Eine fundierte Total Cost of Ownership Berechnung (TCO) deckt diese versteckten IT-Kosten auf und ermöglicht nachhaltige Investitionsentscheidungen. Sie hilft dabei, nicht nur kurzfristige Einsparungen, sondern langfristige Wirtschaftlichkeit im Blick zu behalten. So minimieren Sie Risiken, bevor sie zum Problem werden – und Ihr CRM-Projekt bleibt auf Kurs!
- Definition: Was ist die Total Cost of Ownership (TCO)?
- Die Komponenten der TCO bei CRM-Systemen
- Formel für die Total Cost of Ownership Berechnung
- TCO-Berechnung in 4 einfachen Schritten: Ein praktischer Leitfaden
- Schritt 1: Nutzungszeitraum festlegen
- Schritt 2: Alle Kosten sammeln
- Schritt 3: Durchschnittlichen Jahreswert ermitteln
- Schritt 4: Systeme vergleichen und TCO in den Nutzen-Kontext setzen
- TCO-Formel mit Beispielwerten als Grafik
- Häufige versteckte IT-Kosten bei CRM-Projekten
- SaaS vs. On-Premises: Unterschiede aus TCO-Perspektive
- Fazit: Die Total Cost of Ownership Berechnung enthüllt das günstigste Angebot
Definition: Was ist die Total Cost of Ownership (TCO)?
Die Total Cost of Ownership (TCO) beschreibt die Gesamtkosten, die über den gesamten Lebenszyklus einer IT-Lösung hinweg entstehen – inklusive Anschaffung, Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung.
| Beispiel: Eine Firma entscheidet sich für ein neues CRM-System. Auf den ersten Blick erscheint eine Lösung besonders günstig, da die Lizenzkosten niedrig sind. Die genaue Betrachtung der Total Cost of Ownership zeigt jedoch, dass durch hohe Einrichtungs-, Schulungs- und Supportkosten sowie internen Mehraufwand insgesamt höhere Gesamtkosten entstehen als bei einer scheinbar teureren Alternative. Der initiale Aufwand einer TCO-Berechnung hat der Firma eine teure Fehlentscheidung erspart! |
Besondere Relevanz bei CRM- und SaaS-Entscheidungen
Besonders bei CRM-Systemen und SaaS-Modellen ist die TCO-Analyse entscheidend. Hier können niedrige Einstiegskosten leicht über jahrelange Folgekosten hinwegtäuschen, wenn etwa Integrationsaufwände oder Nutzerakzeptanzprobleme nicht eingerechnet werden.
Jetzt herunterladen: Kostenlose CRM-ChecklisteDie Komponenten der TCO bei CRM-Systemen
Die Total Cost of Ownership (TCO) bei CRM-Systemen umfasst mehrere Komponenten, die über die reinen Lizenzkosten hinausgehen. Zu den direkten Kosten zählen Ausgaben für Lizenzen, Implementierung, Erstkonfiguration und Schulungen.
Indirekte Kosten entstehen durch internen Aufwand wie die Anpassung von Prozessen, Integration in bestehende IT-Strukturen oder den Verlust an Produktivität während der Umstellungsphase.
Schließlich fallen auch laufende Kosten an, etwa für Support, Wartung, regelmäßige Updates oder Erweiterungen. Eine ganzheitliche TCO-Betrachtung macht diese oft unterschätzten Ausgaben sichtbar und ist entscheidend für fundierte Investitionsentscheidungen.
| Direkte Kosten | Indirekte Kosten | Laufende Kosten |
|---|---|---|
| Lizenzgebühren
Einrichtungs- und Implementierungskosten Schulung der Mitarbeitenden |
Intern anfallender Aufwand für Administration und Anpassungen
Prozessoptimierungen und organisatorische Umstellungen Aufwand für System- und Schnittstellenintegrationen |
Wartung und regelmäßige Updates
Technischer Support und Troubleshooting Kosten für Systemerweiterungen oder zusätzliche Module |
Formel für die Total Cost of Ownership Berechnung
Diese einfache Formel für die Total Cost of Ownership Berechnung hilft dabei, alle relevanten Kostenarten transparent darzustellen.
💡Hinweis: Berechnen Sie Zeitaufwände Ihrer Mitarbeitenden mit einem realistischen internen Stundensatz. Darüber hinaus hängt die TCO-Berechnung immer auch von individuellen Einflussfaktoren ab, etwa:
- der Anzahl aktiv geschulter Mitarbeitender
- dem Umfang der Systemanpassung
- usw.
TCO-Berechnung in 4 einfachen Schritten: Ein praktischer Leitfaden
Es sind nur vier einfache Schritte, die Sie für die Berechnung des TCOs bei einem CRM-System brauchen. Um eine realistische Einschätzung zu erhalten, gehen wir in unserem Beispiel von 15 Nutzer:innen aus und rechnen mit einem durchschnittlichen Stundenlohn von 25 € für Mitarbeitende, die an der CRM-Schulung teilnehmen.
Schritt 1: Nutzungszeitraum festlegen
Legen Sie zunächst fest, über welchen Zeitraum Sie das CRM-System nutzen wollen – idealerweise mindestens drei, besser fünf Jahre. Nur so lassen sich die Gesamtkosten realistisch einschätzen.
Schritt 2: Alle Kosten sammeln
Erfassen Sie alle anfallenden Kosten: von Lizenzgebühren, Schulungen und Einrichtung bis hin zu internem Aufwand wie Personalzeit, Support oder notwendige Prozessanpassungen. Vergessen Sie auch laufende Kosten für Wartung oder Erweiterungen nicht!
