Seminarmanagement: So laufen Ihre Seminare wie am Schnürchen.

Heute, ausgestattet mit den richtigen Tools und Strategien, verwandeln Sie jedes Seminar in ein nahtloses, inspirierendes Erlebnis. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Ihnen das Seminarmanagement gelingt – mit der richtigen Herangehensweise und geeigneter Software.

Was ist Seminarmanagement?

Seminarmanagement ist die Planung, Organisation und Durchführung von Bildungsveranstaltungen. Es geht dabei nicht nur um die Vermittlung von Inhalten, sondern auch um administrative Aufgaben wie die Verwaltung und Koordination von Teilnehmenden, Ressourcen und Referenten/Referentinnen.

Seminarmanagement beinhaltet alle Schritte für eine effektive Seminarabwicklung. Dies umfasst die Auswahl und Betreuung geeigneter Referent:innen, Seminarmarketing und organisatorische Aspekte wie Raumwahl und Ausstattung. Für den Seminarerfolg sind zudem eine positive Lernatmosphäre und zuverlässige Technik entscheidend.

Seminare entspannt planen & durchführen

Ein sorgfältig vorbereitetes und strukturiert geplantes Seminar ermöglicht es den Referierenden, ihr Wissen entspannt zu vermitteln, während die Teilnehmenden sich vollständig auf das Lernen konzentrieren können. Unabhängig davon, ob es um interne Schulungen zur Mitarbeiterqualifizierung geht oder ein externer Dienstleister beauftragt wird – bestimmte Aspekte im Seminarmanagement sollten stets beachtet werden.

Schritt 1: Seminar planen und Ablauf gestalten

Ein erfolgreiches Seminar basiert auf sorgfältiger, strategischer Planung. Beginnen Sie damit, präzise Ziele zu definieren, um später den Erfolg Ihres Seminars messbar zu machen. Überlegen Sie, welche Kenntnisse und Fähigkeiten die Teilnehmenden am Ende des Seminars erworben haben sollten.

Im nächsten Schritt gilt es die Zielgruppe zu identifizieren:

• Wer sind die potenziellen Teilnehmer?
• Welches Vorwissen bringen sie mit &
• welche Bedürfnisse haben sie?

Mit diesen Informationen, können Sie die Hauptthemen und Inhalte Ihres Seminars festlegen, die genau auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zugeschnitten sind.

Der Ablauf sollte gut strukturiert sein, um ein reibungsloses Seminar sicherzustellen. Entwerfen Sie eine klare Agenda, in der Sie jedem Programmpunkt einen festen Zeitrahmen zuweisen und thematische Sessions definieren.

Schritt 2: Referenten auswählen & verwalten

Die Wahl der richtigen Referenten und Referentinnen ist entscheidend für den Erfolg Ihres Seminars. Legen Sie Kriterien fest, die diese erfüllen sollten. Nach Identifizierung potenzieller Kandidaten, nehmen Sie Kontakt auf. Bedenken Sie: Exzellenter Referent:innen vermittelt nicht nur Wissen, sondern begeistern und motivieren.

Die Verhandlungen über Verträge und Honorare sollten transparent und fair geführt werden. Unterstützen Sie die Referent:innen mit den notwendigen Materialien und sorgen Sie für eine stetige, klare Kommunikation.

Schritt 3: Seminar online vermarkten & Teilnehmerregistrierung

Sobald das Gerüst steht, geht es darum, das Seminar zu veröffentlichen und (online) zu vermarkten. Entwickeln Sie einen Marketingplan, der alle relevanten Kanäle berücksichtigt. Mit personalisierten Einladungen, ansprechenden Event-Websites und einem reibungslosen Anmeldesystem erhöhen Sie das Interesse und vereinfachen die Teilnehmerregistrierung.

Halten Sie Interessenten und Teilnehmende über Newsletter aktuell und nutzen Sie Social Media, SEO sowie gezielte Marketingstrategien, um Ihre Reichweite optimal auszuschöpfen.

