Vereinsmitglied unterhält sich mit zwei Veranstaltungsteilnehmenden
Eine Vereinsveranstaltung stärkt das Vereinsleben und bringt Mitglieder sowie Vereinsinteressierte zusammen.
Inhalt

Ziele der Vereinsveranstaltung

Neben dem eigentlichen Veranstaltungsanlass haben erfolgreiche Events zwei wesentliche Ziele: Die Pflege der bestehenden und die Gewinnung neuer Mitglieder. Denn natürlich ist eine gelungene Vereinsveranstaltung immer auch Marketinginstrumente. Es lohnt sich also, von zwei Seiten auf die Veranstaltung zu blicken:

  1. Wie kann man einen bestehenden Anlass so attraktiv gestalten, dass möglichst viele Mitglieder eine gute Zeit haben und Sie gleichzeitig neue Interessierte anwerben?
  2. Wie kann man einen Anlass schaffen, der bestehende und potenzielle Mitglieder gleichermaßen begeistert?

Auf die erste Frage finden Sie im Laufe dieses Artikels viele Antworten. Für die zweite Frage haben wir eine Liste mit Ideen für Sie zusammengestellt:

Warum? Darum! – Ideen für das nächste Event

Saisonale Veranstaltungen

Feiern zu Weihnachten gehören für viele Vereine zur Routine. Aber denken Sie auch an andere lokale Traditionen wie Kirchweih oder Kinderfest, Kirmes oder Karneval. Saisonale Ereignisse sind besonders hilfreich, da sie gut langfristig planbar sind und viele Inspirationen für Tätigkeiten, Deko und Bewirtung liefern. Achten Sie nur darauf, sich dem Kalender Ihrer Mitglieder anzupassen – besonders an arbeitsfreien Feiertagen ist die Konkurrenz groß.

Wettbewerbe oder Turniere

Bei Sportvereinen fällt es leicht, sich ein Turnier vorzustellen. Der sportliche Wettkampf gehört für viele zum Vereinssport einfach dazu. Aber ein Wettbewerb muss nicht immer zwingend mit dem Vereinszweck zusammenhängen.

Warum nicht mal ein Dart-Turnier im Fußballverein, einen Bingo-Abend nach Abschluss der Karnevalssaison oder ein Kuchenwettbewerb im Kleingartenverein? Im freundlichen Wettkampf lernen sich Mitglieder noch mal von ganz anderen Seiten kennen.

Tag der offenen Tür

Viele Vereine machen hervorragende Arbeit – aber sie bleibt hinter verschlossenen Türen verborgen. Daher lohnt sich ein regelmäßiger Tag der offenen Tür.

Interessierte und Sponsoren können sich dann die Räumlichkeiten angucken, einen Einblick in die Vereinsarbeit erhalten und einfach eine gute Zeit verbringen. Für viele Vereinszwecke bietet sich auch eine kostenlose Vorführung an, z. B. ein Schnupperkurs beim Sportverein oder eine Tanzdarbietung im Tanzverein.

Gemeinnützige Veranstaltungen

Vereine sind oft gemeinnützige Gruppierungen. Spezielle Veranstaltungen wie z. B. ein Waffelverkauf mit Spendensammlung für wohltätige Zwecke, unterstreichen den gemeinnützigen Aspekt. Auch das Sammeln von Sachspenden lässt sich häufig mit einer Veranstaltung verbinden.

Events zur Weiterbildung

In Ihrem Verein gibt es sicher Spezialwissen, dass Sie mit Mitgliedern oder anderen Interessierten teilen können. Dafür bieten sich dann Seminare, Workshops oder Vorträge an. So bieten Sie einen Einblick in die Kompetenzen Ihres Vereins. Und zeigen sich als hilfreicher Unterstützer, der sein Wissen gerne weitergibt.

