Vorteile Teilnehmermanagement-Software Beste Betreuung mit effizienter Eventorganisation
Freuen Sie sich auf einen Alltag ohne Copy und Paste aus diversen Excellisten. Mit dem Teilnehmermanagement-Tool haben Sie endlich alle Teilnehmerinformationen in nur wenigen Sekunden zur Hand. Vereinfachen Sie alle Prozesse von der Einladung und Registrierung bis zur Rechnungsstellung und Nachbereitung.
Stammdaten, Anmeldungen, ToDos wie auch offene Rechnungen finden Sie übersichtlich in der Teilnehmer-Software.
Individualisierte Zertifikate lassen sich per Knopfdruck erstellen und effizient an Teilnehmer:innen per E-Mail senden.
Über einen Self-Service für Teilnehmer:innen lassen Statusupdates wie Anmeldung und Stornierung automatisch abwickeln.
Verschiedene Preise für verschiedene Zielgruppen lassen sich anbieten und managen. Der automatisch generierte QR-Code der Tickets erleichtert den Check-In
Mithilfe von Event-Variablen lassen sich personalisierte E-Mails automatisiert an Teilnehmerinnen und Teilnehmer versenden.
Per Knopfdruck lassen sich Rechnungen für die erstellten Tickets erstellen und an die Teilnehmer:innen raussenden.
Teilnehmermanagement mit CRM Eine perfekte Kombination
Die 1CRM Teilnehmermanagement-Software basiert auf einer Customer Relationship Management Software (CRM). Diese Architektur eignet sich hervorragend, um die Beziehung zu Teilnehmer:innen sowie zu Referent:innen und Partnern im Rahmen von Veranstaltungen zu verwalten.
Erhalten Sie einen schnellen Einblick in die flexible Teilnehmerverwaltung
für Seminare, Trainings, Feiern und Kongresse.
Das 1CRM Teilnehmermanagement ist eine runde Sache. Denn alle Daten zu Kontakten, Firmen, Referenten und Teilnehmern sind mit den Event-Daten verknüpft. Dazu gehören Event-Anmeldungen, gekaufte Tickets und Produkte sowie der gesamte Kommunikationsverlauf.
Sie müssen sich also keinen Kopf machen, wie Sie die Daten aus der Adressverwaltung in Ihr Teilnehmer-Tool kriegen, um die Einladungen zu verschicken. In 1CRM nutzen Sie einfach die klassische CRM-Funktion zur Kontaktsegmentierung, um eine Zielgruppe für Ihre Einladung zu erstellen. Mithilfe einer Marketing-Kampagne senden Sie dann die Einladungen ganz bequem über das CRM heraus, inklusive Event-Variablen, die sich automatisch befüllen.
Dies ist nur ein Beispiel unter vielen, das zeigt, wie Eventorganisatorinnen und -organisatoren von den integrierten CRM-Funktionen direkt profitieren.
Event-Marketing Mehr Teilnehmer online gewinnen
Mit attraktiver Event-Website und Online-Registrierung wird die Eventvermarktung zum Kinderspiel.
Bewerben Sie Ihre Veranstaltung online. Inklusive Event-Kalender, Tickets und Karten-Integration.
Bieten Sie verschiedene Ticketarten an wie Frühbucher- oder VIP-Tickets sowie Kontingente und regeln Sie den Verkauf automatisiert über die Online-Registrierung und -Buchung.
Teilnehmerinnen und Teilnehmer können sich nicht nur eigenständig für eine Veranstaltung anmelden, sondern auch die Anmeldung wieder stornieren. Der Online-Self-Service ist verknüpft mit der Teilnehmerverwaltungssoftware.
Wer bei der Event-Vermarktung noch eine Schippe drauf legen möchte, der kann mit einer zusätzlich angebundenen Marketing-Automation-Software zielgerichtete Marketing-Kampagnen aufsetzen.
Welche Informationen Sie bei der Online-Buchung erfassen möchten, ist ganz Ihnen überlassen. Fügen Sie beliebig viele Felder dem Buchungsformular hinzu. Sie haben die Wahl aus einer großen Auswahl an Feldtypen.
Teilnehmer verwalten Teilnehmerinformationen jederzeit im Blick
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind das Herzstück einer jeden Veranstaltung. Eine exzellente Betreuung in Kombination mit guten Inhalten sorgt für Begeisterung und die Chancen steigen, dass Sie als Organisator oder die Veranstaltung weiterempfohlen werden. Mit der Online-Teilnehmerverwaltung erfassen Sie alle Daten an einer zentralen Stelle und überblicken zudem alle Interaktionen mit dem Teilnehmer.
