Daten ins CRM importieren:
Fehler vermeiden und Datenqualität sichern

In unserem Leitfaden gehen wir die Schritte durch, die notwendig sind, um die Datenqualität zu sichern und gängige Fehler beim Datenimport zu vermeiden. Wir bieten Ihnen klare und praktische Hilfestellungen, damit Ihr CRM-System mit sauberen Daten gefüllt wird – eine solide Basis für Ihr Kundenbeziehungsmanagement.

Grundlagen beim Datenimport in das CRM-System

Der Datenimport in Ihr CRM-System ist eine geniale Möglichkeit, Informationen aus verschiedenen Quellen wie Google, Outlook oder anderen Softwarelösungen zu sichern. Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, Kontakte, Firmendaten und andere relevante Informationen effizient zu verwalten.

Fachjargon einfach erklärt

Bevor wir starten, ein kurzer Überblick über einige Fachbegriffe:

Wichtiger Hinweis zum Import/Export von CSV-Dateien

Beim Umgang mit CSV-Dateien ist es entscheidend, dass die Zeichensätze durchgängig übereinstimmen, um Fehler zu vermeiden und die Datenintegrität zu gewährleisten. Das bedeutet:

• Bei Verwendung von ISO-8859-1: Dieser Zeichensatz sollte überall gleich sein – in Ihrem System sowie in der CSV-Datei. Die Datei sollte als „CSV (Trennzeichen getrennt)“ gespeichert werden, wobei das Trennzeichen (z. B. Semikolon oder Komma) konsistent zu Ihrer Systemeinstellung passen muss.
• Bei Verwendung von UTF-8: Dieser Zeichensatz muss ebenfalls in allen beteiligten Systemen und Dateien eingestellt sein. Speichern Sie Ihre CSV-Dateien als „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“, um Kompatibilitätsprobleme, insbesondere mit internationalen Zeichen, zu vermeiden.

Die Wahl des gleichen Zeichensatzes ist wichtig, damit beim Importieren und Exportieren alles glatt läuft und Ihre Daten richtig angezeigt werden. Prüfen Sie diese Einstellungen gut, bevor Sie starten.

Welche Daten lassen sich nach 1CRM kopieren?

Diesen Datensätze lassen sich exportieren und importieren:

• Benutzer, Meetings, Aufgaben, Notizen, Anrufe,
• Firmen, Kontakte, Interessenten, Chancen,
• Produktkategorien, Produkte, Preislisten,
• Servicefälle und Zielkunden.

Datenimport vorbereiten

Um den Datenimport effizient vorzubereiten, ist es hilfreich, zunächst einen Datensatz aus dem System im CSV-Format zu exportieren. Dies ermöglicht es, den Aufbau der CSV-Datei zu verstehen und entsprechend vorzubereiten.

Video-Tutorial: Import-Dateien vorbereiten

In diesem Video fassen wir die Vorbereitung für den Datenimport zusammen und zeigen Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie einen speziellen ‚Export‘-Tab anlegen, um den Datenimport zu vereinfachen:

Voreinstellungen im 1CRM Benutzerkonto

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten nahtlos in andere Anwendungen wie Excel übertragen werden können, ist es wichtig, die richtigen Voreinstellungen in Ihrem 1CRM Benutzerkonto vorzunehmen:

1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild, um zu Ihrem Benutzerkonto zu gelangen und wählen Sie dann den Tab Anzeigeoptionen.
2. Wählen Sie die Option Bearbeiten und scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Schnittstellenoptionen.
3. Passen Sie die Export- und Importeinstellungen an:
   1. Listenexport-Format: Wählen Sie SCSV (Semikolon als Trennzeichen), damit die Datei korrekt in Excel angezeigt wird.
   2. Import/Export Zeichensatz: Obwohl „UTF-8“ eine breit akzeptierte Wahl ist, kann es bei Sonderzeichen und Umlauten zu Problemen kommen. Es wird daher empfohlen, ISO 8859-1 (Western European and US) zu verwenden, um Schwierigkeiten mit Umlauten und Sonderzeichen zu vermeiden.

