Eventplanung mit Checkliste – In 5 Schritten zur perfekt geplanten Veranstaltung

Daher sollten Sie dieser Phase innerhalb Ihres Eventmanagements große Aufmerksamkeit schenken. Nehmen Sie gerne für eine entspannte Vorbereitung unsere ‚Checkliste Eventplanung‘ zur Hand. Schritt für Schritt führen wir Sie durch alle wichtigen Aspekte in der Eventplanung.

Schritt 1: Eventkonzept erarbeiten

Zieldefinition

Im Eventkonzept legen Sie Ihr Ziel fest, das Sie mit dem Event verfolgen. Business-Events, wie beispielsweise Messen, Ausstellungen, Kongresse, Tagungen, Netzwerktreffen, Fund-Raising-Abende, Jubiläumsfeiern, Bar Camps etc. verfolgen jeweils ganz unterschiedliche Ziele. Tipp: Definieren Sie für Ihr Vorhaben ein konkretes Ziel. Am besten eignet sich dazu die SMART-Formel, mit der Sie ein spezifisches, messbares, akzeptiertes, realistisches und terminierbares Ziel festlegen.

Mögliche Ziele sind:

• Neue Kunden gewinnen
• Netzwerk oder Beziehung zu bestehenden Kunden pflegen
• Markenbekanntheit erhöhen
• Neue Produkte oder Dienstleistungen präsentieren
• Wissensvermittlung
• Innovationen schaffen

Anlass des Events

Der Anlass des Events spielt bei der Konzeption eine große Rolle. Während etwa bei Bar Camps Kreativität, Wissensvermittlung oder das Netzwerken im Vordergrund stehen, möchten Unternehmen bei Ausstellungen neue Produkte vorstellen und Kunden akquirieren.

Zielgruppe

Eine weitere, wichtige Frage während der Konzeptionsphase lautet: Für welches Publikum konzipieren Sie das Event? Handelt es sich um ein B2B-Event (Business to Business), ein B2C-Event (Business to Customer) oder um ein B2P-Event (Business to Public). Legen Sie im Zuge der Zieldefinition eine konkrete Zielgruppe fest, für die Sie Ihre Veranstaltung planen.

Schritt 2: Budget kalkulieren

Damit Sie bei der Budgetplanung keine bösen Überraschungen erleben, verschaffen Sie sich frühzeitig einen Überblick über die variablen und fixen Kosten Ihres Vorhabens. Auch, wenn Sie mit Ihrem Event nicht zwingend Gewinne erwirtschaften wollen, ist es ratsam, im Kostenrahmen zu bleiben. Denn bei der Kalkulation für ein Event geht es um das richtige Verhältnis zwischen Einnahmen und Ausgaben.

Empfänger der Budgetplanung

Fragen Sie sich zunächst, wer der Empfänger Ihrer Eventbudgetplanung und -kontrolle ist? Planen Sie als Eventmanager:in einer Agentur für eine öffentliche Einrichtung? Arbeiten Sie für ein mittelständisches Unternehmen oder sind Sie Mitglied eines Vereins, das eine Veranstaltung plant? Je nach Empfänger sind u. U. bestimmte Richtlinien vorgegeben, wie transparent die Kalkulation dokumentiert werden muss.

Übrigens: Für Vereine, bei denen die Gemeinnützigkeit im Vordergrund steht, lohnt sich zudem der Gang zu einem Steuerexperten, um nicht in die Falle einer Unternehmensbesteuerung zu tappen.

Grobkonzept Einnahmen - Ausgaben

Strukturieren Sie Ihr Budget zunächst grob in Einnahmen und Ausgaben. Für das Grobkonzept und zum Brainstormen eignet sich beispielsweise eine MindMap, aus der Sie später die Positionen (Einnahmen und Ausgaben) in eine Tabelle strukturiert übernehmen und mit konkreten Beträgen versehen.

