Kundenverwaltung ist lediglich ein einzelner Bereich des CRM-Systems. Genau gesagt: ein sehr kleiner. Die Verwaltung von Adressen ist eine recht statische Angelegenheit und erst wo dieser Prozess endet, gibt CRM mit seiner Dynamik so richtig Gas.

In diesem Beitrag wollen wir aufzeigen, wie Ihnen gängige Lösungen wie Outlook und Excel bei der Adressverwaltung weiterhelfen. Und ab welchem Zeitpunkt es sich lohnt, ernsthaft über eine CRM-Software nachzudenken.

Tipp 1: Microsoft Excel – eine gute Basislösung

Daten erfassen, verwalten, selektieren… An welches Programm denken Sie sofort? Genau, Microsoft Excel. In der Tat wirkt dieses Tool wie die „Eier legende Wollmilchsau“, weil es aufgrund seiner Funktionen viele Möglichkeiten bietet.

Der Vorteil: Kommt ein neuer Datensatz hinzu, springen Sie einfach nur ans Ende Ihrer Liste, um diesen zu erfassen und Sie lassen ihn von Excel wiederum automatisch an die richtige Stelle sortieren. Dank dieser Funktion lassen sich auch Direktwerbeaktionen oder Ihre Telefonakquise planen. Extrahieren Sie beispielsweise eine regionale Adressenliste für eine Werbeaktion, indem Sie den Datenbestand nach Postleitzahlengebieten sortieren.

Excel ist ein sehr gutes Tool für Einsteiger. Es bietet viele Möglichkeiten, Adressen aufzubereiten und zu sortieren, ohne lange Einarbeitungszeit.

Sobald es jedoch um die Vernetzung von Datensätzen geht, stößt Excel an seine Grenzen. Je mehr Datensätze und Programme Sie vernetzen wollen, desto komplexer und unübersichtlicher wird der Datensatz auf Excel. Auch die Pflege der Adressen wird so immer aufwändiger und die Excel Tabelle wird dadurch auch immer fehleranfälliger.

Und so funktioniert die Adressdatenverwaltung mit Microsoft Excel

Im ersten Schritt empfiehlt es sich, Tabellen anzulegen für Vorname, Nachname, Straße, Firma usw. Bedienen Sie sich der Funktion „automatisch sortieren“ – und schon sparen Sie sich die Mühe, Daten an der korrekten Stelle einzufügen. Im Detail geht das Ganze so:

  1. Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe.
  2. Legen Sie Überschriften für die einzelnen Spalten fest – also Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, und so weiter.
  3. Formatieren Sie den Bereich als Tabelle.

    Excel Tabelle Erstellen
    Schreiben Sie Überschriften in die Spalten und formatieren Sie diese als Tabelle.
  4. Geben Sie nun nacheinander alle Daten ein, die Ihnen vorliegen – Sie müssen keine alphabetische Reihenfolge beachten, denn das erledigt Excel anschließend für Sie. Dazu öffnen Sie die Registerkarte „Start“. Platzieren Sie den Cursor in die Spalte, nach der die Liste sortiert werden soll, also zum Beispiel „Nachname“.
  5. Klicken Sie nun auf „Sortieren und Filtern“ und wählen Sie den Befehl „von A bis Z sortieren“. Im Handumdrehen wird Ihr Datensatz korrekt alphabetisch sortiert.
Excel Tabelle sortieren
Die eingegebenen Daten lassen sich einfach alphabetisch sortieren. Klicken Sie dafür auf den Pfeil neben der Überschrift.

Tipp 2: Microsoft Outlook – vor allem für E-Mailing

Sie nutzen ohnehin Microsoft Outlook? Auch hier funktioniert die Adressdatenverwaltung zuverlässig. Und natürlich bietet sich auch hier die Möglichkeit, Kontakte zum Versenden von Mailings zu selektieren.

Der Vorteil an Microsoft Outlook ist, ähnlich wie bei Excel, dass viele zumindest mit den Grundfunktionen vertraut sind. So können Sie sich schnell beibringen, wie Sie Kontakte einpflegen und für Mailings selektieren. Geht es Ihnen also hauptsächlich darum, ihre Adressen für das Senden von E-Mails zu nutzen, ist Outlook ein zuverlässiges Tool.

Natürlich ist Outlook vorrangig ein E-Mail-Programm und somit sind viele Funktionen darauf optimiert. Wenn sie Kontakte über Mailings hinaus pflegen und anderweitig nutzen wollen, hilft Outlook nicht mehr weiter. Zudem sind die Verteiler statisch, Sie müssen diese also manuell anlegen und ändern. Dies ist bei großen, sich schnell ändernden Datenmengen kaum noch machbar.

 

Neue Kontakte erfassen

Zum Erfassen neuer Kontakte klicken Sie im Menü auf „Kontakte“ und anschließend auf „Neu“. Es öffnet sich nun eine Eingabemaske für die neue Adresse, die Sie entsprechend befüllen.

Outlook Kontakte erstellen
Neue Kontakte in Outlook.

Verteilerlisten erstellen

Mailingaktionen lassen sich schnell und unkompliziert realisieren über Verteilerlisten. Hierzu wählen Sie einfach aus Ihrem Bestand die jeweiligen Empfänger aus und schon übernimmt Outlook die Verteilung an die gewählte Liste.

