TikTok statt Verbandszeitung? So bringen Sie Ihre Verbands­kommunikation in die digitale Welt

Sofort war ich angetan von der Idee, bereits Kinder für dieses Ehrenamt zu begeistern und ihnen ein derart sinnvolles Hobby zu bieten. Kurzerhand zückte ich das Smartphone, suchte nach der Website der Feuerwehr – und war enttäuscht.

Was ich mir gewünscht hätte? Dass ich direkt auf der Startseite das Thema Kinderfeuerwehr wieder aufgreifen kann und handfeste Informationen dazu erhalte. Was ich gefunden habe? Nichts. Ernüchternd las ich nur: „Diese Website wird gerade überarbeitet…“

Holen Sie Ihren Verband aus dem (digitalen) Nirwana

Nachdem ich meine Enttäuschung mit dem letzten Schluck Kaffee heruntergespült hatte, wurde mir klar, dass Verbände es offenbar schwer haben, mit der Digitalisierung Schritt zu halten. Sogar banale Basics wie eine Website scheinen weiter entfernt zu sein als mancher Himmelskörper. Woran das liegt? Es fehlt überall an Ressourcen. Und Strukturen.

Umso wichtiger ist es für Verbände, klare Ziele und Prioritäten für ihre Kommunikation zu definieren, um sich nicht zu verzetteln. Oder an Nichtigkeiten aufzuhängen. Was es hier braucht, ist eine vorausschauende Kommunikationsplanung und feste Zuständigkeiten.

In einem ersten Schritt sollten Sie sich fragen, wie Sie Ihre gewünschten Zielgruppen am ehesten erreichen können. Hier spielen oft demografische Faktoren eine Rolle. Während Digital Natives beispielsweise mehrere Stunden am Tag auf TikTok abhängen, erreichen Sie die Boomer-Generation besser über einen persönlichen Newsletter.

Möglichkeiten bieten sich viele – je nachdem, was Sie als Organisation stemmen können und wollen. Finanziell und personell. Wichtig ist nur, überhaupt aktiv zu werden, denn: digitale Kommunikation wird als Voraussetzung gesehen, auch bei Verbänden.

Alles in allem geht es darum, alle Akteure in Ihre Kommunikation einzubinden: Mitglieder, Gremien, Medien, bis hin zur Politik. Schauen wir uns doch gleich im Detail an, welche Tools Ihnen den bestmöglichen Nutzen bieten.

Verbandswebsite – Ihre Visitenkarte

Was machen Sie als erstes, wenn Sie sich über ein Unternehmen oder einen Verein informieren möchten? Ich nehme an, es ist wie bei mir: Sie nehmen Ihr Smartphone zur Hand und suchen nach einer Website.

Und genau diese bildet die absolute Basis für Ihre erfolgreiche Online-Kommunikation. Sie ist das Aushängeschild Ihrer Organisation. Sie bietet Mitgliedern, Medienvertretenden, Journalist:innen, Politiker:innen – und ganz wichtig: Interessierten – eine Anlaufstelle.

Viel Schnickschnack muss diese Seite nicht bieten, aber sie sollte immerhin aktuell sein. Grüße vom Osterhasen aus dem Jahr 2018 wirken eher abschreckend und schaden dem Image Ihres Verbandes. Die Kunst besteht darin, eine Balance hinsichtlich der verschiedenen Interessensgruppen herzustellen.

Verbandsmitglieder, Medien, Öffentlichkeit – alle sollen möglichst gut erreicht und mit relevanten Informationen versorgt werden. Gestalten Sie das Ganze so einfach wie möglich. Für vorübergehende, aktuelle Themen bieten sich Landingpages an.

Dank einfach zu bedienender CMS-Systeme, sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich, um eine einfache Website zu erstellen. Auch das Befüllen mit News-Beiträgen ist ein Kinderspiel.

Ein geschützter Login-Bereich für Verbandsmitglieder kann sinnvoll sein, um verbandinterne Informationen zu teilen. Beachten Sie auch, dass die Website von allen Endgeräten aus problemlos erreicht werden kann. „Responsive Design“ ist hier das Stichwort.