Einnahmen

• Teilnehmer (Tickets; Einnahmen über Essens- und Getränkeverzehr)
• Sponsoren & Aussteller
• Spenden, Fördergelder, etc.

Ausgaben

• Eventlocation (Miete, Dekoration)
• Ausgaben für Teilnehmer (Namensschilder, Give-aways etc.)
• Personal (interne Kosten + ggf. Kosten für Eventagenturen)
• Marketing
• Technik
• Programm (inkl. Catering und Honorare für Künstler, Speaker, Referenten und Moderatoren samt Übernachtungskosten)
• Versicherungen
• Puffer für Unvorhergesehenes (ca. 5-10 %)

Feinkalkulation

Erweitern Sie nach einer ersten Grobplanung mit zunächst geschätzten und/oder recherchierten Einnahmen und Ausgaben die einzelnen Positionen, sobald konkrete und realistische Zahlen vorliegen. Aktualisieren Sie Ihr Eventbudget innerhalb dieser Feinkalkulation regelmäßig.

Stop or Go

Besonders für große Veranstaltungen, die mit hohen Ausgaben verbunden sind, ist ein sogenannter ‚Stop or Go‘ – Termin sinnvoll. Also der Zeitpunkt, an dem Sie die Veranstaltung ohne zu große finanzielle Verluste stornieren könnten.

Schritt 3: Organisatorischen Rahmen festlegen

Dieser Schritt innerhalb der Eventplanung umfasst die meisten, auch z. T. sehr unterschiedlichen Aspekte.

Eventlocation

Beginnen wir mit der Auswahl der passenden Location für Ihre Veranstaltung. Wenn Sie ein Event für Ihren Verein planen, dann stellen Sie sich möglicherweise diese Frage gar nicht, weil klar ist, dass das Vereinsheim der richtige Ort ist. Bei größeren Business-Veranstaltungen jedoch zählen längst nicht nur der Standort und die Verfügbarkeit. Heutzutage gibt es eine Reihe von sehr unterschiedlichen Locations mit noch unterschiedlicheren Schwerpunkten und Dekorationsmöglichkeiten. Dabei ist für jeden Geschmack und Geldbeutel etwas dabei.

Planen Sie für die Suche genügend Zeit ein. Auch, um sich vor Ort einen Eindruck zu verschaffen und mehrere Locations miteinander vergleichen zu können. Manche Eventlocations sind schon Monate bis wenige Jahre im Voraus belegt. Das sollten Sie bei Ihrer Eventplanung berücksichtigen.

Koordination & Aufgabenverteilung

Sind Sie als Eventmanager:in oder Vereinsmitglied Einzelkämpfer:in? Oder steht ihnen ein Team zur Verfügung, dass Sie bei der Eventplanung unterstützt? Ggf. müssen Sie noch auf weitere personelle Ressourcen aus anderen Abteilungen zurückgreifen? Insbesondere im Falle einer Teamarbeit sollten Sie die Aufgaben möglichst effektiv verteilen und Themenverantwortliche benennen.

Software

Für die Aufgabenverteilung eignet sich eine Event-Software, die u. a. die Kommunikation und Kollaboration innerhalb des Teams erleichtert. Darüber hinaus unterstützt Event-Software insgesamt, alles Wichtige im Blick zu behalten. Mit einem digitalen Veranstaltungstool lassen sich u.a. Daten, Termine und Aufgaben leicht und effektiv verwalten.

Technik

Sie planen einen Fachkongress, bei dem Aussteller und Sponsoren neueste Technologien vorstellen möchten? Prüfen Sie die technische Ausstattung der gewählten Eventlocation frühzeitig bzw. klären Sie ab, wer für die benötigte Technik verantwortlich ist. Wenn Sie wert auf guten Sound und passendes Licht legen, engagieren Sie professionelle Licht- und Tontechniker. Auch die IT-Infrastruktur sollte dem gewählten Anlass entsprechen und funktionieren.

