Vereinsverwaltung: Das ist bei der Digitalisierung zu beachten

Abhilfe schaffen digitale Lösungen zur Vereinsverwaltung. Neben einer Datenbank für Kontakte können so auch die Kommunikation oder Events abgewickelt werden. Der Anspruch an das System bestimmt die Features, die nicht fehlen dürfen.

Die Digitalisierung der Vereine und Verbände

Die Digitalisierung hat längst auch die Welt der Vereine und Verbände auf den Kopf gestellt und in vielerlei Hinsicht verbessert. Dabei stehen zwei wesentliche Bestandteile nebeneinander: Zum einen lassen sich mit digitalen Lösungen die Mitgliederverwaltung, Rechnungsstellung und Kommunikation im Verein schneller und bequemer organisieren.

Zum anderen finden inzwischen viele Veranstaltungen online statt – gerade in den Zeiten der Corona-Einschränkungen verlagerten sich viele Treffen in das Internet. Die Veranstaltungen selbst werden dabei meist unkompliziert über Anbieter für Videokonferenzen abgewickelt. Aber auch für Offline-Events kann das gesamte Veranstaltungsmanagement mit webbasierten Systemen vereinfacht werden.

Vereine sind lebendige Organisationen, in denen sich ständig Änderungen ergeben. Mitglieder kommen und gehen, Veranstaltungen müssen organisiert werden … Die Verwaltungsaufgaben sind so vielfältig wie das Vereinsleben selbst. Durch digitale Tools bieten sich Vereinen und Verbänden also neue Möglichkeiten. Je mehr Funktionen unter einem Dach vereint werden, desto umfassender und übersichtlicher wird die Vereinsverwaltung.

Aufgaben in der Vereinsverwaltung

Vereine sind lebendige Organisationen, in denen sich ständig Änderungen ergeben. Mitglieder kommen und gehen, Veranstaltungen müssen organisiert werden … Die Verwaltungsaufgaben sind so vielfältig wie das Vereinsleben selbst. Die grundlegenden Aufgaben in fast allen Vereinen sind folgende:

• Mitgliederverwaltung
• Finanzen und Rechnungswesen
• Events und Veranstaltungen
• Kommunikation mit den Mitgliedern

Neben dieses Aufgaben fallen auch noch viele weitere an, z. B. das Reporting über Mitgliederbewegungen oder die Pflege eines Onlineshops oder der Vereins-Website. Um diese vielen Anforderungen unkompliziert und rechtssicher abwickeln zu können, bieten sich digitale Tools zur Unterstützung an.

Mitgliederverwaltung

Der größte Schatz des Vereins sind seine Mitglieder. Eine wichtige Aufgabe der Vereinsverwaltung ist es, die Daten dieser Menschen zu sammeln und zu verwalten. So können Mitgliedsbeiträge erhoben und Jubiläen gefeiert werden. Die gutgeführte Mitgliederkartei ist das Herzstück der Vereinsverwaltung.

Dafür werden persönliche Daten der Mitglieder zusammengestellt und im Laufe des Vereinslebens ergänzt – z. B. wenn jemand an Kursen teilnimmt oder selbst Aufgaben übernimmt. Stück für Stück entsteht so eine Mitgliederhistorie, die für gezielte Ansprache genutzt werden kann – z. B. eine Mail nur an diejenigen Mitglieder, die einen Kurs erfolgreich abgeschlossen haben.

Finanzen und Rechnungswesen

Die Finanzen eines Vereins in Ordnung zu halten, ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die Transparenz und Ordnung voraussetzt. Auf der Einnahmenseite stehen Mitgliedsbeiträge, Kursbeiträge oder Eintrittsgelder. Auch Spenden helfen bei der Finanzierung vieler Vereine.

Ausgaben entstehen durch Anmietung von Räumen, Gehälter für Trainer oder Materialbeschaffung. Rechnungen müssen gestellt und bezahlt werden. Damit das Finanzamt keine Beanstandungen hat, ist es hilfreich, früh auf ein Buchhaltungstool auszuweichen und dort alle Finanzflüsse zu bündeln.

Events und Veranstaltungen

Egal, ob online oder offline: Jeder Verein lebt von Zusammenkünften. Es ist eine wichtige Aufgabe der Verwaltung, diese Treffen vorzubereiten und zu organisieren.

