Menu

E-Mails mit dem CRM-System synchronisieren

Verbinden Sie Ihre E-Mail-Adressen mit dem CRM-System und erhalten Sie einen zentralen Überblick

E-Mails im CRM-System verwalten

E-Mails wahlweise aus 1CRM oder dem eigenen E-Mail-Programm versenden

1CRM ist von Haus aus mit einer E-Mail-Schnittstelle ausgestattet. Dadurch sind Sie in der Lage alle Ihre E-Mails zentral über das CRM-System zu erhalten und zu versenden. Sie können aber ebenso E-Mails über Ihren externen E-Mail-Dienstleister wie zum Beispiel Gmail versenden und trotzdem den gesamten Kommunikationsverlauf in 1CRM überblicken. Denn alle eingehenden und ausgehenden E-Mails lassen sich bequem mit Ihrem Kundenverwaltungssystem synchronisieren.

E-Mails über das CRM-System senden

Sie können E-Mails mit 1CRM über Sendmail oder SMTP versenden. Die einfachste Variante ist das Versenden von E-Mails über Sendmail. Hierfür muss Sendmail auf Ihrem Server eingerichtet sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie Ihre E-Mails per SMTP versenden.

 

E-Mails über das CRM-System erhalten

Spielen Sie Ihre E-Mails aus externen E-Mail-Diensten wie Gmail, Outlook oder Yahoo ins CRM-System ein. Richten Sie einfach einen überwachten Ordner in 1CRM ein und synchronsieren Sie Ihr E-Mail-Konto mit Ihrem CRM.

 

$

E-Mails mit dem CRM-System versenden

Richten Sie Ihr 1CRM-Postfach ein und versenden Sie bequem E-Mails über Sendmail oder Ihre bereits bestehende E-Mail-Adresse wie Gmail oder Outlook.

Option A: E-Mails versenden über SMTP

Wenn Sendmail auf Ihrem Server nicht eingerichtet ist, dann lassen sich E-Mails mithilfe Ihres E-Mail-Dienstes versenden, z. B. über Gmail, Outlook oder Yahoo. Für die meistverbreitesten E-Mail-Dienste haben wir ein Quick Setup eingerichtet. Die E-Mail-Einstellungen sind dabei bereits hinterlegt und Sie müssen nur noch Ihre Zugangsdaten eingeben. Easy-peasy! Für alle weiteren E-Mail-Dienste gibt es die manuelle Konfiguration. Hierfür brauchen Sie die SMTP-Daten Ihres E-Mail-Anbieters und tragen diese manuell ein. Das ist jedoch auch schnell erledigt, da Sie mit einer Google-Suche die erforderlichen Daten schnell zur Hand haben.

Wählen Sie die passende E-Mail-Anleitung anhand Ihres E-Mail-Dienstes:

 

Quick Setup – E-Mails über 1CRM versenden

p

Voraussetzung: Sie haben einen der folgenden E-Mail-Diensten: Gmail, Apple iCloud, Outlook, AOL,Yahoo

1. Gehen Sie zu Ihrem Benutzerprofil.

2. Wählen Sie den Reiter E-Mail-Optionen.

3. Scrollen Sie zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.

4. Klicken Sie auf Quick Setup.

5. Wählen Sie Ihren E-Mail Provider aus.

CRM-Dokumentation: E-Mail Providerauswahl

6. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.

7. Sichern Sie Ihre Einstellungen.

N

Super! SMTP sollte jetzt eingerichtet sein

E-Mails mit Ihrem CRM-System zu versenden, ist von nun an ein Kinderspiel! Probieren Sie es aus.

p

Gut zu wissen!

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse von Gmail synchronisieren möchten, kann es vorkommen, dass Sie in Ihren Google-Kontoeinstellungen unter Anmeldung & Sicherheit > Verbundene Apps & Website > noch „weniger sichere Apps“ zulassen müssen, da Google alle externen Anwendungen als weniger sicher ansieht.

Manuelle Konfiguration – E-Mails über 1CRM versenden

p

Voraussetzung: Bevor Sie mir der Einrichtung Ihres CRM-E-Mail-Postfachs beginnen stellen Sie folgendes sicher:

  • Ihr E-Mail-Dienst wird nicht vom Quick Setup unterstützt.
  • SMTP-Servername und SMTP-Port Ihres E-Mail-Anbieters haben Sie zur Hand. Tipp: Geben Sie einfach den Namen Ihres E-Mail-Anbieters in Kombination mit SMTP in die Google-Suche ein. So sollten Sie schnell fündig werden.
  • Ihre Zugangsdaten wie Benutzername und Passwort haben Sie zur Hand(nur falls erforderlich)

1. Gehen Sie zu Ihrem Benutzerprofil und wählen Sie den Reiter E-Mail-Optionen.

2. Scrollen Sie zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.

3. Wählen Sie als E-Mail Transfer Modus SMTP aus.

CRM-Dokumentation: SMTP

4. Geben Sie den SMTP-Servername und den SMTP-Port (meist 25 oder 587) ein.

5. Wenn Ihr SMTP-Server eine Verschlüsselungsmethode unterstützt, wählen Sie bei SMTP-Verschlüsselung SSL oder TLS aus.

6. Wenn Ihr SMTP-Server zur Authentifikation Benutzername und Passwort braucht, dann setzen Sie bei SMTP Authentifikation ein Häkchen und tragen bei SMTP Benutzername und SMTP Passwort Ihre Zugangsdaten ein.

