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E-Mails mit CRM-System synchronisieren

Verbinden Sie Ihre E-Mail-Adressen mit dem CRM-System und erhalten Sie einen zentralen Überblick

1CRM ist von Haus aus mit einer E-Mail-Schnittstelle ausgestattet. Dadurch sind Sie in der Lage alle Ihre E-Mails zentral über das CRM-System zu erhalten und zu versenden. Sie können aber ebenso E-Mails über Ihren externen E-Mail-Dienstleister wie zum Beispiel Gmail versenden und trotzdem den gesamten Kommunikationsverlauf in 1CRM überblicken. Denn alle eingehenden und ausgehenden E-Mails lassen sich bequem mit Ihrem Kundenverwaltungssystem synchronisieren.

E-Mails über das CRM-System senden

Sie können E-Mails mit 1CRM über Sendmail oder SMTP versenden. Die einfachste Variante ist das Versenden von E-Mails über Sendmail. Hierfür muss Sendmail auf Ihrem Server eingerichtet sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie Ihre E-Mails per SMTP versenden.

 

E-Mails über das CRM-System erhalten

Spielen Sie Ihre E-Mails aus externen E-Mail-Diensten wie Gmail, Outlook oder Yahoo ins CRM-System ein. Richten Sie einfach einen überwachten Ordner in 1CRM ein und synchronsieren Sie Ihr E-Mail-Konto mit Ihrem CRM.

 

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E-Mails mit dem CRM-System versenden

Richten Sie Ihr 1CRM-Postfach ein und versenden Sie bequem E-Mails über Sendmail oder Ihre bereits bestehende E-Mail-Adresse wie Gmail oder Outlook.

E-Mails versenden über Sendmail

Wenn die Open-Source-Software auf Ihrem Server installiert ist, empfehlen wir Ihnen, Sendmail zu nutzen. Einfach, weil es so am bequemsten für Sie ist. Wenn Sie nicht wissen, ob dies bei Ihnen der Fall ist, fragen Sie Ihren Hosting-Anbieter oder testen Sie es einfach aus.

So richten Sie Sendmail in 1CRM ein:

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Voraussetzung: Sendmail ist auf Ihrem Server eingerichtet.

1. Gehen Sie zu Ihrem Benutzerprofil.

2. Wählen Sie den Reiter E-Mail-Optionen.

3. Scrollen Sie zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.

4. Wählen Sie als E-Mail Transfer Modus Sendmail aus.E-mail Set up mit sendmail

5. Sichern Sie Ihre Einstellung.

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Super!

Sie können ab sofort mit Ihrem CRM-System E-Mails versenden! Testen Sie es einfach aus.

E-Mails versenden über SMTP

Wenn Sendmail auf Ihrem Server nicht eingerichtet ist, dann lassen sich E-Mails mithilfe Ihres E-Mail-Dienstes versenden, z. B. über Gmail, Outlook oder Yahoo. Für die meistverbreitesten E-Mail-Dienste haben wir ein Quick Setup eingerichtet. Die E-Mail-Einstellungen sind dabei bereits hinterlegt und Sie müssen nur noch Ihre Zugangsdaten eingeben. Easy-peasy! Für alle weiteren E-Mail-Dienste gibt es die manuelle Konfiguration. Hierfür brauchen Sie die SMTP-Daten Ihres E-Mail-Anbieters und tragen diese manuell ein. Das ist jedoch auch schnell erledigt, da Sie mit einer Google-Suche die erforderlichen Daten schnell zur Hand haben.

Wählen Sie die passende E-Mail-Anleitung anhand Ihres E-Mail-Dienstes:

 

Quick Setup – E-Mails über 1CRM versenden

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Voraussetzung: Sie haben einen der folgenden E-Mail-Diensten: Gmail, Apple iCloud, Outlook, AOL,Yahoo

1. Gehen Sie zu Ihrem Benutzerprofil.

2. Wählen Sie den Reiter E-Mail-Optionen.

3. Scrollen Sie zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.

4. Klicken Sie auf Quick Setup.

5. Wählen Sie Ihren E-Mail Provider aus.E-Mail Provider auswahl: iCloud, Gmail, Outlook

6. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.

7. Sichern Sie Ihre Einstellungen.

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Super!

E-Mails mit Ihrem CRM-System zu versenden, ist von nun an ein Kinderspiel! Probieren Sie es aus.
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Gut zu wissen!

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse von Gmail synchronisieren möchten, kann es vorkommen, dass Sie in Ihren Google-Kontoeinstellungen unter Anmeldung & Sicherheit > Verbundene Apps & Website > „noch weniger sichere Apps“ zulassen müssen, da Google alle externen Anwendungen als weniger sicher ansieht.

Manuelle Konfiguration – E-Mails über 1CRM versenden

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Voraussetzung: Bevor Sie mir der Einrichtung Ihres CRM-E-Mail-Postfachs beginnen stellen Sie folgendes sicher:

  • Ihr E-Mail-Dienst wird nicht vom Quick Setup unterstützt.
  • SMTP-Servername und SMTP-Port Ihres E-Mail-Anbieters haben Sie zur Hand. Tipp: Geben Sie einfach den Namen Ihres E-Mail-Anbieters in Kombination mit SMTP in die Google-Suche ein. So sollten Sie schnell fündig werden.
  • Ihre Zugangsdaten wie Benutzername und Passwort haben Sie zur Hand(nur falls erforderlich)

1. Gehen Sie zu Ihrem Benutzerprofil und wählen Sie den Reiter E-Mail-Optionen.

2. Scrollen Sie zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.

3. Wählen Sie als E-Mail Transfer Modus SMTP aus.SMTP Optionen, Authentifikation, SSL, TLS Verschlüsselung

4. Geben Sie den SMTP-Servername und den SMTP-Port (meist 25 oder 587) ein.

5. Wenn Ihr SMTP-Server eine Verschlüsselungsmethode unterstützt, wählen Sie bei SMTP-Verschlüsselung SSL oder TLS aus.

6. Wenn Ihr SMTP-Server zur Authentifikation Benutzername und Passwort braucht, dann setzen Sie bei SMTP Authentifikation ein Häkchen und tragen bei SMTP Benutzername und SMTP Passwort Ihre Zugangsdaten ein.