Die wichtigsten Vermarktungsmöglichkeiten im Überblick:

• Event-Website mit Online-Anmeldung
• Social-Media-Kanäle wie LinkedIn, Facebook etc.
• Anzeigen in Fachmagazinen (online oder Printmagazin)
• Suchmaschinenoptimierung (SEO)
• Suchmaschinenwerbung (SEA)
• E-Mail-Marketing
• Empfehlungsmarketing

Veranstaltungen online bewerben und im CRM automatisch Rechnungen erstellen und Teilnehmende registrieren? Das ist möglich, einfach ausprobieren – in der geführten Live-Demo speziell für Events.

Schritt 4: Teilnehmende & Finanzen überblicken

Ein effizientes Teilnehmermanagement ist entscheidend, um den Überblick zu wahren und finanzielle Klarheit zu gewährleisten. Mit einer modernen Seminarverwaltung behalten Sie Anmeldungen stets im Blick und managen Aufgaben wie Anwesenheitskontrolle und Rechnungsstellung spielend leicht.

Fragen, wie „Wer hat bereits seine Anmeldegebühren bezahlt?“ oder „Wurden alle Honorare an Trainer und Referenten überwiesen?“, gehören der Vergangenheit an. Automatisierte Abrechnungssysteme und klare Übersichten zu offenen Posten vereinfachen zudem die Finanzverwaltung.

Schritt 5: Reibungslose Seminardurchführung

Am Seminartag sollte jedes Detail stimmen. Stellen Sie sicher, dass alles Notwendige vor Ort ist, von der Technik bis zum Catering, und behalten Sie den Zeitplan im Blick.

Sorgen Sie beispielsweise dafür, dass Referenten/Referentinnen eine funktionierende Präsentationstechnik und Notizmaterialien zur Hand haben. Teilnehmende sollten Wegweiser oder Informationen erhalten, um sich zurechtzufinden.

Wenn Sie Referierende und Teilnehmende optimal unterstützen, profitieren alle von einem gelungenen und effizienten Seminartag. Schließen Sie das Seminar mit einer kleinen Umfrage und Bewertung ab.

Schritt 6: Seminar nachbereiten & Follow-up

Die Nachbereitung eines Seminars ist genauso wichtig wie die Vorbereitung. Dazu gehört das Erstellen von individuellen Teilnahmebestätigungen oder Zertifikaten sowie das Bereitstellen von Seminarinhalten und -materialien über ein Self-Service-Portal.

Ein persönliches Dankschreiben per Brief oder E-Mail, beispielsweise mit einem speziellen Angebot für ein Folgeseminar oder kommende Events, zeigt nicht nur Ihre Wertschätzung, sondern stärkt auch die Bindung zu Ihren Teilnehmer:innen.

Und denken Sie daran: Feedbacks sind Ihre Freunde! Setzen Sie auf Formulare, um wertvolle Rückmeldungen Ihrer Teilnehmer zu sammeln. Anhand dieser Erkenntnisse können Sie gezielt nachjustieren und Ihr nächstes Seminar perfektionieren.

Schritt 7: Seminarerfolg messen & Reporting erstellen

Um den Seminarerfolg objektiv zu messen, nutzen Sie am besten Reporting-Tools oder CRM-Software mit entsprechender Funktion. Bewerten Sie vordefinierte KPIs wie Teilnehmerzahlen und finanziellen Gewinn, um Stärken und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Welche Erkenntnisse ziehen Sie aus den Daten? Und welche langfristigen Effekte erzielt das Seminar? Dieses Wissen ist essentiell für Ihre zukünftige Seminarplanung.

Seminarmanagement in Zeiten der digitalen Weiterbildung

Das Seminarmanagement steht im Zeitalter der Digitalisierung vor neuen Herausforderungen und Möglichkeiten. Schon vor den unerwarteten Auswirkungen der Corona-Pandemie 2020 zeigte sich ein Trend hin zu verstärkten digitalen Seminarangeboten.

