Rechnungen erstellen und verwalten

Mit der Version 8.6.16 von 1CRM ändert sich das Verhalten beim Bearbeiten und Löschen von Rechnungen. Anlass für diese Änderung sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, die Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit in der Buchhaltung verlangen. Um die Datenintegrität zu gewährleisten und damit diese Grundsätze zu berücksichtigen, lassen sich Rechnungen nach der Erstellung nicht mehr löschen. Zudem können Sie nur eingeschränkt die Informationen der Rechnung nachträglich bearbeiten.

Dieses Verhalten betrifft nur Rechnungen. Eingangsrechnungen lassen sich weiterhin normal bearbeiten und löschen.

Mehr zur GoBD erfahren Sie auf der offiziellen Seite des Bundesfinanzministeriums.

Solange keine Zahlung in einer Rechnung verbucht ist, können Sie Rechnungen ganz normal bearbeiten. Ob eine Rechnung sich noch vollständig bearbeiten lässt, sehen Sie anhand des Schalters Gesperrt:

Sobald Sie eine Zahlung für die Rechnung erfassen, wird die Rechnung automatisch gesperrt (der Schalter Gesperrt wird nach rechts geschoben). Sie können dann nicht mehr Informationen ändern wie:

• Konditionen
• Rechnungs- und Fälligkeitsdatum
• Rechnungsadresse
• Positionen

Eine Stornierung der Rechnung ist ebenfalls nicht mehr möglich.

Systemadministratoren steht oben in der Rechnungsdetailansicht die Schaltfläche Sperrung aufheben zum Entsperren zur Verfügung:

Wenn der Administrator eine Rechnung entsperrt, erscheint ein Fenster im Browser, das bestätigt werden muss. Anschließend ist die Rechnung entsperrt und lässt sich vollständig bearbeiten. In der Historie der Rechnung wird immer gespeichert, wann eine Rechnung gesperrt und entsperrt wurde und wer dafür verantwortlich war:

0 = Rechnung ist nicht gesperrt

1 = Rechnung ist gesperrt

Eine Rechnung enthält Produkte oder Dienstleistungen, die Sie Ihrem Kunden verkauft haben. In der Regel basiert eine Rechnung auf ein Angebot. Sie können eine Rechnung aber auch basierend auf einem Auftrag oder einer Bestellung erstellen. Bei einer Bestellung handelt es sich dann um eine Eingangsrechnung.

Wichtig:

Eine neue Rechnung zieht den Großteil der Daten aus dem zugrunde liegenden Angebot bzw. der Bestellung/dem Auftrag. Ebenso werden Informationen aus den Firmendaten gezogen, an die die Rechnung adressiert ist. Zu diesen Informationen gehören z. B. Konditionen wie per Nachnahme oder Netto 14 Tage, die bestimmen, wann eine Rechnung beglichen sein muss.

Wenn Sie diese Informationen im Angebot gepflegt haben, sparen Sie somit Zeit bei der Rechnungserstellung, und Sie vermeiden Fehler bei der Datenübernahme. Um mehr über die Angebotserstellung in 1CRM zu erfahren, lesen Sie die Anleitung Angebote erstellen.

• Wie lassen sich ein oder mehrere Servicefälle abrechnen?
• Wie erstelle ich eine Rechnung für eine wiederkehrende Leistung (z. B. Abonnements, Subscriptions, Serviceverträge)?
• Wie erstelle ich eine Abschlagsrechnung?
• Wie erstelle ich eine Rechnung für die auf einem Projekt gebuchten Stunden?
  • Mitarbeiter können Stunden im CRM-System auf Servicefälle und Projektaufgaben buchen. Die Stunden werden dabei immer einer Buchungskategorie zugeordnet, die entweder fakturierbar oder nicht fakturierbar ist. Hierüber wird definiert, ob die Stunden nachher in einer Rechnung für den Kunden verrechnet werden oder nicht.
  • Die Abrechnung der verbuchten Stunden wird wie bei Servicefällen über das Subpanel Rechnungen im Projekt durchgeführt. Mehr dazu erfahren Sie in der Anleitung Rechnung für Servicefall erstellen oder mit Prepaid-Betrag verrechnen: Servicefall über Rechnung abrechnen

Sie können die gleichen Arten von Positionen wie in Angeboten aufnehmen. Mehr Informationen darüber erhalten Sie in der Anleitung Angebote erstellen: Was kann ich in einem Angebot als Position aufnehmen?

