Öffentliche Events organisieren
Voraussetzungen
Produkte: CRM Events
Diese Anleitung deckt alle grundlegenden Schritte für die Event-Planung ab. Beachten Sie, dass auf die Schnittstellenanbindung zwischen 1CRM und WordPress nicht eingegangen wird. Wenn Sie dazu Fragen haben, sprechen Sie uns gern an! Antworten zu speziellen Anwendungsfällen finden Sie auch in unserem FAQ.
Inhaltsverzeichnis
- Was sind öffentliche Events in 1CRM?
- Beispiel eines öffentlichen Events
- Wichtige Datensätze in 1CRM für öffentliche Events
- Beispielvorlagen für wichtige Event-Dokumente
- Video-Tutorial: Einführung Eventmanagement mit dem CRM
- Video-Tutorial: Wiederkehrende Events verwalten
- 1. Event anlegen
- 2. Event bewerben
- 3. Produkt erstellen
- 4. Trainer erstellen
- 5. Tickets erstellen
- Video-Tutorial: Event-Aufgaben
- 6. Aufgaben erstellen
- Video-Tutorial: Teilnehmerdatensätze bearbeiten
- 7. Teilnehmer verwalten
- Video-Tutorial: E-Mail-Erinnerungen
- 8. An das Event erinnern
- 9. Event abschließen
- 10. Teilnehmerbestätigungen automatisch erstellen
Was sind öffentliche Events in 1CRM?
Öffentliche Events sind Veranstaltungen wie Seminare, die Sie in Ihrem Unternehmen oder an einer externen Location planen und zu der Sie Teilnehmer sowie ggf. Trainer einladen.
Beispiel eines öffentlichen Events
Folgende Konstellation können Sie mit Hilfe von 1CRM umsetzen:
Sie sind ein Software-Unternehmen, das alle drei Monate ein Seminar zur Zertifizierung als Requirements Engineer anbietet. Sie werben für das Webinar auf Ihrer Website und auch Anmeldungen nehmen Sie über die Website an. Einer Ihrer Mitarbeiter führt das Seminar durch. Sie lassen höchstens 20 Teilnehmer zu. Es gibt verschiedene Preise, je nachdem wie früh die Teilnehmer buchen. Die Zertifizierung führt Ihr Mitarbeiter ebenso durch und sendet die Zertifikate an die erfolgreichen Teilnehmer.
Wichtige Datensätze in 1CRM für öffentliche Events
| Datensatz | Beschreibung |
|---|---|
| Lieferant | Externer Trainer, der das Seminar, die Schulung oder den Workshop hält |
| Produkt | Seminar, Schulung, Workshop usw. des Trainers mit Kosten und Verkaufspreis
Fungiert als Rahmenvertrag mit dem Trainer |
Beispielvorlagen für wichtige Event-Dokumente
Während des Events erstellen Sie eventuell Serienbriefe, ausdruckbare Event-Tickets oder Zertifikate zur Bestätigung des erfolgreichen Seminarabschlusses, die Sie an die Teilnehmer versenden. Sie können folgende RTF-Vorlagen kostenfrei herunterladen und darauf basierend Ihre eigenen Vorlagen erstellen:
- Vorlage Serienbrief herunterladen
- Vorlage Event-Ticket herunterladen
- Vorlage Event-Teilnahmebestätigung herunterladen
Mehr dazu erfahren Sie in der Anleitung Serienbriefe mit 1CRM versenden.
Video-Tutorial: Einführung Eventmanagement mit dem CRM
In diesem Video bekommen Sie eine Einführung in das Eventmanagement mit dem CRM.
Video-Tutorial: Wiederkehrende Events verwalten
In diesem Video lernen Sie, wie Sie wiederkehrende Events im CRM verwalten.
1. Event anlegen
Sie haben 3 Möglichkeiten ein Event zu erstellen:
- Sie erstellen das Event direkt in 1CRM.
- Sie kopieren ein vergangenes Event.
- Sie erstellen das Event auf Ihrer Website und übertragen es per Schnittstellen an 1CRM.
1 Event in 1CRM erstellen
Wählen Sie im Menü Events> Events und klicken Sie auf Neu:
2 Event kopieren
Wenn Sie bereits ein ähnliches Event in 1CRM in der Vergangenheit geplant haben, können Sie dieses Event als Vorlage kopieren. Wählen Sie das Event und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Kopieren:
Die Kopier-Funktion erspart Ihnen wertvolle Zeit bei der Planung eines neuen Events, weil zugeordnete Datensätze inkl. ihren Einstellung mitkopiert werden.