      

CRM anpassen mit Custom Fields

Vor dem Import ist es wichtig, alle benutzerdefinierten Felder (Custom Fields), die nicht standardmäßig in 1CRM vorhanden sind, vorzubereiten und als Custom Fields anzulegen. Dies stellt sicher, dass alle spezifischen Daten, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, korrekt in das System übertragen werden.

Diese Anleitung zeigt Ihnen schrittweise anhand eines praktischen Beispiels, wie Sie vorgehen müssen:
📋 Anleitung: Benutzerdefinierte Felder (Custom Fields) erstellen

Importdateien vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten im CSV-Format (Comma-Separated Values) vorliegen. Dies ist ein universelles Dateiformat, das von den meisten CRM-Systemen, einschließlich 1CRM, unterstützt wird. Ihre CSV-Dateien sollten folgende Kriterien erfüllen:

✓ Sie sind gemäß der Struktur der 1CRM-Importvorlagen formatiert.
✓ Sie verwenden ISO-8859-1 oder UTF-8-Zeichensatz, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
✓ Firmennamen und andere Schlüsseldaten sind korrekt geschrieben, da diese oft zentral für die Verknüpfung mit anderen Datensätzen sind.

Laden Sie die entsprechende Importvorlage herunter (für Kontakte, Firmen, Chancen, Interessenten) und passen Sie Ihre Daten entsprechend an.

Den richtigen Zeichensatz einstellen

Nachdem Sie die grundlegenden Einstellungen in Ihrem 1CRM-Benutzerkonto vorgenommen haben, wie die Festlegung des Zeichensatzes auf UTF-8 oder ISO-8859-1, ist es wichtig, diese Einstellungen auch in Ihren CSV-Dateien widerzuspiegeln:

• Stimmt alles überein? Vergewissern Sie sich, dass der Zeichensatz Ihrer CSV-Dateien mit den Einstellungen in 1CRM übereinstimmt.
• Sollten Ihre Dateien einen anderen Zeichensatz verwenden, können Sie diesen mithilfe eines Texteditors wie Notepad++ oder eines Tabellenkalkulationsprogramms wie LibreOffice Calc an den gewünschten Zeichensatz anpassen.

CSV-Dateien erstellen und bearbeiten (mit LibreOffice)

Zur Erstellung, Überprüfung und Manipulation der Daten vor dem Ausspielen als CSV stellt das kostenlose LibreOffice Calc eine gute Alternative zu Excel dar, um Ihre CSV-Dateien zu erstellen und zu bearbeiten:

1. Speichern Sie Ihre Import-Dateien direkt aus LibreOffice im UTF-8-Format, indem Sie das gewünschte Trennzeichen wählen.
2. Wählen Sie in LibreOffice Speichern unter und setzen Sie den Haken bei Filtereinstellungen bearbeiten. Stellen Sie UTF-8 als Zeichensatz und Semikolon oder Komma als Feldtrenner ein.
3. Speichern Sie die Datei im CSV-Format ab, nachdem Sie alle Daten korrekt eingegeben und überprüft haben.

   

CSV-Dateien erstellen und bearbeiten (mit Microsoft Excel)

Excel bietet flexible Optionen zur Bearbeitung von CSV-Dateien, einschließlich der Möglichkeit, den Zeichensatz anzupassen und das Format zu spezifizieren. In diesem Beispiel nutzen wir den Zeichensatz UTF-8:

1. Speichern Sie Ihre Dateien direkt aus Excel im UTF-8-Format.
2. Beim Speichern Ihrer Datei, wählen Sie Speichern unter und navigieren zu Weitere Optionen. Wählen Sie dann CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) aus dem Dropdown-Menü, um die Verwendung von UTF-8 als Zeichensatz zu bestätigen.
3. Vor dem Abspeichern sollten alle Daten auf Richtigkeit überprüft werden, um Fehler beim Import oder Export zu vermeiden.
4. Weiterführend zeigen wir Ihnen, wie Sie den Zeichensatz UTF-8 sowie die Trennzeichen in Ihren CSV-Dateien überprüfen und bei Bedarf anpassen können.

