Referentenmanagement – mehr Zeit für das Wesentliche

Das ist mühsam und erschwert die Koordination von Referierenden enorm. Mithilfe von digitalen Lösungen lassen sich Arbeitsabläufe optimieren, Aufgaben automatisieren und somit die Produktivität steigern. Zeit, Ihre Excel-Listen beiseitezulegen und zu erfahren, wie das Ganze auch einfacher und effizienter geht.

Was umfasst das Referentenmanagement?

Das Referentenmanagement ist Teil des Eventmanagements und umfasst sowohl die inhaltliche Planung einer Veranstaltung (Seminare, Kongresse usw.) als auch einen reibungslosen, logistischen Ablauf. Dazu gehört die Kommunikation zwischen Veranstaltenden und Referent:innen, die Koordination von Referierenden und Sessions und das Verwalten von Referentenaufgaben.

Folgende Punkte beinhaltet die Verwaltung von Referenten und Referentinnen:

• Recherche und Rekrutierung von Referent:innen
• Informationserfassung (Name, Firma, Vita, Portraitbild etc.)
• Datenmanagement
• Adress- und Kontaktmanagement
• Kommunikation
• Termine
• Erinnerungen
• Historien
• Organisation

Behalten Sie ganz einfach die Übersicht über alle Referierenden

Genauso essenziell wie die Teilnehmer und Teilnehmerinnen einer Veranstaltung sind, sind auch die Referenten und Referentinnen. Denn sie sind es, die Ihr Veranstaltungsprogramm mit interessanten Inhalten füllen und somit ausschlaggebend für die Teilnahmen und den Erfolg des Events sind. Umso wichtiger ist es, die richtigen Referent:innen sorgfältig auszuwählen und diese professionell zu managen.

Managen Sie Ihre Referent:innen und ihre persönlichen Daten

Jede Veranstaltung lebt von dem Input, den Referierende zu bieten haben. Sie vermitteln Themen an die Teilnehmenden und spielen daher eine bedeutende Rolle, die nicht zu unterschätzen ist. Ein professioneller Umgang zeichnet sich dadurch aus, die Übersicht über alle Referent:innen, deren Inhalte zu behalten, die Bedürfnisse zu kennen und zu wissen, wer in welcher Zeit und in welchen Seminaren eingeplant ist.

Mittels spezieller Software lassen sich wichtigen Informationen Ihrer Referierenden an einem zentralen Ort sammeln, sodass Sie mit nur wenigen Klicks alle Daten zur Hand haben. Vergeben Sie jedem Referenten und jeder Referentin eine Referentennummer, um diese später einfacher zuordnen zu können und weisen Sie sie einer bestimmten Session Ihrer Veranstaltung zu.

Durch eine Eventsoftware haben Sie jederzeit die Kontrolle und erfahren in kürzester Zeit, was der aktuelle Status ist – also ob einzelne Referierende bereits angefragt wurden, zu- oder abgesagt haben. Zudem lassen sich eine detaillierte Beschreibung hinzufügen und einsehen, wie hoch das hinterlegte Honorar ist.

Des Weiteren lässt sich einstellen, ob bereits eine Vita und ein Foto vorliegt, ein Hotel gebucht werden muss oder die Reisekosten übernommen werden. Das ermöglicht Ihnen, die aktuelle Lage besser einzuschätzen und entsprechend schnell zu reagieren.

Bleiben Sie auf dem aktuellen Stand, indem Sie alle Aktivitäten überblicken

Hat der Referent oder die Referentin zugesagt? Welche Aufgaben stehen an oder noch aus? Wann war das letzte Meeting und was wird das nächste ein? Mit der Recherche und dem Anfragen passender Referent:innen ist es natürlich noch nicht getan. Spätestens mit der Zusage fallen eine Reihe an To-dos an, die sich von den Referierenden stark unterscheiden können.

Das alles zu managen kann ohne digitale Unterstützung eine riesige Herausforderung sein. Eine Eventsoftware unterstützt Sie darin, organisiert zu bleiben und stets die Kontrolle über alle Aktivitäten und Prozesse zu behalten.

