zunehmend detaillierte Reports. Ohne zentrale Datenbasis bedeutet das: Suchen, Abgleichen, Zusammenführen – oft unter Zeitdruck.
Abstimmungen über E-Mail-Kaskaden Die Kommunikation läuft meist über diverse Kanäle (Telefon, E-Mail, Post, persönliches Gespräch, …). Rückfragen ziehen sich, Freigaben dauern, Versionsstände werden unübersichtlich.
Prüfungen und Audits ohne strukturierte Historie Um im Nachhinein verstehen zu können, warum Budgetanpassungen vorgenommen oder Dokumente an bestimmten Stellen geändert wurden, bräuchte es eine einzelne Person mit umfassendem Wissen. In der Realität ist die Dokumentation oft lückenhaft.
Fehlendes einheitliches Berichtswesen Daten für Fördergeber, Fakultätsberichte, Leistungsnachweise oder interne Kennzahlen werden mühsam manuell zusammengestellt, oft in unterschiedlichen Formaten. Das verhindert Vergleiche und verzögert Prozesse.

All diese Herausforderungen führen zu vermeidbarem Aufwand, Fehleranfälligkeit und sinkender Transparenz. Eine nachhaltige Lösung braucht einen zentralen, zuverlässigen Prozess – und genau hier setzt digitales Customer Relationship Management (CRM) an.

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CRM-Systeme: darum sind sie der Schlüssel zur modernen Drittmittelverwaltung

Ursprünglich für Beziehungsmanagement entwickelt, haben sich CRM-Systeme zu hochflexiblen Plattformen für komplexe Workflows entwickelt. Ihr Kernvorteil: Sie verbinden Daten, Personen, Prozesse und Kommunikation in einer Anwendung.

  • Zentrale Datenbasis statt Datensilos
    Ein CRM fungiert als „Single Point of Truth“. Alle Projektdaten, Budgets, Dokumente und Vorgangshistorien sind an einem Ort gebündelt und jederzeit abrufbar.
  • Flexibel für hochschulspezifische Abläufe
    Drittmittelprozesse unterscheiden sich zwischen Fachbereichen, Fördergebern und Hochschultypen. CRM-Systeme lassen sich exakt an diese Strukturen anpassen.
  • Durchgängige Workflows von Antrag bis Abschluss
    Automatisierte Abläufe sichern Konsistenz und entlasten Projektleitungen sowie Drittmittelstellen: Antragseinreichung, Bewilligung, Mittelabruf, Änderungsanträge, Abschlussberichte – alles standardisiert.
  • Rollen- und Berechtigungsstrukturen passend zum Hochschalltag
    Projektleitungen, Verwaltungseinheiten, Finanzstellen, Transferbüros: Jede Person sieht genau das, was für ihre Aufgabe relevant ist.
  • Automatische Erinnerungen und vollständige Dokumentation
    Fristen, Berichtspflichten und notwendige Nachweise werden nie wieder übersehen. Jede Änderung ist sauber nachvollziehbar.

CRM für Hochschulen Drittmittelverwaltung und mehr in einem System

Erfahren Sie, wie ein CRM Hochschulen dabei unterstützt, Drittmittelprojekte transparent zu steuern, Zuständigkeiten klar zu regeln und Berichte effizient zu erstellen.

CRM für Hochschulen

Warum lieber CRM statt ERP oder Campus-Management? 

ERP- und Campus-Management-Systeme sind in Hochschulen unverzichtbar, stoßen in der Drittmittelverwaltung jedoch häufig an ihre Grenzen. Sie sind meist stark standardisiert, schwer an individuelle Prozesse anpassbar und primär für Finanzbuchhaltung, Studierendenverwaltung oder Personalprozesse konzipiert. Änderungen an Abläufen, Förderlogiken oder Berichtspflichten sind oft nur mit hohem technischem und organisatorischem Aufwand möglich.

CRM-Systeme bieten hier einen entscheidenden Vorteil: Sie lassen sich flexibel an hochschulspezifische Drittmittelprozesse anpassen, ohne auf Struktur, Sicherheit oder Funktionsumfang zu verzichten.

So können beispielsweise unterschiedliche Fördergeberlogiken, projektspezifische Workflows oder individuelle Rollenmodelle abgebildet werden, während alle Informationen zentral und aktuell verfügbar bleiben.

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So funktioniert eine moderne Drittmittelverwaltung in der Praxis 

Eine zeitgemäße Lösung bildet den gesamten Projektzyklus digital ab – vom ersten Ideenpapier bis zum finalen Verwendungsnachweis – und schafft so einen durchgängigen, übersichtlichen Prozess.

Antragswesen, Bewilligung, Mittelmanagement, Dokumentation, Berichtswesen und Projektabschluss fließen in einem einzigen System zusammen. Projekte, Budgets und Aufgaben lassen sich zentral steuern, sodass Projektleitungen jederzeit über Restmittel, Ausgaben, geplante Ressourcen und Meilensteine informiert sind.  Gleichzeitig wird die Kommunikation gebündelt: Alle Mitteilungen, Protokolle und Dateien liegen direkt am Projekt ab, ohne verstreute E-Mails oder unklare Versionen.

Standardisierte Antrags- und Freigabeprozesse sorgen für Transparenz und verkürzte Durchlaufzeiten, während strukturierte Dokumenten- und Vertragsablagen mit klaren Zugriffskontrollen den Umgang mit sensiblen Informationen sicher machen. Berichte stehen auf Knopfdruck bereit – von Budgetständen über Mittelabrufe bis zu Fördergeberstatistiken – automatisch, konsistent und jederzeit aktuell.

Klare Vorteile für Hochschulen und Universitäten 

Ein zentrales CRM-gestütztes System verbessert nicht nur Prozesse, sondern auch die gesamte organisatorische Kultur rund um Drittmittelprojekte.

Projektleitungen behalten jederzeit den Überblick Aktuelle Budgetstände, Fristen, Aufgaben und Fortschritte sind jederzeit einsehbar – auch unterwegs.
Geringere Belastung der Drittmittelstellen Weniger manuelle Rückfragen, weniger Fehlersuche, weniger Fristenmanagement.
Rechtssichere und vollständige Dokumentation Jede Entscheidung, jede Version und jeder Schritt sind lückenlos nachvollziehbar – ein großer Vorteil in Audits.
Weniger Fehler durch weniger Doppelarbeit Einmal erfasste Daten fließen automatisch an alle relevanten Stellen.
Schnellere Abstimmung zwischen Bereichen Prozesse laufen klar, strukturiert und systemgestützt – statt über E-Mail-Ketten.
Höhere Datenqualität für interne und externe Berichte Fördergeber, Leitungsgremien und Fakultäten erhalten konsistente Berichte ohne zusätzlichen Aufwand.

Fazit: Der zentrale Prozess macht den Unterschied

Eine moderne Drittmittelverwaltung setzt auf Transparenz, Sicherheit und Effizienz. Mit einer CRM-basierten Lösung erhalten Hochschulen einen klar strukturierten, zentralen Prozess, der verstreute Excel-Dateien, unklare Zuständigkeiten und wachsende Berichtslasten ablöst. Damit wird Drittmittelmanagement nicht nur einfacher, sondern zu einem strategischen Vorteil im zunehmend anspruchsvollen Forschungsumfeld.

1 https://foerderatlas.dfg.de/stories/grund-und-drittmittelfinanzierung-von-hochschulen/