Verträge der Vereinsmitglieder verwalten und Beiträge abrechnen

Der grundlegende Prozess sieht wie folgt aus:

• Sie erstellen ein Produkt für jeden möglichen Mitgliedsbeitrag (z. B. “Mitgliedsbeitrag monatlich”, “Mitgliedsbeitrag jährlich” usw.). Der Preis des Produkts entspricht der Höhe des Mitgliedsbeitrags.
• Sie erstellen für das Mitglied einen Mitgliedsvertrag. In 1CRM entspricht ein Mitglied einer Firma.
• Sie verknüpfen den Mitgliedsvertrag mit einem zuvor erstellten Produkt, wodurch die Beitragshöhe für den Vertrag festgelegt wird. Es lassen sich mehrere Produkte mit dem Vertrag verbinden.
• Im Vertrag legen Sie das Startdatum und wahlweise das Ablaufdatum der Mitgliedschaft fest. Wenn Sie das Ablaufdatum festgelegt haben, endet die Mitgliedschaft zu diesem Zeitpunkt automatisch und das Mitglied ist gekündigt.
• Im Vertrag legen Sie auch die Häufigkeit der Abrechnung sowie den Stichtag fest. Beispielsweise ist eine monatliche Abrechnung zum 1. Tag des Monats möglich.
• Rechnungen werden automatisch zum Stichtag versandt.
• Mitgliedschaften werden automatisch bei Rechnungserstellung verlängert (sofern kein Ablaufdatum existiert).

Wenn Sie einen neuen Mitgliedsvertrag erstellen, verknüpfen Sie den Vertrag mit dem Datensatz Verkauftes Produkt (= Produkt, das den Mitgliedsbeitrag definiert). Hier können Sie folgende Entscheidungen treffen:

• Sie übernehmen das Produkt und die Höhe des Mitgliedsbeitrags unverändert
  Wenn Sie den Preis beim Produkt ändern, wird die Höhe des Mitgliedbeitrags bei allen Verträgen angepasst, die mit diesem Produkt verknüpft sind. Diese Option eignet sich somit für Mitglieder, die eine Standardmitgliedschaft haben.
• Sie erstellen ein neues Verkauftes Produkt, in dem Sie den Preis für das Mitglied individuell festlegen
  Wenn Sie den Preis ändern wollen, müssen Sie das Verkaufte Produkt im Vertrag anpassen. Die Änderung wirkt sich nur auf den jeweiligen Vertrag aus. Diese Option eignet sich somit, um eine individuelle Höhe des Mitgliedbeitrags für das Mitglied festzulegen, z. B. weil er rabattiert ist.

Die automatische Preisanpassung steuern Sie durch die Option Mitgliedsbeiträge auf Basis von Produktkatalog im Datensatz Verkauftes Produkt:

In der Administration lassen sich grundlegende Einstellungen zum E-Mail-Versand der Rechnungen treffen, wie z. B. die genutzte Vorlage oder der Absender-Name.

Der Faktor bestimmt, wie der zu zahlende Betrag in einer anteiligen Rechnung berechnet wird.

Beispiele:

• Lassen Sie den Faktor bei 0, wird der anteilige Betrag exakt berechnet. Wenn 15 Tage von 30 Tagen berechnet werden sollen, wird also 50 % des gesamten Monatsbetrags berechnet.
• Um einen Aufschlag von 10 % auf den Betrag zu berechnen, brauchen Sie den Faktor 1,1.
• Um einen Abschlag von 10 % auf den Betrag zu berechnen, brauchen Sie den Faktor 0,1.

Die hier hinterlegte Notiz wird in den Rechnungen übernommen. Sie können Platzhalter für das Start- und Enddatum verwenden:

• Startdatum: $performance_start_date
• Enddatum: $performance_end_date

Wenn sehr viele Rechnungen auf einmal erstellt werden sollen, können Sie hier ein Limit einstellen (z. B. aufgrund eines Serverlimits und/oder Mailserverlimits). Beachten Sie, dass der Zeitplaner Rechnungen für Mitgliedsbeiträge versenden entsprechend angepasst werden muss, damit der Zeitplaner mehrmals am Tag läuft. 

Für die automatische Erstellung der Rechnung gibt es den Zeitplaner Rechnungen für Mitgliedsverträge versenden.

Rechnungen werden automatisch zum gesetzten Abrechnungsdatum und gemäß dem gewählten Zyklus gestellt. Wenn das Mitglied z. B. einmal jährlich zahlt, wird nur einmal jährlich die Rechnung erstellt. Wenn kein Ablaufdatum vorgemerkt ist, wird die Mitgliedschaft automatisch verlängert. Beachten Sie auch folgende Punkte zur Rechnungserstellung:

• Damit eine Rechnung automatisch erstellt wird, muss der Vertrag den Status Aktiv haben.
• Der im Einzelvertrag hinterlegte Kontakt wird als Rechnungskontakt hinterlegt.
• Nur der Kontakt, der im Feld Rechnung per Mail an Kontakt hinterlegt ist, bekommt die Rechnung per E-Mail. Sie können die vorbereitete E-Mail-Vorlage nutzen oder die Vorlage anpassen.
• Der Rechnungsname wird aus dem Vertragsnamen generiert.

Es lässt sich auch manuell eine anteilige Rechnung stellen.

Indem Sie ein Ablaufdatum beim Mitgliedsvertrag hinterlegen, wird der Vertrag automatisch zum definierten Zeitpunkt gekündigt. Der Status der Mitgliedschaft passt sich an und die Mitgliederabrechnung wird deaktiviert.