Zahlungen importieren, Rechnungen zuweisen und Mahnungen versenden

Das Modul erkennt, wenn sich mehrere Rechnungsnummern im Verwendungszweck befinden und kann den Betrag einer Überweisung entsprechend splitten sowie den Rechnungen zuweisen.

Beispiel:

Sie erhalten eine Überweisung von 1000 €, mit der die Beträge von 2 Rechnungen beglichen werden (450 € und 550 €). Als erstes importieren Sie diese Transaktion nach 1CRM. Anschließend weisen Sie die Transaktion durch einen Klick den Rechnungen zu. Das Modul gleicht bei dieser Zuweisung den Verwendungszweck mit den Beträgen ab und so werden die Rechnungen von 450 € und 550 € auf einen Schlag beglichen und abgeschlossen.

Ein Import einer CSV-Datei ist immer mit einer Zuordnung (auch Mapping genannt) verbunden. Sie müssen Felder des Quellsystems mit den Feldern des Zielsystems mappen, damit die richtigen Daten an die richtige Stelle importiert werden.

Beispiel:

In Ihrer CSV-Datei existiert das Feld Betrag, in dem die Höhe der Zahlung gespeichert ist (z. B. 579,11 €). Beim Import ordnen Sie dieses Feld der CSV-Datei dem Feld in 1CRM zu, das den Betrag einer Zahlung speichert. In diesem Fall lautet das 1CRM-Feld ebenso Betrag.

Sie können auch benutzerdefinierte Felder in 1CRM anlegen, um spezielle Daten der CSV-Datei ebenso nach 1CRM an die richtige Stelle zu importieren.

Mehr zum CSV-Import in 1CRM erfahren Sie in der Anleitung Datenimport in das CRM-System.

Mehr zur Erstellung benutzerdefinierter Felder in 1CRM erfahren Sie in der Anleitung Benutzerdefinierte Felder erstellen.

Wenn Sie einmal eine Transaktions-CSV-Datei importiert und die Felder der Datei mit den zugehörigen Feldern von 1CRM gemappt haben, können Sie sich diese Zuordnung als benutzerdefinierte Vorlage speichern. Das ist nützlich, wenn Ihre CSV-Dateien immer gleich aufgebaut sind, da die Dateien aus demselben Quellsystem (z. B. starMoney) exportiert wurden.

Eine Vorlage erstellen Sie über die Option Als benutzerdefinierte Zuordnung, siehe weiter unten in CSV-Datei importieren.

Sie sehen standardmäßig alle Zahlungs-Transaktionen, die noch nicht abgeschlossen sind. Abgeschlossen bedeutet, dass die Zahlungs-Transaktion noch keiner Rechnung zugewiesen worden ist. Wenn Sie auch abgeschlossene Transaktionen sehen möchten, aktivieren Sie den Filter Abgeschlossen:

Wenn Sie eine Zahlungs-Transaktion einer Rechnung zuweisen, erstellen Sie eine Zahlung, die der Rechnung zugeordnet wird. Die Zahlung finden Sie im Subpanel Zahlungen einer Rechnung.

Sie haben 2 Möglichkeiten, eine Zahlungs-Transaktion einer Rechnung zuzuweisen: 

Sie können die Zahlungs-Transaktion über die Schaltfläche Rechnungen zuweisen direkt einer oder mehreren Rechnungen zuweisen. Damit direkt Rechnungen zugewiesen werden können, sucht das Modul anhand der Sequenzpräfix für die Rechnung und der zugehörigen Nummer ein entsprechendes Muster im Feld SVWZ des Kontoauszugs (SVWZ = SEPA-Verwendungszweck).

Das Sequenzpräfix ist unter Administration > Firmeninformationen > Sequenznummern definiert:

Wenn eine oder mehrere Rechnungen mit den Nummern aus dem gefundenen Muster übereinstimmen und dem Transaktions-Betrag der Summe der offenen Rechnungsbeträge entsprechen, wird automatisch eine Zahlung erstellt und den Rechnungen zugewiesen. Hier greift also das Beispiel, das in Anwendungsfall des Moduls beschrieben ist.

Beispiel:

In diesem Beispiel sucht das Modul nach dem Muster Jahr-Rechnungsnummer und findet im Verwendungszweck des Kontoauszugs (SVWZ) die Angaben 2021-1051 und 2021-1052. Somit ordnet das Modul die Zahlung 2 Rechnungen zu.

Mit dieser Option erstellen Sie eine Zahlung, die Sie anpassen können, bevor Sie die Zahlung speichern. Sie brauchen diese Option in folgenden Fällen:

1. Wenn die Summe der offenen Rechnungsbeträge nicht mit dem Betrag der Zahlungs-Transaktion übereinstimmen
   Die Rechnung(en) werden unter dem Subpanel Zugewiesene Zahlungen automatisch zugeordnet. Allerdings können Sie die verbuchten Beträge manuell prüfen und ggf. anpassen.
2. Wenn keine Rechnungsnummer oder Rechnung mit der Rechnungsnummer gefunden wird
   Sie müssen die Rechnung(en) manuell im Subpanel Zugewiesene Zahlungen der Zahlung zuweisen.

Nachdem die Zahlung gespeichert wurde, wird die Zahlung in der Transaktion hinterlegt. Somit ist die Transaktion abgeschlossen.

Rechnungen werden automatisch basierend auf den Einstellungen, die Sie festlegen, in Mahnungsstufen kategorisiert. Das Versenden einer Mahnung müssen Sie immer manuell anstoßen.

Mahnungsstufen repräsentieren den Eskalationsstatus Ihrer Mahnungen. Sie können selbst definieren, wann welche Mahnungsstufe greift. Folgende Einstellungen sind standardmäßig für das Modul festgelegt:

• Stufe 1: 7 Tage nach Fälligkeit bis zur ersten Mahnung
• Stufe 2: 7 Tage nach erster Mahnung bis zur zweiten Mahnung
• Stufe 3: 7 Tage nach zweiter Mahnung bis zur dritten Mahnung

Sie finden unter Rechnungen die 2 Registerkarten Bereit für Mahnung (Rechnungen, die noch nicht abgemahnt wurden) und Abgemahnte Rechnungen (Rechnungen, die bereits abgemahnt wurden):

Standardmäßig sind bereits Mahnungs-E-Mail-Vorlagen für alle Mahnungsstufen hinterlegt. Sie können diese Vorlagen anpassen oder selber Vorlagen anlegen.