Was sind Workflow-Automatisierungstools?

Zapier, PieSync, IFTT, MS Flow – das sind nur einige große Namen unter den Tools für die Workflow-Automatisierung. Sie bieten Vernetzungsdienste, mit denen sich verschiedene Webanwendungen bequem verbinden lassen, zum Beispiel das CRM-System mit Mailchimp und Office 365 oder den eigenen WordPress-Blog mit Twitter, Facebook und Instagram. Und das alles ohne programmieren zu müssen.

Mit Zapier lassen sich über sogenannte Zaps eine Vielzahl von Aktionen in der Empfänger-Software auslösen. Zum Beispiel könnten wir definieren, dass Zapier den neuen Lead in 1CRM automatisch in die Mailing-Liste in MailChimp einträgt. Mit wenigen Klicks lassen sich so Workflows über verschiedene WebApps hinweg automatisieren. Mehr zum Thema Zapier finden Sie in unserem Ratgeber: Zapier (das Schweizer Taschenmesser des Internets) meets 1CRM

PieSync ist vor allem ein Synchronisierungsdienst von Kundeninformationen und Kontaktdaten. So lassen sich mit PieSync Telefonnummern, Adressen und mehr über 1CRM, MailChimp, Outlook, iCloud etc. automatisch synchronisieren. Mehr über PieSync und 1CRM: https://www.piesync.com/1crm/

IFTT steht für If This Then That und ist eine Automatisierungsplattform, die sich hervorhebt durch viele Vernetzungsdienste im IoT-Bereich. So lässt sich die eigene Smart-Home-Software, z. B. Philips Hue mit der Software des Geschirrspülers vernetzen: Kann der Geschirrspüler ausgeräumt werden, blinkt das Licht im eigenen Heim.

Bei Microsoft Flow heißen die Vernetzungsdienste nicht Zaps wie bei Zapier, sondern Vorlagen. Microsoft Flow bietet vor allem Vernetzungen innerhalb der eigenen Produktwelt an und lohnt sich daher vor allem für Unternehmen, die bereits einige der Microsoft-Produkte einsetzen. Mit Microsoft Flow lassen sich zum Beispiel Termine automatisch in Outlook setzen, wenn ein Teammitglied eine neue Aufgabe im Planner erhält.

Vorteile von Workflow-Automatisierung

Durch die Digitalisierung nutzen wir immer mehr Webplattformen, die immer wieder die gleichen Daten brauchen oder von Daten profitieren, die wir bereits in einer anderen Webplattform gespeichert haben. Die Workflow-Automatisierung unterstützt dabei, diesen Weg von einer Plattform zur anderen zu überbrücken. So lassen sich Arbeitsabläufe, die über mehrere Webplattformen hinweg laufen, mit wenigen Klicks automatisiert abbilden.

Vorteile beim Einsatz von Workflow-Automatisierungsplattformen:

  • kein Entwicklungsaufwand
  • Automatisierung von Software-übergreifenden Prozessen
  • Konsistente Daten mithilfe Synchronisierungsdiensten
  • Zeitersparnis durch weniger manuelle Handgriffe

Was kostet die Workflow-Automatisierung?

Die meisten Workflow-Automatisierungsplattformen sind kostenpflichtig, bieten aber oftmals eine abgespeckte kostenlose Variante oder einen kostenlosen Testzeitraum. Bei Zapier reichen die Preise von 0,- bis 250,- Dollar im Monat, PieSync kostet zwischen 9,- und 99,- Dollar im Monat und MS Flow von 0,- bis 15,- Dollar pro Monat und Benutzer.

Welche Risiken bei der Workflow-Automatisierung muss ich beachten?

Bei Zapier wie bei PieSync fließen die Daten über amerikanische Server. Die DSGVO-Konformität ist daher nicht in vollem Rahmen gegeben. Microsoft Flow läuft über verteilte Rechenzentren in verschiedenen Ländern – es ist also nicht ganz klar über welche Länder die Daten tatsächlich fließen – wir schätzen Microsoft dennoch als vertrauenswürdig ein, da das Geschäftsmodell von Microsoft auf dem Produkt-Verkauf fußt – und nicht auf der Auswertung und dem Verkauf von anonymisierten Nutzerdaten.

Gibt es „self-hosted“-Workflow-Automatisierungsplattformen?

Ja, die gibt es. Node-RED ist ein Beispiel davon. Erfordert aber wesentlich mehr Programmierkenntnisse als Zapier oder PieSync. Node-Red ist also nur geeignet für Technik-Begeisterte.

Ein weiterer interessanter Open-Source-Ansatz im Bereich Webanwendungs-Vernetzung kommt von StackStorm. Erfordert natürlich auch wieder wesentlich mehr Technik-Kompetenz als bei den großen Cloud-Lösungen.

Fazit & Empfehlung

Zapier und PieSync sind jetzt in 1CRM nutzbar und bieten eine einfache und bequeme Anbindung von Drittsoftware an das CRM-System. Wer diese Dienste nutzt, dem sollte aber klar sein, dass die übertragenen Daten über amerikanische Webserver laufen. Sensible Daten sollten Sie daher auf andere Weise synchronisieren, z. B. über individuelle Schnittstellen.