Wichtige Fragen, gerade im Vertrieb; die Antworten darauf sind jedoch meist schwierig oder liegen nicht vor. Warum eigentlich nicht?

Nun, ein Grund: In Unternehmen gibt es nach wie vor zu viele Silos, was sich auch in der IT-Landschaft widerspiegelt. Bestes Beispiel CRM (Customer Relationship Management) und ERP (Enterprise Resource Planning); das sind häufig zwei unterschiedliche Lösungen, im schlimmsten Fall werden Daten doppelt erfasst, wenn es gut läuft, findet zumindest ein Datenaustausch statt. Ein optimaler Informationsfluss über Abteilungsgrenzen hinweg wird dadurch erschwert, das Potenzial, das in den jeweiligen Datensätzen liegt, nicht genutzt.

Bevor wir darauf eingehen, warum es sinnvoll ist, eine Lösung zu nutzen und was wir von 1CRM bieten, erst einmal, was sich hinter CRM & ERP verbirgt.

Was bedeutet CRM?

Ein gutes Kundenbeziehungsmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Informationen zu Kunden und Kontakten schnell und einfach an einer zentralen Stelle zu erfassen und auf diese Weise:

  • Prozesse zu optimieren,
  • Vertriebs- und Marketingaktionen systematischer anzugehen und insbesondere auch
  • Kundenbeziehungen zu verbessern.

In diesem Artikel haben wir etwas ausführlicher beschrieben, was eigentlich ein CRM-System ist und noch einiges mehr: CRM einfach erklärt: Darum nutzen Firmen CRM-Systeme

Was ist ERP?

Der Fokus von ERP-Lösungen liegt auf der Verwaltung und Steuerung von unternehmensweiten Geschäftsprozessen. Enterprise Resource Planning schließt unter anderem Einkauf, Materialwirtschaft, Personal, Lager, Logistik, Controlling, Projektmanagement, Finanzbuchhaltung ein und hilft, ein umfassendes Bild über das Unternehmen als Ganzes zu liefern.

Nachfolgend ein Vergleich, um die Unterschiede etwas besser zu verdeutlichen.

Klassisches CRMKlassisches ERP
Verwaltung von Kontakten (Interessenten, Leads, Kunden)Projektmanagement (u. a. Projektplanung, Aufgaben, Zeiterfassung)
Erfassen und Verwalten von Aktivitäten (u. a. E-Mails, Meetings, Telefonate)Einkauf (u. a. Bestellabwicklung, Wareneingang, Lieferantenverwaltung, Retouren)
Opportunity Management (u. a. Angebote verwalten, Abbilden verschiedener Angebotsphasen)Lagerverwaltung (u. a. Wareneingang, Bestandsverwaltung, Inventur, Kommissionierung)
Kampagnen-Management (u. a. Marketingaktionen planen und verwalten)Faktura (u. a. Rechnungen, Gutschriften, Offene-Posten-Verwaltung, Zahlungseingang)
Auswertungen mit Schwerpunkt Vertrieb (u. a. Umsatz, Sales Pipeline, Leads)Buchhaltung (u. a. Bilanzierung bzw. EÜR, Mahnwesen)
Dokumentenverwaltung (u. a. Angebote, Vertriebspräsentationen)Artikel (u. a. Warengruppen, Einkaufs- und Verkaufspreise)

Warum ist die Kombination von ERP und CRM sinnvoll?

In der Praxis hat sich immer wieder gezeigt, dass ERP und CRM viele Berührungspunkte haben und daher haben viele Systemanbieter Funktionen des jeweils anderen Systems bereits integriert.

Die Trennung ist also nicht mehr so strikt. Nehmen Sie beispielsweise Projektmanagement. Das ist inzwischen auch in CRM-Tools zu finden oder die Verwaltung von Kontakten bei ERP-Systemen. Das heißt, CRM hört heute nicht mehr mit dem Angebotsprozess auf und ERP fängt nicht mehr mit der Auftragsabwicklung an.

Wie bei CRM-Lösungen unterscheiden sich die Systeme hinsichtlich Feature-Umfang und Schwerpunkt, etwa bei ERP auf Fertigungs-, Dienstleistungs- oder Handelsunternehmen, bei CRM auf Kontaktverwaltung, Leadgewinnung oder eine Komplettlösung wie wir sie bieten.

Vorteile CRM und ERP in einer Lösung abzubilden

Warum ist es also sinnvoll, ein System dafür zu nutzen statt entweder, wie bisher, zwei Lösungen einzuführen oder zu betreiben? Nachfolgend einige Beispiele.

Silo-Denken aufbrechen – 360 Grad-Blick

Nach wie vor gibt es, wie eingangs erwähnt, in vielen Unternehmen eine strikte Trennung zwischen Abteilungen bzw. Funktionsbereichen – interdisziplinäre Teams sind auch im Vertrieb, Marketing und Support noch selten. Statt die vorhandenen Daten unternehmensweit zu nutzen und so einen 360-Grad-Blick zu erhalten, optimieren viele nur für ihren Bereich.