Beispiel:
- Lizenzen: monatlich 30 € pro Nutzer
- Einrichtung durch Dienstleister: einmalig 8.000 €
- Interne Schulungen: 4 Arbeitstage à 8 Mitarbeitende
- Monatlicher Supportvertrag: 500 €
Schritt 3: Durchschnittlichen Jahreswert ermitteln
Addieren Sie zunächst alle Einmal- und laufenden Kosten. Rechnen Sie dann den Gesamtbetrag auf die geplante Nutzungsdauer herunter. So erhalten Sie einen durchschnittlichen Jahreswert.
Beispiel: Gesamtkosten über 5 Jahre: 71.400 € → Durchschnittliche TCO pro Jahr: 14.280 €
Schritt 4: Systeme vergleichen und TCO in den Nutzen-Kontext setzen
Vergleichen Sie nun die TCO verschiedener Systeme miteinander – und stellen Sie die Kosten dem erwarteten Nutzen gegenüber: Wer bietet das bessere Verhältnis aus Aufwand und Mehrwert?
Beispiel: System A ist insgesamt günstiger, hat aber eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten. System B ist teurer, erhöht jedoch durch Automatisierungen die Effizienz im Vertrieb deutlich. In diesem Fall kann die höhere TCO durch den höheren Nutzen gerechtfertigt sein.
TCO-Formel mit Beispielwerten als Grafik
Häufige versteckte IT-Kosten bei CRM-Projekten
Es gibt viele Gründe, warum die Entscheidung für ein CRM-System gut überdacht sein will. In CRM-Projekten treten oft Kosten auf, die in der ursprünglichen Planung nicht berücksichtigt wurden. Folgende Fallen lauern vor allem bei CRM- und SaaS-Entscheidungen:
Bei der Datenmigration stellt sich heraus, dass die Altbestände manuell bereinigt und übertragen werden müssen – ein erheblicher Aufwand, der weder zeitlich noch finanziell eingeplant war. Zudem fehlen dem neuen System Schnittstellen zu vorhandenen Tools, was kostspielige individuelle Anpassungen notwendig macht.
Auch bei der Schulung der Mitarbeitenden zeigt sich: Das neue CRM ist komplex und viele Teammitglieder benötigen deutlich mehr Zeit, um es sicher zu nutzen. Hinzu kommen interne Widerstände, weil sich Prozesse ändern – das verzögert die Einführung und senkt kurzfristig die Produktivität.
Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, bei CRM-Projekten auch mit versteckten IT-Kosten zu rechnen – Sie sollen Ihre Entscheidung schließlich nicht bereuen.
🔗Aus dem Magazin: Change-Prozess – Von Ablehnung zu Akzeptanz
Kostenlose CRM-Checkliste
Wer klug vergleicht, spart später!
Jetzt die CRM-Checkliste herunterladen, um strukturiert herauszufinden, ob 1CRM die richtige Wahl ist. Sie enthält alle wichtigen Fragen, die Sie bei der Auswahl beachten sollten – direkt einsatzbereit & easy anzuwenden.
SaaS vs. On-Premises: Unterschiede aus TCO-Perspektive
Die zentrale Frage für die CRM-Entscheidung lautet häufig: Soll es eine On-Premises-Lösung (also Software auf unternehmenseigenen Servern) oder ein cloudbasiertes SaaS-Modell (Software as a Service auf externen Servern) sein? Eine fundierte Betrachtung der Total Cost of Ownership kann helfen, diese Frage zu beantworten – denn die Kostenstruktur der beiden Varianten unterscheidet sich grundlegend.
Während bei On-Premises-Systemen nur ein kleiner Teil der Gesamtkosten auf die Softwarelizenzen entfällt (man spricht von rund 10 %), entstehen die meisten Ausgaben durch Infrastruktur, Personalaufwand und Implementierung. Im Gegensatz dazu verursachen SaaS-Lösungen den Großteil der Kosten durch regelmäßige Mietgebühren, meist etwa 70 %, wobei der restliche Aufwand für Anpassung und Schulung deutlich geringer ausfällt.
Um die beiden Modelle wirtschaftlich vergleichen zu können, müssen sämtliche direkten und indirekten Kosten realistisch kalkuliert werden. Aus der Perspektive der versteckten Kosten zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen SaaS- und On-Premises-Lösungen:
- SaaS-Systeme verursachen meist geringere Einstiegskosten, da keine eigene Infrastruktur erforderlich ist und Updates sowie Wartung im Preis enthalten sind. Dafür fallen regelmäßige, laufende Gebühren an.
- On-Premises-Lösungen erfordern initial meist höhere Anfangsinvestitionen für Server, Installation und IT-Personal, bieten aber langfristig mehr Kontrolle und Datensicherheit.
Die Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes Modell hängt also sehr vom Einzelfall ab – vor allem vom Nutzungsszenario und dem geplanten Zeitraum. Es lohnt sich, in der Planungsphase alle Vor- und Nachteile eines CRM abzuwägen, um zu einer langfristig guten Entscheidung zu kommen.
🔗 Alle wichtigen Infos zu Nutzungs- und Lizenzmodelle
Fazit: Die Total Cost of Ownership Berechnung enthüllt das günstigste Angebot
Wer die Total Cost of Ownership berücksichtigt, erkennt versteckte IT-Kosten frühzeitig und schützt sich vor kostspieligen Fehlentscheidungen. Gerade bei CRM- oder SaaS-Projekten ist eine strukturierte TCO-Analyse der Schlüssel für nachhaltige, wirtschaftlich sinnvolle Investitionen. So scheitert Ihr CRM nicht wie die Titanic am Eisberg, sondern umschifft elegant die möglichen Fallen bei der Auswahl eines CRM-Systems. Freie Fahrt voraus!
© visual4 GmbH