7. Sichern Sie Ihre Einstellung.

Option B: E-Mails versenden über Sendmail

Wenn die Open-Source-Software auf Ihrem Server installiert ist, empfehlen wir Ihnen, Sendmail zu nutzen. Einfach, weil es so am bequemsten für Sie ist. Wenn Sie nicht wissen, ob dies bei Ihnen der Fall ist, fragen Sie Ihren Hosting-Anbieter oder testen Sie es einfach aus.

Voraussetzung: Sendmail ist auf Ihrem Server eingerichtet.

So richten Sie Sendmail in 1CRM ein:

1. Gehen Sie zu Ihrem Benutzerprofil.

2. Wählen Sie den Reiter E-Mail-Optionen.

3. Scrollen Sie zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.

4. Wählen Sie als E-Mail Transfer Modus Sendmail aus.

CRM-Dokumentation: Sendmail

5. Sichern Sie Ihre Einstellung.

N

Super! Sendmail sollte jetzt eingerichtet sein

Sie können ab sofort mit Ihrem CRM-System E-Mails versenden! Testen Sie es einfach aus.

Glückwunsch!

Sie können nun E-Mails von Ihrem CRM-System heraus versenden.

#

E-Mails im CRM-System erhalten

Legen Sie E-Mail-Ordner in 1CRM an und rufen Sie alle wichtigen E-Mails aus Ihrem Gmail-, Outlook-Konto oder einem anderen E-Mail-Konto ab.

E-Mails Ihres externen E-Mail-Dienstes mit 1CRM synchronisieren

Synchronisieren Sie Ihre E-Mails aus Gmail, Outlook, Yahoo oder anderen E-Mail-Diensten mit Ihrem CRM-System. Legen Sie in Ihrem E-Mail-Programm Ordner an, die E-Mails enthalten, die auch ins CRM laufen sollen. Legen Sie dann in 1CRM ebenfalls E-Mail-Ordner an und lassen Sie diese überwachen. Mithilfe dieser Überwachten Ordnern synchronisieren Sie Ihre E-Mails aus Gmail, Outlook & Co. komfortabel mit Ihrem CRM-System und stellen sicher, dass wirklich nur die relevanten Mails synchronisiert werden.

p

Gut zu wissen!

Wir empfehlen, in Ihrem externen E-Mail-Dienst einen Ordner „CRM“ anzulegen und alle Kundenmails in diesen Ordner zu schieben oder zu filtern. So werden nur die wichtigen E-Mails von Kunden mit 1CRM synchronisiert und Ihr E-Mail-Postfach bleibt übersichtlich.

Überwachte Mailbox in 1CRM einrichten

1. Gehen Sie zu Ihrem Benutzerprofil und wählen Sie den Reiter E-Mail-Optionen.

2. Scrollen Sie zum Abschnitt Überwachte Mailboxen und klicken Sie auf Neu.

CRM-Dokumentation: Überwachte Mailboxen

3. Geben Sie einen beliebigen Namen für Ihre überwachte Mailbox und die E-Mail-Adresse ein.

4. Geben Sie unter ‚Von‘ Name Ihren vollständigen Namen ein.

5. Führen Sie wenn möglich das Quick Setup durch. Wenn das Quick Setup Ihren E-Mail-Dienst nicht unterstützt, dann führen Sie die E-Mail-Konfiguration manuell durch. Die erforderlichen Daten finden Sie über eine einfache Google-Suche.

6. Unter Ordner geben Sie den Ordner Ihres E-Mail-Postfachs an, der synchronisiert werden soll, z. B. „Inbox“, „Posteingang“ oder einen eigenen in Ihrem E-Mail-Client erstellten Ordner.

7. Legen Sie unter Zustellung in Ordner fest, welchem Ordner in 1CRM die E-Mails zugeordnet werden sollen. Standardmäßig ist hier Eingang ausgewählt. Sie können jedoch in Ihrem 1CRM-Postfach weitere Ordner hinzufügen und diese dann an dieser Stelle auswählen.

8. Sichern Sie Ihre Einstellungen

N

Super!

