Digitales Teilnehmermanagement mit CRM Wer profitiert von dieser Software?
Ob große Veranstaltungen, Seminare oder interne Tagungen – die Software richtet sich an alle, die Teilnehmende effizient verwalten, professionell betreuen und Events einfacher umsetzen möchten.
Vorteile Teilnehmermanagement-Software 8 Vorteile, die Ihre Arbeit erleichtern
Das digitale Teilnehmermanagement kommt mit einer Menge an Funktionen für z. B. Kommunikation, Finanzen, Berichtswesen und vielem mehr. Diese sechs Vorteile zeigen Ihnen, wie es Ihre Arbeit spürbar erleichtert:
Behalten Sie Stammdaten, Buchungen, Kommunikation und Aufgaben übersichtlich an einem Ort – ohne Tabellen-Chaos.
Teilnehmende aktualisieren ihre Daten und verwalten ihre Tickets selbst im Online-Portal, was Ihr Team spürbar entlastet.
Erstellen Sie Rechnungen für erstellte Tickets per Knopfdruck und senden Sie diese direkt aus dem System an Teilnehmende.
Einladungen, Erinnerungen und Follow-ups versendet das System automatisiert – personalisiert und zeitgesteuert.
Teilnehmende erhalten personalisierte Tickets mit QR-Codes per E-Mail und checken kontaktlos vor Ort ein.
Erstellen Sie individuelle Teilnahmebestätigungen/-zertifikate und senden Sie sie per E-Mail an die jeweiligen Teilnehmenden.
Teilnehmermanagement zentralisieren Teilnehmende effizient verwalten – Veranstaltungen reibungslos managen
Teilnehmerdaten zentral, aktuell und sicher organisieren – ohne Excel-Chaos! Automatisierte Prozesse, digitale Formulare und klare Übersichten machen Ihr Eventmanagement effizienter. So bleibt mehr Zeit für das Event – statt für manuelle Listenpflege.
Verwalten Sie Stammdaten, Aufgaben, Buchungen und Kommunikation übersichtlich in einem System – kein Springen zwischen Tools.
Über das Self-Service-Portal melden sich Teilnehmende eigenständig für ein Event an und können es auch wieder stornieren.
Verwalten Sie Gruppenbuchungen effizient, indem Sie zwischen der buchenden Person und den eigentlichen Teilnehmenden unterscheiden.
Alle Aktivitäten wie E-Mails oder Telefonate speichert das System in der Teilnehmerakte. So bleiben Sie und Ihr Team immer auf dem aktuellen Stand.
In der Listenansicht sehen Sie alle Teilnehmenden und ihre Aufgaben. Alternativ können Sie im Teilnehmerprofil einzelne Aufgaben einsehen und bearbeiten.
Hinterlegen Sie Qualifikationen oder Teilnahmevoraussetzungen direkt im Teilnehmerprofil, um Veranstaltungszugänge gezielt zu steuern.
Teilnehmerkommunikation personalisieren Persönliche Ansprache – ganz ohne Mehraufwand
Ob Einladung, Erinnerung oder Update – mit automatisierten E-Mail-Strecken erreichen Sie Ihre Teilnehmenden punktgenau. So kommunizieren Sie zielgerichtet und persönlich, ohne ständig hinterherzutelefonieren.
Eigene E-Mail- und Print-Vorlagen erstellen, die Ihre Marke widerspiegeln? Mit dem CRM Maildesigner komfortabel per Drag & Drop möglich.
Erstellen Sie E-Mail-Strecken, die Teilnehmende automatisch zur richtigen Zeit erreichen – mit persönlicher Anrede und passenden Inhalten.
Versenden Sie Infos an bestimmte Gruppen wie VIPs oder Speaker mit dynamischen Empfängerlisten, die auf definierten Kriterien basieren.
Nutzen Sie E-Mail-Erinnerungen mit Variablen wie z. B. den Namen und Datum des Events. Das System füllt diese Infos automatisch, wenn es die E-Mails verschickt.
Einlassmanagement & Digitaler Check-in Schneller Einlass für einen entspannten Veranstaltungsstart
Schluss mit Papierlisten und hektischem Suchen: Mit QR-Codes und digitalen Gästelisten checken Sie Teilnehmende zügig und stressfrei ein – auch bei großen Events.
Mit einem Klick versenden Sie E-Mails mit automatisch generierten QR-Codes an Event-Teilnehmer. So gestalten Sie den Einlass schnell und kontaktlos.
Nutzen Sie Smartphone oder Tablet, um QR-Codes zu scannen. Darüber landen Sie direkt beim jeweiligen Kontakt, um ihn als ‚teilgenommen‘ zu markieren.
Nach dem Check-in aktualisiert das System den Status in Echtzeit. Dadurch erhalten Sie eine aktuelle Übersicht der Teilnehmerzahlen.
Greifen Sie auch unterwegs auf alle wichtigen Infos zu, um stets den Überblick zu behalten. Das System ist komplett responsive und über den Browser abrufbar.