Zeichensatz in Excel einstellen

Wenn Sie Ihre Daten in Excel bearbeitet haben und diese im UTF-8 Format speichern möchten, folgen Sie diesen Schritten, um sicherzustellen, dass UTF-8 korrekt angewendet wird:

1. Gehen Sie auf Datei und wählen Sie Speichern unter. Wählen Sie Ihren gewünschten Speicherort aus, geben Sie der Datei einen Namen und wählen Sie als Format CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt).
2. Bevor Sie auf Speichern klicken, finden Sie neben dem Speichern-Button eine Option namens Tools. Klicken Sie darauf und wählen Sie Weboptionen.
3. Im Fenster Weboptionen navigieren Sie zum Tab Codierung. Überprüfen Sie, ob unter Dokument speichern als UTF-8 ausgewählt ist.
4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK und speichern Sie anschließend die Datei.

   

Trennzeichen einstellen

So passen Sie die Trennzeichen in Excel durch Änderung der regionalen Einstellungen in den Windows-Systemeinstellungen an:

1. Geben Sie „Systemsteuerung“ ins Suchfeld neben der Start-Schaltfläche ein und öffnen Sie sie.
2. Wählen Sie Zeit und Region und dann Region (Name variiert je nach Windows-Version).
3. Klicken Sie im Tab Formate auf Weitere Einstellungen....
4. Setzen Sie als Dezimaltrennzeichen ein Komma ein (,) und
5. als Listentrennzeichen ein Semikolon (;).
6. Bestätigen Sie mit OKund starten Sie Excel neu, um die neuen Einstellungen zu übernehmen.

Datenimport in 1CRM durchführen

Um mit dem Datenimport in Ihr CRM-System zu beginnen, folgen Sie diesen einfachen Schritten, um Ihre Kundeninformationen schnell und effektiv zu integrieren.

Empfohlene Import-Reihenfolge

Generell empfehlen wir beim Datenimport in das CRM-System folgende Reihenfolge, um Abhängigkeiten zwischen den Datensätzen zu berücksichtigen:

So läuft der Importprozess ab

Um Ihre Daten effizient in 1CRM zu importieren, befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie in 1CRM zu dem Modul, in das Sie Daten importieren möchten, wie z. B. Kontakte oder Firmen.
2. Nutzen Sie das Schnellmenü auf der linken Seite, um die Option Daten importieren für das gewünschte Modul auszuwählen.
3. Wählen Sie als Importprofil üblicherweise Custom CSV.
4. Stellen Sie sicher, dass das Trennzeichen im Importprofil mit dem Ihrer CSV-Datei verwendeten Trennzeichen übereinstimmt, und starten Sie den Importvorgang.
5. 1CRM beginnt nun mit der Auswertung Ihrer CSV-Datei und dem Importprozess.

   

Kopfzeile und Feldzuordnung

Stellen Sie sicher, dass die erste Zeile (Kopfzeile) Ihrer CSV-Datei die exakten Spaltenüberschriften enthält, die den Feldern in 1CRM entsprechen. Ordnen Sie dann die Felder aus Ihrer Datei den entsprechenden Feldern in 1CRM zu und achten Sie darauf, dass alle Zuordnungen korrekt sind, um Fehler zu vermeiden.

Video-Tutorial: Daten ins CRM importieren

Im diesem Video-Tutorial haben wir den Datenimport von CSV-Dateien, Kontakten und Anrufen ins CRM-System für Sie zusammengefasst.

