Im Gegenzug erhalten Sponsoren Tickets zu besonderen Konditionen sowie Ausstellungsflächen zum Bewerben. Der Umgang mit Sponsoren innerhalb des Kongressmanagements nimmt also eine wichtige Rolle ein. Welche Erfolgsfaktoren darüber hinaus fürs Kongressmanagement gelten und wie Kongresse zukünftig geplant werden, klärt dieser Beitrag.

Was ist ein Kongress?

Kongresse sind Großveranstaltungen, bei denen Personen aus einer bestimmten Branche oder zu einem speziellen Themenbereich zusammenkommen (lat. congressus = Zusammenkunft). Und das meist über mehrere Tage, um etwa über aktuelle Entwicklungen und Trends in der Branche zu diskutieren, sich auszutauschen und sich zu vernetzen.

Bekannt sind vor allem wissenschaftliche oder medizinische Kongresse, bei denen etwa Forschungsergebnisse präsentiert und diskutiert werden.

Die Phasen des Kongressmanagements

Fürs Kongressmanagement gelten die gleichen Organisations- bzw. Planungsschritte wie für jedes andere Event. Zusätzlich nehmen bei Kongressen Sponsoren und Partner eine wichtige Rolle ein. Denn ohne sie lassen sich größere Kongresse in der Regel nicht finanzieren.

1. Kongressvorbereitung

In dieser ersten Phase gilt es, die wesentlichen Fragen vorab zu beantworten, um den organisatorischen Rahmen festzustecken.

  • Welches Ziel verfolgt der Kongress?
  • Welches Publikum spricht er an?
  • In welcher Sprache soll der Kongress stattfinden?
  • Wie viel Budget steht zur Verfügung?
  • Wie viele Teilnehmer:innen werden erwartet?
  • Welches Profil hat der Kongress?

2. Detailplanung & Kongressdurchführung

Detailplanung und Kongressdurchführung nehmen den zeitintensivsten Part in Anspruch. Wichtige Entscheidungen, etwa zu den folgenden Aspekten, müssen Veranstalter:innen treffen:

  • Personalplanung
  • Redner
  • Sponsoren
  • Programm
  • Räumlichkeiten
  • Anmeldeplattform
  • Einladungen
  • Teilnehmerunterlagen
  • Catering
  • Deko
  • Werbung

3. Kongress-Nachbereitung

Wie bei jedem Event ist es auch nach der Veranstaltung wichtig, den Kontakt zu allen Teilnehmenden zu pflegen, ihr Feedback einzuholen, ein Dankesschreiben und ggf. Präsentationsunterlagen zuzusenden. Für die Außenkommunikation sind eine positive Nachberichterstattung sowie der Ausblick auf zukünftige Kongresse eine gute Werbemöglichkeit.

Schließlich dürfte auch das interne Controlling Aufschluss über den Erfolg des Kongresses geben. Übrigens, wer während aller Phasen im Kongressmanagement wichtige Datensätze gesammelt hat, wird mehr Freude an der Auswertung haben.

Sponsoren als wichtige Kongress-Stakeholder

Eine große Herausforderung im Kongressmanagement ist es, ein geeignetes Sponsorship-Programm zu entwickeln, das sowohl für den Veranstalter als auch für den Sponsor und Aussteller gleichermaßen attraktiv ist. Hierzu sind Umsatzziel, Budgetvorgaben und Partnererwartungen zu berücksichtigen.

Kongressmanagement Sponsoren
Mit der finanziellen Hilfe von Sponsoren wird der Kongress erst möglich.

Ob per E-Mail-Einladung, Online-Advertising oder Printwerbung – um nicht nur Teilnehmerinnen und Teilnehmer, sondern auch Sponsoren zu gewinnen, sollte der Kongress beworben werden. Sponsoren müssen frühzeitig in den Prozess eingebunden und spezielle Konditionen verständlich kommuniziert werden. Denn mit ihrer finanziellen Hilfe wird der Kongress meist erst möglich.