Lifetime Value kennen

Wissen Sie bzw. Ihre Vertriebsmitarbeiter, wie viel Umsatz ein Kunde mit Ihnen macht? Oder welcher Kunde mehr kaufen könnte, es aber nicht tut? Das ist auch schwierig, wenn den Mitarbeitern nur die Daten bis zum Angebotsabschluss vorliegen, aber beispielsweise nicht Informationen zum kumulierten Umsatz.

Auch Marketing kann von einem abteilungsübergreifenden Informationsfluss profitieren. Wie? Nehmen Sie den Lifetime Value, angenommen ein Messeauftritt kostet Sie 25.000 Euro; eine Stange Geld, wenn daraus, aber fünf neue Kunden gewonnen werden mit einem durchschnittlichen Auftragswert von 300.000 Euro, könnte sich die Investition lohnen. Oder zumindest die Grundlage für eine Entscheidung liefern, die nicht nur auf Bauchgefühl und dem Feedback „tolle Gespräche“ vom Vertrieb basiert, sondern datengestützt ist.

Wissen, welche Kunden sich „rechnen“

Dazu passt auch, dass Sie wissen sollten, welche Kunden sich rechnen, auf wen Sie sich bei der Akquise und Kundenpflege besonders fokussieren sollten. Die Daten liegen ja vor, darunter Einkaufspreise, Stundensätze, Zeitaufwände, Deckungsbeitrag, Umsatz, Zahlungseingänge.

Offene Rechnungen nutzen

Hin und wieder kommt es vor, dass Kunden nicht oder nicht rechtzeitig zahlen. Darüber sollte der Vertrieb informiert sein, nicht dass in den Momenten Verkaufsgespräche stattfinden, es aber aufgrund offener Rechnungen einen Bestellstopp gibt. Oft hilft es ja, wenn man miteinander redet und Missverständnisse ausräumt. Auch kann der Vertrieb, Key Account Management die Möglichkeit zum Dialog nutzen.

Wie können ERP- und CRM-Systeme am besten zusammenarbeiten – was wir mit 1CRM bieten

CRM-Funktionen in 1CRM

  • Kontaktverwaltung
  • Kundenverwaltung
  • Opportunity Management
  • Prognosen
  • Vertriebspartner
  • Verkaufsdiagramme
  • Aufgabenverwaltung
  • Telefonie-Integration
  • Dokumentenverwaltung
  • Marketingkampagnen
  • Veranstaltungen

ERP-Funktionen (Auftragsabwicklung) in 1CRM

  • Produktverwaltung
  • Produktpakete/-bundel
  • Einkaufspreis, Listenpreis und Verkaufspreis
  • Staffelpreise und Rabatte
  • Preisbücher / kundenindividuelle Preislisten (nur in der Enterprise Edition)
  • Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze
  • Mehrere Lager
  • Lieferantenverwaltung
  • Faktura
  • Angebotserstellung über Produktkatalog
  • Produktkatalog mit Kategorien, Typen und Modellen

Was Ihnen 1CRM nicht bietet:

Produktionsplanung und –steuerung, etwa (Maschinenauslastung, Losgrößenplanung Werkzeugplanung oder -verwaltung)

– Dezidierte Buchhaltungsfunktionalitäten.

Allerdings bieten wir einen DATEV-Export an. Weitere Informationen dazu finden Sie auf dieser Seite: CRM DATEV-Export: Buchungen bequem austauschen

Fazit

Unternehmen profitieren davon, wenn Prozesse möglichst durchgängig abgebildet werden, auch um bessere, datengestützte Entscheidungen treffen zu können, beispielsweise worauf der Fokus bei Kundenpflege, Akquise oder Marketingaktionen gelegt werden sollte. Dafür braucht es Software, die das abbildet. Nur welche? CRM? ERP? Beides?

Wie wir unter dem Punkt „Warum ist die Kombination von ERP und CRM sinnvoll?“ geschrieben haben, ist die Trennung zwischen CRM-Lösung und ERP-Anwendung heute nicht mehr so strikt. Nachfolgend ein paar Kriterien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen.

ERP mit CRM – oder CRM mit ERP – Wie entscheide ich mich?

Soll der Schwerpunkt der Software insbesondere auf folgenden Bereichen liegen, empfehlen wir ERP mit CRM-Funktionalitäten.

  • Buchhaltung
  • Abrechnung
  • Lohnbuchhaltung
  • Produktionsplanung und -steuerung
  • Lagerverwaltung und -logistik
  • Warenwirtschaft

Liegt Ihr Fokus dagegen auf

  • Vertrieb
  • Marketing
  • Kundenservice

Sollten Sie besser CRM-Lösungen mit ERP-Features nutzen, beispielsweise auch unsere Lösung 1CRM.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, um eine gute Entscheidung treffen zu können. Wir verfügen über langjährige Erfahrung und beraten Sie, ob und wie unsere Lösung 1CRM Sie unterstützen kann.