Wenn Sie beispielsweise Datensätze wie Erinnerungen, Sessions oder Aufgaben einem Event zugeordnet haben und dieses Event kopieren, werden sowohl die Datensätze als auch die dort definierten Einstellungen und Zeitangaben in die Kopie übernommen. Konkret heißt das: Sie senden eine Erinnerung im Original-Event 3 Tage vor Startdatum des Events. In der Kopie des Events wird die Erinnerung ebenfalls angelegt und 3 Tage vor dem Startdatum des neuen Events gesendet. Sie müssen somit die Erinnerung in der Kopie nicht anpassen.
Folgende Informationen werden übernommen:
- Sessions
- Aufgaben innerhalb Session
- Tickets
- Normale Aufgabe im Event
- Erinnerungen
3 Event über Schnittstelle nach 1CRM übertragen
Sie können Events auf Ihrer Website erstellen (z. B. auf einer WordPress-Website) und über eine Schnittstelle an 1CRM übermitteln. Das Event wird dort automatisch angelegt. In 1CRM führen Sie anschließend die restlichen Planungsschritte durch. Um mehr darüber zu erfahren, sprechen Sie uns einfach an!
4 Eventtyp wählen
Geben Sie dem neuen Event einen Namen und wählen Sie als Eventtyp die Option Öffentliche Seminare oder Trainings:
5 Weitere Optionen ausfüllen
Füllen Sie weitere Optionen für Ihr Seminar aus wie z. B. Start- und Enddatum oder Beschreibung. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.
Ergebnis
Das neue Event wurde erstellt. Um alle wichtigen Aufgaben zum Event zu organisieren und zu überblicken, haben Sie im unteren Bereich des Events verschiedene Subpanels:
2. Event bewerben
Damit Sie Kunden für Ihr Event gewinnen, sollten Sie das Seminar bewerben. Gestalten Sie beispielsweise mit dem grafischen E-Mail-Editor von 1CRM Ihre Einladungen entsprechend Ihrer Corporate Identity. Selektieren Sie Teilnehmer aus ähnlichen Veranstaltungen mit entsprechenden Interessenschwerpunkten. Oder nutzen Sie Chancen, um potenzielle Teilnehmer zu erkennen.
1 Einladungen gestalten
In Home > E-Mails > Vorlagen können Sie E-Mail-Vorlagen mit dem Newsletter Editor gestalten und so optisch aufwändige E-Mails an Ihre Zielgruppen versenden:
2 Teilnehmer nach Interessen selektieren
Nutzen Sie vergangene Teilnehmer und ihre Seminar-Vorlieben, um gezielt Werbe-E-Mails für Ihr nächstes Event zu versenden. Über einen Quick Filter filtern Sie die gewünschten Teilnehmer, erstellen eine Zielkundenliste und anschließend eine Kampagne mit der Zielkundenliste als Empfänger:
3 Event durch mehrere Newsletter bewerben
Nachdem Sie den ersten Newsletter in der Kampagne versendet haben, sollten Sie 14 Tage danach den nächsten Newsletter an noch nicht angemeldete Teilnehmer senden. Nutzen Sie dafür Ausschlusslisten, mit denen Sie Kontakte als Empfänger ausschließen (in diesem Fall sind das die bereits angemeldeten Teilnehmer der Zielkundenliste). Öffnen Sie das Event und vergrößern Sie das Subpanel Teilnehmer auf den ganzen Bildschirm. Markieren Sie alle angemeldeten Teilnehmer und erstellen Sie über Aktionen eine Zielkundenliste mit Typ Ausschlussliste – nach E-Mailadressen.
Öffnen Sie Ihre Kampagne und anschließend das zugeordnete E-Mail Marketing. Fügen Sie die Ausschlussliste unter dem Subpanel Zielkundenlisten dem E-Mail Marketing hinzu.
4 Chancen nutzen
Nutzen Sie Chancen, um Umsatzpotenziale und mögliche Teilnehmer für das Event zu erkennen. Mehr über Chancen erfahren Sie in Neue Chance anlegen.
3. Produkt erstellen
Wenn Sie das Seminar selbst halten und keinen externen Trainer einladen, brauchen Sie auch kein Produkt inkl. Trainer für das Seminar zu erstellen und können weiter zum Abschnitt 4. Ticket erstellen übergehen.
Ein Produkt ist das öffentliche Seminar, die Schulung oder das Training, das Sie oder ein externer Trainer halten. Sie geben hier an, wer der Trainer ist, wie viel das Seminar für Sie selbst kostet und wie hoch der Verkaufspreis ist. 1CRM erlaubt es in diesem Kontext ebenso, das Produkt beim Trainer zu bestellen und es in eine Eingangsrechnung mit Spesen zu übernehmen.