Datensätze spezifischen Benutzern zuweisen

Um sicherzustellen, dass spezifische Benutzer ihre eigenen Datensätze bekommen, gehen Sie wie folgt vor:

• Bevor Sie die Daten hochladen, tragen Sie in der CSV-Datei den Namen oder die ID des gewünschten Benutzers in die Spalte Zugewiesen An [User Name] oder Zugewiesen An [ID].
• Achten Sie darauf, dass der Name oder die ID genau mit dem im CRM hinterlegten Benutzer übereinstimmen.
• Beim Hochladen der ausgefüllten Benutzer-Spalte weisen Sie diese dem Datenbankfeld Zugewiesen An [User Name] oder Zugewiesen An[ID].

Um den User Name ausfindig zu machen, öffnen Sie über das Burger-Menü die Administration und gehen Sie zu Benutzer > Benutzerverwaltung:

• Klicken Sie auf einen Benutzer, um das Benutzerprofil zu öffnen: Der User Name befindet sich direkt unter dem Vor- und Nachnamen.
• Um die User ID ausfindig zu machen, gehen Sie auf die Schaltfläche Personenbezogene Daten >  Personenbezogene Daten ansehen.

Häufige Fehlerquellen beim CSV-Import

Trotz sorgfältiger Vorbereitung können beim Import Fehler auftreten. Oftmals landen im CRM Daten in den falschen Feldern. Woran liegt das? Mögliche Ursachen und Lösungen finden Sie hier:

Ursachen & Lösungen

1. Überprüfung der Feldzuordnung: Prüfen Sie, ob Sie die richtigen Spalten im CRM den entsprechenden Feldern in Ihrer CSV-Datei zugeordnet haben.

2. Korrekte Verwendung von Trennzeichen: Überprüfen Sie Ihre CSV-Datei auf eine korrekte Anzahl von Trennzeichen. Jedes Trennzeichen markiert das Ende einer Spalte. Auch leere Felder benötigen ein Trennzeichen. Zum Beispiel sollten die Daten „Klaus,Kleber,,,Stuttgart“ fünf Spalten repräsentieren: Vorname, Nachname, Straße (leer), PLZ (leer) und Stadt.

• Firmennamen: Überprüfen Sie die Schreibweise von Firmennamen, da diese für Verknüpfungen im CRM wichtig sind.
• Feldlängen und Typen: Stellen Sie sicher, dass die Datenlänge und der Datentyp mit den CRM-Feldanforderungen übereinstimmen.
• Vermeiden Sie unzulässige Zeichen (z. B. „%“).
• Datumsformate: Achten Sie darauf, dass Datumsfelder im richtigen Format vorliegen, entsprechend den regionalen Einstellungen Ihres Systems.
• Datenverteilung: Vermeiden Sie es, zu viele Informationen in einem Feld zu sammeln, z. B. eine vollständige Adresse in einem Feld oder mehrere Telefonnummern in einem. Teilen Sie die Daten besser auf mehrere Felder auf, wenn möglich.

CSV-Import rückgängig machen

Sollten Sie feststellen, dass der Import fehlerhaft war, können Sie diesen in 1CRM rückgängig machen und dadurch beispielsweise die importierten Kontakte im System löschen:

• Öffnen Sie über das Burger-Menü die Administration und gehen Sie zu System Support Werkzeuge > Importierte Daten verwalten
• Wählen Sie den fehlerhaften Importe aus, die Sie löschen möchten. Gehen Sie dann auf Aktionen und klicken Sie auf Import ablehnen und Daten löschen.
• Es erscheint eine Warnmeldung „Hiermit löschen Sie die Daten aus der Historie und die verknüpften importierten Datensätze. Weiter?“. Bestätigen Sie diese mit OK.

Fazit

Nach Abschluss dieser Schritte sollten Ihre Daten erfolgreich in 1CRM importiert worden sein. Überprüfen Sie die importierten Informationen auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Mit einer gut organisierten Datenbank können Sie die Effizienz Ihres Unternehmens steigern und eine bessere Kundenbeziehung aufbauen.