Digitalisierung Verband: DVGS modernisiert seine Prozesse mit Verbandslösung von 1CRM

Zentrale Plattform statt isolierter Datensilos

„Wir konnten Datensilos aufbrechen und zahlreiche Prozesse in eine zentrale Plattform integrieren.“
– Dr. René Streber, Digitalisierung, Deutscher Verband für Gesundheitssport und Sporttherapie e.V. (DVGS)

Sie kennen vielleicht das englische Sprichwort „Never change a running system“. Doch auch funktionierende Systeme können auf Dauer bremsen. Besonders dann, wenn sie nicht miteinander sprechen oder nicht mehr mit den Anforderungen mitwachsen. Mutig und entgegen der Redewendung löste sich der DVGS von seinem bewährten „Running System“.

Dabei ging es nicht darum, Bestehendes aufzugeben, sondern etwas Besseres zu ermöglichen: Eine zentrale Plattform, die Abläufe verbindet, Daten zugänglicher macht und Arbeit abnimmt. Für mehr Klarheit, mehr Zeit und mehr Nähe zu den Menschen, für die der Verband da ist.

Unter dem Motto „Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle“ hieß es also: Datensilos aufbrechen und eine gemeinsame digitale Basis schaffen. Nicht nur um Prozesse zu digitalisieren, sondern vor allem, um die Zusammenarbeit und Kommunikation nachhaltig zu verbessern.

Prozesse digitalisieren, Menschlichkeit behalten

Prozesse hier, Technik da. Ja, sie sind ohne Frage ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung. Doch für den Verband stehen nicht alle Prozesse im Fokus, sondern vor allem die, die seine Mitglieder direkt betreffen. Deshalb war von Anfang an klar:

Digitalisierung soll nicht entmenschlichen, sondern Prozesse stärken und das Wesentliche unterstützen.

Denn wo manuelle Arbeit wegfällt und Informationen sinnvoll zusammenfließen, entsteht Platz für das, was zählt: persönliches Miteinander und spürbare Servicequalität. Daraus ergeben sich Vorteile sowohl für Mitglieder als auch Mitarbeitende:

Vorteile für Mitarbeitende

Vorteile für Mitglieder

Von Silos zur Synergie: Einheit trotz Vielfalt

Beim DVGS treffen viele Fachbereiche und Ressorts aufeinander – von der Mitgliederverwaltung über Fort- und Weiterbildung bis zur Finanzabteilung. Um dieses Spektrum klar abzubilden, musste eine Lösung her, die die verschiedenen Prozesse an einem Ort bündelt.

Durch die CRM-Einführung ließen sich mehrere Arbeitsbereiche neu strukturieren, digitalisieren und in Teilen automatisieren:

Qualifikationen erfassen & verwalten

Mit dem Qualifikationsmanagement optimierte der DVGS den Beratungsprozess sowie den Prozess zur Qualifizierung von Fachkräften. Um dieses Ergebnis zu erreichen, digitalisierte der Verband

• die Erfassung und Prüfung des Qualifikationsstatus,
• die Unterstützung bei Qualifikationsmöglichkeiten,
• und die individuelle Beratung.

So lässt sich der gesamte Prozess in einem System – von der ersten Anfrage bis zur finalen Qualifikation – einfacher nachvollziehen.

Alle Mitglieder & Kontakte an einem Ort

Die Mitgliederverwaltung ist das Kernstück des neuen Ansatzes. Das CRM ermöglicht dem Verband, alle Kontakte – Partner, Interessierte, Mitglieder und Ausbildungsstätten – auf einer Plattform zu verwalten.

Dies schafft eine 360-Grad-Sicht auf jeden Kontakt, wodurch sich die Kommunikation personalisieren und Beziehungen effektiver pflegen lassen. Adieu, fragmentierte Daten! Hallo einheitliche Datenbasis.

Veranstaltungen anbieten & zentral organisieren

Das Veranstaltungsmanagement, das sowohl digitale als auch analoge Lehrgänge und Info-Veranstaltungen beinhaltet, digitalisierte der Verband ebenso umfassend:

1. Teilnehmermanagement: Vom Anmeldeprozess über die Kommunikation bis zur Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen läuft alles zentral über das CRM.
2. Buchungen und Rechnungen: Buchungen und Rechnungen lassen sich automatisiert erstellen und mit den Teilnehmerdaten verknüpfen.
3. Transparenz: Auch die anderen Mitarbeitenden sehen, ob die Person gerade bei einer Veranstaltung angemeldet ist.

Mehrere Datenbanken in einem System

Integrierte Ausbildungsdatenbank

Der DVGS kooperiert mit Ausbildungsstätten im ganzen Bundesgebiet und begleitet Personen in der Ausbildung, Fortbildung und Weiterbildung. Um diese individuell zu betreuen, integrierten sie die bestehende Ausbildungsdatenbank in die CRM-Struktur. Das ermöglicht ihnen

• passende Qualifikationen auf Basis des Ausbildungsgangs zu empfehlen,
• den aktuellen Qualifikationsstatus einzuschätzen und
• Optionen zur Weiterqualifikation aufzuzeigen,
• Leistungen im Gesundheits- und Sozialwesen anzubieten.

Integrierte Rehabilitationssport-Datenbank

Der Verband ist Rahmenpartner der Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation e. V., die die Leistungen im Rehabilitationssport und Funktionstraining gemäß §64 SGB IX regelt. Zudem erfolgt auch die Zertifizierung und Auditierung von Anbietern und Kursleitungen über den DVGS.

Hierfür erarbeitete er gemeinsam mit der Digitalagentur visual4 (dt. Vertriebspartner von 1CRM) eine Erweiterung, die nahtlos in Website und CRM integriert ist. Dadurch lassen sich im CRM zentral Daten verwalten und Kernprozesse durchführen.

