Mitgliederverwaltung: So behalten Sie den Überblick

Das Vereinsleben ist vielfältig und abwechslungsreich. Nicht zuletzt wegen der vielen verschiedenen Mitglieder, die den Verein erst ausmachen. Darüber den Überblick zu behalten, ist anspruchsvoll. Je größer der Verein oder Verband wird, desto höher sind die Ansprüche an die Verwaltung. Denn in der Mitgliederverwaltung fallen viele verschiedene Aufgaben an. Nur durch gut gepflegte Daten kann die Kommunikation reibungslos verlaufen oder die Mitgliedsbeiträge eingezogen werden. Ohne den Datenschatz in der Mitgliederverwaltung kann der Verein kaum funktionieren. Daher wird hier oft viel Arbeit nötig.

Mitgliederdaten erfassen und aktuell halten

Die Basis der Mitgliederverwaltung sind die Daten der einzelnen Mitglieder. Diese müssen erfasst und aktuell gehalten werden. Mitgliedsanträge gehen oft als pdf oder einfach in einer E-Mail ein, manchmal auch als Ausdruck im Briefkasten. Die darinstehenden Informationen müssen dann manuell übertragen werden.

Welche Daten pro Mitglied genau erfasst werden müssen, hängt natürlich vom Vereinszweck ab.

Die relevanten Daten sind meist:

• Name
• Adresse
• Geburtstag
• Eintrittsdatum
• Mitgliedsstatus
• Kontaktmöglichkeiten (Telefon, E-Mail, etc.)

Darüber hinaus ist es oft nötig, die Teilnahme an bestimmten Veranstaltungen zu erfassen und z. B. dadurch erworbene Qualifikationen zu erheben.

Daten aktuell halten

Es ist natürlich wichtig, die Daten aktuell zu halten. Wenn Mitglieder umziehen, neue Qualifikationen erwerben oder einen Kurs besuchen – all das muss systematisch erfasst und regelmäßig aktualisiert werden. Wenn diese Daten in verschiedenen Systemen gespeichert lokal werden, ist die Fehleranfälligkeit hoch. Dann müssen z. B. verschiedene Excellisten miteinander verglichen werden, wobei man leicht etwas übersieht.

Generell kann man sagen, dass mit jedem zusätzlichen Tool oder Speicherort die Fehlerquote steigt, weil Details übersehen werden oder plötzlich mehrere Versionen nebeneinander existieren und niemand weiß mehr, welche die aktuelle oder korrekte ist.

Fortbildungen managen und Qualifikationen überblicken

Viele Vereine bieten Fortbildungen und Kurse an. Durch die Teilnahme können die Mitglieder Qualifikation erwerben, die sie dann z. B. zur Teilnahme an weiteren Angeboten berechtigt.

Innerhalb der Mitgliederverwaltung muss also hinterlegt werden, wer welche Qualifikation hat – z. B. weil er sie im Verein erworben hat oder sie für die Teilnahme an Vereinsangeboten notwendig sind. Hat ein Mitglied sich im Verein weiterqualifiziert, sollte ihm sein Zertifikat per E-Mail zugeschickt und in seinem Datenstamm hinterlegt werden.

Mitgliederbeiträge abrechnen

Ein Verein muss auch finanziert werden. Räumlichkeiten, Trainer, Material und vieles mehr wird von den Beiträgen der Mitglieder bezahlt. Dafür müssen diese Beiträge natürlich korrekt abgerechnet und eingezogen werden.

Häufig gibt es verschiedene Tarife in einem Verein, z. B. Vergünstigungen für Familien oder Studenten. Solche Besonderheiten müssen bei der Berechnung natürlich berücksichtigt werden.

Verschiedene Zahlungsintervalle berücksichtigen

Auch das Berechnungsintervall kann sich unterscheiden: Manche Vereine erheben einen Monatsbeitrag, in anderen wird alle drei oder sechs Monate ein Beitrag fällig und in vielen Vereinen wird sogar nur einmal im Jahr der Beitrag erhoben.

Besonders komplex wird die Anforderung, wenn verschiedene Intervalle nebeneinander möglich sind. Dann ist es besonders wichtig, die aktuellen Zahlungen aller Mitglieder im Überblick zu haben.

Einzug per SEPA-Lastschriftmandat

Praktisch und bequem ist der Einzug per SEPA-Lastschriftmandat. Dabei erteilt das Mitglied dem Verein die Erlaubnis, im abgesprochenen Intervall den Beitrag vom Konto einzuziehen. Der zugehörige unterschriebene Vertrag sollte gescannt und beim Mitglied hinterlegt werden. Das Original muss sicher verwahrt werden.

Natürlich kann es immer mal wieder vorkommen, dass Mitglieder ihre Zahlungen vergessen. Dann muss eine Zahlungserinnerung geschrieben und versandt werden.

Neue Mitglieder werben

Je mehr, desto besser! Neue Mitglieder sind im Verein immer willkommen und daher gehört eine aktive Werbung für den Verein einfach dazu. Dafür ist jedoch meistens nur ein kleines Budget eingeplant – was also tun, um mit möglichst niedrigen Kosten viele neue Mitglieder anzuwerben?