Hinterlegen Sie alle Daten zu einem Teilnehmer, wie Adresse, E-Mail, Social-Media-Profile wie auch zugesendete Dokumente.
Die Marketing-Leitung bucht eine Veranstaltung für das Team, möchte selbst aber nicht teilnehmen? Durch die Trennung von buchender Person und Teilnehmer:innen ist das einfach möglich. Gleichzeitig kann sich die Marketing-Leitung selbst ebenfalls als Teilnehmer:in anmelden, falls sie das möchte.
Der gesamte E-Mail-Verkehr lässt sich im Teilnehmermanagement Tool abwickeln. So sind Sie in der Lage den gesamten Kommunikationsverlauf direkt in der Teilnehmerakte einzusehen.
Für Aufgaben und To-Dos pro Teilnehmer bietet die Software Ihnen zwei verschiedene Wege: Sie können alle Aufgaben in einer Listenansicht über alle Teilnehmer durchgehen oder in der Teilnehmerakte die Aufgaben nur für diesen Teilnehmer bzw. Teilnehmerin einsehen und bearbeiten.
Die Oberfläche der Teilnehmerverwaltung ist so konzipiert, dass Sie mobil über Smartphone und Tablet wie auch dem Desktop-PC bedient werden kann. Es ist daher möglich, auch in den Veranstaltungsstätten auf die Software und die Teilnehmerdaten zuzugreifen.
Teilnahmebedingungen an Veranstaltungen können bestimmte Teilnehmerqualifikationen sein. Diese lassen sich in der Teilnehmerakte hinterlegen und verwalten. Nach erfolgreicher Teilnahme an einem Training oder Coaching lassen sich Zertifikate per Knopfdruck generieren und an die Teilnehmer:innen senden.
Kundenmeinung "Der Prüfer hat uns eine hohe Prozesssicherheit, ‚amtlich bescheinigt‘ .“
„Wir wollten alle Kundendaten sicher an einem Ort, ein angebundenes Trainingsmanagement mit aktuellen Kundendaten. Standardaufgaben sollten automatisiert sein und die Jobs mit sinnvollen Workarounds unterstützt werden. Wir wollten so weit wie möglich weg von manuellen Eingaben. Zwischenzeitlich haben wir uns auch einer externen AZAV-Zertifizierung für Trainingsanbieter unterzogen. Der Prüfer hat uns eine hohe Prozesssicherheit, ‚amtlich bescheinigt‘ .“
Aufgabenverwaltung Teilnehmer-ToDos und -Status im Auge behalten
Behalten Sie den Überblick über ToDos, Anmelde- und Teilnahmestatus sowie Buchungsdaten von Teilnehmer:innen. MIt nur einem Klick öffnen Sie die gesamte Akte zu einem Teilnehmer, wo Sie mehr Details wie E-Mail-Adresse und Social-Media-Profile sowie eine Kommunikations- und Dokumenten-Historie einsehen können.
In der Teilnehmerverwaltung sehen Sie alle Aufgaben pro Teilnehmer:in auf einen Blick. Haken Sie direkt die Anwesenheit ab, bearbeiten Sie die Buchung oder erstellen Sie per Klick eine Rechnung.
Stornierungen und Anmeldungen durch den Online-Teilnehmer-Self-Service sowie manuelle Absagen durch den Veranstalter sind jeweils auf einheitlichem Stand in der Teilnehmerverwaltung wie auch im Online-Self-Service.
Behalten Sie den Überlick über offene Aufgaben mithilfe des Event-Dashboards. Dieses lässt sich flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Zudem lassen sich weitere Dashboards flexibel zusammenstellen.
Teilnehmer- wie auch Aufgabenlisten lassen sich über vordefinierte wie auch selbst erstellten Filter eingrenzen. Mithilfe der sogenannten Smart Tabs können sie eigene gefilterte Listenansichten erstellen, genau so wie Sie es brauchen.
Zertifikatsmanagement Teilnehmer effizient zertifizieren
Das integrierte Zertifikatsmanagement erlaubt eine übersichtliche Verwaltung von Teilnehmerzertifikaten sowie Re-Zertifizierungsdaten. Bei auslaufendem Zertifizierungsdatum versendet die Software automatisierte Erinnerungsmails und sorgt so für ein automatisiertes Seminar-Marketing.
