Genau diese Frage stellte sich auch der Handelsverband Hessen e. V. Nicht, weil die bisherigen Abläufe nicht funktionierten, sondern weil der Wunsch entstand, mehr Zeit für das zu haben, worauf es wirklich ankommt: die Betreuung der Mitglieder.
- Ein Knopfdruck statt unzähliger Handgriffe
- Zukunft entsteht dort, wo Prozesse mitwachsen
- Lösungen, die das Arbeitsleben spürbar vereinfachen
- Bis zu 90 % weniger Aufwand bei der Abrechnung
- Mehr Freiraum für die Betreuung der Mitglieder
- Flexibel an die eigenen Anforderungen anpassbar
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe
- Das Ergebnis auf einen Blick
- Fazit des Handelsverband Hessen e. V.
Ein Knopfdruck statt unzähliger Handgriffe
„Früher haben wir jede Rechnung einzeln geschrieben. Heute drücken wir einen Knopf und hundert Rechnungen sind raus. Das ist kein kleines Update, das ist eine Revolution für uns.“
– Linus Rieß, Digitalisierungsexperte, Handelsverband Hessen e. V.
Der Handelsverband Hessen e. V. zählt rund 7.200 Mitgliedsunternehmen und etwa 200.000 Beschäftigte. Mit einem breiten Angebot an Beratung und Service unterstützt er Unternehmen bei vielen fachlichen und rechtlichen Fragen.
Mit der Einführung eines CRMs rüstet sich der Verband nun auch intern bestens für die Zukunft. So entschied er sich, die 1CRM Enterprise Cloud einzuführen. Im Mittelpunkt des Projekts standen:
- die Mitgliederverwaltung zu modernisieren,
- die Mitgliederabrechnung zu automatisieren
- sowie eine zentrale Plattform für die tägliche Arbeit zu schaffen.
Zukunft entsteht dort, wo Prozesse mitwachsen
Der Verband nutzte bereits seit vielen Jahren eine Softwarelösung. Mit der Zeit entwickelten sich jedoch sowohl die Anforderungen an die Mitgliederverwaltung als auch an die bestehende IT-Landschaft weiter.
Deshalb suchten sie eine Lösung, die moderne Arbeitsweisen unterstützt und sich nahtlos in bestehende Prozesse integriert. Sie sollte Mitarbeitenden zudem einen einfachen Zugriff auf alle relevanten Daten zu ermöglichen – unabhängig davon, ob sie im Büro oder im Außendienst arbeiten.
Besonders wichtig waren dabei eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine sichere Cloud-Lösung mit Hosting in Deutschland sowie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
„Für uns waren eine hohe Benutzerfreundlichkeit und eine moderne, in Deutschland gehostete Cloud-Lösung entscheidend. Wir sind viel im Außendienst unterwegs und wollten überall einfach auf an unsere Daten kommen.“
– Linus Rieß, Digitalisierungsexperte, Handelsverband Hessen e. V.
Lösungen, die das Arbeitsleben spürbar vereinfachen
Gemeinsam mit visual4, deutscher Vertriebspartner von 1CRM, führte der Verband ein neues CRM-System ein. Ergänzt wird es durch verschiedene Erweiterungen für Beitragsverwaltung, SEPA, DATEV, Forderungsmanagement, Mandantenfähigkeit, CTI (Computer Telephony Integration) und Single Sign-on.
Ein besonderer Schwerpunkt lag darauf, die Mitgliederabrechnung zu digitalisieren. Ziel war es, einen wiederkehrenden Prozess, der bislang viele manuelle Arbeitsschritte erforderte, zu automatisieren.
Heute erstellt der Verband seine Mitgliedsrechnungen zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch. Doch nicht nur das: Auch das Mahnwesen und weitere Folgeprozesse lassen sich direkt über das CRM unterstützen.
Bis zu 90 % weniger Aufwand bei der Abrechnung
Die Auswirkungen zeigen sich besonders bei der jährlichen Mitgliederabrechnung. Während die Rechnungsstellung früher mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden war, läuft dieser Prozess heute weitgehend automatisiert ab.
