Automatisierte Leadgenerierung: Interessenten in Kundschaft verwandeln mit Marketing Automation

In diesem Artikel packen wir die Karten offen auf den Tisch und zeigen Ihnen, wie unser automatisierter Mautic-Prozess funktioniert – von der Lead-Erfassung über das Double-Opt-in bis hin zur personalisierten Follow-up-Kampagne.

Was ist Leadgenerierung?

Leadgenerierung bedeutet, potenzielle Kund:innen dazu zu bewegen, ihre Kontaktdaten zu hinterlassen – sei es über ein Formular, eine Newsletter-Anmeldung oder einen Lead Magnet (z. B. ein Download). Das Ziel? Den ersten Schritt zur Kommunikation und zum Aufbau einer Beziehung zu schaffen.

Was sind Leads?

Leads sind potenzielle Kund:innen, die Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung gezeigt und ihre Kontaktdaten hinterlassen haben.

Leads können auf verschiedene Arten entstehen, zum Beispiel durch:

• Das Ausfüllen eines Formulars auf der Website
• Die Anmeldung für den Newsletter
• Die Teilnahme an einem Webinar
• Eine Anfrage nach mehr Infos oder einer Demo

Das Ziel im Marketing und Vertrieb ist es, Leads weiter zu betreuen – mit Follow-up-Mails oder persönlichen Gesprächen – bis aus Interesse ein Kauf wird.

Was ist ein Lead Magnet?

Jeder gute Kundenkontakt beginnt mit einem guten Angebot – genau das ist der Lead Magnet. Ein Lead Magnet ist ein kostenloser, hochwertiger Inhalt, der potenzielle Kund:innen anzieht. Das kann eine Checkliste, ein Whitepaper, ein E-Book oder eine Vorlage sein.

💡Die Idee dahinter: Wir liefern Mehrwert – im Gegenzug erhalten wir die Kontaktdaten. Okay, vielleicht doch nicht ganz kostenlos, aber zumindest finanziell gesehen.

Wichtige Begriffe der Marketing Automation

Bevor wir uns in die Praxis stürzen, ein kurzer Überblick über die Basics:

Schritt 1: Der erste Kontakt – Lead Magnet als Einstiegspunkt

Der erste Schritt: einen hochwertiger Lead Magnet bereitstellen. In Mautic wird er als Asset hochgeladen, um die Anzahl der Downloads zu tracken. Anschließend erstellen wir ein eigenständiges Formular, das folgende Daten abfragt:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Zustimmung zur Datenschutzerklärung

Was passiert nach dem Absenden des Formulars?

Sobald eine Person das Formular absendet, übernimmt Mautic automatisch die nächsten Schritte durch vordefinierte Workflows. Diese stellen sicher, dass die nachfolgende Kommunikation nahtlos abläuft – ohne manuelles Eingreifen.

• Der Lead erhält Punkte für sein Verhalten (z. B. 5 Punkte für einen Download).
• Er wird mit dem Tag Lead Magnet XY WARTEND markiert.
• Er wird ins Segment Lead Magnet WARTEND aufgenommen, das als Ausgangspunkt für die nachfolgende Double-Opt-in (DOI)-Kampagne dient.

Schritt 2: Double-Opt-in (DOI) – Leads DSGVO-konform sichern

Da wir DSGVO-konform arbeiten, erfolgt nun das Double-Opt-in (DOI). Hier prüft Mautic zuerst, ob die eingegebene E-Mail-Adresse gültig ist (Spam oder nicht). Falls sie als problematisch erkannt wird, erhalten wir eine interne Fehlermeldung zur manuellen Prüfung.

Ist die E-Mail-Adresse in Ordnung, erhält der Lead einen entsprechenden Tag und es wird überprüft, ob bereits ein DOI vorliegt:

Klickt der Kontakt auf diesen Tracking-Link, wird das Opt-in samt Datum in Mautic gespeichert. Nach der Bestätigung wird der Lead:

• Aus dem Segment Lead Magnet WARTEND entfernt.
• In die eigentliche Lead Magnet-Kampagne überführt.
• Mit dem Tag Opt-in via Lead Magnet markiert.
• Dem Segment Abonnenten hinzugefügt.

Schritt 3: Bereitstellung des Downloads

Jetzt bekommt der Lead endlich, was er will: den Download! Also fast. Wir prüfen nämlich lieber einmal zu viel als zu wenig. Bevor Mautic die Download-Mail versendet, erfolgt eine Prüfung: Ist das DOI bestätigt und in Mautic beim Lead hinterlegt? Nur dann erhält er die E-Mail mit dem Download-Link. Kein DOI? Keine Download-Mail – alles automatisch geregelt durch den Workflow.

Was passiert im Hintergrund?

Sobald das DOI bestätigt ist, setzt Mautic automatisch folgende Schritte um:

• Der temporäre Tag  Lead Magnet XY WARTEND wird entfernt.
• Die E-Mail mit dem Download-Link wird versendet.
• Der Tag Lead Magnet XY GESENDET wird vergeben, um den Versand zu tracken.