Von Präsenz zu Digital

Moderne Seminarverantwortliche müssen heute in der Lage sein, sowohl traditionelle Präsenzseminare als auch eine Vielzahl von Online-Formaten effektiv zu koordinieren. Gängige digitale Seminarvarianten sind:

• E-Learning-Kurse
• Webinare
• Virtuelle Klassenzimmer
• Hybride Seminare (Kombination aus Online- und Präsenzformaten)

Wichtige Aspekte für eine effiziente Organisation

• Kapazitätsgrenzen: Beachtung der maximalen Teilnehmerzahlen, besonders bei Präsenzveranstaltungen.
• Preisgestaltung: Unterschiedliche Erwartungen bei der Online- vs. Präsenz-Teilnahme.
• Interaktion: Klare Regelungen für Diskussionen oder spontane Fragen sind unerlässlich, um den Ablauf nicht zu stören.

Technische Anforderungen

Ein erfolgreicher Übergang zu digitalen Formaten erfordert auch eine solide technische Grundlage:

• Internetverbindung: Eine zuverlässige und schnelle Verbindung ist das A und O.
• Software: Die Auswahl der richtigen Video-Konferenz-Software, angepasst an die spezifischen Anforderungen des Seminars.
• Übertragungsqualität: Sicherstellung einer klaren Video- und Audioqualität.
• Beleuchtung: Für Videopräsentationen sollte auf eine professionelle Beleuchtung geachtet werden.

Use Case: C4B-Team vereinfacht ihr Seminarmanagement

C4B-Team, ein führendes Netzwerk für Führungskräfte im Finance- und Controlling-Bereich, organisierte jährlich rund 80 Events. Mit dem Wachstum des Netzwerks stieg jedoch auch der organisatorische Aufwand. Die Verwaltung von Teilnehmern und Veranstaltungen über herkömmliche Methoden wie E-Mail und Excel wurde zunehmend mühsam und zeitaufwendig.

Lösung

Die Wende brachte die Implementierung von 1CRM, einer modularen CRM-Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von C4B-Team zugeschnitten war.

• Integriertes E-Mail-Marketing: Die Integration eines vollwertigen E-Mail-Marketingmoduls direkt in das System vereinfachte die Kommunikation und erhöhte die Effizienz der Marketingkampagnen.
• REST-API Integration: Die REST-API erlaubte eine nahtlose Verknüpfung mit Drittsoftware wie Make (Integromat) und Airtable, wodurch automatisierte E-Mail-Sequenzen und eine effiziente Datenverwaltung ermöglicht wurden.

Ergebnis

Das C4B-Team konnte seinen Verwaltungsaufwand drastisch reduzieren und gleichzeitig die Anzahl der Veranstaltungen und Teilnehmer verdreifachen. Was einst mühselige Arbeit mit Excel-Listen und manuelle Dateneingaben erforderte, wurde durch automatisierte Prozesse und ein zentralisiertes Eventmanagement ersetzt.

Die Effizienzsteigerung ermöglichte es C4B-Team, sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten war: die Durchführung erfolgreicher und reibungsloser Events für ihre Mitglieder.

„Was die Kundenanzahl angeht, haben wir uns verdoppelt. Bei der Anzahl von Veranstaltungen und auch der Gastbesuche verdreifachten wir uns.“
– Dennis Cichowski, Geschäftsführer C4B-Team

Fazit

Ein effizientes Seminarmanagement ist in der heutigen Zeit essentiell. Der Einsatz einer CRM-Software, speziell ausgerichtet auf die Seminarverwaltung, vereint wichtige Informationen, automatisiert Prozesse und minimiert Fehler.

Dies steigert die Effizienz, verbessert die Teilnehmerzufriedenheit und stärkt die Marktposition. Nutzen Sie das volle Potenzial der Digitalisierung im Seminarbereich und setzen Sie auf innovative Lösungen.