Zu jedem Referenten und jeder Referentin erhalten Sie eine komplette Übersicht, sodass sich jederzeit und ortsunabhängig alle Aktivitäten abrufen lassen. So lässt sich schnell in Erfahrung bringen, wann zum Beispiel das nächste Telefonat oder das nächste Meeting geplant ist.

Sie haben zudem auch die Optionen, selbst ein neues Meeting zu erstellen und gleichzeitig entsprechende Ressourcen (Sitzungsräume, Projektoren etc.) zu reservieren.

Auch Aufgaben sind in den Aktivitäten hinterlegt. In der Ansicht erkennen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben noch ausstehen, bereits erledigt wurden oder erstellen Sie neue Aufgaben und schicken Sie gegebenenfalls Erinnerungen zur Aufgabenerledigung.

Sorgen Sie für einen lückenlosen Verlauf, um bestens informiert zu sein

Vereinfachen Sie die Kommunikation mit Ihren Referent:innen und beenden Sie lange Suchaktionen in Ihrem E-Mail-Postfach. Sei es, weil die gesamte Kommunikation auf mehreren E-Mails verteilt ist, oder weil wichtige Informationen einfach fehlen.

Mit einer Profi-Software lässt sich der komplette Kommunikationsverlauf abbilden, neue Notizen oder einen Anhang hinzufügen, sodass alle nötigen Informationen schnell ersichtlich sind. So vermeiden Sie Missverständnisse oder Unstimmigkeiten und bleiben immer bestens informiert.

Sparen Sie Zeit mit automatisierten Referentenaufgaben

Immer und immer wieder die gleichen oder ähnliche Aufgaben zuweisen? Automatisieren Sie Referentenaufgaben und gewinnen Sie damit wertvolle Zeit, für wichtigere Tätigkeiten.

Mithilfe einer digitalen Lösung ist es möglich, bestimmte Aufgaben zur Vor- oder Nachbereitung einer Veranstaltung anzulegen oder – bei wiederkehrenden Aufgaben – Aufgaben-Vorlagen zu erstellen. So lassen sich alle erforderliche Aufgaben für eine Veranstaltung oder Session erstellen, mit der Flexibilität, sie allen oder einzelnen Referent:innen zuzuweisen.

Die jeweiligen Aufgaben lassen sich automatisch in (vor-)definierten Abständen zur Session bzw. dem Event-Start terminieren. Dadurch erhalten Referierende, denen eine Aufgabe zugeteilt wurde, eine automatische Erinnerung über die entsprechenden To-dos.

Diese Benachrichtigungen verhelfen Ihnen zu einer effektiveren Kommunikation zwischen Veranstaltenden und Referierenden und unterstützt dabei, Zeitpläne einzuhalten, sodass keine Aufgabe zurückbleibt.

Vorteile Referentenmanagement mit Eventsoftware

Je effizienter der Prozess aufgesetzt ist, desto reibungsloser funktioniert es mit Ihren Referierenden und desto mehr können Sie sich den vielen weiteren Aspekte des Eventmanagements widmen. Mit einer digitalen Lösung steigern Sie sowohl Effizienz als auch Effektivität:

• Einfachere Buchung von Referent:innen
• Alle Inhalte zentral an einem Ort
• Erleichterte Koordination
• Optimierte Kommunikation
• Automatisierung von Aufgaben
• Erstellung von Berichten zu einzelnen Referent:innen
• Verbuchen von Eingangsrechnungen

Fazit

Professionelles Referentenmanagement ist deutlich mehr als die Recherche und das Anfragen von Referent:innen. Es erfordert ein hohes Maß an Koordination, Organisation und Kommunikation. Dabei den Überblick zu behalten, ist eine ganz schöne Herausforderung.

Mit einer digitalen Lösung wie einer Eventsoftware vereinfachen Sie die Kommunikation mit Referierenden, optimieren und automatisieren Logistik- sowie Inhaltsaufgaben, sodass Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche bleibt.

Das digitale Referentenmanagement hebt Ihr Eventmanagement auf ein professionelles Niveau, das sich nicht nur auf Sie sondern auch Ihren Referenten und Referentinnen vorteilhaft auswirkt. Und nicht zu vergessen, Referent:innen sind die Triebkraft eines jeden Events – sind sie zufrieden, werden es Ihre Teilnehmer und Teilnehmerinnen auch sein.