Behördliche Auflagen: Das sind die wichtigsten Ansprechpersonen

Bei einer Vereinsveranstaltung sind diverse behördliche Auflagen zu beachten. Diese gelten natürlich auch für andere öffentliche Events. Im Folgenden ist aufgelistet, wer wann die richtige Ansprechperson während der Planung ist.

Die jeweiligen Ansprechpersonen für verschiedene Auflagen zu kennen, ist essenziell um ein Event ordnungsgemäß zu planen.

Ordnungsamt, wenn Sie eine öffentliche Veranstaltung planen

Wenn die Planung für Ihre Vereinsveranstaltung konkreter wird, wenden Sie sich am besten an das zuständige Ordnungsamt. Hier melden Sie alle öffentlichen Events an. Ihre Veranstaltung gilt als öffentlich, wenn:

  • die Gäste nicht ausschließlich Ihre Familie und Freunde sind oder
  • wenn die Anzahl eine gewisse Größe überschreitet.

Es gibt keine feste Richtlinie – lieber einmal mehr beim Ordnungsamt nachfragen, ob es eine Genehmigungspflicht benötigt!

Bei diesem Termin prüft das Ordnungsamt z. B. Brandschutzauflagen. Unter Absprache mit der lokalen Feuerwehr kommen ggf. Anweisungen für ein Brandschutzkonzept hinzu.

Noch mal zum Ordnungsamt, wenn Sie Getränke oder Speisen servieren

Bei den meisten Vereinsveranstaltungen werden Getränke oder zubereitete Speisen serviert. In dem Fall unterliegt die Veranstaltung automatisch dem Gaststättengesetz. Nach §12 Gaststättengesetz ist es erforderlich, ein Event mit Speis und Trank vorher genehmigen zu lassen. Bitte beachten: Die Genehmigung bitte mind. 14 Tage vor dem Event beim örtlich zuständigen Ordnungsamt bzw. Bürgermeisteramt schriftlich beantragen. Je früher Sie den Antrag stellen, desto besser!
Dauert die Vereinsveranstaltung länger als vier Tage an (z. B. bei einer Ferienfreizeit für Kinder), ist eine weitere Erlaubnis der zuständigen Gaststättenbehörde nötig. Ebenfalls wichtig: Aushänge aufhängen, in denen das Jugendschutzgesetz publiziert wird – und sich z. B. beim Getränkeausschank natürlich auch daran halten.

GEMA, wenn Sie Musik spielen

Wenn auf dem Event Musik dargeboten wird – egal ob als live-Konzert oder durch einen DJ – werden Abgaben an die GEMA fällig. Dafür müssen Sie die Vereinsveranstaltung bei der GEMA anmelden. Dies kann schriftlich, mündlich oder per Mail geschehen. Die Höhe der entstehenden Gebühren richten sich entweder nach der Nutzungsfläche der Veranstaltung oder nach der Besucheranzahl. Weitere Infos unter www.gema.de.

Wer Musik bei einer Vereinsveranstaltung nutzt, muss die GEMA-Vorschriften beachten.

Ordnungsamt (zum dritten), wenn Sie öffentlichen Raum nutzen

Im Einzelfall müssen Sie prüfen, ob eine weitere Genehmigung durch das Ordnungsamt notwendig ist. Das ist dann der Fall, wenn öffentlicher Grund genutzt wird. Dies kann z. B. durch übermäßige Belegung von öffentlichen Parkplätzen oder Bürgersteigen geschehen. Aber natürlich auch dann, wenn Sie auf öffentlichen Plätzen feiern möchten. Gehen Sie an dieser Stelle lieber auf Nummer sicher und fragen Sie bei Ihrem zuständigen Ordnungsamt nach, ob eine offizielle Genehmigung für Ihre Vereinsveranstaltung erforderlich ist.