Suchmaschinenoptimierung – Content ist (immer noch!) King

Die richtige Domain Ihrer Website ist schon mal das A und O. Im besten Fall sollte die Domain den Namen Ihrer Organisation widerspiegeln und keine Zahlen oder Sonderzeichen enthalten. Kurz gesagt: Sie muss einfach sein. Ob Suchmaschinen Ihre Website mögen oder nicht, hängt zum Großteil vom Content ab, den Sie bieten.

Nur mit aktuellen, relevanten und gut ausgearbeiteten Themen können Sie Interessierte anlocken und auf Ihrer Seite halten. Und Sie signalisieren Suchmaschinen damit, dass Ihre Seite auf dem aktuellen Stand ist und regelmäßig mit neuem Input gefüttert wird. Das wirkt sich positiv auf Ihr Ranking aus.

Bevor Sie enthusiastisch in die Tasten hauen und Content produzieren, machen Sie vorab eine fundierte Keyword-Recherche. Überlegen Sie, unter welchen Stichworten Sie gefunden werden wollen und verwenden Sie diese beherzt. Sowohl in der Domain als auch in Titeln und Beschreibungen der jeweiligen Unterseiten.

Ein weiterer Trumpf, Ihre Website sichtbarer zu machen, ist die Vernetzung mit anderen Verbänden. Setzen Sie also regelmäßig Links zu relevanten Seiten, die für Ihre Stakeholder von Interesse sein könnten. Aber Vorsicht: Wählen Sie hier bitte nur Websites, denen Sie absolut vertrauen und deren Inhalte aus Ihrer Sicht einen Mehrwert für Ihre Zielgruppen bieten.

Social Media – Reaktionsgeneratoren statt Hashtag-Wüsten

Social Media ist DAS Tool, um mit Mitgliedern und Öffentlichkeit in regem Kontakt zu bleiben. Überlegen Sie mal: Wie oft schauen Sie auf einer Vereinswebsite nach, was es Neues gibt und wie oft scrollen Sie beiläufig durch Facebook oder Instagram? Ich bin mir sicher, Zweiteres überwiegt.

Die sozialen Medien wie Facebook, Twitter, Instagram und TikTok geben Ihnen ein sehr gutes Gespür dafür, was Ihre Zielgruppe gerade bewegt und interessiert. Hier können Sie Fragen Ihrer potenziellen Interessierten aufgreifen und gezielt darauf eingehen.

Während Sie über Facebook, Instagram und TikTok potenzielle neue Mitglieder ansprechen können, erreichen Sie über Twitter eher Politiker:innen und Journalist:innen. Twitter bietet Ihnen demnach eine hervorragende Chance, Pressemitteilungen zu streuen.

Soziale Medien gelten als sogenannte „Affektgeneratoren“. Sie zielen auf direkte, sofortige Reaktionen ab. Und das erreichen Sie am ehesten mit emotional aufgeladenen Posts, die Gefühle wie Spaß, Begeisterung, Freude vermitteln oder auch mal bewusst polarisieren.

Trauen Sie sich ruhig, innerhalb dieser Medien unterhaltsam zu werden, ohne an Seriosität zu verlieren. Einmal im Monat das Cover Ihrer Verbandszeitschrift zu posten, bringt Ihnen allenfalls ein müdes Gähnen. Was können Sie stattdessen posten?

• Bevorstehende Events
• Impressionen vergangener Events, Schulungen, Ausflüge
• Vorstellung Ihrer Mitglieder
• Blick hinter die Kulissen des Verbandes
• und vieles mehr

Nutzen Sie den entscheidenden Vorteil, dass Sie über Social Media Ihre Interessensgruppen dort ansprechen, wo sie sich gerade befinden. Im Wartezimmer, im Zug, ja sogar im Bett, kurz bevor das Licht ausgeht.

Was die Inhalte betrifft, sei noch gesagt: Videos vor Bildern, Bilder vor Texten. Texte und Hashtag-Wüsten allein werden Ihnen nur mäßigen Erfolg bringen, da sie weniger Reichweite generieren und weniger Aufmerksamkeit erregen.

Die All-Inclusive-Lösung: Verbandssoftware

Externe und interne Verbandskommunikation sollen Sie nie isoliert voneinander betrachten. Vielmehr sollten beide Welten ineinandergreifen und sowohl Mitgliedern als neuen Interessierten ein einheitliches Erscheinungsbild vermitteln. Sowie Kommunikations-Aufgaben bündeln.