Das System überprüft zudem, ob der Kontakt tatsächlich auf den Download-Link klickt:

💡Nun wissen wir, dass der Lead den Download-Link genutzt und den Lead Magnet erhalten hat.

Schritt 4: Lead Nurturing – Der entscheidende Follow-up-Prozess

Jetzt wird’s spannend: Der Lead hat den Download erhalten – aber was nun? In der Pipeline versauern lassen? Nene! Das Ziel ist es, Leads kontinuierlich mit relevantem Content zu versorgen und aktiv weiterzuentwickeln. Daher setzen wir pro Lead Magnet eine Follow-up-Kampagne auf:

Klickt der Lead auf den Download-Link, prüft das System, ob er bereits ein Follow-up erhält. Dies geschieht durch die Vergabe des Tags Follow-up aktiv, den nur die haben, die einer aktiven Follow-up-Kampagne angehören.

So funktioniert die Prüfung:

Wie läuft das automatisierte Follow-up ab?

Der Prozess startet mit dem Versand der ersten Follow-up-E-Mail, sieben Tage nach dem Download. Anschließend prüft das System, ob der Lead darauf reagiert hat.

✅ Reaktion innerhalb von sieben Tagen:

• Direkte Antwort: Der Lead erhält den Tag hat Kontakt aufgenommen. Die Tags Follow-up und Follow-up aktiv werden entfernt, ebenso die Zuordnung zum Segment Follow-up | Lead Magnet XY. Der Lead ist nun bereit für den Vertrieb.
• Buchung einer Online-Session: Der Tag Online-Session ANGEFORDERT wird vergeben. Auch hier entfernt das System die Tags Follow-up und Follow-up aktiv sowie die Segmentzuordnung.

❎ Keine Reaktion innerhalb von sieben Tagen:

Falls der Lead weder geantwortet noch eine Online-Session gebucht hat, bleibt der Tag Follow-up aktiv bestehen. In diesem Fall wird automatisch die nächste Follow-up-E-Mail versendet.

Wiederholung bis zur letzten Follow-up-E-Mail:

Dieser Ablauf wiederholt sich, bis die dritte (letzte) Follow-up-E-Mail versendet wurde. Hat der Lead bis dahin nicht reagiert:

• Werden die Tags Follow-up und Follow-up aktiv entfernt.
• Wird der Lead aus dem Segment Follow-up | Lead Magnet XY sowie aus der laufenden Kampagne entfernt.
• Wird der Lead stattdessen in das Segment Follow-up | Lead Magnet XY | Non-responders verschoben.

Möglichkeiten für erneutes Follow-up

Sollte sich der Lead später erneut für ein Angebot interessieren, kann eine weitere Follow-up-Kampagne gestartet werden. Da die Follow-up-Tags und die Segmentzuordnung entfernt wurden, ist der Lead nicht mehr als ‚aktiv‘ im aktuellen Follow-up-Prozess markiert und kann bei Bedarf in eine neue Kampagne überführt werden.

Schritt 5: Smarte Personalisierung für noch bessere Ergebnisse

Noch besser wird’s mit gezielter Personalisierung. Sobald ein Lead in der ersten Follow-up-Mail auf ein zusätzliches Angebot klickt (z. B. eine Fallstudie), trackt das das System und vergibt den Tag Lead Magnet XY GEKLICKT. Das bedeutet: Ein Lead mit diesem zusätzlichen Tag bekommt eine spezielle Version der nächsten E-Mail – passend zu seinem Interesse.

Beispiel:

• Hat die Fallstudie heruntergeladen? Dann gibt’s eine Follow-up-Mail 2 mit dem Extra-Touch: „Danke, dass Sie unsere Fallstudie heruntergeladen haben! Hier sind weitere spannende Insights dazu.“
• Nicht geklickt? Kein Problem! Dann bekommt der Lead die Standardversion mit einer freundlichen Erinnerung: „Haben Sie unsere Fallstudie schon entdeckt? Hier geht’s direkt zum Download!“

Fazit: Mehr Leads, mehr Abschlüsse – aber bitte mit System!

Erfolgreiche Leadgenerierung passiert nicht zufällig – sie ist das Ergebnis einer durchdachten Strategie. Unser automatisierter Mautic-Prozess sorgt dafür, dass kein Lead in der Pipeline versauert und jede Kontaktmöglichkeit optimal genutzt wird.

• Double-Opt-in sorgt für DSGVO-konforme Kommunikation.
• Personalisierte Follow-ups erhöhen die Engagement-Rate und machen den Unterschied zwischen „Interessiert“ und „Bereit zu kaufen“.
• Automatisierung spart Zeit und sorgt für messbare Ergebnisse – mehr qualifizierte Leads, mehr Abschlüsse, weniger Streuverluste.