FAQ alle Themen

1. Admins können durch falsche Konfiguration, Abläufe im CRM beschädigen.
2. Datenschutzrechtlich müssen Sie dafür sorgen, dass zum einen nur die Benutzer personenbezogene Daten einsehen können, die Sie auch unbedingt brauchen. Und zum anderen sicherstellen, dass Daten so gut wie möglich geschützt sind.

Benutzername:

Passwörter:

• Eine Anrede mit Herr/Frau/Divers ist gewünscht.
• Ein besonderer Titel wie "Prof. Dr." soll ebenfalls ausgespielt werden.

• Bearbeiten Sie das Layout von Kontakten. Standardmäßig existiert das Feld Anrede bereits, wird jedoch ausgeblendet. Sie müssen das Feld somit ins Layout einfügen. Mehr dazu in Benutzerdefinierte Felder erstellen:
• Sie können die Dropdown-Auswahl des Feldes salutation_dom anpassen, mehr dazu in Dropdownlisten anpassen oder neue Dropdownlisten erstellen. Dieses Feld nutzen Sie für die Anrede "Herr" und "Frau". Standardmäßig sind folgende Anreden hinterlegt:
• Legen Sie ein benutzerdefiniertes Feld an, in dem Sie freien Text für besondere Titel wie "Prof. Dr." erlauben. Mehr dazu in Benutzerdefinierte Felder erstellen.

• E-Mails: Fügen Sie die Platzhalter für die Felder Anrede und Titel in Ihre E-Mail-Vorlagen ein. Mehr dazu in E-Mails verwalten.
• PDFs (alle PDFs oder nur in bestimmten wie z. B. Zertifikate?): Passen Sie die PDF-Vorlage für das betreffende Dokument an. Mehr dazu in Eigene PDF-Vorlagen erstellen.
• Im Webshop bei der Registrierung, um ein Event zu buchen: Das Registrierungsformular auf Ihrer WordPress-Website muss angepasst werden. Sprechen Sie uns gern darauf an!
• Auf der Website, um einen Mitgliedsantrag zu stellen: Das Formular für Mitgliedsanträge auf Ihrer WordPress-Website muss angepasst werden. Sprechen Sie uns gern darauf an!
• Im Self-Service-Portal bei Änderungen von persönlichen Daten: Die Schnittstelle zwischen 1CRM und WordPress muss angepasst werden. Sprechen Sie uns gern darauf an!

• Sie möchten einen Firmennamen wie:
• [Zeile 1] Max Mustermann
• [Zeile 2] Hausarzt/Allgemeinmediziner

1. Sie schreiben den gesamten Namen in ein Feld und trennen den Namen mit einem Bindestrich. Das ist die leichteste und praktischste Lösung, die keine Anpassungen erfordert.
2. Sie fügen eine Zeile als Zusatz in das mehrzeilige Adressfeld ein. Mehr dazu in Benutzerdefinierte Felder erstellen. Nachteil: Beim Export ist es schwer, den Adresszusatz von der Straße/Adresse wieder zu trennen.
3. Sie legen ein zusätzliches Feld an, das Sie bei allen PDF-Vorlagen, dem Adressmodul und allen Modulen in Relation wie beispielsweise Kontakt sowie Listenansichten ergänzen müssen. Das gilt auch für die Registrierung und oder den Mitgliedsantrag über die Website sowie das Self-Service-Portal bei der Adressänderung. Daher ist der Aufwand relativ hoch.

• Die Nummern bestehen aus einem 3-stelligen Länderkürzel (z. B. DEU) und einer 5-stelligen fortlaufenden Nummer.
• Die Länderkürzel werden basierend auf der Adresse des Kunden gezogen.

• Standardmäßig können Sie Platzhalter in den Nummern verwenden, wobei kein Platzhalter für ein Länderkürzel existiert.
• Es ist nur möglich, ein fixes Länderkürzel bzw. eine fixe Zeichenkette wie DEU zu definieren, das für alle Nummern verwendet wird.
• Wenn Sie einen bestimmten Aufbau der Nummern wünschen, der standardmäßig nicht unterstützt wird, sprechen Sie uns gern an!

Problem: Obwohl Sie im PDFDesigner den Listenpreis in das Rechnungstemplate eingefügt haben, wird der Listenpreis in der Rechnung nicht angezeigt.

Hintergrund: Die Funktion und das Feld "show_list_prices" sind in den Angeboten definiert. Rechnungen erhalten durch Vererbung die Funktion, aber nicht das Feld. Wenn Sie im PDFDesigner den Listenpreis einfügen, aber im Modul Rechnungen das Feld nicht vorhanden ist, kann der Listenpreis in der Rechnung nicht angezeigt werden.

Lösung: Erstellen Sie über das Studio ein benutzerdefiniertes Checkbox-Feld "show_list_prices" im Modul Rechnungen. Damit können Sie die Ausgabe des Listenpreises in Rechnungen dann steuern.

• Sie können Seriennummern auf Lieferscheinen hinterlegen und bei Kunden in den verkauften Produkten speichern.
• Standardmäßig kann 1CRM jedoch keine Seriennummern speichern, die im Wareneingang reinkommen, und diese Nummern durchgängig bis zum Warenausgang und Kundenprodukt durchschleifen.
• Dieser Use Case lässt sich allerdings mithilfe des Moduldesigners realisieren. Alternativ wenden Sie sich an uns über sales@1crm.de und wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Erweiterungspaket.