Bei erfolgreicher Prüfung lässt sich in der Teilnehmerverwaltung automatisiert ein Zertifikat als PDF generieren und dem Teilnehmer per Post oder E-Mail zusenden.
Zertifikate lassen sich mit Gültigkeitsdaten versehen. In der Software lässt sich dann per Ampelsystem direkt einsehen, wer noch ein gültiges Zertifikat besitzt oder für eine Re-Zertifizierung ansteht.
Zertifkate lassen sich einzeln an Teilnehmer:innen zusenden oder mithilfe einer Massenverarbeitung für alle Teilnehmer eines Seminars als Serienbrief ausdrucken und versenden.
Das Aussehen der Zertifikate lässt sich selbstverständlich an das eigene Corporate Design anpassen. Die Enterprise Edition bietet hierfür den PDF-Designer, mitdem Sie Ihre Zertifikate selbst gestalten können. Alternativ erstellen wir Ihnen Ihre Zertifikats-PDF-Vorlage nach Ihren individuellen Wünschen.
Da sich pro Zertifikat ein Gültigkeitsdatum hinterlegen lässt, ist es auch möglich automatisiert personalisierte E-Mail-Erinnerungen an die Teilnehmer:innen zu versenden.
Kundengeprüft Darum vertrauen über 100.000 Benutzer auf 1CRM
Weniger Aufwand bei der Datenverwaltung
“Die Einsparung der Arbeitszeit durch unnötiges Zusammenführen von Daten aus zwei Datenbanken für bestimmte Auswertungen oder das händische Mitführen von Listen für den Forecast hat sich erheblich reduziert.”
Reinhard Lindner GmbH
Susanna Mündler-Pandur, Head of Marketing
Ein sicherer Ort für alle Daten
"Alle Daten sind für alle COMENO-Teamer in Echtzeit verfügbar. Wir haben sehr viele Excel-Listen abgelöst und unsere Daten und Prozesse sicher in einem System. Wir haben sozusagen das Pflichtprogramm für den Eintritt in die Digitalisierung und Automatisierung unserer Prozesse bewältigt. Wir wurden bei der Lösungsfindung mit sehr viel Know-how unterstützt und hatten auch das Gefühl, dass visual4 immer wusste wo wir stehen."
COMENO
Theo Veltkamp, Geschäftsführender Gesellschafter
Flexibles und individuell anpassbares Tool
Nach 20 Jahren BESONDERE ORTE wagten wir einen kritischen Blick auf interne Prozesse, Datenmanagement und die bisherigen Marketingabläufe und kamen zu dem Schluss: Ein neues CRM muss her! Neben Lösungen für die genannten Themen, sollte das Tool flexibel und individuell anpassbar sein, Schnittstellen zu bestehenden Systemen funktionieren und die Anbieter kompetent und ehrlich beraten. Das alles fanden wir bei visual4 und 1CRM und sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis. Und wir haben noch viele weitere Ideen, die wir gern in Zusammenarbeit mit visual4 umsetzen möchten.
BESONDERE ORTE Umweltforum Berlin GmbH
Anke Stopperich, Geschäftsführerin
Mehr Effizienz mit dem Schweizer Taschenmesser unter den CRM-Systemen
"Wir sind sehr froh, dass wir bei der Evaluation geeigneter CRM-Lösungen auf visual4 und 1CRM gestoßen sind. visual4 hat aus dem „Schweizer Taschenmesser unter den CRM-Systemen“ in relativ kurzer Zeit anhand unserer individuellen Anforderungen ein noch präziseres Tool entwickelt, das unsere Effizienz maßgeblich erhöht. Und: Mehr Spaß macht das Arbeiten auch noch mit 1CRM.“
Wegweiser Unternehmensgruppe
Oliver Lorenz, Geschäftsführer
Zeitersparnis von 20%
"Durch die Einführung der 1CRM Software für die zentrale Speicherung, Verwaltung und Bearbeitung unserer Mitglieder, des Lehrgangswesens und des Online Shops konnten wir unsere Geschäftsprozesse erfolgreich optimieren und effizienter gestalten. Dadurch erreichen wir eine Zeitersparnis von 20%. Diese Zeit investieren wir jetzt, um unseren persönlichen Service und unsere Dienstleistungsangebote kontinuierlich zu optimieren und weiterzuentwickeln."
