5 Gründe, warum sich Eventmanagement mit CRM lohnt

Es gibt viele CRM-Systeme, die bereits lange auf dem Markt sind und damit sehr ausgereift und zuverlässig. Davon profitieren Eventorganisatoren. Von Mailings über die Aufgabenplanung bis zur Eventanalyse – der gesamte Organisationsworkflow lässt sich mit einer CRM-basierten Eventlösung abbilden und damit vereinfachen. Die Lösung mit dem CRM-System 1CRM erhielt deshalb sogar eine Auszeichnung der Initiative Mittelstand.

Auf Basis der ausgezeichneten Lösung haben wir Ihnen fünf Gründe zusammengestellt, warum ein CRM-System das Leben eines Eventorganisators plus Belegschaft erleichtert:

1. Sie organisieren Events mit nur einem System

Eventerstellung, Teilnehmermanagement, Zeitplanung sowie Mailings erledigen Eventorganisatoren in nur einem System. Das schafft Übersicht. Denn alle Daten, die Ihnen wichtig sind, können Sie so in individuellen Dashboards zusammenstellen. Wenn Sie sich am System anmelden, sehen Sie sofort, ob neue Anmeldungen reingekommen sind, welche Aufgaben und Termine anstehen und welche Zahlungen noch offen sind.

Da Teilnehmerdaten sowie Anmeldungen, Zahlungen etc. in einem System gespeichert sind, können Sie sich auch Berichte über Veranstaltungen zusammenstellen. Zum Beispiel können Sie auswerten, bei welcher Abteilung oder Zielgruppe Ihre Veranstaltung am erfolgreichsten war. Oder welche Veranstaltungen den meisten und wenigsten Umsatz machen.

2. Sie bieten einen besseren Support für Ihre Teilnehmer

In der CRM-basierten Eventlösung finden Sie alle wichtigen Informationen über die Teilnehmer in einer übersichtlichen Teilnehmer-Akte. Sie sehen, an welchen Veranstaltungen ein Teilnehmer bereits teilgenommen hat, was er zuletzt mit wem per E-Mail besprochen hat, wann er zuletzt angerufen hat und wie zuverlässig er seine Rechnungen bezahlt.

Jeder Ihrer Event-Mitarbeiter verfügt damit über alle wichtigen Informationen, um Teilnehmer optimal zu betreuen. Meldet sich ein Teilnehmer mit einer Frage oder einem Problem, kann jeder Mitarbeiter nachschauen, um welches Event es geht, wie der Zahlungsstatus ist, ob Tickets bereits versendet wurden etc.

3. Sie buchen einfacher Event-Referenten

Egal, wie Sie sie nennen: Referenten, Dozenten, Trainer oder Redner – im CRM-basierten Eventmanagement finden Sie eine Liste aller Personen, die Sie gerne mal für eine Veranstaltung buchen. Sie wählen ein bestimmtes Thema, eine Stadt oder Ähnliches aus und erhalten sofort eine Liste sämtlicher Referenten, die für die Veranstaltung infrage kommen.

Über das System fragen Sie beim Referenten an, ob er einen zweistündigen Vortrag bei Ihrer Veranstaltung halten würde. Kostensätze etc. sind bereits von einem vorherigem Auftrag hinterlegt. Nimmt der Referent die Anfrage an, lässt sich der bereits hinterlegte Verkaufspreis per Klick auf einer angebundenen Website veröffentlichen.

Erhalten Sie die Rechnung des Referenten, wandeln Sie mit einem Klick die Referenten-Anfrage in eine Eingangsrechnung um. Diese ergänzen Sie ggf. um weitere Posten wie Anfahrt oder Übernachtung.

4. Sie überblicken alle offenen Zahlungen

Bei Zahlungseingängen von einer Vielzahl von Teilnehmern können Eventorganisatoren schnell den Überblick verlieren: Welche Teilnehmer haben bereits bezahlt und welche nicht? Im CRM-basierten Eventsystem sind Rechnungen und Zahlungen mit dem Teilnehmer und dem Event verknüpft. Über einen Filter stellen sich Event-Organisatoren so sekundenschnell eine Liste mit offenen Zahlungen zusammen.

Dieser Filter lässt sich speichern und in ein Dashboard integrieren. Steht zum Beispiel in Kürze ein Event an, können sich Eventorganisatoren im Eventsystem einloggen, und sehen dann sofort, ob es noch Teilnehmer gibt, die bisher noch nicht bezahlt haben. Diese können Organisatoren dann anmahnen oder während des Events gezielt ansprechen.

5. Sie bereiten Events komfortabler nach

Zugegeben, ein CRM-System allein macht den Hasen nicht fett. Es bietet jedoch komfortable Schnittstellen zum Beispiel zu einem CMS. Das bedeutet, Ihre Eventlösung besteht aus CRM-Software mit angebundener Website. Für die Nachbereitung von Events hat das enorme Vorteile.

Stellen Sie sich vor, Sie müssten Bilder, Vortragsfolien, Videos etc. noch per Mail versenden. Diese Medien sind meisten viel zu groß für E-Mail-Anhänge oder kommen an der Firewall von Firmen-Postfächern nicht vorbei. Auf einer Website lassen sich diese Event-Medien einfach hochladen und für alle Teilnehmer per Login bereitstellen. Die Medien lassen sich zudem optisch ansprechend und damit werbewirksam aufbereiten, z. B. in Form von Bildergalerien.