Eventplanung – das A und O für eine gelungene Veranstaltung

Für die wichtigsten Punkte der Eventplanung haben wir Ihnen eine Checkliste zum Download vorbereitet: Eventplanung-Checkliste.

Definition Eventplanung

Bei der Eventplanung – als Teilbereich des Eventmanagements – geht es um die konzeptionelle und zielgerichtete Planung einer Veranstaltung. Geschäftliche Events unterscheiden sich dabei in Größe, Thema und Zweck. Ob Messe, Tagung, Fachkongress, Verkaufspräsentation oder Jubiläumsfeier – jede Veranstaltung besteht aus mehreren Phasen:

• Ideenphase
• Planungsphase
• Umsetzungsphase
• Durchführungsphase
• Nachbereitungsphase

Auch wenn die Eventplanung in erster Linie in der Ideen- und Planungsphase einzuordnen ist, sind Maßnahmen für die folgenden Phasen frühzeitig zu planen. Daher beschäftigen sich Eventmanager:innen schon während der Eventplanung z. B. mit Tools und Softwarelösungen, die beispielsweise für die Analyse in der Nachbereitung nötig sind.

Eventplanung - Vorbereitungen

Mit einer guten Vorbereitung, einem passenden Werkzeugkoffer an Tools und Event-Software sowie einer Extra-Portion Engagement der Eventmanager:innen werden Veranstaltungen zu besonderen Erlebnissen. Das Ziel von Live-Events sind schließlich einzigartige, gemeinsam erlebte Momente. Momente und Erfahrungen, von denen die Teilnehmenden auch lange nach der Veranstaltung noch berichten oder sogar schwärmen. Der Eventplanung kommt dabei eine besondere Bedeutung zu, damit das gelingt.

Übrigens: Virtuelle Events sind keinesfalls zu unterschätzen. Hier gilt es, besondere technische Vorkehrungen zu treffen, passende Software zu verwenden und auch hier auf interaktive Möglichkeiten für Speaker und Teilnehmende zu achten.

Ob Präsenz-Event, virtuelle Veranstaltung oder Hybrid-Seminar: Je größer ein Event, umso wichtiger sind Strategie sowie eine systematische Planung und Organisation. Große Events sind in der Regel mit hohen Kosten verbunden. Daher ist es ratsam, die Eventplanung so übersichtlich und effektiv wie möglich zu gestalten.

Bestandteile der Eventplanung

Wer schon einmal ein größeres Event geplant und durchgeführt hat, kennt den Aufwand eines solchen Projekts. Es ist daher sinnvoll, alle wichtigen Aspekte der Eventplanung zu berücksichtigen.

Ziele & Anlass

• Ziel des Events
  Bei jedem Projekt ist eines unumstritten wichtig: die Zieldefinition. Ohne ein Ziel vor Augen, kann keine vernünftige Eventplanung stattfinden.
• Publikum bzw. Zielgruppe, Teilnehmeranzahl
  Wer und wie viele Personen mit dem Event angesprochen werden sollen, hat später Auswirkungen auf die Wahl der Location und die Vermarktung.
• Veranstaltungsart bzw. Anlass
  Um welchen Event-Typ handelt es sich? Geht es bei der Eventplanung um einen Fachkongress oder um ein Corporate Event, beispielsweise eine Jubiläums- oder Weihnachtsfeier? Die Art der Veranstaltung und der thematische Rahmen wirken sich auf die Planung und Organisation des Events aus.

Budget

Damit ein geschäftlicher Event erfolgreich wird, also auch ein entsprechender Gewinn hängen bleibt, müssen die zu erwartenden Kosten gedeckt sein. Eine realistische Kalkulation aller Ausgaben ist daher zwingend notwendig. Das wiederum führt zu realistischen Ticketpreisen, die die Teilnehmenden fürs Event zahlen müssen, damit sich der Event für den Veranstalter lohnt.

