Datenschutzkonform mit 1CRM: So richten Sie einen automatischen Lösch-Workflow ein

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in 1CRM einen Workflow einrichten, der Datensätze nach einem definierten Zeitraum automatisch löscht und damit zur Einhaltung der Datenschutzrichtlinien beiträgt.

Voraussetzungen für dieses How-to

Standardmäßig können Sie mit einem 1CRM-Workflow keine Daten automatisiert löschen. Daher haben wir eine Lösung entwickelt, die einen vollständig automatisierten Workflow bietet.

Die folgende Anleitung bezieht sich auf diese Lösung, sodass Ihnen neue Funktionen begegnen werden. Wenn Sie daran interessiert sind, sprechen Sie uns gern darauf an!

Beispiel: Lösch-Workflow für inaktive Interessenten

Leads bzw. Interessenten sind ein typisches Beispiel für Datensätze, die gelöscht werden sollten, wenn keine weitere Interaktion erfolgt ist – insbesondere, wenn keine Umwandlung in einen Kontakt oder Kunden stattgefunden hat.

Eine genaue Frist legen Sie in Ihrem individuellen Datenschutzkonzept fest. Im folgenden Beispiel gehen wir davon aus, dass Interessenten nach einem Jahr ohne Interaktion gelöscht werden sollen.

1. Workflow-Modul öffnen

Gehen Sie in Ihrem 1CRM-System zu:

Administration > Studio > Workflow

2. Neuen Workflow erstellen

Erstellen Sie einen neuen Workflow

• Name: Löschung inaktiver Leads nach 12 Monaten
• Status: Aktiv
• Modul: Interessenten
• Trigger: Gespeichert
• Anwendung auf: Bei neuen und bestehenden Datensätzen
• Ausführen als: Benutzer der Workflow auslöst

3. Aktion festlegen

Der Zauber des Workflows liegt nun in den neuen Aktionen, die unsere Lösung bereitstellt:

1. Wählen Sie als Aktion Diesen Datensatz löschen.

Ein Pop-up erscheint, in dem Sie weitere Einstellungen festlegen können.

2. Stellen Sie folgende Werte ein:

Beachten Sie, dass wir die Aktivität der Datensätze prüfen und nicht das letzte Bearbeitungsdatum. Keine Aktivität bedeutet: Sie haben den Interessenten z. B. keine E-Mail geschrieben und sie auch nicht angerufen. Ebenso haben die Interessenten Sie nicht mehr kontaktiert. Somit prüft das Feld den Kommunikationsweg auf beiden Seiten.

Wichtig: Aktivieren Sie den Schalter Nur einmal ausführen, ansonsten werden mehrere Löschaktionen für die Datensätze angelegt.

Optional können Sie weitere Bedingungen definieren.

4. Workflow prüfen

Über die Aktionen bei einem Interessenten lässt sich prüfen, ob eine Löschaktion für den Datensatz geplant ist. Bei Bedarf können Sie die Aktion über das Minus-Zeichen auch entfernen, sodass der Datensatz nicht vom Workflow betroffen ist:

Beachten Sie hier, dass diese Aktion immer erst nach dem Speichern des Datensatzes angelegt wird (da Trigger = Gespeichert).

Weitere Funktionen dieser Lösung

Vielleicht haben Sie diese Aktion bereits auf dem vorherigen Screenshot gesehen:

Sie können auch in Bezug stehende Datensätze löschen lassen. So ist es dadurch u. a. möglich, E-Mails der Interessenten zu löschen – und das zu einer anderen Frist als die Interessenten selbst:

Fragen oder Anmerkungen? Wir helfen gern!

Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung von Workflows benötigen oder Fragen zu dieser speziellen Datenschutz-Lösung haben, kontaktieren Sie uns jederzeit! Unser Team steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.