Student Life Cycle: Grafik
In allen Phasen hilft das CRM dabei, eine lebenslange Bindung zwischen Studierenden und Hochschulen zu sichern.

 

In diesem Artikel beleuchten wir, welche Vorteile ein CRM (Customer Relationship Management) im Student Life Cycle für Hochschulen und Studierende bietet. Dafür begleiten wir eine junge Frau von der Suche nach ihrer Traumhochschule über Zulassung und Studienalltag bis in ihren Berufsstart.

Inhalt

Student Life Cycle – eine kurze Definition

Der Begriff Student Life Cycle beschreibt den gesamten Bildungsweg von Studierenden – von der ersten Informationssuche bis hin zum Abschluss (und darüber hinaus).

Man teilt diesen Lebenszyklus häufig in fünf Phasen ein: Informations- und Entscheidungsphase, Bewerbungs- und Zulassungsphase, Studienbeginn und -eingewöhnung, Studienverlauf und akademische Entwicklung sowie Studienabschluss und Berufseinstieg.

Student Life Cycle und die wichtigsten Vorteile von CRM-Marketing

Student Life Cycle: Personalisierte E-Mails
Student Life Cycle im Fokus: Personalisierte E-Mails direkt aufs Smartphone – für eine individuelle Ansprache von Anfang an.

Ein CRM-System kann Hochschulen helfen, den gesamten Student Life Cycle durch gezielte Marketing- und Verwaltungsmaßnahmen effizienter zu gestalten. Mit einem Hochschul-CRM lassen sich alle Interaktionen und Daten entlang der Phasen des Lebenszyklus der Studierenden erfassen und analysieren. Dies ermöglicht nicht nur eine individualisierte Ansprache, sondern fördert auch die Zufriedenheit und das Engagement der Studierenden. Das sind die wichtigsten Vorteile:

1. Zielgerichtetes Marketing und personalisierte Angebote

Moderne Tools ermöglichen es, potenzielle Studierende über verschiedene Kanäle gezielt anzusprechen und individuell auf sie einzugehen. Dafür sammelt und analysiert das CRM-System Daten aus Interaktionen und Präferenzen der Interessenten, sodass die Marketingabteilungen personalisierte Inhalte und Angebote bereitstellen können.

💡Beispiel: Informationen zu relevanten Studiengängen und Veranstaltungen können basierend auf dem individuellen Interesse automatisch versendet werden. Dadurch werden Studierende vom ersten Kontakt an gezielt und passgenau angesprochen, was die Erfolgsquote bei der Studienplatzvergabe erhöht.

2. Automatisierte Kommunikation und Nachverfolgung von Interaktionen

Automatisierte E-Mails und Benachrichtigungen sind ein zentraler Bestandteil moderner Tools im Bildungsbereich. Sie stellen sicher, dass Studierende alle wichtigen Infos rechtzeitig und strukturiert erhalten. Sei es Erinnerung an Bewerbungsfristen, Informationen zu Einführungsveranstaltungen oder Prüfungshinweise – alles wird zielgerichtet und zum zur richtigen Zeit bereitgestellt.

Die Nachverfolgung der Interaktionen, wie das Öffnen von E-Mails oder der Klick auf bestimmte Links, gibt den Hochschulen wertvolle Einblicke in die Interessen und den Engagement-Level der Studierenden, sodass die Kommunikation laufend angepasst werden kann.

3. Verwaltungsaufwand reduzieren

CRM-Tools erleichtern die Automatisierung zahlreicher administrativer Prozesse entlang des gesamten Student Life Cycle. Vom Bewerbungsmanagement über die Kursanmeldung bis hin zur Prüfungsverwaltung können viele Abläufe über ein einziges System gesteuert werden.

Durch die Integration mit anderen Systemen wie Learning-Management-Systemen (LMS), Bibliotheksdatenbanken und Self-Service-Portalen können Studierende alle erforderlichen Informationen und Dienstleistungen an einem zentralen Ort finden und nutzen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand für die Hochschule und bietet Studierenden ein nahtloses Erlebnis.

4. 360-Grad-Studierendenprofil für umfassende Betreuung

Ein zentraler Vorteil moderner CRM-Systeme ist das 360-Grad-Studierendenprofil. Dieses Profil vereint alle wichtigen Informationen zu einem Studierenden, angefangen bei den Bewerbungsunterlagen über die Kursbelegung bis hin zu besonderen Interessen oder Feedback von Dozenten.

Hochschulen können so eine ganzheitliche Betreuung anbieten, die auf die individuellen Bedürfnisse der Studierenden abgestimmt ist. Diese umfassende Sicht auf den Studierenden verbessert die Qualität der akademischen Beratung und hilft, frühzeitig auf Herausforderungen zu reagieren.

