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Anleitung: Zeiterfassung im CRM

So erfassen Sie Zeiten für die Projektplanung und Servicefall-Abrechnung

Arbeitszeiten in der CRM-Software buchen

Anleitung zur Erfassung von Zeiten in 1CRM

Erfahren Sie, wie Sie Zeiten in 1CRM erfassen, z. B. über das Home-Dashboard.

 

CRM-Dokumentation: Arbeitszeit buchen

Buchung von Stunden auf Servicefälle und Projektaufgaben

Mitarbeiter können Stunden im CRM System auf Servicefälle und Projektaufgaben buchen. Die Stunden werden dabei immer einer Buchungskategorie zugeordnet, die entweder fakturierbar, oder nicht fakturierbar ist. Hierüber wird definiert, ob die Stunden nachher in einer Rechnung für den Kunden verrechnet werden oder nicht.

Stunden auf Servicefälle buchen

Im Servicefall gibt es einen Button „Stunden verbuchen“:

CRM-Dokumentation: Stunden verbuchen

Durch einen Klick darauf wird das PopUp Stunden Verbuchen geöffnet, in dem ein Betreff (der nachher optional auf der Rechnung ausgegeben werden kann), die o.g. Buchungskategorie und die Anzahl der Stunden eingetragen wird:

CRM-Dokumentation: Neue Stundenbuchung

CRM-Dokumentation: Ausgefüllte Stundenbuchung

Nach dem Speichern der Stundenbuchung erscheint sie im Subpanel innerhalb des Servicevertrages:

CRM-Dokumentation: Verbuchte Stunden

Stunden auf Projektaufgaben buchen

Bei Projektaufgaben müssen die zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden, bevor diese auf eine Aufgabe buchen könnnen, ausserdem müssen sowohl die Projektaufgabe als auch das Projekt selbst aktiv sein. Bei der Zuweisung der Mitarbeiter können Erwartete Stunden eingetragen werden, der Kostensatz wird aus den Stammdaten des Mitarbeiters übernommen, und kann hier überschrieben werden:

CRM-Dokumentation: Stunden buchen auf Projektaufgaben

Im Anschluss entspricht der Vorgang der Stundenbuchung dem Vorgehen im Servicefall. Die Stunden werden dann sowohl im Projekt als auch in der Projektaufgabe im SubPanel für verbuchte Stunden angezeigt.

Sobald die Stunden über einen Stundenzettel eingereicht und bestätigt wurden, werden sie in den Finanzdetails und Fortschrittsanzeigen einkalkuliert.

Stunden über Home-Dashboard buchen

Stunden können auch auf dem Home-Dashboard gebucht werden, indem der Kalender auf Stundenzettel umgestellt wird:

CRM-Dokumentation: Buchung über Home Dashboard

Im Anschluss wird durch das Aufziehen eines Zeitbereiches die Eingabemaske geöffnet, mit dem Unterschied, dass diesmal die Stundenanzahl ausgefüllt ist, und die Zuordnung noch gewählt werden muss:

CRM-Dokumentation: Neuer Datensatz

Stundenzettel erstellen

In der Administration kann eingestellt werden, in welchen Intervallen die Stundenzettel erstellt werden müssen. (Administration -> Firmeninformationen-> Zeitraum für Stundenzettel)

Im Modul Stundenzettel wird über Neu ein neuer Stundenzettel erstellt, dieser beinhaltet automatisch alle im verbuchten Stunden innerhalb des gewählten Zeitraums:

CRM-Dokumentation: Erstellen von Stundenzetteln

Durch das Einreichen werden alle Stunden auf eingereicht gesetzt

Stundenzettel freigeben

Der vorgesetzte Mitarbeiter kann den Stundenzettel oder einzelne Stunden daraus genehmigen. Hierdurch werden die Stunden

Abrechnung der Stunden in der Faktura im CRM System

Rechnung aus Servicefall oder Projekt erstellen

Durch die Erstellung einer Rechnung aus einem Servicefall oder einem Projekt, können die entsprechenden gebuchten Stunden entweder automatisch oder Selektiv der Rechnung hinzugefügt werden

Relevante Einstellungen:

In Firmeninformationen:

CRM-Dokumentation: Zeitraum für Stundenzettel

CRM-Dokumentation: Automatisches hinzufügen von Stunden

In den Benutzerrollen:

CRM-Dokumentation: Benutzerrollen

Und in den Benutzereinstellungen:

CRM-Dokumentation: Benutzereinstellungen