Vom User Story Canvas zum maßgeschneiderten CRM: Die Anleitung für Ihr erfolgreiches CRM-Projekt

In diesem Howto-Artikel erfahren Sie, wie Sie mit dem User Story Canvas den Grundstein für ein erfolgreiches CRM-Projekt legen. Entdecken Sie jetzt, wie das User Story Canvas die Bedürfnisse der Nutzer in den Mittelpunkt stellt, um eine Softwarelösung zu gestalten, die perfekt auf ihre Anforderungen zugeschnitten ist und auch wirklich genutzt wird.

Was ist eine User Story?

Eine User Story ist eine kurze, prägnante Beschreibung einer Anforderung oder Funktionalität aus der Perspektive des Benutzers. Sie stellt ein Mittel dar, um die Bedürfnisse und Ziele der Benutzer zu erfassen. User Stories ermöglichen eine nutzerzentrierte Entwicklung und sind in der agilen Software-Entwicklung weit verbreitet.

User Stories dienen als Kommunikationsmittel zwischen dem Entwicklungsteam, den Projektleitenden, den Stakeholdern und den Benutzern, um ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen zu schaffen.

Eine typische User Story folgt oft dem Format: „Als [Benutzerrolle] möchte ich [Aktivität], damit [Nutzen]“. Sie beschreibt, wer der Benutzer ist, was er tun möchte und welchen Nutzen er daraus ziehen möchte.

Zum Beispiel könnte eine User Story im CRM-Kontext lauten:
„Als Vertriebsmitarbeiter möchte ich Kundendaten in Echtzeit einsehen können, um fundierte Entscheidungen während des Verkaufsprozesses treffen zu können.“

Was ist ein User Story Canvas?

Ein User Story Canvas ist ein visuelles Werkzeug, um Benutzeranforderungen zu erfassen und die Bedürfnisse, Ziele und Herausforderungen der Nutzer kompakt darzustellen. Das User Story Canvas dient als Grundlage für die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen in einem agilen Entwicklungsprozess.

Das User Story Canvas wird oft in Workshops verwendet, um das Verständnis und die Zusammenarbeit aller Beteiligten, einschließlich der Entwickler:innen, Designer:innen, Projektmanager:innen und Stakeholder, zu fördern.

Die Verwendung des User Story Canvas ermöglicht den Teams ein klares Bild von den Anforderungen der Benutzer zu entwickeln und sicherzustellen, dass das Endprodukt die Bedürfnisse und Erwartungen der Benutzer erfüllt.

Welche Bedeutung haben User Story Canvas bei der CRM-Einführung?

Das User Story Canvas spielt eine entscheidende Rolle bei einer neuen CRM-Einführung. Sie dienen dazu, die Wünsche und Anforderungen der Benutzer besser zu verstehen, um das CRM-System entsprechend auszurichten und eine hohe Benutzerakzeptanz zu erreichen.

User Story Canvas fördern demnach eine benutzerzentrierte Herangehensweise und tragen dazu bei, einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten. Das wiederum erhöht die Erfolgschancen einer CRM-Einführung.

Durch die klare Definition von User Stories und die Ausrichtung des CRM-Systems auf die Nutzerbedürfnisse wird eine maßgeschneiderte Lösung geschaffen, die den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Was umfasst das User Story Canvas von 1CRM?

Das User Story Canvas besteht aus verschiedenen Abschnitten oder Elementen, die relevante Informationen über die Benutzer:innen und ihre Anforderungen erfassen. Diese Elemente können je nach spezifischem Kontext und Anwendungsfall variieren. Das User Story Canvas von 1CRM umfasst:

• Persona
• Mehrwerte/Nutzen
• Ansprechpersonen
• User Story
• Akzeptanzkriterien
• Abhängigkeiten
• Lösungsansätze
• Prioritäten

Persona – Wer sind die typischen Benutzer?

Eine Beschreibung der fiktiven oder realen Benutzergruppen, für die das Produkt entwickelt wird. Hier werden Merkmale wie Alter, Beruf, Ziele und Interessen festgehalten, um ein umfassendes Verständnis der Benutzer zu erlangen. In unserem Beispiel heißt die Persona Max. Max ist Marketing-Manager in einem Unternehmen.