In einer Rechnung finden Sie verschiedene Schaltflächen, die Ihnen einige Arbeitsschritte vereinfachen. Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionen erläutert.

Wenn das Datum zur Begleichung der Rechnung überschritten und kein Zahlungseingang verbucht wurde, wird die entsprechende Rechnung in der Übersicht rot hervorgehoben und der Hinweis Überfällig angezeigt. Alle anderen Rechnungen sind noch begleichbar und mit dem grünen Hinweis Fällig versehen.

In der Spalte Betrag sehen Sie den Originalbetrag der Rechnung. In der Spalte Betrag offen sehen Sie den Betrag, der noch zu begleichen ist.

Sie können eine PDF der Rechnung erzeugen und an Ihren Kunden per E-Mail versenden.

In der Listenansicht für Rechnungen ist es möglich, über die Schaltfläche Aktionen mehrere Rechnungen auf einmal zu drucken bzw. zu versenden:

Damit die Rechnungen versendet werden, müssen in den E-Mail-Einstellungen Ihres Benutzers die Felder "Von" Name und "Von" Adresse gepflegt sein. Ansonsten erscheint die Fehlermeldung „Warnung: Ihre E-Mailkonfiguration ist fehlerhaft“.

Standardmäßig ist das grundlegende Layout eines Rechnungs-PDF festgelegt. Sie können folgende Elemente in den PDFs steuern bzw. anpassen:

• Generierung der Sequenznummer (Rechnungsnummer)
• Anzeige der USt.-Identifikations-Nr.
• Papiergröße, Schriftart, Text und Link in der Fußzeile der Angebots-PDF
• Logo Ihres Unternehmens
• Freier Text für Standard-Rechnungskonditionen
• Einfügen von Artikelbeschreibungen

Die ersten 4 Punkte gehören zu den Einstellungen, die Sie ganz zu Beginn für die Einrichtung Ihres Unternehmens durchführen sollten. Mehr dazu erfahren Sie in der Anleitung Firmeninfos und Logo hinterlegen.

Die Rechnungsnummer wird standardmäßig anhand der Einstellungen für die Nummernkreise gebildet. Mehr dazu erfahren Sie in Fortlaufende Nummern für Angebote und Rechnungen etc..

Sie können festlegen, dass bei in der Rechnung aufgelisteten Positionen auch die Artikelbeschreibung angezeigt wird. Wie das funktioniert, erklärt die Anleitung Rechnungen und Angeboten Artikelbeschreibung hinzufügen.

Über Umwandeln > Neues Produkt können Produkte, die als Positionen in einer Rechnung aufgelistet sind, als neue Produkte anlegen, für die Sie Support berechnen. Es lassen sich auch Gutschriften aus einer Rechnung für den Kunden erstellen oder der Versandprozess der Produkte anstoßen.

Am wichtigsten ist aber der Zahlungsprozess und die Begleichung der Rechnungen.

Damit Rechnungen abgeschlossen werden, müssen Sie Zahlungseingänge als Zahlungen mit den Rechnungen verknüpften. Alternativ (falls keine Zahlung durch einen Kunden erfolgt ist) beginnt ein Mahnprozess. Standardmäßig stoßen Sie diesen Prozess über die Firmen an. Mehr zum Mahnprozess in 1CRM erfahren Sie in der Anleitung Firmen im CRM verwalten.

Wenn Sie verschiedene Mahnstufen, Vorlagen für E-Mails und Workflows zum Versand von Mahnungen brauchen, werfen Sie gern einen Blick auf unsere Erweiterung CRM Forderungsmanagement.

Sie können eine Gutschrift für eine Rechnung erstellen und den Rechnungsbetrag mit der Gutschrift verrechnen lassen. Alternativ ist es möglich, eine Gutschrift für eine Firma zu erstellen.

Um eine Rechnung oder nur einzelne Positionen der Rechnung zu stornieren, können Sie eine Gutschrift erstellen. Gutschriften erstellen Sie beispielsweise bei folgenden Anwendungsfällen:

• Eine Bestellung wurde irrtümlich nicht geliefert.
• Eine Bestellung wurde zurückgegeben.
• Mehr Produkte als bestellt wurden geliefert.
• Produkte wurden beim Versand beschädigt.

Sie haben die Möglichkeit, eine Gutschrift mit der aktuellen Rechnung zu verrechnen. Das bedeutet, dass sich der offene Betrag um die Höhe der Gutschrift verringert. Wenn der gesamte Betrag durch die Gutschrift beglichen wird, wird der Status der Rechnung automatisch auf Bezahlt gesetzt.