1 Seminar erstellen
Gehen Sie zu Faktura & Logistik > Produktkatalog und wählen Sie im Schnellmenü Neues Produkt. Geben Sie dem Produkt einen Namen und wählen Sie als Kategorie die Option Events:
2 Daten zum Seminar ausfüllen
Um später problemlos Rechnungen zu erstellen, sind die Kosten und Preise des Seminars wichtig. Außerdem ist der Lieferant von Bedeutung. Dazu erfahren Sie im nächsten Schritt mehr. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Sichern:
4. Trainer erstellen
Über das Modul Lieferant können Sie Trainer und Dozenten verwalten, die Sie zu Ihrem Seminar einladen. Lieferanten sind Firmen vom Typ Lieferant.
1 Lieferant beim Produkt erstellen oder zuweisen
Gehen Sie zu Faktura & Logistik > Produktkatalog und öffnen Sie das zuvor erstellte Seminar. Im unteren Bereich finden Sie das Subpanel Lieferanten. Erstellen Sie einen neuen Lieferanten oder ordnen Sie einen bestehenden Lieferanten dem Seminar zu:
2 Lieferant bei Firmen erstellen
Alternativ gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Firmen und wählen im Schnellmenü Neue Firma. Füllen Sie alle gewünschten Optionen aus und wählen Sie als Typ Lieferant.
5. Tickets erstellen
Um am öffentlichen Event teilzunehmen, muss ein Teilnehmer ein Ticket erwerben. Sie können ein Ticket mit einem Produkt verknüpfen, damit automatisch der Verkaufspreis des Produkts für das Ticket übernommen wird. Das ist nützlich, wenn ein externer Trainer das Seminar hält.
Wenn Sie das Event von Ihrer Website nach 1CRM übertragen haben, werden auch die dort erstellten Tickets nach 1CRM übernommen. Allerdings sind diese mit keinem Produkt verknüpft. Sie erstellen also entweder in 1CRM die Tickets für das neue Event oder passen die von Ihrer Website übernommenen Tickets in 1CRM an.
1 Ticket neu in 1CRM erstellen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Buchbare Tickets. Klicken Sie dort auf Neu:
2 Ticketdaten ausfüllen
Füllen Sie die Optionen zum Ticket aus und bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.
Wenn Sie das Ticket mit einem Produkt verknüpfen, werden die Optionen zu Kosten und Preisen ausgegraut, da diese Daten aus dem Produkt gezogen werden.
Das Ticket wurde erstellt. Wenn Sie kein Produkt im Ticket verknüpft haben, wird der Preis und die Beschreibung des Tickets in die später zu erstellende Rechnung übernommen. Wenn ein Produkt verknüpft ist, wird der Preis und die Beschreibung aus dem Produkt in der Rechnung übernommen.
Es ist auch möglich, mit Preislisten zu arbeiten und damit unterschiedliche Preise für Kunden zu berechnen. Wenn ein Kunde ein oder mehrere Tickets erwirbt und Sie eine Rechnung erstellen, wird die Preisliste angewendet und der angepasste Preis für das Seminar berechnet.
Video-Tutorial: Event-Aufgaben
In diesem Video lernen Sie, wie Sie Event-Aufgaben im CRM anlegen.
6. Aufgaben erstellen
Erstellen Sie sich eine Übersicht über die Aufgaben, die Ihnen zugeordnet sind, auf Ihrem Dashboard , indem Sie das Dashlet Meine Aufgaben einbinden.
Um das öffentliche Event zu organisieren, erledigen Sie verschiedene Aufgaben. Beispielsweise erstellen Sie Namensschilder oder bereiten den Seminarraum vor. Sie können in 1CRM diese Aufgaben mit Start- und Enddatum, Priorität, Status und Bearbeiter erstellen. Es ist ebenso möglich, Erinnerungen für die Aufgaben zu definieren.
1 Aufgabe erstellen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Aufgaben. Klicken Sie dort auf Neu:
2 Aufgabe definieren
Füllen Sie die Optionen zur neuen Aufgaben aus und bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.
Wenn Sie Angaben zum Abgabedatum & -zeit der Aufgabe machen, werden diese Angaben beim Kopieren des Events übernommen. Das bedeutet: Wenn Sie ein Event inkl. Aufgaben durchgeplant haben, können Sie dieses Event als Vorlage für neue Events verwenden und müssen nicht erneut Abgabedatum & -zeit für die Aufgaben definieren. 1CRM setzt die Datumsangaben automatisch.