7. Sichern Sie Ihre Einstellung.

Glückwunsch!

Sie können nun E-Mails von Ihrem CRM-System heraus versenden.
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E-Mails im CRM-System erhalten

Legen Sie E-Mail-Ordner in 1CRM an und rufen Sie alle wichtigen E-Mails aus Ihrem Gmail-, Outlook-Konto oder einem anderen E-Mail-Konto ab.

E-Mails Ihres externen E-Mail-Dienstes mit 1CRM synchronisieren

Synchronisieren Sie Ihre E-Mails aus Gmail, Outlook, Yahoo oder anderen E-Mail-Diensten mit Ihrem CRM-System. Legen Sie in Ihrem E-Mail-Programm Ordner an, die E-Mails enthalten, die auch ins CRM laufen sollen. Legen Sie dann in 1CRM ebenfalls E-Mail-Ordner an und lassen Sie diese überwachen. Mithilfe dieser Überwachten Ordnern synchronisieren Sie Ihre E-Mails aus Gmail, Outlook & Co. komfortabel mit Ihrem CRM-System und stellen sicher, dass wirklich nur die relevanten Mails synchronisiert werden.

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Gut zu wissen!

Wir empfehlen, in Ihrem externen E-Mail-Dienst einen Ordner „CRM“ anzulegen und alle Kundenmails in diesen Ordner zu schieben oder zu filtern. So werden nur die wichtigen E-Mails von Kunden mit 1CRM synchronisiert und Ihr E-Mail-Postfach bleibt übersichtlich.

Überwachte Mailbox in 1CRM einrichten

1. Gehen Sie zu Ihrem Benutzerprofil und wählen Sie den Reiter E-Mail-Optionen.

2. Scrollen Sie zum Abschnitt Überwachte Mailboxen und klicken Sie auf Neu.Mailboxen einfach einrichten, über Imap oder POP3 möglich

3. Geben Sie einen beliebigen Namen für Ihre überwachte Mailbox und die E-Mail-Adresse ein.

4. Geben Sie unter ‚Von‘ Name Ihren vollständigen Namen ein.

5. Führen Sie wenn möglich das Quick Setup durch. Wenn das Quick Setup Ihren E-Mail-Dienst nicht unterstützt, dann führen Sie die E-Mail-Konfiguration manuell durch. Die erforderlichen Daten finden Sie über eine einfache Google-Suche.

6. Unter Ordner geben Sie den Ordner Ihres E-Mail-Postfachs an, der synchronisiert werden soll, z. B. „Inbox“, „Posteingang“ oder einen eigenen in Ihrem E-Mail-Client erstellten Ordner.

7. Legen Sie unter Zustellung in Ordner fest, welchem Ordner in 1CRM die E-Mails zugeordnet werden sollen. Standardmäßig ist hier Eingang ausgewählt. Sie können jedoch in Ihrem 1CRM-Postfach weitere Ordner hinzufügen und diese dann an dieser Stelle auswählen.

8. Sichern Sie Ihre Einstellungen

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Super!

Ihr System wird nun jedes Mal, wenn der Zeitplaner durchläuft, Ihre überwachten Mailboxen scannen und die Mails von dort ins CRM-System synchronisieren.

Quick Tipps

1CRM bietet vielfältige Möglichkeiten, um Ihre E-Mails intelligent zu synchronisieren und abzulegen. Deshalb fassen wir hier ein paar kleine zusätzliche Tipps zusammen:

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Versendete Mails synchronisieren:

Sie können nicht nur eingehende E-Mails mit 1CRM synchronisieren, sondern auch alle E-Mails, die Sie von Ihrem E-Mail-Dienst aus versenden. Folgen Sie hierzu einfach der Anleitung Eingehene E-Mails mit 1CRM synchronisieren und setzen bei Dieser Ordner enthält versendete Mails ein Häkchen.

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E-Mails automatisch als Bug-Reports / Fehlerberichte anlegen:

Wenn Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen haben, können Sie diese als überwachte Mailbox anlegen und automatisch einen neuen Fehlerbericht im CRM-System erstellen. Folgen Sie hierzu einfach der Anleitung Eingehene E-Mails mit 1CRM synchronisieren und wählen Sie bei Mögliche Aktionen aus dem Drop-Down Neuer Fehler aus.

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E-Mails automatisch als Servicefall anlegen:

Wenn Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse für Serviceanfragen haben, können Sie diese als überwachte Mailbox anlegen und automatisch einen neuen Serverfall im CRM-System erstellen. Folgen Sie hierzu einfach der Anleitung Eingehene E-Mails mit 1CRM synchronisieren und wählen Sie bei Mögliche Aktionen aus dem Drop-Down Neuer Fall aus.

Glückwunsch!

Ihr E-Mails aus Gmail, Outlook & Co. werden von nun an systematisch in Ihre CRM-Software synchronisiert und intelligent Ihren Kontakten zugeordnet.