Zertifikatsmanagement automatisieren Zertifikate einfach erstellen, verwalten und versenden
Ob Teilnahmebestätigung oder Re-Zertifizierung – mit dem Zertifikatsmanagement behalten Sie alles im Griff. Automatische PDF-Erstellung, individuelle Designs und clevere Erinnerungsfunktionen erleichtern Ihre Arbeit.
Mit dem integrierten PDF-Designer oder einer individuellen Vorlage erstellen Sie Zertifikate oder Teilnahmebestätigungen im Look & Feel Ihrer Organisation.
Nach erfolgreicher Teilnahme erzeugt das System automatisch ein Zertifikat als PDF und versendet es per E-Mail oder stellt es im Self-Service bereit.
Dokumentieren Sie nicht nur die Teilnahme, sondern auch Inhalte, Prüfungen und Voraussetzungen direkt im Teilnehmerprofil.
Hinterlegen Sie Gültigkeitszeiträume und sehen Sie auf einen Blick, wer eine Re-Zertifizierung benötigt. Das System versendet rechtzeitig Erinnerungen an ablaufende Zertifikate.
Kostenloser Download Ist 1CRM die richtige Wahl für Ihr Teilnehmermanagement?
Jetzt die interaktive CRM-Checkliste herunterladen, um Schritt für Schritt herauszufinden, ob 1CRM die richtige Wahl für Sie ist. Die Checkliste enthält alle wichtigen Fragen, die Sie bei der Auswahl Ihrer Software berücksichtigen sollten – klar strukturiert und einfach anzuwenden.
Zahlungsabwicklung für Events Zahlung, Rechnung, Bestätigung – alles automatisch
Sie veranstalten kostenpflichtige Events? Mit integriertem Zahlungsmanagement wickeln Sie Buchungen sicher und effizient ab – vom Eingang bis zur Rechnung. Sehen Sie wer noch nicht bezahlt hat und erstellen Sie Rechnungen direkt aus dem System. Das geht sogar ganz automatisch!
Nach erfolgreich Buchung generiert und verschickt das System automatisch die passende Rechnung per E-Mail oder stellt es im Self-Service bereit.
Wie wäre es mit Rabattcodes oder günstigeren Preisen für Studierende oder Frühbucher? Sie behalten dabei die volle Kontrolle.
Behalten Sie den Überblick über alle bezahlten und offenen Buchungen. Transparent und nachvollziehbar im System.
Rechnungen lassen sich zusätzlich bequem über ein Self-Service-Portal zur Selbstabholung bereitstellen.
Analyse & Reporting Teilnehmerdaten auswerten und Events gezielt optimieren
Welche Events kamen gut an? Wer hat tatsächlich teilgenommen? Wie engagiert sind Ihre Kontakte über mehrere Veranstaltungen hinweg? Mit aussagekräftigen Analysen und interaktiven Dashboards werten Sie Teilnehmerdaten systematisch aus – und gestalten künftige Events noch wirkungsvoller.
Untersuchen Sie Anmeldungen nach Region, Organisation, Zielgruppe oder Thema. Dies hilft bei der Planung zukünftiger Veranstaltungen.
Individuelle Berichte lassen sich automatisch in einem definierten Zeitabstand, z. B. wöchentlich, erstellen und per Mail versenden – übersichtlich dargestellt für Ihr Team.
Visualisieren Sie Ihre Daten mit Diagrammen und Dashboards für schnelle Einblicke. Es lassen sich zudem interaktive Berichte erstellen, die Informationen nach eigenen Kriterien filtern und listen.
Alle Event- und Teilnehmerdaten laufen in einem Tool zusammen – keine verteilten Listen, keine Dopplungen. Sie greifen jederzeit auf konsistente und aktuelle Infos aus einer zentralen Quelle zu.
Datenschutz & Datenverarbeitung Ihre Teilnehmerdaten in guten & sicheren Händen
Teilnehmerdaten sind sensibel – wir sorgen dafür, dass sie sicher verarbeitet werden. Mit DSGVO-konformer Datenerhebung, transparentem Opt-ins und Hosting auf vertrauenswürdigen Servern bleiben Sie jederzeit auf der sicheren Seite.
Alle Daten werden rechtskonform erfasst und verarbeitet – inklusive dokumentierter Einwilligungen und sicherer Formulare.
Verwalten Sie Einwilligungen für Veranstaltungs-Updates oder Marketing-Mails strukturiert und nachvollziehbar – vollständig automatisiert.
Das Hosting übernimmt die Digitalagentur visual4 in Stuttgart – DSGVO-konform im deutschen, zertifizierten Rechenzentrum.
Sie bestimmen genau, wer welche Daten sehen darf. So haben Sie die volle Kontrolle und minimieren Risiken.
Noch Fragen zum Teilnehmermanagement? Jetzt Online-Session sichern
Sie möchten einen tieferen Einblick in die Teilnehmermanagement-Software oder möchten uns einfach ein paar Fragen stellen? Wir sind für Sie da und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
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