  1. Klicken Sie dazu im Kontakt-Menü auf das Symbol „Neue Kontaktgruppe“.
  2. Vergeben Sie als erstes einen aussagekräftigen Namen für diesen Verteiler und fügen anschließend über „Mitglieder hinzufügen“ die gewünschten Kontakte hinzu.
  3. Am Symbol mit den zwei Köpfen erkennen Sie nachher übrigens, dass es sich hier um keinen Einzelkontakt, sondern um eine ganze Kontaktgruppe handelt.
Outlook neue Kontaktgruppe
Nun können Sie erstellte Kontakte in einer Kontaktgruppe zusammenfassen.

Kontaktpflege

Die Kontaktpflege in Outlook ist im Prinzip selbsterklärend. Einziges Manko hinsichtlich Werbeaktionen: In erster Linie sind die gespeicherten Kontakte für den E-Mail-Verkehr gedacht.

Ihr Business wächst – und damit auch der Aufwand der Datenpflege

Neben Excel und Outlook finden Sie im Netz noch weitere Tools, die Sie wirkungsvoll bei der Kontaktpflege unterstützen können und für den Anfang erfüllen diese auch ihren Dienst. Wächst Ihr Business und damit Ihre Anforderungen, lohnt es sich aber, über ein CRM-System, also ein Customer-Relationship-Management nachzudenken – denn die Breite und Tiefe bei der Kontaktverwaltung, die ein CRM bietet, können Tools wie Outlook und Excel nicht erreichen.

Eine CRM-Software hat gegenüber der statischen Kontaktverwaltung einen klaren Vorsprung: Es kann E-Mails, Gesprächsnotizen und kundenbezogene Dokumente direkt beim jeweiligen Kontakt speichern und ermöglicht daher einen ganzheitlichen Blick auf die Geschäftsbeziehung. Es differenziert zwischen Leads, Interessenten und Kunden.

Tipp 3: Ein CRM bringt Dynamik in Ihre Geschäftsbeziehungen

Ein CRM-System kann weitaus mehr als einfache Adressverwaltung mit Excel, Outlook und Co. Es speichert nicht nur Daten, sondern bietet den Vorteil alle Informationen zu vernetzen. Es kann Zielgruppen segmentieren und ermöglicht es Ihnen, diese individuell anzusprechen. Darüber hinaus unterstützt es Marketing und Vertrieb – vom ersten Kontakt bis zum Kundenservice nach dem Kauf.

CRM Dokumentation: Das Kontakt-Modul

Natürlich ist die Einführung eines CRM-Systems mit Aufwand für Umstrukturierung und Einarbeitung  verbunden. Dies lohnt sich erst, wenn die Zeitersparnis durch das CRM im Vergleich zu anderen Tools sehr deutlich ist. Für kleinere Unternehmen mit wenigen Adressdaten ist der Aufwand unter Umständen unverhältnismäßig hoch.

Doch selbst für Einzelunternehmen oder Startups kann ein CRM-System direkt am Anfang sinnvoll sein, wie der Unternehmer Heinz Leuters im unabhängigen Interview nahelegt: Von Anfang an erfolgreich mit guten Ideen und 1CRM.

Ein CRM-System, unterstützt das Marketing-Team dabei, per Knopfdruck Kampagnen an die jeweilige Zielgruppe zu versenden und aus den Rückläufern wichtige Schlüsse zu ziehen.

Wird ein Lead zum Interessenten, kommt der Vertrieb ins Spiel. Im CRM werden Verkaufschancen erkannt und gehen in Angebote und Aufträge über. Aufgaben lassen sich delegieren, Vereinbarungen dokumentieren und Wiedervorlagen können programmiert werden. So können auch kleinere und mittelständische Betriebe professionelle Vertriebsprozesse umsetzen. Es bietet allen Teams – Marketing, Vertrieb und Kundenservice eine einheitliche Plattform für ihre Zusammenarbeit.

Fazit

Welches Tool das richtige für Sie ist, hängt sehr start von der Masse der zu verwaltenden Daten ab. Außerdem sollten Sie darauf achten, wie oft sich die Daten ändern.

Statische Tools wie Microsoft Excel und Outlook sind gute Einsteigertools für die Adressverwaltung. Bei übersichtlichen Datenmengen kann Excel durch seine vielfältigen Optionen sehr hilfreich und effektiv sein. Wenn Sie Adressdaten vor allem für den Versand von E-Mails nutzen, können Sie zunächst problemlos mit Outlook arbeiten.

Wenn Ihre Adressdaten jedoch zu umfangreich werden und Sie eine komplexere Vernetzung von Datensätzen für verschiedene Zwecke brauchen, stoßen diese statischen Tools an ihre Grenzen. Nun lohnt es sich, ein CRM-System einzuführen und die Adressverwaltung darüber vorzunehmen. So können Sie die Adressen für ihre Marketing- und Vertriebsprozesse optimal nutzen und Ihre Zielgruppe und Kunden individueller ansprechen.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Für den Anfang reicht es, Kundendaten statisch zu verwalten. Doch sobald dies an seine Grenzen stößt, hilft Ihnen ein ganzheitliches CRM weiter.

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