Das Einmaleins des Teilnehmermanagements

Definition Teilnehmermanagement

Teilnehmermanagement als Teilbereich des Eventmanagements umfasst alle Aktivitäten rund um Einladung der Teilnehmer:innen bzw. Gäste eines Events, Buchung und Check-in sowie die Betreuung während und das Follow-up nach einer Veranstaltung.

Es geht um alle möglichen teilnehmerbezogenen Maßnahmen, die bereits lange vor einem Event – also in der Konzeptions- und Planungsphase – bedacht werden sollten. Auch nach einer Veranstaltung sind Prozessabläufe zu berücksichtigen, die das Teilnehmermanagement betreffen, etwa das Auswerten von Teilnehmerfeedbacks oder das Versenden von Dankesschreiben.

Das Teilnehmermanagement wird auch als Gästemanagement oder Besuchermanagement bezeichnet.

Die Phasen des Teilnehmermanagements

Das Teilnehmermanagement wird üblicherweise in drei Phasen unterteilt:

1. Planung & Setup
2. Check-In & Betreuung
3. Nachbereitung und Kommunikation

1. Planung & Setup

Schon während der Eventplanung gilt es zu überlegen, wie und in welchen Kategorien sich die Teilnehmer:innen für die Veranstaltung registrieren, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt sie eine Einladung und Teilnahmebestätigung erhalten und ob sie ggf. im gleichen Zuge eine Hotelübernachtung buchen.

Vor der geplanten Veranstaltung haben angemeldete Teilnehmer:innen möglicherweise noch Fragen, die beantwortet werden müssen. Insbesondere das Datenmanagement spielt eine wichtige Rolle innerhalb des Teilnehmermanagements. Sind Teilnehmerdaten lückenhaft oder gar falsch, kommen Einladungen, Anmeldebestätigungen oder Rechnungen nicht an. Die Datenbereinigung kann infolgedessen einen zeitlichen Mehraufwand nach sich ziehen.

Checkliste für die Planung und das Setup der Teilnehmerverwaltung

• DSGVO-konformes Datenmanagement-System bereitstellen
• Registrierungsmöglichkeit für Teilnehmer:innen (Online-Registrierung) konzipieren und veröffentlichen
• Teilnehmerkategorien definieren
• Bestandsdaten überprüfen und Fehler beheben
• Einladungen, Anmeldebestätigungen und Erinnerungen versenden
• Badges (Namensschilder) produzieren
• Teilnehmerunterlagen erstellen
• Feedback-Fragebogen konzipieren
• Ggf. Hotelkontingente reservieren
• Logistische Aspekte berücksichtigen (Infos zu Anreise, Parkmöglichkeiten, Verpflegung etc.)

2. Check-in & Betreuung

Das Check-in der Teilnehmer:innen ist – insbesondere bei großen Events – eine logistische Herausforderung, weil viele Gäste gleichzeitig anreisen und sich vor Ort registrieren möchten.

Bei der Wahl des geeigneten Check-in-Systems kommt es vor allen Dingen darauf an, für welches Publikum die Veranstaltung konzipiert ist und ob dieses bereit ist, mit entsprechend digitaler Technik umzugehen. Denn neben althergebrachten Excel-Listen haben sich folgende Möglichkeiten mehr oder weniger etabliert.

Check-in-Möglichkeiten im Überblick:

• Per Barcode bzw. QR Code und Scanner
  Entweder auf Papier ausgedruckt oder den Code auf dem Smartphone dabei, lässt sich dieser vor Ort schnell scannen.
• Kontaktloser Datenaustausch via Funk (RFID oder NFC)
  RFID- bzw. NFC-Transponder sind als Armband, Schlüsselanhänger oder Plastikkarte erhältlich. Auch als integrierte Technik in Smartphones ist der kontaktlose Datenaustausch und somit ein Check-in darüber möglich.
• Self-Print & Self-Check-in
  Wer als Veranstalter auf Personal beim Check-in verzichten möchte, stellt entsprechende IT-Hardware zur Verfügung. Die Teilnehmenden scannen ihre Tickets selbst und checken selbstständig ein.
• Gesichtserkennung
  Auch als biometrische Einlasserfassung bekannt, findet man diese Check-in-Methode noch nicht allzu häufig vor. Denn die Gesichtserkennung wird aus Datenschutzgründen noch immer angezweifelt.