Viele Vereine bieten auch kostenpflichtige oder exklusive Veranstaltungen wie Fortbildungen, Seminare oder Kurse (z. B. Sportkurse) an. Innerhalb der Vereinsverwaltung müssen dann die Preise festgelegt werden, die sich oft für Mitglieder und Nicht-Mitglieder unterscheiden. Auch Qualifikationen können über Veranstaltungen, z. B. spezielle Kurse oder Workshops, erworben werden. Diese müssen dann in den Stammdaten des Mitglieds hinterlegt werden, damit Bescheinigungen ausgestellt und ggfs. Zugang zu beschränkten Aufbaukursen gewährt werden kann.

Kommunikation mit den Mitgliedern

Was ist gerade los im Verein? Welche Veranstaltungen stehen an oder wo tut sich gerade was? In einem Verein gibt es ständig etwas zu berichten – mithilfe der Daten aus der Mitgliederdatenbank wird diese Kommunikation bewerkstelligt.

Viele kleine Vereine arbeiten mit improvisierten Adresslisten in Outlook oder Excel. Aber das macht einen Haufen Arbeit und ist sehr fehleranfällig. Mithilfe von Vereinssoftware oder CRM-System können die Mitglieder segmentiert werden. Bei Zielgruppensegmentierung teilt man seine Kontakte in bestimmte Gruppen ein, z. B. die Teilnehmer eines Kurses oder die Geburtstagskinder des Monats. Diese können dann bequem per Serienmail angesprochen werden. Die Arbeitsersparnis ist enorm.

Datenschutz und DSGVO: Auch für Vereine wichtig!

DSGVO – diese fünf Buchstaben treiben seit Anfang 2018 alle um, die beruflich oder im Verein personenbezogene Daten verwalten. Die Datenschutzgrundverordnung stellt Regeln dazu auf, wie solche Daten behandelt werden müssen. Bei Verstößen sind empfindliche Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des jährlichen Gesamtumsatzes fällig – ein einwandfreier Datenschutz ist also nicht nur im Sinne der Mitglieder und Kunden.

Wie genau ein Verein oder Verband die DSGVO rechtssicher umsetzt, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Wer seine Daten mit einem CRM-System DSGVO-konform verwalten will, muss auf ein paar Punkte achten:

• Festlegung eines Datenschutzbeauftragten
• Auswahl von wenigen, aber ausreichenden personenbezogenen Daten
• Löschprozesse für alle personenbezogenen Daten
• Zugriffsrechte definieren
• Newsletterversand nur bei Double-Opt-in
• Änderungsprotokolle
• Reportings für die Datenauskunft
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem CRM

Ein gutes CRM vereinfacht die technischen Anforderungen der DSGVO enorm. Da Datenschutz ein so wichtiges Thema ist, empfiehlt sich, initial eine Beratung durch externe Experten. Im laufenden Betrieb reicht ein Ansprechpartner für dringende Fragen.

Mandantenfähigkeit: e.V. und GmbH unter einem Dach, aber sauber getrennt

Mandantenfähigkeit bedeutet, dass mit der Software mehrere Kunden oder Mandaten gleichzeitig verwaltet werden können, die Daten aber unabhängig voneinander einsehbar sind. D. h. Zugriffsrechte können je nach Mandat neu vergeben werden und der Datenschutz ist ebenso hoch, als würden zwei verschiedene Softwares oder Server verwendet.

Mandantenfähigkeit kann für Verbände oder größere Vereine eine Rolle spielen, z. B. wenn innerhalb des Verbandes mehrere geschäftlich unabhängige Vereine und Organisationen vertreten sind und gemeinsam verwaltet werden sollen. Für eine rechtssichere und unkomplizierte Handhabung ist ein mandantenfähiges Tool dann Pflicht. Für kleine Vereine spielt Mandantenfähigkeit meist eine untergeordnete Rolle.

Weitere Informationen bietet der Artikel Was bedeutet Mandantenfähigkeit?.

Fazit: Vereinsverwaltung ist mit Tools einfach und sicher

Vereinsarbeit ist abwechslungsreich und macht viel Freude. Aber es gibt auch jede Menge Verwaltungsaufgaben, die schnell unübersichtlich werden können. Umso sinnvoller ist es, die Vereinsverwaltung mit digitalen Tools einfach und effizient zu gestalten. Dafür eignen sich Vereinssoftware oder CRM-Systeme.

Egal ob großer Verband oder kleiner Verein: Es gibt für jeden das richtige Tool, um die Verwaltung des Vereins wesentlich zu vereinfachen. Das entlastet Mitarbeiter und spart Zeit und Nerven. Dann bleibt neben der Verwaltung genug Zeit für das eigentliche Anliegen im Verein.