1. Sie erstellen einen Bericht wie "Verbuchte Stunden auf Projekt nach Firma". Mehr zu Berichten erfahren Sie in CRM Berichte.
2. Sie greifen mit Power BI oder MS Excel auf die API zu und werten die notwendigen Daten dort aus. Mehr zu Power BI erfahren Sie in Fakten, Fakten, Fakten – Wie Sie mit Power BI und 1CRM bessere Entscheidungen treffen. Mehr zur API von 1CRM erfahren Sie in REST-API verwenden.

• Bevor ein neuer Datensatz wie z. B. ein Kontakt neu angelegt wird, sollten alle Benutzer immer prüfen, ob der neue Kontakt bereits existiert. Für die Prüfung können die Benutzer die Suche oder die Filterfunktion in der Kontaktansicht nutzen.
• Wenn ein Benutzer das Recht zum Import von Datensätzen besitzt, lässt sich zudem eine Prüfung auf Dubletten beim Import durchführen.
• Das bedeutet: Die Datensätze in der Import-Datei werden mit den Datensätzen im CRM abgeglichen.
• Der Benutzer entscheidet, nach welchen Kriterien die Dubletten-Prüfung durchgeführt wird. Beispielsweise sind Datensätze dann Dubletten, wenn die Datensätze denselben Namen ODER dieselbe E-Mail-Adresse besitzen:

• Alles
• Team
• Rolle
• Besitzer

• Der Benutzer muss die Berechtigung zum Löschen eines Datensatzes besitzen.
• Wenn der Benutzer dieses Recht nicht hat, passiert bei der Option Duplikate zusammenführen nichts.
• Das bedeutet: Auch wenn der Benutzer die Datensätze bearbeiten darf, kann der Benutzer nur Dubletten zusammenführen, wenn der Benutzer mindestens einen der zusammenzuführenden Datensätze löschen darf.
• Wenn der Benutzer keine Duplikate zusammenführen kann, prüfen Sie beim Benutzer, welche Berechtigung bei Löschen für den jeweiligen Datensatz eingestellt ist:

• Nein: Wenn der Benutzer mind. 1 der Datensätze löschen darf und nur für 1 Datensatz das Recht zum Bearbeiten hat, kann der Benutzer Dubletten zusammenführen.
• Der Datensatz, den der Benutzer nicht bearbeiten darf, ist immer der zweite Datensatz in der Maske und lässt sich nicht als primärer Datensatz setzen (Schaltfläche Als primären setzen ist ausgegraut).
• Im Folgenden Screenshot ist Max Mustermann (Datensatz 1) der Datensatz, den der Benutzer bearbeiten darf:

• Wenn der Benutzer nur den eigenen Datensatz löschen und beide Datensätze bearbeiten darf, ist 1 und 2 umgedreht:

• Unsere Schnittstellenprodukte wie CRM Seminar und CRM Verein bieten die Funktion einer Massendublettenprüfung. Nur ein Benutzer mit administrativen Rechen kann diese Prüfung durchführen.

• Über die Schaltfläche Suchen stoßen Sie die Dublettenprüfung an.
• Wenn das System Duplikate gefunden hat, sehen Sie das zugehörige Modul mit der Anzahl der Duplikate, z. B. Contacts (1). Wenn Sie auf das Modul klicken, sehen Sie den doppelten Kontakt und können die Duplikate manuell zusammenführen.

• Auch in einem Kontakt wird Ihnen angezeigt, ob eine Dublette vorhanden ist:

• Dort können Sie die Duplikate ebenfalls zusammenführen oder ignorieren.

Sie sollten Ihren Teilnehmern ermöglichen, die Zertifizierung nach Bedarf zu buchen. Manche Teilnehmer wollen vielleicht nur das Seminar, nicht aber die anschließende Zertifizierung durchführen.

Deshalb erstellen Sie 2 Produkte. Das erste Produkt entspricht Ihrem Seminar und das zweite der Zertifizierung durch den Trainer. Anschließend erstellen Sie ebenso 2 Tickets und verknüpfen das eine Ticket mit dem Produkt Seminar und das andere mit dem Produkt Zertifizierung. Jetzt können Sie beide Tickets zur Buchung auf Ihrer Website anbieten.

• Erweiterung: CRM Beitrag

• Jeder Kunde soll als Firma/Organisation mit einer Kundennummer erfasst werden.
• Erst nach Abschluss eines Mitgliedervertrags erhält der Kunde eine Mitgliedsnummer.

• Mitglieder erhalten eine Mitgliedsnummer, sobald Sie das neue Mitglied anlegen. Diese Nummer ist auch die Kundennummer der Firma/Organisation und wird als Debitorennummer verwendet. Sie finden die Nummer bei einer Firma in der Registerkarte Allgemeines.
• Somit ist es aktuell nur möglich, dass die Kundennummer identisch mit der Mitgliedsnummer ist.
• Über die Ansichten und Filter in 1CRM lässt sich jedoch jederzeit nachvollziehen, ob eine Kunde auch ein Mitglied ist bzw. über eine gültige Mitgliedschaft verfügt.
• Wenn Sie unterschiedliche Nummern für Kunden und Mitglieder brauchen, sprechen Sie uns gern an!