Vereinsbuchhaltung – Vom Freud und Leid des Kassenwarts

Was ist die Vereinsbuchhaltung?

Vereinsbuchhaltung ist – natürlich – die Buchhaltung in einem Verein. Im Wesentlich geht es darum, die Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren. Zu den Einnahmen gehören z.B. Mitgliedsbeiträge, Spenden, Einkünfte bei Veranstaltungen oder Sponsoring. Ausgaben können Gehälter, Mieten oder Kosten für Events sein. Vereinsbuchhaltung kann mit einer einfachen Excel-Liste oder mit spezieller Software betrieben werden.

Was sind die Ziele von Vereinsbuchhaltung?

Mit Vereinsbuchhaltung werden drei unterschiedliche Ziele verfolgt:

• Wirtschaftliches Ziel: Ergebnisse verschiedener Jahre miteinander vergleichen können, auf dieser Basis Zuschüsse beantragen
• Demokratisches Ziel: Transparenz für die Mitglieder über die Finanzen des Vereins
• Rechtliches Ziel: Dokumentation für das Finanzamt

Es geht also immer darum, Überblick und Transparenz über die Finanzen eines Vereins zu schaffen. Dabei können sich verschiedene Zielgruppen für die Vereinsbuchhaltung oder Teile daraus interessieren (zuallererst die Mitglieder und das Finanzamt, aber auch andere Behörden, Sponsoren, potenzielle Spender:innen etc.).

Welche Angaben gehören im Detail zur Buchhaltung?

Zu den Einnahmen und Ausgaben gehören noch diverse Detail-Angaben. Für alle Belege sind folgende Angaben Pflicht:

• Datum der Ausstellung (z.B. Rechnungsdatum)
• Unterschrift der Belegaussteller:in
• Beschreibung des Vorgangs
• Laufende Belegnummer
• Wertangaben (in Euro)
• Konto, das belastet wurde
• Datum der Buchung und Bestätigung
• Prüfungsbestätigung mit Namen und Datum

Die wichtigsten gesetzlichen Grundsätze der Buchhaltung

In § 146 Abs. 3 AO ist festgelegt, nach welchen Grundsätzen Vereine (aber auch andere Organisationen) ihre Buchhaltung führen müssen:

• Einnahmen und Ausgaben müssen tagesaktuell erfasst werden.
• Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen – Ausnahme der Einzelbuchungspflicht: wenn viele Menschen bar zahlen, z.B. bei einer Veranstaltung, darf auch die Gesamtsumme erfasst werden. Dies gilt nicht, wenn ein elektronisches Kassensystem verwendet wird.
• Alle Aufzeichnungen müssen in lebender Sprache, möglichst auf Deutsch, vorliegen
• Abkürzungen (aus Ziffern, Buchstaben, Symbole etc.) sollten Sie vermeiden. Wenn sie verwendet werden, müssen sie eindeutig und verstehbar sein.
• Die Dokumentation darf nicht nachträglich verändert werden, sodass man die ursprüngliche Buchung nicht mehr erkennt.
• Aufzeichnungen dürfen auf digitalen Datenträgern gespeichert werden. Diese müssen den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen.
• Die Belege müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, die tatsächliche Buchhaltung sogar 10 Jahre.

Welche Vereine sind zur Buchhaltung verpflichtet?

Die kurze Antwort: Alle Vereine müssen Buchhaltung betreiben – egal ob eingetragen oder nicht.

Im Detail sieht die Lage etwas differenzierter aus. Zunächst mal ist jeder Verein dazu verpflichtet, seinen Mitgliedern gegenüber Transparenz über Einnahmen und Ausgaben zu schaffen. Genauer gesagt fällt diese Verantwortung dem Vereinsvorstand zu (der die Arbeit meist an den Kassenwart delegiert).

Die Mitglieder können auch Belege für die Posten in der Buchführung verlangen. Darüber hinaus muss der Kassenwart ein Bestandsverzeichnis führen mit sämtlichen Vermögenswerten des Vereins (z.B. Ausstattung oder Fahrzeuge). Diese Informationen werden in der Regel einmal jährlich in der Mitgliederversammlung vorgestellt.

All diese Regeln gelten ausnahmslos für jeden Verein – egal wie viele Mitglieder oder wie groß der Umsatz.

Ab einer Größe von sieben Mitgliedern kann sich ein Verein ins Vereinsregister eintragen lassen. Damit wird er zur juristischen Person und es kommt noch die Pflicht zu Buchführung gegenüber dem Finanzamt hinzu. Für beide Zwecke (Transparenz gegenüber den Mitgliedern und dem Finanzamt) ist in den meisten Fällen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausreichend.

Allerdings gilt: Vereine, die entweder einen höheren Jahresumsatz als 600.000 Euro haben oder mehr als 60.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen, müssen doppelte Buchführung betreiben und dem Finanzamt eine Bilanz vorlegen.

Gut zu wissen: Viele der Einnahmen eines Vereins zählen nicht zu den steuerpflichtigen Einnahmen, z.B. Mitgliedsbeiträge oder Spenden. Sie müssen natürlich trotzdem in der EÜR berücksichtigt werden. Wenn ein Verein bilanzierungspflichtig wird, dann meldet sich üblicherweise das Finanzamt.

Spezielle Pflichten von gemeinnützigen Vereinen

Auch gemeinnützige Vereine sind zur erweiterten Buchführung verpflichtet. Die Gemeinnützigkeit ergibt sich daraus, dass ein Verein für das Wohl der Gesellschaft arbeitet. Darüber hinaus darf ein gemeinnütziger Verein keine Gewinne erzielen oder Vermögen aufbauen (Gewinne werden also wieder investiert).

Dafür erhalten solche Vereine steuerliche Vorteile (Einnahmen des Vereins bleiben körperschaft- & gewerbesteuersteuerfrei sowie ermäßigter Umsatzsteuersatz (7%)), sie unterliegen aber auch speziellen buchhalterischen Pflichten. Diese sind im Detail:

• Die EÜR muss nach SKR 49 (dem Kontenrahmen für Vereine) in verschiedene steuerliche Bereiche aufgeteilt sein: der ideelle Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb.
• Alle Mittel (auch Sachmittel) müssen zweckgebunden eingesetzt werden und dies muss belegt werden. Darunter fällt, dass die Tätigkeit des Vereins und die Arbeitszeit der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden überwiegend zweckgebunden sind. Weder Mitarbeitende noch Dritte dürfen unverhältnismäßig hoch bezahlt werden.
• Über die Buchhaltung muss ersichtlich sein, dass alle Mittel zeitnah (innerhalb von 2 Jahren nach dem Jahr des Erhalts) verwendet wurden.

Fazit: Vereinsbuchhaltung ist komplex, kann aber mit Software beherrscht werden

Die vielen gesetzliche Vorgaben hinterlassen bei manchem Kassenwart vielleicht ein mulmiges Gefühl: Ist das überhaupt in einem Ehrenamt zu schaffen? Aber nach einer kurzen Einarbeitung wird den meisten schnell klar, dass sich die Vorgänge wiederholen. An dieser Stelle kann eine Software hilfreich sein.

Diese macht die Buchhaltung übersichtlich und bietet häufig nützliche Extra-Funktionen – z.B. die Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen. Zudem bietet Software eine rechtssichere und dauerhafte Dokumentation, die häufig per Schnittstelle mit dem Finanzamt geteilt werden kann. Das spart eine Menge Arbeit und Zeit, die lieber für den eigentlichen Vereinszweck genutzt werden sollte.