Das ist auch der Grund, weshalb es sich lohnen kann, auf spezielle Vereinsssoftware zurückzugreifen. Sie vereint beide Welten und gibt eine hilfreiche Struktur für Ihre Kommunikation vor. Nutzen Sie bestenfalls eine cloudbasierte Lösung, um für alle Beteiligten höchstmögliche Flexibilität bei der Nutzung zu gewährleisten. Diese Allrounder können Ihnen die Verbandskommunikation in vielerlei Hinsicht erleichtern:

Projekt- und Eventplanung ohne Drückeberger-Schlupflöcher

Egal ob Vereinsausflug oder Jahrestagung – das geht erfahrungsgemäß einher mit größerem Arbeitseinsatz und Planung. All das lässt sich mit einer Verbandssoftware gut koordinieren. Mehrere Personen kommunizieren und interagieren direkt miteinander, Aufgaben können entsprechend zugeteilt werden und alles ist verbindlich und übersichtlich geregelt. Klare Ziele, klare Vorgaben und Zuständigkeiten – jeder weiß, was zu tun ist und wer wo anpackt.

Termine organisieren – garantiert stressfrei

Haben Sie schon mal versucht, innerhalb einer WhatsApp-Gruppe einen Termin für mehrere Personen zu finden? Das ist in etwa so, als würden Sie ein einziges Weizenkorn in ein Hühnergehege werfen: Ein Vorschlag und das Gackern nimmt kein Ende.

Dabei könnte es so einfach sein. Denn die meisten Software-Angebote beinhalten einen integrierten Online-Kalender. Hier können Sie Ihren Wunsch-Termin einstellen und relevante Personen verknüpfen. Sind alle zum vorgeschlagenen Termin verfügbar, erscheint dieser automatisch im geteilten Kalender.

Zielgerichtete, digitale Kommunikation – ohne „oops, vergessen!“

Eben mal einen Rundbrief versenden oder einen kurzen Chat starten: Verbandssoftware unterstützt Ihre Kommunikation und schafft einen virtuellen Meeting-Room für alle Beteiligten.

Die Kommunikation über eine Software zu zentralisieren hat den entscheidenden Vorteil, dass Vereinbarungen nicht in einem WhatsApp-Chat untergehen. Oder vergessen werden, weil sie am Telefon zwischen Mittagessen kochen und Hausaufgabenbetreuung besprochen wurden.

Datenaustausch ohne E-Mail-Ping-Pong

Der Plakat-Entwurf für die kommende Vereinsveranstaltung oder ein neuer Verbands-Beschluss, der an alle verteilt werden soll: Bei gängigen Software-Lösungen lassen sich die Dateien einfach hoch- und runterladen und sogar bestimmten Personen und Projekten zuteilen. Das ist wesentlich effizienter, als dafür einen weiteren Kommunikationskanal, wie beispielsweise E-Mails zu nutzen.

Ob Sie für Ihren Verband eine Software brauchen oder sich über verschiedene Kommunikationskanäle organisieren, ist sicherlich eine Frage der Verbandsgröße und der Herausforderungen, die Sie zu bewältigen haben.

Fazit: Verbandskommunikation ist einfacher, als Sie denken

Egal für welche Tools Sie sich entscheiden, Verbandskommunikation bleibt ein anspruchsvolles Fachgebiet. Sie vertreten die Interessen des Verbandes gegenüber Politik und Öffentlichkeit und möchten gleichzeitig Ihre Mitglieder motivieren und deren Bedürfnissen gerecht werden.

Bei Ihrer Verbandskommunikation helfen Ihnen Kollaborationsplattformen oder Apps, Chat-Systeme, sowie Suchmaschinenoptimierung für die Auffindbarkeit bei Google. CMS-Systeme mit Blog-Funktion machen es Ihnen einfach, Websites mit Wissen zu füllen und über Social Media zu streuen. Und letztendlich gibt es ganzheitliche Verbandssoftware, die Struktur in Ihre Kommunikation bringt und viele Prozesse vereinfacht.

Möglichkeiten, wie Sie Ihre Kommunikation nach außen und innen gestalten können, ist lang. Da hilft nur eins: Holen Sie Ihre wichtigsten Sparringspartner an einen Tisch, um Ihre speziellen Herausforderungen zu definieren und die richtigen Werkzeuge für Ihre Verbandskommunikation auszuwählen. Damit Ihre Kernbotschaften auch künftig sicher ankommen.