Strukturen überblicken: Reportings & Analysen

Wer gehört eigentlich alles zum Verein? Wie ist z. B. die Altersstruktur? Welches sind die beliebtesten Kurse oder wie viele neue Mitglieder haben wir dieses Jahr im Vergleich zum Vorjahr gewinnen können? Es gibt viele Fragen, die mithilfe einer gut strukturierten Mitgliederverwaltung beantwortet werden können.

Dafür muss die Datenbank natürlich immer aktuell gehalten werden und die relevanten Daten müssen erfasst und zugeordnet werden. Dann können Reportings erstellt werden, die z. B. auch für die Steuererklärung genutzt werden. Sie können aber auch die Grundlage für die gezielte Anwerbung von neuen Mitgliedern sein. Denn je mehr man über seine bisherigen Mitglieder weiß, desto besser lassen sich zukünftige Zielgruppen eingrenzen.

Man nennt diese Technik Zielgruppensegmentierung. Dabei wird analysiert, wer mit dem eigenen Angebot gut erreicht und effizient überzeugt werden kann. Es ist natürlich viel besser, sich auf diejenigen konzentriert, die überhaupt Interesse am Verein und dessen Angebot haben statt um alle zu werben. So spart der Verein viel Zeit und Geld.

Das Gleiche gilt natürlich auch auf Verbandsebene: Reportings verschaffen einen schnellen Überblick darüber, wie groß die zugehörigen Vereine sind, welche Mitglieder welchem Landes-, Regional- und Kreisverband angehören etc.

Maßnahmen planen

Ein Teil der Mitgliederverwaltung ist es, Aufgaben und Maßnahmen zu überblicken und zu planen. Wird beim Blick auf die Teilnehmerlisten klar, dass bestimmte Fortbildungen oder Kurse fast ausgebucht sind, sollten neue geplant werden. Dafür ist es auch vorteilhaft, wenn die Auslastung der Trainer jederzeit einsehbar ist.

Für die Jahresplanung brauchen die Verantwortlichen einen Überblick über die Kapazitäten von Trainern und Räumlichkeiten. Ein Blick auf die Buchungen der vergangenen Jahre kann dabei helfen, neue Angebote zu entwickeln oder wenig nachgefragte Kurse durch beliebe zu ersetzen.

Im Rahmen der Planung ist es wichtig, die Mitglieder auf dem Laufenden zu halten. Dies geschieht idealerweise über E-Mails, die mit speziellen Tools auch automatisch verschickt werden können. Per E-Mail können die Mitglieder regelmäßig über neue Kurse oder Produkte im Shop informiert werden.

Auch Erinnerungen an Termine oder Mahnungen erreichen ihre Adressaten am einfachsten per E-Mail. Durch Verzicht auf Papierkommunikation kann allein beim Porto viel Geld gespart werden.

Cloudbasierte Mitgliederverwaltung

Excellisten und Karteikästen kommen in der Vereinsverwaltung besonders dann an ihre Grenzen, wenn mehrere Menschen auf die Daten zugreifen wollen. Einzelne Dateien müssen dann hin- und hergeschickt und verglichen werden. Am Ende hat oft niemand mehr einen Überblick darüber, welche Version überhaupt final und vollständig ist.

Cloudbasierte Lösungen können jederzeit und von jedem Ort genutzt werden. Dabei entsteht nur eine Datenbank, die von verschiedenen Personen gepflegt und verwaltet werden kann. Es sollte auch möglich sein, verschiedene Zugriffsrechte zu vergeben. Viele Tools bieten auch eine DATEV-Schnittstelle, mit der der Steuerberater Zugriff auf für ihn relevante Daten hat.

Die Vorteile von cloudbasierter Mitgliederverwaltung:

• Bündelung von verschiedenen Dokumenten an einer zentralen Stelle
• Von jedem Ort und jedem Endgerät aus nutzbar
• Nur eine Datenbank, also immer aktuelle Daten
• Von mehreren Personen nutzbar

Mitgliederverwaltung DSGVO-konform

Die Mitgliederverwaltung muss den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Diese regelt den Datenschutz bei Verwaltung von personenbezogenen Daten und ist daher auch für Vereine und Verbände relevant.

Den Gesetztext finden Sie im Amtsblatt der Europäischen Union. Was Sie für Ihren Verein beim Datenschutz beachten müssen, erfahren Sie auch in unserem Artikel Vereinsverwaltung: Das ist bei der Digitalisierung zu beachten.

Fazit

Die Arbeit in einem Verein hat viele Facetten. Hinter den Kulissen der sichtbaren Vereinsarbeit steckt viel Zeit und Mühe in der Verwaltung. Die Mitgliederdaten müssen immer aktuell sein, sonst funktioniert weder Kommunikation noch Abrechnung. Daher sollten die Daten auf möglichst wenige Tools konzentriert werden.

Cloudbasierte Lösungen können dabei helfen, einen besseren Überblick über die aktuellen Daten zu halten und Aufgaben zu automatisieren, z. B. beim Versand von E-Mails.