Was ist Seminarmanagement?

Das Seminarmanagement umfasst alle Tätigkeiten, die für eine reibungslose Abwicklung eines Seminars erforderlich sind. Dazu zählen neben einem guten Referentenmanagement, also die Akquisition und Betreuung passender Referent:innen, vor allem das Seminarmarketing sowie alle organisatorischen Aufgaben rund um die Wahl und Ausstattung des Seminarraums. Nicht zuletzt machen eine angenehme Lernatmosphäre und eine funktionierende Technik ein Seminar erst wirklich erfolgreich.

Im klassischen Sinne geht es bei einem Seminar um die Vermittlung von fachlichem oder methodischem Wissen durch einen Referenten bzw. eine Referentin. Sowohl Seminare im B2B als auch solche für private Weiterbildung erfordern ein Seminarmanagement, zum Beispiel:

  • Marketing-Seminar
  • Seminar für Coaches
  • Skilehrer-Fortbildung
  • Bastel-Seminar
  • Seminar für Stimme und Sprechtraining
  • Etc.

Seminare entspannt planen & durchführen

Ist ein Seminar gut vorbereitet und optimiert geplant, können die Referent:innen ihr Wissen entspannt vermitteln und sich alle Seminarteilnehmer:innen auf das Lernen konzentrieren. Unabhängig, ob Seminare intern für die Mitarbeiterqualifizierung angeboten werden oder ein Dienstleister im Auftrag Seminare plant und durchführt, sind die folgenden Punkte beim Seminarmanagement zu beachten.

Seminar Planen

Schritt 1: Seminar planen

Wie bei jeder anderen Veranstaltung, kommt es auch bei Seminaren auf die richtige Planung an. Dazu zählen:

  • Ziel & Anlass klären
  • Budget definieren
  • Organisatorisches planen: Location, Räume, Programm, Referentenakquise, Seminar-Software, Aufgabenmanagement etc.
  • Frühzeitig das Seminar-Reporting im Blick haben: relevante Daten, Feedbackbogen usw.

Seminar veröffentlichen und vermarkten

Schritt 2: Seminar (online) veröffentlichen & vermarkten

Seminar-Konzept, Referent:in und Zeitpunkt sowie -ort stehen fest? Jetzt geht es darum, das Seminar zu veröffentlichen und zu bewerben. Über eine Event-Website mit dem entsprechenden Seminarangebot können sich Interessierte nun online anmelden. Für die interne Mitarbeiterqualifizierung läuft das beispielsweise über eine separate Webseite im Intranet des Unternehmens. Die Vermarktung läuft dann ebenso über das Intranet oder über Mund-zu-Mund-Propaganda.

Für die Vermarktung von öffentlichen Seminaren gibt es kein Pauschalrezept, denn je nach Zielgruppe gibt es viele verschiedene Möglichkeiten fürs Seminarmarketing: etwa über ein bestehendes Kontaktnetzwerk, Social Media, Online-Plattformen oder Seminar-Finder.

Für die interne Mitarbeiterqualifizierung läuft das beispielsweise über eine separate Webseite im Intranet des Unternehmens. Die Vermarktung läuft dann ebenso über das Intranet oder über Mund-zu-Mund-Propaganda.

Für die kurzfristige Vermarktung von B2B-Seminaren eignen sich beispielsweise Social-Media-Netzwerke wie LinkedIn und Xing oder Anzeigen in Fachmagazinen (online oder Print).

Wer langfristig mit seinem Seminar-Angebot sichtbar sein möchte, konzentriert sich besser auf die Suchmaschinenoptimierung (SEO).

Für B2C-Seminare bieten sich zudem Social-Media-Kanäle wie Facebook, Instagram oder Pinterest an. Aber auch hier empfiehlt es sich, langfristig auf SEO zu setzen und ggf. Interessierte über eine E-Mail-Liste zu kontaktieren.

Ganz gleich, ob Seminare für B2B oder B2C – in jedem Fall spielt Empfehlungsmarketing eine wichtige Rolle. Denn das weiß jeder aus eigener Erfahrung: Wer ein bestimmtes Seminar von einem Freund oder einer Kollegin weiterempfohlen bekommt, wird eher an eben diesem teilnehmen als an einem Seminar ohne Referenz.

Die wichtigsten Vermarktungsmöglichkeiten im Überblick:

  • Social-Media-Kanäle, wie LinkedIn, Xing, Facebook, Instagram, Pinterest etc.
  • Anzeigen in Fachmagazinen (online oder Printmagazin)
  • Suchmaschinenoptimierung (SEO)
  • Suchmaschinenwerbung (SEA)
  • E-Mail-Marketing
  • Empfehlungsmarketing

Anmeldungen überblicken, Bestätigungen & Rechnungen erstellen und versenden

Schritt 3: Anmeldungen überblicken, Bestätigungen & Rechnungen erstellen und versenden

Bei Seminaren mit vielen Teilnehmer:innen ist es wichtig, bei den Anmeldungen den Überblick zu behalten und relevante Daten so zu speichern, dass sie bequem weiterverwendet werden können. Idealerweise laufen die folgenden Prozessschritte im Seminarmanagement bis zum Seminartag automatisiert ab: Die Seminar-Software erstellt und versendet Anmeldebestätigungen, generiert die Rechnung und ggf. auch die Mahnung und versendet rechtzeitig vor Seminarbeginn Erinnerungsmails an die Teilnehmenden.