Konkretes Beispiel: Wenn das Original-Event am 23.11.2021 startet und die Aufgabe am 25.11.2021 abgeschlossen sein soll, ist die Aufgabe somit am 2. Tag nach Start des Original-Events beendet. Wenn das kopierte Event am 10.01.2022 startet, setzt 1CRM automatisch den End-Termin der kopierten Aufgabe auf den 12.01.2022, also auf den 2. Tag nach dem Start des Events, und übernimmt ebenso die genaue Uhrzeitangabe.
Video-Tutorial: Teilnehmerdatensätze bearbeiten
In diesem Video lernen Sie, wie Sie Teilnehmerdatensätze im CRM bearbeiten.
7. Teilnehmer verwalten
Nutzen Sie Dashboards für anstehende Aufgaben, Termine und Anrufe in Ihrem Event.
Sobald Anmeldungen eintreffen, brauchen Sie eine Übersicht über die Teilnehmer. Sie erstellen die Teilnehmer entweder direkt in 1CRM oder lassen sie über die Schnittstelle Ihrer Website übertragen. Ebenso ist es ratsam, Erinnerungsmails an die Teilnehmer zu senden. Um E-Mails an Ihre Teilnehmer schnell und einfach zu versenden, erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, in denen Sie mit Variablen arbeiten, sodass beispielsweise der Teilnehmername entsprechend ersetzt wird.
1 Teilnehmer zuordnen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Teilnehmer. Klicken Sie dort auf Neu und füllen Sie alle Daten zum Teilnehmer wie Event und erworbenes Ticket aus.
Teilnehmer sind Kontakte, Firmen oder Interessenten, die bereits in 1CRM gespeichert sind. Sie können in diesem Schritt keine neuen Datensätze anlegen, sondern nur bestehende Datensätze zuordnen.
2 Duplikate zusammenführen
In einem Kontakt und einer Firma werden potenziell ähnliche Kontakte bzw. Firmen angezeigt. Um die Reinheit der Daten sicherzustellen, können Sie diese Duplikate zusammenführen. Um mehr über Kontakte zu erfahren, lesen Sie Kontakte verwalten.
3 Teilnehmer als bestätigt kennzeichnen
Öffnen Sie Ihr Event. Unter dem Subpanel Teilnehmer finden Sie alle Anmeldungen. Sie können den Status des Teilnehmers ändern.
Wenn Sie Anmeldungen an das Event über Ihre Website annehmen und eine Schnittstelle zu 1CRM eingerichtet ist, wird der Status Bestätigt automatisch gesetzt und E-Mails zur Teilnahmebestätigung automatisch verschickt.
4 E-Mail-Vorlagen erstellen
Gehen Sie zu Home > E-Mails und wählen Sie im Schnellmenü Neue Vorlage. Schreiben Sie unter Nachricht den Text der E-Mail. Über Einfügen Variable können Sie Variablen einfügen, die wie Platzhalter agieren und vor dem Versenden automatisch im Text ersetzt werden. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern:
Diese Vorlage lässt sich als Bestätigungs-E-Mail für die Teilnehmer nutzen.
5 Teilnehmerliste exportieren (CSV-Datei)
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und wählen Sie im Schnellmenü Teilnehmer. Öffnen Sie die Registerkarte Quick Filter und wählen Sie unter Event das Seminar, von dem Sie die Teilnehmer exportieren möchten. Klicken Sie auf Filter anwenden. Markieren Sie alle Teilnehmer und klicken Sie anschließend auf Aktionen und dann auf Export:
Eine Meldung zum Download einer CSV-Datei erscheint.
Video-Tutorial: E-Mail-Erinnerungen
In diesem Video lernen Sie, wie Sie E-Mail-Erinnerungen im CRM erstellen.
8. An das Event erinnern
Es ist ratsam, Erinnerungsmails an die Teilnehmer zu senden. Eine Erinnerungsmail lässt sich mit einem relativen Versandzeitpunkt versehen und der Versand durch verschiedene Filter eingrenzen.
Der Versandzeitpunkt
Eine Erinnerungsmail wird immer abhängig vom Start- oder Endzeitpunkt des Events versendet, z. B. 1 Monat vor Event-Start oder 14 Tage, nachdem das Event geendet hat. Sie geben somit kein genaues Datum für Ihre Erinnerungsmail an. Auf diese Weise lassen sich Erinnerungsmails, die Sie einmal in einem Event definiert haben, für neue Events übernehmen, ohne dass Sie manuell Werte anpassen müssen (wenn Sie das neue Event durch die Funktion Kopieren erstellen).
