Unser Sales-Team berät Sie gerne: +49 711 460543 33
Menu

Einführung: Rechnungswesen in 1CRM

Das CRM-System als Rechnungsprogramm

Rechnungen im CRM-System verwalten

Einführung in das Rechnungswesen mit 1CRM

Mit dem Rechnungs-Modul werden Kundenrechungen verwaltet und organisiert. Jede Rechung verfügt über Zahlungbedingungen, über welche (in Kombination mit dem Rechnungs-Datum) das Fälligkeitsdatum der Rechnung definiert wird. Zu jeder Rechnung ist ein Kontakt, eine Firma und eine Adresse angegeben – sowohl für die Lieferung, als auch für die Rechnung. Für jede Rechnung muss der Lieferant und die Währung ausgewählt werden.

Lesen Sie, bevor Sie sich diesem Bereich widmen, die Anleitung für das Angebots-Modul!
Abbildung 1 zeigt die 1CRM Listenansicht des Rechnungs-Moduls:

CRM-Dokumentation: Rechnungswesen Übersicht

Jede Rechnung beinhaltet eine oder mehrere Produktgruppen. Jede dieser Produktgruppen kann ein oder mehrere Produkte (oder Produktpakete) enthalten. Für jede Gruppe können ein oder mehrere Rabatte aus den im Administrationsbereich definierten Rabatten ausgewählt werden. Versandkosten werden im Gruppen-Level der Rechnung festgelegt. Steuern, die für die Artikel in der Gruppe anwendbar sind, werden unterhalb der Gruppe aufgelistet, basierend auf den Steuerkennziffern jedes Artikels in der Gruppe.
Zu Anfang beinhaltet das Rechnungs-Modul eine Liste aller oder ausgewählter Rechnungen, in der außerdem alle (über-) fälligen Rechnungen farblich hervorgehoben sind. Jede Rechnung zeigt den Originalbetrag der Rechnung, sowie den momentanen Betrag an, nachdem alle Zahlungen getätigt wurden. Jede Rechnung in der Liste verfügt zusätzlich über eine Checkbox auf der linken Seite und eine Funktion im unteren Bereich des Fensters, welche zur Aktualisierung (Massenaktualisierung) eines oder mehrerer Feldwerte für alle ausgewählten Rechungen dient.
Abb. 2: Rechnungsdetail-AnsichtCRM-Dokumentation: Rechnungswesen - Rechnungsansicht im Detail
In der Rechnungs-Detail-Ansicht werden alle Informationen, die in einer Rechnung innerhalb von 1CRM enthalten sind, angezeigt –  Rechnungs- und Lieferadresse, Kontakte, Lieferanten, zu zahlende Steuern, Rabatte und Lieferkosten. Per Sub-Panels werden alle verbundenen Aktivitäten, wie z.B. eingehende Zahlungen im Zusammenhang mit dieser Rechnung angezeigt.

Erstellen einer Gutschrift

Die Schaltfläche Neue Gutschrift wird für die Stornierung einer Rechnung verwendet. Die aktuelle Rechnung wird durch die Erstellung einer neuen Rechnung mit negativen Stückzahlen ungültig. Beachten Sie, dass, sofern die aktuelle Rechnung als Geliefert markiert wurde, die anullierte Gutschrift ebenfalls als Geliefert markiert werden sollte. Dies stellt sicher, dass die Lagerbestände korrekt angeglichen werden.

Versenden von Produkten mit der Schaltfläche „Versenden!“

Die Schaltfläche Versenden wird verwendet, um die Produkte in der Rechnung zu versenden. Ein Klick auf diese Schaltfläche erstellt einen neuen Lieferreport, mit allen Gruppen und einzelnen Elementen (line items) aus der Rechnung. Sie haben die Wahl, ob einige der Elemente entfernt werden sollen, sofern nur eine Teil der Rechnung verschickt wurde. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Bereich über das Liefer-Modul.

 

Produkte von aufgelisteten Elementen erstellen

Die Schaltfläche Produkte erstellen wird verwendet, um unterstützte Produkte aus einigen oder allen aufgelisteten Elementen in der aktuellen Rechnung zu erstellen und diese optional mit neuen oder bereits existierenden Service-Einzel-Verträgen  zu verknüpfen.

 

Erstellen eines Rechnungs- oder Abrechnungs-PDFs

Eine PDF kann unter Verwendung der Schaltfläche PDF erstellen für jede beliebige Rechnung ausgegeben werden. Rechnungen können automatisch in einem Schritt erstellt und per E-Mail versendet werden. Verfügt ein Unternehmen über mehrere Adressen, können Sie per  Drop-Down-Box die gewünschte E-Mail-Adresse auswählen.

