Professionelles Einladungsmanagement – mehr als ein erster bleibender Eindruck

Damit alle Gäste, vor allem bei größeren, öffentlichen oder geschäftlichen Veranstaltungen rechtzeitig eingeladen sind und der Einladungsprozess clever ins komplette Eventmanagement eingebunden ist, ist ein professionelles Einladungsmanagement nötig.

Was ist Einladungsmanagement?

Das Einladungsmanagement ist Teil des Teilnehmermanagements, das sich – wie der Name sagt – um alle teilnehmerbezogenen Maßnahmen vor, während und auch nach einer Veranstaltung kümmert. Während der ersten Phase des Teilnehmermanagements geht es um die Planung und das Setup der Teilnehmerverwaltung.

Hierzu zählt auch, Empfängerlisten zu erstellen, Bestandsdaten zu überprüfen und Einladungen zu konzipieren. Das Einladungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil nicht nur innerhalb des Teilnehmermanagements. Auch im Hinblick auf das gesamte Eventmanagement ist das Einladungsmanagement von großer Bedeutung.

Professionelles Einladungsmanagement – so geht's!

Die Konzeption der Einladungen erfolgt erst, nachdem innerhalb der Eventplanung das Ziel der Veranstaltung und die Zielgruppe, das Publikum, definiert sind. Denn erst wenn feststeht, wer genau angesprochen werden soll, können Einladungen entsprechend entworfen werden.

Gestaltung & Design von Einladungen – der erste Eindruck zählt

Bei der Konzeption und Gestaltung gilt es zunächst zu überlegen, welche Informationen mit auf die Einladungen gehören:

• Um welches Event handelt es sich?
• Für wen genau ist die Einladung gedacht?
• Wo und wann findet die Veranstaltung statt?
• Wer ist der Veranstalter und welche Speaker oder Referenten werden sprechen und welche Sponsoren müssen genannt werden?
• Wie viel kostet ein Ticket?
• Bis wann ist die Anmeldung/Registrierung möglich?

Außerdem ist es wichtig zu definieren, über welche Kanäle die Einladungen die Teilnehmer:innen erreichen sollen, denn dies beeinflusst die Gestaltung des Einladungsformats:

• Ist die Zielgruppe jünger und gegenüber den Social Media aufgeschlossen, eignet sich die Einladung ggf. über Facebook & Co.
• Handelt es sich um einen sehr förmlichen Anlass, etwa ein Bankett oder eine Gala, ist wohl eher eine exklusive Einladung auf Papier angebracht.
• Zu geschäftlichen Events wie Kongressen, Seminaren oder anderen B2B-Veranstaltungen, werden die Einladungen üblicherweise per E-Mail versendet.

Komfortabel mit individuellen Vorlagen arbeiten

Damit E-Mail-Einladungen nicht im Postfach des Empfängers bzw. der Empfängerin untergehen, ist eine entsprechend auffällige Gestaltung im Corporate Design ratsam. Mit professioneller Event-Software für Einladungsmanagement lassen sich mithilfe individueller Vorlagen recht einfach und komfortabel Einladungen gestalten, passende Bilder und überzeugende Einladungstexte einfügen – auch ohne absolviertes Designstudium.

Automatisierte Serienmails

Bei vielen hundert oder gar tausend Teilnehmer:innen eignet sich der Versand von E-Mails als Serienmail. Diese lassen sich mithilfe von beliebigen Event-Variablen und Filterregeln so einstellen, dass jeder Empfänger bzw. jede Empfängerin eine personalisierte Einladung erhält.

Online-Registrierung – Anmeldung per Knopfdruck

Im weitesten Sinne gehört der Anmeldeprozess zum Einladungsmanagement dazu, einfach weil die Registrierung die unmittelbare Reaktion auf die Einladung darstellt. Der Kunde, also in diesem Fall der Gast, sollte in seiner Kundenreise (Customer Journey) nach einer überzeugenden Einladung eine positive Erfahrung während des Registrier-Prozesses machen.

Wer also eine Einladung per E-Mail erhält, gelangt im besten Fall über einen Link direkt zur Event-Website, auf der sich der oder die Interessierte nun online anmelden und ggf. eine Hotelübernachtung gleich mitbuchen kann.

Die Daten werden daraufhin direkt im Teilnehmermanagement gespeichert. Nach einer erfolgreichen Anmeldung erhält der Gast eine automatisierte Anmeldebestätigung. Weitere Follow-up-Prozesse wie der Versand konkretere Informationen ein paar Tage vor dem Event oder beispielsweise die Erstellung eines Tickets mit QR-Code werden automatisch in Gang gesetzt.

Warum digitales Einladungsmanagement? Mühelos Teilnehmer:innen einladen

Einladungsmanagement lässt sich komfortabel mit professioneller Event-Software organisieren. Denn digitale Tools, die speziell für die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen konzipiert sind, erleichtern jedem Eventmanager bzw. jeder Eventmanagerin die Arbeit. Und zu tun gibt es genug. Umso besser, wenn das früher zeitintensive Konzipieren und Gestalten von Einladungen jetzt recht schnell und mühelos digital erledigt werden kann. Dabei profitieren auch die Empfänger der Einladungen, die über einen Einladungslink in der E-Mail direkt zur Event-Website gelangen und sich dort mit wenigen Klicks zur Veranstaltung anmelden können.

Überzeugende Vorteile von digitalem Einladungsmanagement

• Effizienter gegenüber Excel-Tabellen und Zettelwirtschaft
• Verwaltungsaufwand verringert sich deutlich auch aufgrund von Automatisierungsmöglichkeiten
• Individualisierte Einladungen möglich, die zudem recht einfach und komfortabel zu gestalten sind
• Übersichtliche und bessere Kontrolle über die Daten
• Den Gästen wird die Teilnahme einfach gemacht, bequemes Teilnehmen per Klick
• Einfachere Kommunikation möglich
• Alle Daten und Rückmeldungen werden zentral an einem Ort, in einer Software verwaltet. Das verringert die Fehlerquote und macht sowohl den bzw. die Eventmanager:in als auch die Gäste zufriedener.

Fazit: Professionelles Einladungsmanagement gehört zum gelungenen Event

Zu einem gelungenen Event zählen viele Aspekte. Eine durchdachte Eventplanung gehört genauso dazu wie ein cleveres Teilnehmermanagement sowie das dazugehörige Einladungsmanagement. Denn eines ist sicher: Wenn die Einladung überzeugt, ist der Klick zur Online-Anmeldung nicht mehr weit. Eventmanager:innen profitieren zudem bei der Verwendung von digitalen Tools für ihr Teilnehmer- und Einladungsmanagement in vielerlei Hinsicht, allen voran von effektiver und übersichtlicher Einladungsorganisation. Ein komfortabler Einladungs- bzw. Anmeldeprozess wird letztlich auch von den Teilnehmer:innen durch positives Feedback belohnt.