Um allen Kongress-Stakeholdern gerecht zu werden, erfordert es ein flexibles System im Hintergrund. Eine Event-Software, in dem nicht nur die Rahmenverträge mit den Sponsoren dokumentiert sind, unterschiedlich gestaffelte Tickets für sie zur Verfügung stehen, sondern auch die Ausstellungs- und Werbemöglichkeiten sinnvoll definiert und zugewiesen werden können.

Erfolgsfaktoren für das Kongressmanagement

Für einen erfolgreichen Kongress sind verschiedene Faktoren maßgeblich: 

Gute Planung und Kongressorganisation

Inklusive einer interessanten Eventagenda sowie und überzeugenden Kongressthemen. Wichtig sind darüber hinaus die Wahl einer geeigneten Eventlocation sowie die Akquisition passender Redner:innen und Referent:innen.

Kommunikation mit den Teilnehmenden

Hierunter zählt u.a. das komplette Teilnehmermanagement, bei dem es um alle teilnehmerbezogenen Maßnahmen vor, während und nach dem Kongress geht. Auch die richtige Kommunikation mit Sponsoren ist ein entscheidender Faktor.

Werbung, Wahl und Betreuung finanzstarker Sponsoren

Die richtigen Sponsoring-Partner zu akquirieren, auszuwählen und zu betreuen, wird beim Kongressmanagement oftmals unterschätzt. Doch sie sind es häufig, die durch die finanzielle Unterstützung einen Kongress erst ermöglichen.

Verlässliche Dienstleister wie Caterer, Service, Techniker

Ein Kongress lebt zwar in erster Linie von seinen Teilnehmenden und Rednern. Damit der Event aber rundum gelingt, kümmern sich zuverlässige Dienstleister um Technik und das leibliche Wohl aller.

Kongress-Software, die alle wichtigen Anforderungen erfüllt

  • einfache Bedienbarkeit hinsichtlich Teilnehmer- und Einladungsmanagement
  • Ticketkontingente incl. spezieller Sponsorentickets
  • Verwaltung von Ausstellungsflächen
  • Cleveres Zahlungsmanagement incl. automatisierter Zahlungs- und Mahnungsprozesse
  • schneller Support
  • gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Ausblick: Kongresse im Wandel

Die Eventbranche befindet sich im Wandel. Dass sich die starren räumlichen und zeitlichen Grenzen innerhalb von Kongressen immer mehr auflösen, war schon vor Covid-19 zu beobachten.

Die Corona-Pandemie hat bei dieser Entwicklung noch einmal kräftig mitgemischt und vielerorts dafür gesorgt, dass die meisten Großveranstaltungen ganz abgesagt wurden. Manche sind aber gänzlich in den virtuellen Raum abgewandert. Ob das der Trend bleibt, wird sich zeigen.

So oder so steigen die Anforderungen an die Eventplanung:

Hybride Kongresse müssen dann sowohl für das Präsenz-Event als auch virtuell geplant und durchgeführt werden.

Bei komplett virtuellen Kongressen erwarten die Teilnehmenden entsprechend technologische Neuerungen, um trotzdem an Gesprächen und Diskussionen teilzunehmen. Denn nach wie vor geht es bei Events doch um gemeinsame Erlebnisse, den Austausch und das Networking.

Kongressmanagement wird durch diese Entwicklung noch anspruchsvoller.

Digitaler Kongress
Immer mehr Kongresse finden, besonders durch die Corona Pandemie, aktuell ausschließlich virtuell statt.

Bereits in den letzten Jahren verliefen Kongress- Planung und -Organisation überwiegend digital. Neuartige, virtuelle Eventformate erfordern unbedingt eine gute Software-Basis. Eine Event-Software, die dieser Entwicklung Rechnung trägt. Und den Verantwortlichen im Kongressmanagement die Arbeit mit automatisierten Prozessen erleichtert.

Auch wenn vermehrt digitale Kongresse organisiert werden, werden Sponsoren in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Die Event-Vermarktung bleibt auch im virtuellen Konferenzraum bestehen. Und für die sind zuverlässige und finanzstarke Partner und Sponsoren unerlässlich.