Hinweis: Zu einem Rechnungs-PDF können spezifische Hinweise im Hinweis-Feld hinzugefügt werden, genauso wie die allgemeinen Geschäftsbedingungen, welche unter Admin -> Firmeninformationen definiert werden.
CRM-Dokumentation: Rechnungswesen - Rechnung als PDF

Eingehende Zahlungen anlegen

Um eine eingegangene Zahlung zu vermerken, wählen Sie im Subpanel „Eingangszahlungen“ unterhalb der Rechnung den Button neu. Wählen Sie im Dropdown-Menü den Zahlungs-Typ (z.B. Banküberweisung, Paypal etc.) aus und geben Sie das Zahlungsdatum und den eingegangenen Betrag ein. Wenn nicht der gesamte Rechnungsbetrag beglichen wurde, ist auch eine Angabe von Teilzahlungen möglich. Speichern Sie im Anschluss die Zahlung.

Ein Klick auf die Verknüpfung Eingehende Zahlungen zeigt eine Liste aller oder gefilterter Zahlungen im System, einschließlich Zahlungs-ID und -Datum, Betrag und Typ (Bar, Scheck, telegrafische Geldüberweisung, Geldbrief, Bankeinzug, Paypal, Western Union, Gutschrift, Kreditkarte).
Die Verknüpfung Zahlung erstellen wird verwendet, um Informationen über eine neue eingehende Zahlung einzugeben.

Hinweis: In der Detail-Ansicht eingehender Zahlungen existieren die Schaltflächen Als PDF drucken und PDF per E-Mail versenden, die verwendet werden können, um die Quittung für die Zahlung zu drucken oder per E-Mail zu versenden.CRM-Dokumentation: Rechnungswesen - Neue Zahlung anlegen

Drucken mehrerer Rechnungen

Über die Schaltfläche Rechnungen drucken im Massen-Aktualisierungs-Panel können Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt drucken. Wählen Sie einfach die Check-Boxen für mehrere Rechnungen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche. Wählen Sie nun auf dem erscheinenden Panel die Unternehmens-Adresse und den Entwurf, den Sie für das PDF verwenden möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Rechnungen drucken. Ein PDF wird erstellt, in der alle Rechnungen zusammengefügt wurden.

Noch Fragen? Dann besuchen Sie uns auf Xing

Werden Sie Teil der 1CRM-Community

Die 1CRM-Usergroup bringt Anwender aus den unterschiedlichsten Bereichen mit anderen Anwendern und Entwicklern zusammen. In der Xing-Gruppe erhalten Sie aktuelle Informationen zur CRM-Lösung 1CRM, z. B. Produkt-Updates, neue Features, Webinar-Termine und können sich mit anderen CRM-Anwendern austauschen. Stellen Sie sich und Ihr Geschäft gerne im Forum „Vorstellungsrunde“ vor und schildern Sie kurz, wie Sie 1CRM einsetzen.

1CRM-Anwender und -Entwickler beantworten Ihre Fragen

Neu bei 1CRM? So richten Sie das CRM-System ein

CRM-Updates testen und einspielen

CRM-Updates testen und einspielenDas sollten Sie beim Einspielen von 1CRM-Updates beachtenSteht ein neues Update für 1CRM zur Verfügung, empfehlen wir das hier beschriebene Vorgehen.Insbesondere, wenn Ihr System individuell angepasst ist, kann es zu unvorhergesehen...

Datenschutzeinstellungen gemäß DSGVO

CRM datenschutzkonform einrichten Das sollten Sie noch vor der alltäglichen Bedienung des Systems einstellen Die aktuelle Datenschutzverordnung verpflichtet Sie zu einem besonderen Umgang mit personenbezogenen Daten. Damit Sie die Anforderungen der...

CRM upgraden

Sie möchten zu einer anderen 1CRM-Edition wechseln? Oder in die Cloud? Erfahren Sie, wie Sie auf eine andere 1CRM-Lizenz umsteigen oder von On-Premises auf die Cloud. Ein großer Vorteil von 1CRM ist das flexible Lizenz- und Hosting-Modell. In dieser Anleitung zeigen...

Benutzerkonten im CRM anlegen

CRM-Benutzer für Ihre Mitarbeiter anlegen So richten Sie Benutzerkonten in 1CRM ein Sie können in 1CRM so viele Benutzer anlegen, wie Sie Lizenzen erworben haben (mit der kostenlosen Startup Edition können Sie noch weitere 2 Benutzer anlegen). In dieser Anleitung...

E-Mail im CRM: sendmail oder SMTP?

E-Mails im CRM: sendmail oder SMTP Hintergrundwissen zum Einrichten des E-Mail-Versands in 1CRM In 1CRM lassen sich E-Mails über sendmail oder SMTP versenden. Die zwei Begriffe sagen Ihnen nichts? Der folgende Text erklärt, was hinter den Begriffen steht, wann Sie...