Deutscher Skilehrerverband
Peter Hennekes, Geschäftsführender Gesellschafter
Freundlicher und kompetenter Support
"visual4 ist ein hervorragender Partner im Bereich CRM-Lösungen. Die Einrichtung und Modifizierung der Software lief einwandfrei. Wir sind mit 1CRM voll und ganz zufrieden. Auch den freundlichen und kompetenten Support können wir empfehlen und danken zudem für die tolle Unterstützung bei der CRM-Evaluierung."
Yatego GmbH
Albert Kampf, Head of Account Management
Teilnehmerkommunikation Mit guter Kommunikation einen positiven Eindruck hinterlassen
Um gute Beziehungen zu den Teilnehmer:innen aufzubauen und sie so zu wiederkehrenden Teilnehmer:innen zu machen, ist eine gute Kommunikation essenziell. Dazu gehört zum einen den Teilnehmenden alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung zu liefern, sie an wichtige Termine zu erinnern und Ihnen gezielte auf sie angepasste Werbeaktionen auszuspielen.
Die Teilnehmerverwaltung ermöglicht Ihnen eine komfortable Teilnehmerkommunikaiton per Post oder per E-Mail. Selbstverständlich ist auch beides gleichzeitig möglich.
E-Mail-Kampagnen wie Newsletter oder zeitverzögerte Drip-Kampagnen lassen sich direkt mit 1CRM versenden. Verfolgen Sie die Öffnungsrate und finden Sie heraus, welche Links Ihrer Mails am häufigsten geklickt werden.
Versenden Sie attraktive Briefe und Mails mit eigenen Vorlagen und Designs. Mithilfe von Word können Sie selbst RTF-Vorlagen erstellen und in 1CRM nutzen.
Mail-Vorlagen lassen sich mithilfe des CRM Maildesigners komfortabel per Drag & Drop erstellen und per E-Mail-Kampagne an eigene Empfängerlisten versenden.
Mit der Teilnehmermanagement-Software lassen sich E-Mail-Erinnerungen mit Variablen anlegen. Variablen können zum Beispiel der Veranstaltungsname, das Veranstaltungsdatum oder der Referent sein. Beim Versenden der E-Mail-Erinnerung werden die Daten dann automatisch ausgefüllt.
Zahlungsmanagement Teilnehmergebühren automatisch abrechnen
Für den Rundumblick auf Ihre Teilnehmer:innen ist die Abrechnung und Verbuchung von Zahlungseingängen wichtig. Sehen Sie wer noch nicht bezahlt hat und erstellen Sie Rechnungen direkt aus der Teilnehmermanagementsoftware. Das geht sogar ganz automatisch!
Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage mit Variablen, die mit der Rechnung als Anhang automatisch versendet werden soll, wenn der Teilnehmer einen definierten Status, z. B. Abrechnung, erreicht hat.
Definieren Sie Ihren eigenen Status, der die automatische Rechnungsstellung auslöst.
Neben den Standard-Tickets lassen sich Veranstaltungen auch über individuelle Angebote verkaufen.
Rechnungen lassen sich zusätzlich über ein Online-Self-Service-Portal bereitstellen.
Statistiken und Auswertungen Wer sind Ihre besten Kundinnen und Kunden?
Um gute Entscheidungen für das weitere Vorgehen in Vertrieb und Marketing zu treffen, sind Auswertungen und Reports hilfreich. Erstellen Sie Diagramme und binden Sie diese in Dashboards ein. Oder erstellen Sie dynamische Berichte, die sich an Ihre Eingaben anpassen.
Erfahren Sie, welche Firmen besonders interessant für Sie sind, indem Sie den Teilnehmerzahlen und Umsatz pro Firma messen.
Wer glänzt häufig mit Anwesenheit und wer bucht die meisten Veranstaltungen? Erkennen Sie Ihre guten und wiederkehrenden Teilnehmer:innen.
Bei der Planung von Veranstaltungen ist es häufig wichtig zu wissen, wieviele Teilnehmer:innen zu erwarten sind. Finden Sie heraus, welche Personen wankelmütiger als andere sind.
Persönliche Vorführung Teilnehmermanagement Einblick in die Software erhalten
Sie möchten einen tieferen Einblick in die Teilnehmerverwaltung? Sie haben Fragen, die Sie gerne stellen möchten? Dann buchen Sie einfach eine Online-Session mit mir.
© visual4 GmbH