Organisatorischer Rahmen

• Eventlocation
  Nicht jede Eventlocation kommt für alle Veranstaltungsarten gleichermaßen infrage. Welche Location in die engere Wahl kommt, hängt u. a. vom Standort, Platzangebot und Budget ab.
• Koordination & Aufgabenverteilung
  Wie viel Personal wird für die Organisation und Durchführung des Events benötigt? Wer übernimmt welche Aufgaben auch im Vorfeld? Wer ist verantwortlicher Eventmanager bzw. verantwortliche Eventmanagerin?
• Software
  Event-Software unterstützt maßgeblich, damit die Verantwortlichen alles Wichtige im Blick behalten. Mit einem digitalen Veranstaltungstool lassen sich u.a. Daten, Termine und Aufgaben leicht und effektiv verwalten.
• Technik
  Je nach Anlass und Inhalt der Veranstaltung ist eine bestimmte technische Ausstattung notwendig. Bei Events zum Thema Marketing oder Software/IT muss beispielsweise ein funktionierendes und sicheres WLAN-Netz zur Verfügung gestellt werden. Auch die Licht- und Tontechnik ist am besten bei Profis aufgehoben.
• Zeitplanung
  Die zeitliche Planung ist eng verknüpft mit den Aufgaben, die zu erledigen sind. Im Vorfeld eines Events müssen rechtzeitig Location und Caterer gebucht und weitere Dienstleister wie Bühnentechniker oder Künstler fürs Rahmenprogramm engagiert werden.
• Personal & Dienstleister
  Am Tag oder Abend des Events, für den es einen fest definierten Zeitplan gibt, stehen die Teilnehmenden im Mittelpunkt. Personal, Service, Moderatoren, Redner sowie Künstler, Techniker, Caterer etc. müssen frühzeitig engagiert und gebrieft werden. Hierfür sind teilweise lange Vorlaufzeiten einzuplanen.
• Datenschutz, Sicherheit, Rechtliches
  Diese Aspekte werden bei der Eventplanung leider oft stiefmütterlich behandelt, obwohl nicht vorhandene Datenschutz- oder Sicherheitskonzepte schwerwiegende Konsequenzen haben können.

Marketing

Ein entscheidender Punkt innerhalb der Eventplanung ist das Marketing. Wenn nämlich nicht die relevante Zielgruppe angesprochen und über das geplante Event informiert wird, sie sozusagen gar nichts von der Veranstaltung mitbekommt, gibt es nicht genügend Teilnehmende. Das wiederum wirkt sich negativ auf die Budgetplanung aus. Empfehlenswert ist es, während der Eventplanung ein grobes Eventmarketing-Konzept zu erarbeiten. Denn auch eine Vermarktung ist nicht von heute auf morgen erledigt.

Nachbereitung & Auswertung

Nach dem Event ist vor dem Event – zumindest bei regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen gehört eine ordentliche Nachbereitung zum Eventmanagement. Diese beinhaltet nicht nur das Reinigen und die Abrechnung mit Dienstleistern. Auch die Auswertung von Feedbackbögen, die Berichterstattung in den Medien und die Einleitung von Optimierungsmaßnahmen für folgende Events sind wesentliche Bestandteile. Für die Nacharbeit ist eine Event-Software ratsam, die von Beginn an – also schon in der Planungsphase – genutzt wird.

Die passende Eventplanung-Software

Eventmanager:innen kommen heutzutage nicht mehr nur mit Zettel und Stift aus. Bei kleinen Events mögen Excel-Tabellen noch ausreichend sein. Bei größeren, umfangreicheren Veranstaltungen aber stoßen die Verantwortlichen bei der Eventplanung schnell an ihre Grenzen. Denn moderne Events sind schlichtweg zu anspruchsvoll, als dass man gar völlig auf digitale Hilfsmittel verzichten könnte. Auf dem Markt gibt es dafür zahlreiche Lösungen: Event-Software mit ganz unterschiedlichem Leistungsumfang zu unterschiedlich hohen Preisen.

Für die folgenden Themen innerhalb der Planung eignet sich Eventplanung-Software, die die Prozesse rund um die Veranstaltungsorganisation erheblich vereinfacht.

• Veranstaltungsmanagement
• Einladungsmanagement
• Teilnehmermanagement
• Sponsorenmanagement
• Referentenmanagement
• Zahlungsmanagement
• Reporting
• Registrierung
• Datenaustausch
• Systemkonfiguration

Für eine effektive Planung und Organisation einer Veranstaltung eignet sich ein System, mit dem sich möglichst viele Anforderungen abdecken lassen und das gleichzeitig leicht zu bedienen ist. Was viele nicht wissen: Ein CRM-System wie beispielsweise 1CRM lohnt sich nicht nur fürs Kundenbeziehungsmanagement. Damit lassen sich auch Events vorbereiten, Referenten buchen, offene Zahlungen überblicken und Veranstaltungen ganz komfortabel nachbereiten. Und das alles in nur einem System.

Fazit: Bedeutung von Eventplanung

Nicht nur die Planung und Organisation von Events sind wichtig. Die richtige Strategie verknüpft mit der passenden Event-Software und engagierten Eventmanager:innen machen eine Veranstaltung erst zu einem gelungenen und erfolgreichen Event.

Mit einem CRM-System lassen sich während der Eventplanung geschäftsrelevante Daten von Personen und Unternehmen in den unterschiedlichsten Rollen speichern und wiederfinden. Dieses entscheidende Merkmal spielt gerade auch im Eventmanagement eine wichtige Rolle. Wer seine Teilnehmer- und Partnerdaten richtig im Blick behält, ein effektives Aufgabenmanagement betreibt und gerade auch bei der Auswertung auf die Macht der Daten setzt, wird seine Events noch erfolgreicher gestalten.