Personal, Dienstleister, Programm

Kümmern Sie sich frühzeitig um Caterer und Service für den Tag des Events. Engagieren Sie Dienstleister und Künstler, die an diesem Tag mitwirken sollen und definieren Sie einen groben Programmablauf und die entsprechend notwendige Logistik dahinter. Das Programm lässt sich am besten in einer Art Drehbuch skizzieren, das für ein B2B-Event beispielsweise mit einer motivierenden Keynote beginnt, über verschiedene themenspezifische Sessions führt und sich zu einem Höhepunkt (z. B. Preisverleihung) steigert, bis es in einer Networking-Runde bzw. einer musikalisch umrandeten Abendveranstaltung endet.

Datenschutz, Sicherheit, Rechtliches

Berücksichtigen Sie während der Eventkonzeptionsphase auch Aspekte rund um Datenschutz, Sicherheit und rechtliche Vorschriften. Dazu zählen beispielsweise der sensible Umgang mit Teilnehmerdaten (Stichwort DSGVO) und ein ausgearbeitetes Sicherheitskonzept. Auch rechtliche Vorgaben, etwa beim Vertragsabschluss mit dem Anbieter der Location oder bei Künstlerverträgen sind genauso zu berücksichtigen wie etwa örtliche Sperrstunden.

Schritt 4: Marketing-Kampagnen grob vorplanen

Ganz zu Beginn Ihrer Eventplanung haben Sie Ziel und Zielgruppe definiert. Damit Ihr gewünschtes Publikum rechtzeitig von Ihrem Event erfährt und interessiert daran ist, müssen Sie es bewerben.

Marketing-Kanäle bestimmen

Dafür stehen je nach Zielgruppe unterschiedliche Möglichkeiten – sowohl online als auch offline – zur Verfügung. Wer sich eine aufwändige Out-of-home-Kampagne mit Plakatierungen auf großen, öffentlichen Plätzen vorstellt oder eine TV-Werbung zur Prime-Time vorsieht, sollte das in seiner Budgetplanung berücksichtigen.

Aber auch digitales Marketing, etwa mit einer Kampagne über verschiedene Online-Kanäle hinweg, kann je nach Aufwand kostenintensiv sein.

Marketingbudget grob schätzen

Bringen Sie in Erfahrung, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen, mit welchen Kosten Sie in etwa dafür zu rechnen haben, und planen Sie ein entsprechendes Marketingbudget ein. Werbeanzeigen zum Beispiel für Google Ads oder Facebook Ads lassen sich verhältnismäßig leicht kalkulieren, weil ein maximales Tagesbudget definiert werden kann.

Tipp: Wer ein neues Event-Format plant und dazu eine separate Website benötigt, sollte das in seine Eventmarketing-Planung auch mit einfließen lassen.

Schritt 5: Analyse-Tools berücksichtigen

Zugegeben – es ist zwar sehr früh, während der Eventplanung schon an die Auswertung und Nachbereitung des Events zu denken. Wer sich aber schon in der Konzeptionsphase über Analysemöglichkeiten Gedanken macht, hat es in der Phase nach dem Event bedeutend einfacher. Und wird sich mit dem Einsatz passender Tools und Software während der Auswertung entspannt in den Schreibtischstuhl zurücklehnen, während die Event-Software mit wenigen Klicks die gewünschten Zahlen ausspuckt.

Überlegen Sie also schon möglichst früh, was Sie genau im Nachgang auswerten lassen möchten. Welche Kennzahlen sind wichtig für Sie? Welche entscheiden über Erfolg oder Misserfolg? Möchten Sie Ihre Gäste mit einem Feedbackbogen interviewen? Was möchten Sie von den Teilnehmenden wissen? Nehmen Sie diesen Aspekt der Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten mit in die Wahl der für Sie passenden Event-Software auf. Denn die Arbeit mit einem effektiven Veranstaltungstool macht Lust auf weitere (erfolgreiche) Events.

Download: Checkliste Eventplanung