Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle für NPO

So setzt sich die CRM-Lösung zusammen

Davon profitiert die Publix gGmbH:

✔ Präzise und differenzierte Finanzberichte

✔ Viele Rechnungen in kurzer Zeit bearbeiten

✔ Flexibel anpassbare Software nach Bedarf

Zentrales System für klare und flexible Rechnungsstellung

Die Publix gGmbH ist eine global agierende Organisation, mit Kund:innen überall auf der Welt. Die einheitliche Lösung ermöglicht ihnen, Rechnungen – egal ob einmalig oder wiederkehrend – zentral in einem System zu verwalten. Dies ist wichtig, da die Organisation verschiedene Angebote und Nutzungsmodelle anbietet.

Alle Transaktionen sind durch das transparente System und den Zugriff in Echtzeit einfach nachzuvollziehen. Damit ist die Organisation in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen und klar mit ihren Kund:innen zu kommunizieren.

Besonders für NPOs und NGOs (Non-Governmental Organisations), die genaue Berichte an Fördergeber und andere Stakeholder liefern müssen, ist diese Lösung ideal. Sie optimiert die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen erheblich.

Präzise und differenzierte Berichte mit SKR42

Der SKR 42 ist ein spezieller Kontenrahmen für gemeinnützige Organisationen, um ihre Buchhaltung präzise, transparent und gesetzeskonform zu führen. Er stellt sicher, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt und nachvollziehbar erfasst werden. Dadurch ist es möglich, detaillierte Auswertungen durchzuführen und ihre verschiedenen Tätigkeitsbereiche klar abzubilden.

Sachkonten, Steuersätze und Kostenstellen detailliert auswerten

Was der Organisation besonders zugute kommt ist die Möglichkeit, detaillierte Berichte von Rechnungen auf Produktebene zu erstellen. Damit kann die Organisation Rechnungen bis aufs Kleinste analysieren und einzelne Produktpositionen auf einer Rechnung separat auswerten.

Genauer gesagt: Jedes Produkt oder jede Dienstleistung auf einer Rechnung lässt sich hinsichtlich der zugehörigen Sachkonten, Steuersätze und Kostenstellen detailliert auswerten.

• Sachkonten: Jede Produktposition wird korrekt einem spezifischen Sachkonto zugeordnet.
• Steuersätze: Für jedes Produkt wird der richtige Steuersatz angewendet und dokumentiert.
• Kostenstellen: Nachvollziehen, welche/r Abteilung/Bereich welche Kosten verursacht hat.

Diese genaue Aufschlüsselung ist vor allem auch für die Transparenz und der Verantwortung gegenüber Spender:innen, Mitgliedern und Aufsichtsbehörden von großer Bedeutung.

Verschiedenen Geschäftsbereiche der Gemeinnützigkeit abbilden

Die Organisation hat mehrere Geschäftsbereiche, die verschiedene steuerliche und rechtliche Anforderungen haben. Diese Anforderungen erfüllt 1CRM, da sich die Bereiche im System getrennt verwalten lassen.

Damit erhalten sie nicht nur eine bessere Übersicht über ihre Finanzen. Die Organisation ist nun auch in der Lage, folgende Bereiche in der Buchhaltung klar zu unterscheiden und korrekt abzubilden:

• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
• Ideeller Betrieb
• Zweckbetrieb

Abrechnungsprozess digitalisieren und automatisieren

Die Buchhaltung im gemeinnützigen Bereich ist komplex und verlangt eine sorgfältige, rechtskonforme Verwaltung. Daher war es relevant, dass die Lösung den speziellen Kontenrahmen SKR42 korrekt darstellen und an DATEV exportieren kann. Ziel war es, den kompletten Abrechnungsprozess zu digitalisieren. Ein wichtiger Schritt, um Abrechnungen in Echtzeit, über Ländergrenzen hinweg, zu erstellen und zu versenden.

„Durch die gute DATEV-Schnittstelle sparen wir uns jegliche manuelle Arbeit in der Buchhaltung und haben eine gute Datenbasis für unser Controlling.“
– Deniz Tomm, Finance Manager Publix gGmbH

Import und Massenaktualisierung erleichtert die Datenverwaltung

Die Organisation hat vier Preiskategorien für Stiftungen, Non-Profit- und For-Profit-Unternehmen. Durch den Import und die Massenaktualisierung lassen mit wenigen Klicks Attribute wie z. B. die Steuerkategorien den Produkten zuordnen.

🧠 Gut zu wissen: Die Massenaktualisierung ermöglicht, Änderungen an mehreren Datensätzen gleichzeitig vorzunehmen, anstatt jedes Produkt einzeln zu aktualisieren.

DATEV-Export mit Kostenstellen und Buchungskonten

Über die DATEV-Schnittstelle übermittelt die Organisation bequem Finanzdaten wie Einnahmen und Ausgaben mit Rechnungsbelegen. Das erleichtert die Buchführung, da manuelle Aufwände, wie die Dateneingabe, reduziert und die Datenqualität in DATEV erhöht. Und das Beste: Der DATEV-Export unterstützt den Kontenrahmen SKR42.

Automatisierte Rechnungsstellung (einmalig & wiederkehrend)

Ein weiterer Vorteil für Publix gGmbH ist die Möglichkeit, die Rechnungsstellung in 1CRM zu automatisieren. Dies betrifft sowohl einmalige als auch wiederkehrende Rechnungen.