Ihr System wird nun jedes Mal, wenn der Zeitplaner durchläuft, Ihre überwachten Mailboxen scannen und die Mails von dort ins CRM-System synchronisieren.

Quick Tipps

1CRM bietet vielfältige Möglichkeiten, um Ihre E-Mails intelligent zu synchronisieren und abzulegen. Deshalb fassen wir hier ein paar kleine zusätzliche Tipps zusammen:

p

Versendete Mails synchronisieren:

Sie können nicht nur eingehende E-Mails mit 1CRM synchronisieren, sondern auch alle E-Mails, die Sie von Ihrem E-Mail-Dienst aus versenden. Folgen Sie hierzu einfach der Anleitung Eingehene E-Mails mit 1CRM synchronisieren und setzen bei Dieser Ordner enthält versendete Mails ein Häkchen.

p

E-Mails automatisch als Bug-Reports / Fehlerberichte anlegen:

Wenn Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen haben, können Sie diese als überwachte Mailbox anlegen und automatisch einen neuen Fehlerbericht im CRM-System erstellen. Folgen Sie hierzu einfach der Anleitung Eingehene E-Mails mit 1CRM synchronisieren und wählen Sie bei Mögliche Aktionen aus dem Drop-Down Neuer Fehler aus.

p

E-Mails automatisch als Servicefall anlegen:

Wenn Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse für Serviceanfragen haben, können Sie diese als überwachte Mailbox anlegen und automatisch einen neuen Servicefall im CRM-System erstellen. Folgen Sie hierzu einfach der Anleitung Eingehene E-Mails mit 1CRM synchronisieren und wählen Sie bei Mögliche Aktionen aus dem Drop-Down Neuer Fall aus.

Noch Fragen? Dann besuchen Sie uns auf Xing

Werden Sie Teil der 1CRM-Community

Die 1CRM-Usergroup bringt Anwender aus den unterschiedlichsten Bereichen mit anderen Anwendern und Entwicklern zusammen. In der Xing-Gruppe erhalten Sie aktuelle Informationen zur CRM-Lösung 1CRM, z. B. Produkt-Updates, neue Features, Webinar-Termine und können sich mit anderen CRM-Anwendern austauschen. Stellen Sie sich und Ihr Geschäft gerne im Forum „Vorstellungsrunde“ vor und schildern Sie kurz, wie Sie 1CRM einsetzen.

1CRM-Anwender und -Entwickler beantworten Ihre Fragen

Neu bei 1CRM? So richten Sie das CRM-System ein

Benutzerkonten im CRM anlegen

CRM-Benutzer für Ihre Mitarbeiter anlegen So richten Sie Benutzerkonten in 1CRM ein Sie können in 1CRM so viele Benutzer anlegen, wie Sie Lizenzen Sie erworben haben (mit der kostenlosen Startup Edition können Sie noch weitere 2 Benutzer anlegen). In dieser Anleitung...

E-Mail im CRM: sendmail oder SMTP?

E-Mails im CRM: sendmail oder SMTP Hintergrundwissen zum Einrichten des E-Mail-Versands in 1CRM In 1CRM lassen sich E-Mails über sendmail oder SMTP versenden. Die zwei Begriffe sagen Ihnen nichts? Der folgende Text erklärt, was hinter den Begriffen steht, wann Sie...

Rechte und Rollen in der CRM-Software einrichten

Was dürfen Ihre Benutzer? Informationen und Anleitungen rund um die Vergabe von Benutzerrechten und -rollen Benutzerrechte und die damit in Verbindung stehenden Rollen setzen wir in 1CRM ein, um innerhalb der CRM-Software Datensätze und Funktionalitäten für bestimmte...

Kontakte und Kalender über CardDAV und CalDAV synchronisieren

  Kontakte und Termine mit 1CRM synchronisieren Smartphone, Outlook und mehr mit 1CRM verknüpfen Damit Sie auch von zuhause und mobil alle wichtigen Kundendaten und Termine im Blick haben, können Sie Ihr Notebook, Smartphone und Tablet mit 1CRM verbinden. Die...

Quick Tip: MwSt als Standardsteuerkennung in 1CRM einfügen

Grundsätzlich arbeitet 1CRM hier mit zwei Elementen zum einen den Steuersätzen und zum anderen den Steuerkennungen. Beide Module können in der Administration im Bereich "Angebote und Rechnungen" gepflegt werden. Legen Sie sich nun z.B. die MwSt als neuen Steuersatz...

Logo für die PDF-Ausgabe hinterlegen

Ihr eigenes Firmenlogo in PDF-Dokumenten Passen Sie Angebote, Rechnungen und mehr an Für die Ausgabe von PDF-Dokumenten wie Angebote, Rechnungen etc. sollten Sie Ihr eigenes Firmenlogo hinterlegen. Wie das geht, erfahren Sie in dieser Anleitung. Mit jeder...