CRM Cloud vs On-Premises: Was ist die richtige Option für mich?

Welche Vorteile hat es, die CRM-Software selbst zu hosten?

Auch heute noch, im digitalen und virtuellen Zeitalter des Internets, bevorzugen viele Unternehmen Software selbst zu hosten. Dafür haben sie auch gute Gründe: Die komplette Systemumgebung mit Software und Server sowie der interne und externe Datenverkehr kontrollieren sie so komplett selbst. Außerdem kennen sie die Personen, die Zutritt zum eigenen Rechenzentrum und zu den eigenen Daten haben.

Insbesondere mittelständische Unternehmen möchten die Software natürlich an die eigenen Prozesse anpassen. Der Betrieb in der Cloud lässt hier oftmals weniger Anpassungen zu wie der Betrieb auf den eigenen Servern. Dies ist jedoch von Software zu Software unterschiedlich.

Die Anpassung von Software an die eigenen Firmenprozesse verlangt zudem einiges an Know-How auf Unternehmensseite. Ob sich der On-Premises-Betrieb für Unternehmen lohnt, hängt somit auch davon ab, wie lange sich die eigenen Techniker in die Software einarbeiten müssen und wie hoch die Schulungskosten sein werden. In vielen Fällen lässt sich Software vom Cloud-Anbieter an die Unternehmensprozesse anpassen und dann wahlweise On-Premises oder in der Cloud betreiben.

Vorteile des On-Premises-Betriebs: 

• Die Software kann in die eigene Infrastruktur eingegliedert werden.
• Die Datensicherheit lässt sich intern kontrollieren.
• Die eigenen IT-Mitarbeiter können die Software beliebig anpassen (bei Open-Source-Software).

Was bedeutet es, CRM Software in der Cloud zu betreiben?

Cloud ist nicht gleich Cloud. Hier kommt es auf die Anbieter an. Um entscheiden zu können, ob die Cloud eine echte Option für Unternehmen ist, müssen folgende Informationen vorliegen:

• Aus welchem Land wird die Cloud aus betrieben?
• Wie werden meine Daten im Rechenzentrum vor unbefugtem Zugriff geschützt?
• Welche Kosten kommen auf mich zu, einschließlich Konfiguration, Wartung und Schulung?
• Welche Verfügbarkeit garantiert der Anbieter in seinen Service-Level-Agreements?

Worauf sollte ich achten?

Cloud-Services zu nutzen, ist vergleichbar mit dem Anlegen von Geld in Banken. Sie möchten, dass Ihre Bank in Deutschland ihre Filialen hat und Sie bei Fragen auch einen deutschen Ansprechpartner haben. Das gleiche gilt für die Cloud und damit die Rechenzentren, in denen Ihre Daten gespeichert sind. Mittlerweile gibt es Zertifizierungen, die deutsche Cloud-Anbieter als solche ausweisen, z. B. die Zertifizierung „Made in Germany“. Damit können Sie sicher sein, dass Ihre Daten nach deutschem Recht geschützt sind.

Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass die Cloud-Software sich an Ihre Prozesse anpassen lässt. Sie muss also personalisierbar sein, auch in der Cloud. Bis zu welchem Grad Anpassungen möglich sein müssen, hängt vom Bedarf des jeweiligen Unternehmens ab. Kleine Unternehmen sind oftmals mit wenigen Anpassungsmöglichkeiten bereits zufrieden. Mittelständische Unternehmen brauchen hier mehr Freiheiten.

Im Zeitalter der Digitalisierung ist es außerdem wichtig, dass sich verschiedene Software zu einem System verbinden lassen. Hierfür muss die Cloud-Software passende Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten aufweisen, zum Beispiel zu E-Mail-Programmen oder Shop- und Website-Systemen.

Wann lohnt sich die Cloud für mich?

Software in der Cloud zu betreiben, lohnt sich vor allem dann, wenn Sie noch keine eigene IT-Infrastruktur besitzen oder bereits Software über externe Dienstleister betreiben. Besonders für Startups und Kleinunternehmen bietet sich die Cloud also an. Vor allem wegen der Kostentransparenz: Die meisten Cloud-Lizenzen gibt es bereits günstig als monatliche oder jährliche Pakete. Damit lassen sich Kosten oftmals einfacher und transparenter kalkulieren.

Die Cloud kann sich jedoch auch für den Mittelstand lohnen. Hier ist die auf drei bis fünf Jahre gerechnete TCO-Analyse ausschlaggebend. Wenn die Cloud-Variante die eigenen Anforderungen erfüllt, lassen sich die Kosten für Einführung, Schulung und Betrieb ausrechnen und mit der On-Premises-Variante vergleichen. Ist der Betrieb der Cloud-Variante günstiger, profitiert der Mittelstand, da Aufwände für Updates und Wartung sich auslagern lassen.

Gute Cloud-Anbieter sind zudem Experten in ihrer eigenen Software, wodurch weniger Fehler und Ausfälle bei Wartungsarbeiten und Updates entstehen.

Vorteile des Cloud-Betriebs: 

• Keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich
• Kosten sind transparenter, da Pakete gekauft werden
• Unternehmen erhalten ein schlüsselfertiges System: Nach Erhalt der Zugangsdaten können Unternehmen sofort starten.
• Der Dienstleister übernimmt Wartung und Updates: Das System ist ausfallsicherer und immer auf dem aktuellen Stand.
• Um die Datensicherheit kümmert sich der Dienstleister. Mit Zertifizierungen wie „Made in Germany“ sind Unternehmen auch in der Cloud auf der sicheren Seite.

Entscheidungskriterien CRM Cloud vs. On-Premises

Zusammenfassend, hängt die Entscheidung CRM Cloud oder On-Premises-Installation vor allem von den folgenden Faktoren ab: den Kosten, der Daten- und Ausfallsicherheit und inwiefern die Software sich in der jeweiligen Betriebsvariante an die eigenen Prozesse anpassen lässt.

• Unternehmen sollten daher in einer über drei bis fünf Jahre gerechneten TCO-Analyse die Kosten des Cloud-Betriebs mit den Kosten des On-Premises-Betriebs vergleichen. Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur sind hier meistens mit der Cloud-Variante besser bedient.
• Zusätzlich sollten Sie sich fragen, ob in Ihrem Unternehmen ausreichend Know-How vorhanden ist, um die Datensicherheit und Ausfallsicherheit zu garantieren. Ist dies nicht der Fall, dann sollten Sie lieber einem zertifizierten Cloud-Anbieter vertrauen, der nach deutschen Richtlinien für Datensicherheit arbeitet und sich bereits mit der Software auskennt.
• Ein wichtiges Kriterium ist auch die Anpassbarkeit des Systems. Lassen sich die eigenen Prozesse in der Cloud wie auch in der On-Premises-Variante abbilden? Welche Schnittstellen zu anderer Software müssen vorhanden sein?

Mit diesen Kriterien gelingt es Ihnen, eine objektive Entscheidung für eine der beiden Betriebsvarianten zu treffen. CRM Cloud oder selbst hosten? Was passt besser zu Ihrem Unternehmen?