1. Kursverwaltung: Freigabe & Qualitätsprüfung
2. Kursleiterverwaltung: Qualifikationen & Einsätzen koordinieren
3. Dokumentenverwaltung: Nachweise zentral zugänglich & abrufbar
4. Zertifizierung der Anbieter: Zulassungen einfach im System verwalten
5. Auditierung der Anbieter: Prozesse zur Prüfung strukturiert im CRM abbilden

Der Vorteil: Alle Mitarbeitenden bleiben gleichzeitig ideal über aktuelle Vorgänge informiert, um zuverlässig Auskünfte zu geben.

Bescheinigungen & Qualifikationsnachweise ausstellen

Ebenso digitalisierte der Verband die Ausstellung von Bescheinigungen (z. B. Prüfungs-, Teilnahmebescheinigungen) und Qualifikationsnachweisen (Lizenzen, Zertifikate). Dem Verband gelang es, viele dieser Aufgaben im CRM zu automatisieren. Damit gewann er nicht nur an hoher Effizienz, sondern auch mehr Zeit durch weniger administrativen Aufwand.

🔗 Zertifikatsmanagement modernisieren: Mehr Sicherheit und Klarheit

Kommunikation personalisieren & analysieren

Durch die zentrale Datenbasis lässt sich nun auch die Kommunikation des Verbands deutlich personalisieren und Zielgruppen präziser ansprechen. Mithilfe der integrierten Funktionen für Tracking und Reporting überprüfen sie zudem kontinuierlich, wie wirksam ihre Maßnahmen sind. Das i-Tüpfelchen: Regelmäßige, zeitgesteuerte Berichte für einzelne Ressorts sorgen für durchgängige Transparenz und datenbasierte Entscheidungen.

Ein CRM-Partner, der Fachverbände versteht

„Wir haben uns für die Lösung entschieden, die am besten zu unseren strategischen Zielen und unserer Unternehmenskultur passte.“
– Dr. René Streber, Digitalisierung, Deutscher Verband für Gesundheitssport und Sporttherapie e.V. (DVGS)

Der Verband suchte nach einem CRM-Anbieter, der nicht nur die technischen Anforderungen eines Fachverbands erfüllt. Er legte auch Wert darauf, dass sie Ihre Philosophie teilen und partnerschaftlich begleiten. Als Fachverband war es zudem wichtig, einen spezialisierten Anbieter zu finden, der die – manchmal komplexe – Verbandswelt versteht.

Mit visual4 (dt. Vertriebspartner von 1CRM) fand er einen zuverlässigen und kompetenten Partner, der ihm respektvoll und auf Augenhöhe begegnet. Die Erwartungen erfüllte der CRM-Anbieter in zentralen Punkten:

• Das System lässt sich flexibel erweitern. Es lässt sich mit bestehenden Programmen und Anwendungen integrieren, um schrittweise eine vollständig digitale Verbandswelt zu schaffen.
• Auch aus Kostensicht überzeugte der deutschsprachige Anbieter: Die klare Kommunikation ohne versteckte Kosten war ein entscheidender Pluspunkt im Auswahlprozess.

„Uns wichtig, dass der Partner transparent mit Kosten umgeht und Erfahrungen in der Verbandsarbeit hat. Viele andere Systeme sind für Marketing und Vertrieb ausgelegt, aber das deckt nicht die Anforderungen eines Fachverbands ab.“
– Dr. René Streber, Digitalisierung, Deutscher Verband für Gesundheitssport und Sporttherapie e.V. (DVGS)

Fazit: Digitalisierung im Verband verändert und verbindet...

…nicht nur Daten, sondern Menschen.

Die Einführung von 1CRM war mehr als ein technischer Schritt. Sie bedeutete einen Wandel in der Zusammenarbeit, die Art, Informationen zu nutzen und Prozesse zu vereinfachen. Heute laufen viele Abläufe noch schneller, transparenter und zuverlässiger.

Doch der größte Gewinn liegt nicht nur in der Effizienz. Die Digitalisierung ermöglichte dem Verband, Menschen besser zu vernetzen – intern wie extern. Mitarbeitende arbeiten fundierter und produktiver, Mitglieder profitieren von schnelleren Services und passgenauer Ansprache.

Das Ergebnis: Technologie, die entlastet und den Menschen in den Mittelpunkt stellt.

„Digitalisierung ist ein Marathon, kein Sprint. Es ist entscheidend, das Team auf diesem Weg zu motivieren und zu unterstützen.“
– Dr. René Streber, Digitalisierung, Deutscher Verband für Gesundheitssport und Sporttherapie e.V. (DVGS)

Über den Deutschen Verband für Gesundheitssport und Sporttherapie e.V. (DVGS)

Der Deutsche Verband für Gesundheitssport und Sporttherapie e.V. (DVGS) vertritt seit 40 Jahren die Förderung der öffentlichen Gesundheit durch Bewegung. Er qualifiziert Bewegungsfachkräfte –akademische wie nicht-akademische – und vertritt deren Interessen engagiert in Öffentlichkeit und Gesundheitspolitik.

Der Verband fördert Wissenschaft und Forschung und setzt die Ergebnisse konsequent in der Praxis um. Dafür konzipiert er qualitätssichere Programme für Gesundheitsförderung, Prävention, Kuration, Rehabilitation und Pflege. Diese Programme stellt er Akteuren zur Verfügung.

Dazu gehören Bildungsstätten, politische Entscheidungsträger, Leistungserbringer oder Leistungsträger wie z. B. die gesetzliche Krankenversicherung, Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung und die Deutsche Rentenversicherung Bund.