Dadurch spart der Verband nach eigener Einschätzung bis zu 90 % der bisher benötigten Zeit.
„Mit der Automatisierung unseres Rechnungsversands haben wir die größte Hürde genommen. Das Forderungsmanagement läuft viel effizienter.“
– Linus Rieß, Digitalisierungsexperte, Handelsverband Hessen e. V.
Auch im Tagesgeschäft profitieren die Mitarbeitenden von einer besseren Übersicht. Individuelle Filter und aktuelle Listen erleichtern den schnellen Zugriff auf relevante Informationen.
„Der größte Vorteil ist nicht ein einzelnes Mitglied, sondern die Gesamtansicht. Filter und der Überblick über offene Rechnungen haben uns das Leben deutlich vereinfacht.“
– Linus Rieß, Digitalisierungsexperte, Handelsverband Hessen e. V.
Mehr Freiraum für die Betreuung der Mitglieder
Durch die automatisierten Abläufe bleibt heute mehr Zeit für das Wesentliche: die Betreuung der Mitgliedsunternehmen. Darüber hinaus ebnet er mit 1CRM den Weg für weitere digitale Schritte.
Künftig plant der Verband unter anderem, das Newsletter-Marketing auszubauen und zusätzliche Schnittstellen zu Fachanwendungen zu schaffen. Zudem möchte er seine vorhandenen Daten nutzen, um mit ihnen noch gezielter zu arbeiten – etwa für fundierte Analysen.
„Wir haben endlich wieder Luft für die wichtigen Dinge – nämlich unsere Mitglieder zu betreuen.“
– Linus Rieß, Digitalisierungsexperte, Handelsverband Hessen e. V.
Flexibel an die eigenen Anforderungen anpassbar
Ein weiterer Pluspunkt sind die vielfältigen Möglichkeiten, das System individuell zu gestalten. Eigene Felder und verschiedene Bereiche lassen sich flexibel an die Bedürfnisse des Verbandes anpassen. Dadurch ließ sich die Lösung optimal auf die bestehenden Arbeitsabläufe abstimmen.
Partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Der Verband lobt neben der Software zudem die enge Zusammenarbeit mit visual4 von der ersten Planung an. Regelmäßige Meetings sorgten für einen produktiven Austausch und auch auf kurzfristige Änderungswünsche reagierte das Team schnell und lösungsorientiert.
„Ein riesiges Dankeschön an Stefanie, unsere Projektleiterin. Sie hat uns durch alle Phasen begleitet und selbst in stressigen Momenten für gute Laune gesorgt.“
– Linus Rieß, Digitalisierungsexperte, Handelsverband Hessen e. V.
Das Ergebnis auf einen Blick
- Moderne, cloudbasierte Mitgliederverwaltung in DE
- Bis zu 90 % Zeitersparnis bei der Mitgliederabrechnung
- Automatisierte Rechnungsstellung mit optimierten Mahnwesen
- Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche Mitgliedsdaten
- Mehr Transparenz und Überblick durch individuelle Filter
- Zukunftssichere Basis für weitere Digitalisierungsprojekte
Fazit des Handelsverband Hessen e. V.
„visual4 hat nicht nur geliefert, was sie versprochen haben, sondern sogar noch mehr. Wer eine funktionierende CRM-Lösung braucht, die von Menschen umgesetzt wird, die wissen, was sie tun, ist hier genau richtig. Wir würden jederzeit wieder mit ihnen zusammenarbeiten – und das sagt ja wohl alles!“
– Linus Rieß, Digitalisierungsexperte, Handelsverband Hessen e. V.
Wir bedanken uns herzlich beim Handelsverband Hessen e. V. für das entgegengebrachte Vertrauen und die partnerschaftliche Zusammenarbeit. Unser herzlicher Dank gilt außerdem Linus Rieß für die ehrlichen Einblicke in das Projekt.
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