Teilnehmerbetreuung

Ist das Check-in erledigt, gilt es, sich um die Teilnehmer:innen zu kümmern. Dazu zählt es, ihnen eine gute Orientierung zu geben, Wege zu beschildern und auf Sicherheit, Hygiene sowie Sauberkeit zu achten. Zentrale Info-Counter bieten zudem Unterstützung, falls Gäste ein Problem haben.

Dies kann auch eine digitale App übernehmen, in der z. B. die häufig gestellten Fragen (FAQ) beantwortet werden, wichtige Rufnummern hinterlegt sind oder es eine Chat-Möglichkeit bzw. andere Kontaktmöglichkeiten gibt.

Besondere Gäste (VIPs) sollten zudem einen Extra-Service erhalten. Auch Referenten oder Künstlern werden in der Regel spezielle Räume zur Vorbereitung zugewiesen.

Checkliste für Check-in & Teilnehmerbetreuung

• Zielgruppengerechte Check-in-Möglichkeit bieten
• Orientierung durch Beschilderung bzw. Leitsystem geben
• auf Sicherheit, Hygiene und Sauberkeit achten
• Informations-Counter oder App anbieten
• VIPs, Referenten & Künstler Extra-Service bieten

3. Nachbereitung & Kommunikation

Am Ende einer Veranstaltung werden die Teilnehmer:innen in der Regel um ein Feedback gebeten. Von der Zufriedenheitsabfrage über Referentenbewertungen bis hin zu Verbesserungsvorschlägen – hier ist alles möglich. Die bereits in der Planungsphase vorbereiteten Fragen warten jetzt darauf, von den Gästen beantwortet zu werden. Das kann handschriftlich geschehen, online oder über eine App.

Üblicherweise erhalten die Teilnehmer:innen nach einer Veranstaltung noch ein Dankesschreiben ggf. mit Fotos des Events per Post oder digital via E-Mail. Bei Seminaren und Workshops werden meist die Präsentationen im Nachgang online zur Verfügung gestellt, die über einen Zugangslink abgerufen werden können.

Checkliste für die Nachbereitung & Kommunikation

• Feedback von Teilnehmer:innen einholen
• Dankesschreiben versenden
• ggf. Online-Bildergalerie und Präsentationen online zur Verfügung stellen

Teilnehmermanagement-Software

Alle Teilnehmerdaten im Blick zu behalten, gelingt am einfachsten mit einer passenden Teilnehmermanagement-Software. Diese ist in der Regel in eine Event-Software integriert und berücksichtigt alle wichtigen teilnehmerbezogenen Maßnahmen.

Aspekte eines guten Teilnehmermanagement-Systems

• Zentrale & DSGVO-konforme Speicherung von relevanten Teilnehmerdaten
• Teilnehmerlisten lassen sich einfach exportieren
• Möglichkeit, den Status zu überwachen (unbestätigt, bestätigt, abgelehnt, abgesagt, angemeldet etc.)
• Teilnahmevoraussetzungen sind definiert und werden im Teilnehmermanagement-System automatisch bei einer Anmeldung überprüft
• Teilnehmeranmeldungen lassen sich gesammelt überblicken und nach Veranstaltung filtern
• Aus Teilnehmeranmeldungen lassen sich direkt Rechnungen erstellen

Vorteile eines digitalen Teilnehmermanagements

Es liegt auf der Hand: Ein digitales Teilnehmermanagement bedeutet nicht nur weniger bis gar keine Zettelwirtschaft, sondern erlaubt, sich auf andere wesentliche Dinge im Eventmanagement zu konzentrieren, da viele Prozessschritte automatisiert ablaufen. Das ist nicht nur einfach und komfortabel, sondern ermöglicht ein deutlich effizienteres Arbeiten.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

• Zeit- und Kostenersparnis
• Teilnehmerdaten auf einen Blick inkl. aktuellem Status und offene Rechnungen
• Professionelle Wahrnehmung durch eleganten Registrierprozess, professionelle Betreuung während der Veranstaltung und intelligenter Kommunikation im Nachgang
• Flexibilität und Skalierbarkeit