Besonders im NPO-Bereich, wo eine Vielzahl von Transaktionen verwaltet werden müssen, ist dies ein unschätzbarer Benefit. Die Automatisierung sorgt dafür, Rechnungen pünktlich und korrekt zu erstellen, was ihre Arbeitsprozesse effizienter und zuverlässiger macht.

„Die Software ermöglicht es, dass nur eine Person in relativ kurzer Zeit ein größeres Rechnungsvolumen bewältigen kann.“
– Deniz Tomm, Finance Manager Publix gGmbH

Integriertes Mahnwesen mit CRM Forderungsmanagement

Das integrierte Mahnwesen in 1CRM ermöglicht der gemeinnützigen Organisation, ihr Forderungsmanagement effektiv zu organisieren. Das System unterstützt, unbezahlte Rechnungen zu verfolgen und schickt bei Bedarf automatisch Mahnungen.

Diese Funktion ist wichtig, um finanzielle Engpässe zu vermeiden und die Stabilität der Organisation zu wahren. Durch dieses Zusammenspiel von CRM und Mahnwesen behalten sie stets den Überblick über offene Forderungen und können zeitnah reagieren.

Hohe Flexibilität und Personalisierung für optimale Nutzung

Die Organisation bietet viele verschiedene Angebote und Nutzungsmodelle an. Also musste die Software sehr flexibel und anpassbar sein. Die Oberfläche sollte sich individuell gestalten lassen, um Firmendaten mit zusätzlichen Feldern für Gemeinnützigkeit anzureichern.

Im Non-Profit-Bereich sind flexible Lösungen oft entscheidend, um die vielfältigen Anforderungen zu erfüllen. 1CRM konnte ihnen genau die Flexibilität und Anpassbarkeit bieten, die sie brauchen.

„Die Flexibilität ist sehr hoch. Daten aus verschiedenen Quellen, wie Excel und HubSpot, lassen sich gut importieren. So bleibt der Aufwand, das Programm mit Daten zu füllen, in einem angemessenen Rahmen.“
– Deniz Tomm, Finance Manager Publix gGmbH

Angebote und Rechnungen individuell anpassen

Verschiedene Förderer und Mitglieder haben oft spezifische Erwartungen wie z. B. rechtliche Anforderungen oder bestimmte Informationen. Mit 1CRM ist das ein Kinderspiel.

Im CRM-System passt die Publix gGmbH Vorlagen für Angebote und Rechnungen individuell und gezielt an. So kann die Organisation genau auf die Bedürfnisse ihre Mitglieder und Förderer eingehen.

Plus: Es stellt sicher, dass alle relevante Dokumente und Daten korrekt und vollständig sind, um Fehler zu verringern.

„Durch die Flexibilität, die 1CRM mit sich bringt, konnten wir die Vorlagen für Kundendaten, Angebote und Rechnungen genau nach unseren Vorstellungen anpassen und ergänzen.“
– Deniz Tomm, Finance Manager Publix gGmbH

Personalisierte Oberfläche mit eigenen Feldern

Ebenso ließ sich die Oberfläche des CRMs personalisieren und nach Wunsch der Organisation anpassen. Zum Beispiel nutzen sie Custom-Felder, um die Art einer Organisation anzuzeigen und ob diese gemeinnützig ist.

Es stehen ihnen noch weitere Optionen zur Verfügung: Handelt es sich bei der Organisation um ein Non-Profit-, ein For-Profit-Unternehmen oder eine fördernde Stiftung? Dies ist wichtig, da gemeinnützige Organisationen oft andere Steuer- und Preisstrukturen haben als gewinnorientierte Unternehmen.

Über Publix gGmbH

Publix ist ein Haus für Redaktionen, Non-Profit-Organisationen und Einzelpersonen, die sich unabhängigem Journalismus widmen, kritische Informationsbedarfe decken, den gesellschaftlichen Zusammenhalt stärken und für Informations- und Meinungsfreiheit vor allem im digitalen Raum eintreten.

Hier kommen journalistische Organisationen zusammen wie „Correctiv“ oder „Netzwerk Recherche“, NGOs wie „Reporter ohne Grenzen“ sowie unterschiedliche Bildungs- und Forschungsinitiativen. Sie beziehen im Haus feste Arbeitsplätze, organisieren Veranstaltungen und stellen ihr Wissen zur Verfügung.

Gemeinsam wollen sie Antworten finden auf gesellschaftliche und technologische Herausforderungen, um die Zivilgesellschaft und die Demokratie zu stärken.
Publix ist offen für alle Menschen und Organisationen, die diese Mission teilen:

Der Neubau bietet auf rund 6.000 Quadratmetern hochwertige Büro- und Konferenzräume, Coworking-Plätze sowie Veranstaltungsflächen, eine öffentliche Kantine, Audio- und Video-Studios sowie Wohnateliers.

Empfehlung von Publix gGmbH für andere Unternehmen

„Es ist wichtig, sich vorab eine gute Grundstruktur aufzubauen, z. B. bei den Kategorien für Kund:innen oder auch bei den Produkten.“
– Deniz Tomm, Finance Manager Publix gGmbH