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Die 5 Phasen des Student Life Cycle (mit Story Case)

Rund 3 Millionen Studierende sind an deutschen Hochschulen eingeschrieben – z.  B. junge Frauen wie Lilli. Anhand ihres Bildungsweges werden wir in diesem Artikel nachzeichnen, wie Hochschulen CRM-Marketing entlang des Student Life Cycle nutzen können.

Student Life Cycle: Story Case Charakter Lilli
Lilli, 18 und Abiturientin, informiert sich über Studienmöglichkeiten. Sie schätzt personalisierte Infos und Erinnerungen, die ihr helfen, Fristen einzuhalten und Veranstaltungen zu entdecken. So fällt es ihr leichter, die passende Hochschule zu finden.

1. Informations- und Entscheidungsphase

In dieser ersten Phase hilft ein CRM-System dabei, gezielte Marketingmaßnahmen zu planen, die potenziellen Studierenden alle relevanten Informationen zu Studienangeboten und Hochschulleistungen bereitstellen.

Marketing-Strategien in dieser Phase:

  • Lead-Nurturing-Kampagnen: Gezielte E-Mail-Kampagnen informieren Studieninteressierte regelmäßig.
  • Automatisierte Kommunikation: Interessenten erhalten automatisch E-Mails, Broschüren und Einladung zu Infoveranstaltungen.
  • Tracking des Nutzerverhaltens: Das CRM ermöglicht das Tracking von Website-Interaktionen – z. B. um herauszufinden, welche Studiengänge das größte Interesse wecken.

Der Student Life Cycle von Lilli 👩🏽‍🎓

Für Lilli bedeutet dies, dass sie sich schon während der Oberstufe in E-Mail Verteiler an interessanten Hochschulen eintragen lässt. Sie wird so über Veranstaltungen, neue Studiengänge oder andere Angebote informiert und kann sich schon früh ein Bild über ihre zukünftige Hochschule machen. So wird ihre Entscheidung leichter – bei über 400 möglichen Hochschulen ist es für sie nämlich ziemlich schwer, eine gute Wahl zu treffen.

2. Bewerbungs- und Zulassungsphase

In der Bewerbungs- und Zulassungsphase unterstützt ein CRM-System die Hochschule dabei, den Bewerbungsprozess für Studieninteressierte zu vereinfachen und effizient zu gestalten.

Marketing-Strategien in dieser Phase:

  • Automatisierte Erinnerungen: Bewerber erhalten automatisierte Erinnerungen an wichtige Fristen und einzureichende Dokumente.
  • Personalisierte Beratung: Hinterlegte Daten im CRM ermöglichen, Interessenten direkt und individuell zu beraten und auf spezifische Bedürfnisse einzugehen.
  • Zulassungsmanagement: Ein CRM kann den Status jeder Bewerbung verfolgen und entsprechende Informationen automatisiert an die Bewerber senden. Das beschleunigt den Zulassungsprozess und macht ihn transparenter.
Für Lilli war es eine große Erleichterung, dass sie automatisiert per Mail an Bewerbungsfristen erinnert wurde. Sie hätte sonst beinahe die Frist für ihre Wunschhochschule verpasst. Diese Hochschule konnte bei einer Nachfrage von Lilli schnell und persönlich reagieren, weil im CRM-System bereits relevante Infos zu ihr hinterlegt waren. Die Zulassung verlief danach reibungslos über das gleiche CRM.

3. Studienbeginn und -eingewöhnung

In der Phase des Studienbeginns kann das CRM-System genutzt werden, um neuen Studierenden den Einstieg zu erleichtern und sie bei der Eingewöhnung zu unterstützen.

Marketing-Strategien in dieser Phase:

  • Willkommens- und Orientierungsprogramme: Das CRM stellt personalisierte Informationen zum Studienstart bereit, z. B. zur Campus-Navigation, Anmeldungen oder Lernressourcen.
  • Events und Networking: Automatisierter Versand von Einladungen zu Einführungsveranstaltungen oder sozialen Events an Erstsemester.
  • Umfragen zur Zufriedenheit: Durch gezielte Feedback-Umfragen kann die Hochschule herausfinden, ob die Erstsemester gut integriert sind und welche Verbesserungen sie wünschen.
Den Studienstart hatte sich Lilli leichter vorgestellt. Sie ist für ihre Traumuni in eine neue Stadt gezogen und kennt dort noch niemanden. Sie ist daher erleichtert, als sie noch vor Semesterbeginn per E-Mail zu speziellen Events für Erstsemester eingeladen wird.