Finanzamt, wenn Sie Umsätze erzielen

Viele Vereine erzielen mit Events durch den Verkauf von Speisen und Getränken oder durch Eintrittsgelder Umsatz. Diesen müssen Sie beim Finanzamt melden. Beachten Sie außerdem, öffentliche Tombolas oder Verlosungen vorab von der Rennwett- und Lotteriesteuerstelle Ihres Finanzamtes genehmigen zu lassen

Sicherheit geht vor: Haftung und Versicherungen

Wer eine öffentliche Veranstaltung ausrichtet, ist für die Sicherheit der Beteiligten verantwortlich. Eine Veranstaltungshaftpflicht ist daher unverzichtbar. Sie springt z. B. ein, wenn sich jemand beim Event verletzt oder etwas zu Bruch geht.

Beim Abschluss ist eine umfassende Beratung empfehlenswert. Denn die Versicherung sollte in der Deckungshöhe, aber auch bei der Art der abgedeckten Risiken auf Ihre Vereinsveranstaltung zugeschnitten sein. Sollte schon eine solche Versicherung vorliegen (z. B. über einen Träger oder einen Dachverband) sollten Sie die Police vor der Veranstaltung auf Passung checken und ggf. anpassen.

Bezüglich Haftung können bei einer Vereinsveranstaltung zwei Paragrafen zum Tragen kommen:

  1. 823 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) regelt, dass vorsätzliche oder fahrlässige Verletzung von Leben, Sicherheit, Gesundheit oder Eigentum zum Schadenersatzanspruch führt. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn nach einem Feuer Mängel im Brandschutz entdeckt werden.
  2. 12 Abs. 1 Gaststättengesetz (GastG) legt fest, dass ein Veranstalter beim unsachgemäßen Umgang mit Lebensmitteln für Schäden haftet, die aus dem Verzehr entstehen.

SOFTWARE FÜR VEREINE UND VERBÄNDE Offene Vereinsaufgaben auf einen Blick

Mit der Mitgliederverwaltung in 1CRM überblicken Sie alle Informationen zu Ihren Mitgliedern, genauso wie offene Aufgaben. Mit wenigen Klicks lassen sich Verantwortlichkeiten oder Aufgaben an einzelne Mitglieder zuweisen.

Planung für die Vereinsveranstaltung – oder auch: wie viel, wann, was, wer, wo?

Geld verdienen, Geld ausgeben

Bei einem gemeinnützigen Verein stellt sich häufig die Frage: Dürfen wir bei einer Vereinsveranstaltung überhaupt Geld einnehmen? Die einfache Antwort lautet: ja. Natürlich dürfen Sie durch Eintrittsgelder oder durch den Verkauf von Speisen und Getränken die laufenden Kosten decken.

Sobald aber Geld eingenommen wird, müssen Sie die Veranstaltung beim Finanzamt melden. Wenn Sie mehrfach größere Gewinne erzielen, kann die Gemeinnützigkeit in Frage gestellt werden. Dies gilt aber wirklich nur für größere Gewinnsummen. Wenn ein Verein durch Veranstaltungen Investitionen wie z. B. Reparaturen querfinanziert, ist das Finanzamt normalerweise großzügig.

Apropos Finanzen: Wie erstellt man ein passendes Budget für eine Vereinsveranstaltung? Das Budget sollte zu den Zielen passen. Ist es z. B. für die Rekrutierung neuer Mitglieder gedacht, darf es etwas mehr kosten als die Siegesfeier nach dem Gewinn der Regionalmeisterschaft. Im besten Fall stellt der Kassenwart eine Planung auf, die freies Budget sowie geplante Kosten und Einnahmen gegenüberstellt.

💡 Kennen Sie den Unterschied zwischen gemeinnützigem und nicht-gemeinnützigem Verein? Hier finden Sie einen umfassenden Beitrag zum Thema Vereinswesen.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen, um Ihre Kosten zu überwachen und das Budget einzuhalten.