Die Filter
Zudem können Sie verschiedene Filter für die Event-Erinnerungen definieren. Beispielsweise lassen sich E-Mails an Event-Teilnehmer nur mit dem Status Bestätigt senden, damit alle anderen Teilnehmer keine Erinnerung erhalten. Oder aber Sie senden unterschiedliche E-Mails abhängig des erworbenen Tickets, sodass Gold-Sponsoren eine andere Erinnerung als Bronze-Sponsoren erhalten.
Erinnerung anlegen
Voraussetzungen
1 Neue Erinnerung erstellen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Erinnerungen. Klicken Sie dort auf Neu und wählen Sie Ihre erstellte Vorlage.
2 Versandzeitpunkt definieren
Definieren Sie in den Feldern Anzahl, Zeitraum, Vor / Nach der Veranstaltung und Sendezeit, wann die E-Mail versendet soll (z. B. 3 Tage vor der Veranstaltung):
3 Versand nach Status oder Ticket eingrenzen
Über das Feld Versand nach Status können Sie definieren, dass die Erinnerung nur an Teilnehmer mit einem speziellen Status gesendet werden soll. Über das Feld Versand nur bei Tickets lässt sich festlegen, dass die Erinnerung nur an Teilnehmer mit dem hier angegebenen Ticket gesendet werden soll:
Wie Sie mit QR-Codes arbeiten, erfahren Sie in der Anleitung Kongresse organisieren.
4 Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.
Es ist auch möglich, nur einzelne Teilnehmer zu benachrichtigen oder die E-Mail ohne Vorlage zu schreiben. Gehen Sie dafür einfach zu Vertrieb & Marketing > Events und wählen Sie im Schnellmenü Teilnehmer. Markieren Sie die gewünschten Teilnehmer und wählen Sie die Aktion E-Mail an Kunden.
9. Event abschließen
Zum Abschließen des Events gehört es, Rechnungen oder Zertifikate an die Teilnehmer zu versenden. Außerdem können Sie Feedback zum Seminar einholen.
1 Rechnungen erstellen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Seminar. Im Subpanel Buchungen können Sie bei jedem Teilnehmer eine Rechnung erstellen oder die erstellte Rechnung ansehen:
Wenn Sie eine Rechnung erstellen, werden die Daten des Teilnehmers automatisch übernommen. Außerdem wird das Ticket in der Rechnung unter Positionen eingefügt. Wenn Sie mit Preislisten arbeiten, werden diese Preislisten beim Kunden angewandt.
Alternativ können Sie auch (halb-)automatisch Rechnungen erstellen und an die Buchenden versenden. Mehr dazu erfahren Sie in Rechnungen für Event-Buchungen (halb-)automatisch erstellen und versenden.
2 Liste mit erfolgreichen Teilnehmern erstellen
Erstellen Sie eine MS Word-Datei mit Text als RTF-Vorlage für die E-Mail. Gehen Sie dann zu Vertrieb & Marketing > Teilnehmer. Filtern Sie die Ansicht gemäß Ihrem Event und wählen Sie die Teilnehmer, die ein Zertifikat erhalten sollen. Wählen Sie unter Aktionen die Option Serienbrief:
Wählen Sie Ihre erstellte RTF-Vorlage. Nach dem Sichern öffnet sich MS Word mit allen zertifizierten Teilnehmern. Sie können diese Liste nutzen, um die Zertifikate außerhalb von 1CRM anzufertigen, vom Trainer unterschreiben zu lassen und den Teilnehmern persönlich zu übergeben.
3 Reports erstellen
Mithilfe von Reports erfahren Sie, welcher Trainer den höchsten Gewinn für Sie erzielt oder welche die best besuchten Events waren.
4 Feedback einholen
Im Self-Service-Bereich können eingeloggte Benutzer das abgeschlossene Event bewerten. Dafür füllen sie ein Formular aus, das Sie für jedes Event zum Einholen von Feedback verwenden können. Die eingegebenen Daten werden mit 1CRM synchronisiert und lassen sich dort auswerten. In diesem Kontext sind auch Erinnerungsmails an die Teilnehmer möglich, damit sie per Link auf das Feedback-Formular geleitet werden.
Die hier angesprochenen Funktionen zum Feedback-Formular sind keine Standard-Funktionen von 1CRM, sondern werden durch uns in Absprache mit Ihnen realisiert. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten!
10. Teilnehmerbestätigungen automatisch erstellen
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Teilnehmerbestätigungen automatisch erstellen können.
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