Seminarmanagement Referentenmanagement

Schritt 4: Referentenmanagement

Ohne Referent:in findet kein Seminar statt. Daher kommt dem Referentenmanagement innerhalb des Seminarmanagements besondere Bedeutung zu. Sind die richtigen Referent:innen mit Know-how und Erfahrung ausgewählt, gilt es, sich behutsam um sie zu kümmern.

Ein professioneller Umgang zeichnet sich auch darin aus, den Überblick zu behalten, wer in welcher Zeit und in welchen Seminaren eingebucht ist, welche Referenten-Rechnungen bezahlt bzw. noch offen sind und welche/r Referent:in die besten Feedbacks vorzuweisen hat.

Seminarmanagement Durchführung

Schritt 5: Seminardurchführung

Ganz gleich, ob es sich um ein Präsenz- oder Online-Seminar handelt, bis zum Zeitpunkt des Events, also bis zur Seminardurchführung, ist für den Veranstalter bzw. die Veranstalterin die meiste Arbeit bereits erledigt: Erinnerungen, Agenda und ggf. Materialien wurden im Vorfeld versendet, der Seminarraum ist vorbereitet, Namensschilder sind bedruckt, Getränke stehen bereit.

Auch die Technik wird im besten Fall kurz vor dem Seminarstart noch einmal überprüft, sodass das Seminar dann entspannt und reibungslos ablaufen kann. Nun steht die Wissensvermittlung im Vordergrund. Das Seminar schließt mit einer kleinen Umfrage und Bewertung ab.

Seminarmanagement Reporting

Schritt 6: Seminar-Reporting

Nach dem Seminar ist vor dem Seminar. Eine Analyse der Veranstaltung deckt schnell auf, ob das Seminar erfolgreich war und ob es von den Teilnehmenden gut bewertet wurde.

 

Vorteile moderner Seminarmanagement-Software

Digitales Veranstaltungsmanagement ersetzt nicht nur Zettel und Stift. Seminarmanagement-Software unterstützt viel mehr dabei, alle wichtigen Punkte innerhalb des Seminarmanagements im Blick zu behalten, wichtige Datensätze datenschutzkonform zu speichern und Prozesse möglichst automatisiert ablaufen zu lassen. So ist es möglich, den zeitlichen Aufwand rund um die Seminarplanung zu reduzieren.

Diese drei wichtigen Vorteile bringt der Einsatz moderner Seminarmanagement-Software:

Zeitersparnis

Bei zentraler und vernetzter Speicherung der Daten von Teilnehmer:innen und Referent:innen, entfällt die Dokumentation in Excel-Tabellen. Automatisierungsmechanismen erledigen zudem die früher aufwändige Arbeit der Rechnungs- und Mahnungserstellung.

Komfortable Seminarplanung

Ein vernetztes System gibt den Veranstalter:innen eine gute Übersicht und hat den Vorteil, Teilnehmer:innen segmentieren zu können – etwa in Führungskräfte, Angestellte, Studierende etc. Moderne Seminar-Software bietet darüber hinaus ein bequemes Referenten- und Teilnehmermanagement – mit Statusanzeige wie „angemeldet“, „abgesagt“ oder „Rechnung offen“. Sogar Einladungsvorlagen lassen sich einfach individualisieren.

Bequemes Reporting

Ob das Seminar erfolgreich war, zeigt sich im Seminar-Reporting. Moderne Seminar-Software beinhaltet ein Reporting-Tool mit dessen Hilfe die Datenanalyse ein Kinderspiel ist.

Seminarmanagement in Zeiten der digitalen Weiterbildung

Modernes Seminarmanagement beschränkt sich nicht mehr nur auf die Organisation und Abwicklung von Präsenzseminaren. Die Entwicklung hin zu immer mehr digitalen Seminarangeboten hat sich bereits vor den Corona-Einschränkungen im Jahr 2020 abgezeichnet.

Wer neben dem klassischen Präsenzseminar auch andere Seminartypen anbietet, wird beim Seminarmanagement vor die Herausforderung gestellt, sowohl die digitalen Angebote als auch Präsenzveranstaltungen gleichermaßen effizient zu planen und durchzuführen.

Typische digitale Seminarformate:

  • E-Learning-Seminare
  • Webinare oder
  • Virtual Classroom
  • Hybride Seminare

Wer sowohl für das Seminarmanagement von Präsenz- als auch von Online-Seminaren bzw. für hybride Formate zuständig ist, sollte folgende Punkte im Blick behalten:

  • Anzahl der Personen bei Präsenzveranstaltungen
  • Andere Preiserwartungen bei einer digitalen Teilnahme – Damit sich ein Online-Seminar lohnt, sind in der Regel mehr Teilnehmende nötig als bei einer Präsenzveranstaltung.
  • Regelung von Zwischenfragen oder Diskussionen

Die Technik ist von besonderer Bedeutung:

  • Internetverbindung sollte stabil und schnell genug sein.
  • Video-Konferenz-Software sollte geeignet sein für den Anwendungsfall (nicht jede Software ist gedacht für z. B. 100 Teilnehmende, die gleichzeitig eine Videoübertragung starten)
  • Gute Video- und Audioqualität
  • Geeignetes Beleuchtungskonzept

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