Gäste einladen

Bei Einladungen sind einige Details zu bedenken:

  • Lieber zu früh als zu spät: Geben Sie Ihren Gästen mit einer frühzeitigen Einladung die Gelegenheit, ihren Kalender anzupassen.
  • Bitte alle Infos – aber übersichtlich: Versuchen Sie den Spagat zu schaffen, alle notwendigen Infos auf der Einladung unterzubringen, aber nicht mehr als nötig. Datum, Ort und Zeit sind auf jeden Fall Pflicht!
  • Bilder sprechen lassen: Falls Sie Fotos von vergangenen Veranstaltungen haben, nutzen Sie diese für Ihre Einladung. Dann können sich Ihre Gäste direkt ein Bild machen.
  • Digitale Kanäle nutzen: Bestimmt haben Sie schon Mail-Adressen Ihrer Mitglieder und können diese für digitale Einladungen nutzen. Mit professionellen Vorlagen geht das Einladen schnell, einfach und automatisch.

Wie Sie Ihre Veranstaltung mit Eventmarketing noch bekannter machen, lesen Sie hier: Routine raus, Emotionen rein: So peppen Sie Ihr Marketing auf 

Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilen

Egal ob kleine oder große Veranstaltung: Es wird jede Menge zu tun sein! Und das vor, während und nach der Feier. Planen Sie also rechtzeitig alle Aufgaben und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu.

Häufig finden sich viele Freiwillige, die Sie koordinieren müssen. Für einen solchen Plan eignen sich Wände mit Klebezetteln, Excellisten oder spezielle Vereinssoftware. Letztere ist besonders hilfreich, wenn mehrere Beteiligte auf die Planung zugreifen sollen und nicht alle die gleichen Zugriffrechte (z. B. Änderungsrechte) haben sollten.

Vermeiden Sie unnötiges Chaos am Event-Tag, indem Sie alle Verantwortlichkeiten strukturiert koordinieren.

Nachbereitung der Vereinsveranstaltung

Die Gäste sind gegangen, die Stühle hochgestellt und der Hof gefegt. Das war es also für dieses Mal? Nicht so schnell! Damit die Vereinsveranstaltung zum nachhaltigen Erfolg wird, sollten Sie auch die Nachbereitung einplanen. Zum einen für die Frage: War die Veranstaltung überhaupt ein Erfolg? Dafür kann man z. B. die verschickten Einladungen mit den tatsächlichen Gästen vergleichen. Das geht am besten über ein professionelles Teilnehmermanagement.

Auch für die Dokumentation eignet sich spezielle Vereinssoftware. Dort sind alle Ein- und Ausgangsrechnungen für die Buchhaltung hinterlegt. Damit können Sie zum Beispiel auch die Budgetplanung für das nächste Event verbessern. Auch die behördlichen Genehmigungen etc. inklusive Ansprechpersonen sollten Sie online archivieren, damit sie immer zur Hand sind und um die Informationen für die nächste Eventvorbereitung zu nutzen.

Besprechen Sie auch die Planung und Verteilung der einzelnen Aufgaben nach. War jeder an seinem Platz? Kannten alle ihre Verantwortlichkeiten? Was wurde dieses Mal vergessen und/oder soll nächste Mal besser laufen? Durch eine ehrliche Nachbesprechung sparen Sie sich viel Mühe bei weiteren Events. Übrigens kann diese Nachbesprechung ebenfalls ein gemütliches Beisammensein sein!

Fazit: Vereine leben durch das Miteinander

Gemeinsam ist es am schönsten: Das gilt besonders für das Vereinsleben und eben auch für Vereinsveranstaltungen. Damit diese ein Erfolg werden – z. B. durch neue Mitglieder – sollten Sie eine Vereinsveranstaltung rechtzeitig planen. Digitale Tools sind dabei ebenso hilfreich wie ausführliche Planung. Und wenn alles gut geplant ist, dann macht die Veranstaltung auch den hilfreichen Händen Spaß.

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