Ein paar Wochen nach Beginn der Vorlesungen nimmt sie an einer Online-Umfrage ihrer Hochschule teil. Sie bewertet das Angebot als gut, möchte aber gerne mehr über die Nachhaltigkeitsbemühungen am Campus wissen. Wenige Tage nach der Umfrage findet Sie einen Newsletter zu genau diesem Thema in ihrem Postfach. Das begeistert sie so sehr, dass sie ihn an ihre Freund:innen weiterleitet.

4. Studienverlauf und akademische Entwicklung

Im weiteren Studienverlauf hilft das CRM, Studierende zu motivieren und gezielte Unterstützung in akademischen Fragen zu erhalten.

Marketing-Strategien in dieser Phase:

  • Ereignisbasierte Benachrichtigungen: CRM-gestützte Benachrichtigungen erinnern an Prüfungsfristen und Studienleistungen, um den Studienverlauf strukturiert zu gestalten.
  • Beratungsangebote: Studierende können bei Bedarf gezielt auf Beratungsangebote hingewiesen werden, z. B. für ausländische Studierende, Eltern oder Menschen mit Behinderungen.
  • Förderprogramme und individuelle Unterstützung: Das CRM kann gezielt über Fördermöglichkeiten informieren und passende Programme vorschlagen, z. B. für Praktika, Auslandssemester oder Tutorien.
Die ersten Semesterferien verbringt Lilli in ihrer Heimatstadt. Sie ist überrascht, wie unterschiedlich ihre Freundinnen und Freunde über die Hochschulen berichten, an denen sie inzwischen studieren. Eine ihrer Freundinnen erzählt, dass sie schon 2x Fristen verpasst hat und sich an ihrer Uni ziemlich verloren fühlt.

Lilli erwähnt die automatisierten Erinnerungen, die sie für Prüfungen und Studienleistungen über das Hochschul-CRM erhält und wie sehr ihr das den Alltag erleichtert. Die Freundin beschließt, sich online über einen Hochschulwechsel zu informieren. Wäre es nicht toll, gemeinsam zu studieren?

5. Studienabschluss und Berufseinstieg

Im letzten Abschnitt des Student Life Cycle, dem Übergang in das Berufsleben, spielt CRM-Marketing eine entscheidende Rolle. Jetzt sollten Studierende gezielt auf den Berufseinstieg vorbereitet werden. Auch passende Jobangebote oder Karriereveranstaltungen sind nun relevant. Und nach dem Abschluss ist nicht Schluss: Zufriedene Studierende unterstützen ihre Alma Mater gerne, z. B. durch Mitgliedschaften in Alumni-Netzwerken oder Fördervereinen.

Marketing-Strategien in dieser Phase:

  • Karriereberatung und Alumni-Management: Studierende werden gezielt auf Jobmessen und Karrieremöglichkeiten aufmerksam gemacht.
  • Automatisierte Jobangebote: Das CRM kann persönliche Jobempfehlungen basierend auf Studienrichtung und Interessen versenden.
  • Alumni-Netzwerke und langfristige Bindung: Nach dem Abschluss können Alumni-Netzwerke im CRM gepflegt werden, um eine langfristige Bindung zur Hochschule aufzubauen und ehemalige Studierende regelmäßig über Weiterbildungen oder Alumni-Events zu informieren.
In ihrem letzten Semester fühlt sich Lilli manchmal ziemlich überfordert: Sie muss sich auf schwierige Prüfungen vorbereiten, die Abschlussarbeit schreiben und an ihren Berufseinstieg denken. Aber wo bloß anfangen?

Zum Glück wird sie von ihrer Hochschule regelmäßig über Beratungsangebote und Jobmessen informiert. Sie erhält sogar zu ihrem Studienprofil passende Jobangebote und freut sich riesig, als eine Bewerbung schließlich erfolgreich ist.

Noch viele Jahre später erzählt sie von ihrem Studium und der Hochschule, die ihr durch viele Schwierigkeiten half. Als engagierte Alumna tritt sie gerne auf Info-Events für Erstsemester auf – dort trifft sie hoffentlich auf die nächste Generation zufriedener Studierender.

Fazit: Student Life Cycle mit CRM steigert die Zufriedenheit

Der Student Life Cycle bildet die Basis, um Studierende aktiv zu begleiten, zielgerichtet zu unterstützen und eine Bindung aufzubauen. CRM-Marketing entlang dieses Zyklus ermöglicht Hochschulen/Universitäten personalisierte Kommunikation und strukturierte Prozesse zu nutzen. Das steigert sowohl die Effizienz in der Verwaltung als auch die Zufriedenheit und Loyalität der Studierenden.

Für die Studierenden bedeutet dies eine wertvolle Orientierungshilfe und Motivation, ihre akademische und berufliche Laufbahn erfolgreich zu gestalten. Ein leistungsstarkes CRM-System ist daher entscheidend, um Hochschulen zukunftsfähig und attraktiv zu machen.

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