Fragestellung: Welche Eigenschaften und Bedürfnisse hat Max als Marketing-Manager in Bezug auf Reportings?

Antwort: Marketing-Manager Max, 35 Jahre alt, verantwortlich für die Analyse von Marketingkampagnen und Umsatzentwicklung.

Mehrwerte und Nutzen – Was sind die Vorteile für die Benutzer?

Die Mehrwerte und Nutzen, die die Benutzer durch die Verwendung des Produkts oder der Software erwarten, um zu verdeutlichen, wie das Produkt ihre Bedürfnisse erfüllen und ihre Ziele unterstützen soll.

Fragestellung: Welchen konkreten Nutzen und Mehrwert erwartet Max von den Reportings?

Antwort: Zeitersparnis bei der Datenaufbereitung, bessere Entscheidungsgrundlage für Marketingstrategien.

Ansprechpersonen – Wer ist bei Fragen erreichbar?

Mindestens eine Kontaktperson, die als direkte Ansprechpartner:in für Fragen, Feedback und weitere Informationen dient, um eine effektive Kommunikation sicherzustellen. Das können z. B. ein Key User mit technischem Verständnis und/oder eine Führungsperson wie Teamleitende sein.

Fragestellung: Wer ist die richtige Ansprechperson für Fragen oder weitere Informationen?

Antwort: Mareike, Marketingleiterin.

User Story – Welche Funktionalitäten möchte die Persona?

Kurze, prägnante Beschreibungen der Funktionalitäten oder Anforderungen aus Sicht des Benutzers, um spezifische Anforderungen zu identifizieren und das Verständnis zu erleichtern.

Fragestellung: Welche spezifischen Anforderungen und Funktionalitäten wünscht sich Max für die Reportings im Hinblick auf Werbekampagnen?

Antwort: Als Marketing-Manager möchte ich detaillierte Berichte über den Erfolg meiner Werbekampagnen erhalten, um die Performance zu analysieren und Optimierungen vorzunehmen.

Akzeptanzkriterien – Was sind die erforderlichen Kriterien?

Klar definierte Kriterien, anhand derer die Erfüllung der Benutzeranforderungen gemessen wird, um sicherzustellen, dass das entwickelte Produkt den Erwartungen der Kundschaft und Qualitätsstandards entspricht. Oft dienen diese Akzeptanzkriterien gleichzeitig als Freigabekriterien, da sie als Grundlage für die Freigabe dienen.

Fragestellung: Welche konkreten Kriterien müssen erfüllt sein, damit Max die Reportings akzeptiert?

Antwort: Die Reportings müssen mir detaillierte Daten über Website-Traffic, Leads und Umsatz liefern. Die Daten sollen sich automatisch aktualisieren und exportierbar sein.

Abhängigkeiten – Gibt es zu berücksichtigende Verknüpfungen?

Identifizierung von Abhängigkeiten zu anderen Funktionen, Systemen oder Ressourcen, die für die Umsetzung der User Story relevant sind, um die Zusammenhänge zu verstehen und mögliche Einschränkungen oder Auswirkungen zu berücksichtigen.

Fragestellung: Welche Abhängigkeiten bestehen in Bezug auf die Datengrundlage für die Reportings?

Antwort: Die Reportings benötigen Zugriff auf das Marketing Automation Tool.

Lösungsansätze – Ideen, um mögliche Herausforderungen zu lösen

Raum für Kund:innen und Benutzer:innen, um mögliche Lösungsansätze, Ideen oder Anforderungen hinsichtlich der Umsetzung der Benutzeranforderungen anzugeben, um einen Austausch von Perspektiven und eine kollaborative Lösungsfindung zu ermöglichen.

Fragestellung: Welche Ideen oder Lösungsansätze hat Max für die Umsetzung der Reportings?

Antwort: Integration eines Marketing Automation Tools, das die gewünschten KPIs extrahiert und in benutzerfreundlichen Dashboards visualisiert.

Priorität – Wie wichtig ist die Funktionalität?

Festlegung der Priorität oder Dringlichkeit der User Story im Vergleich zu anderen Anforderungen, um dem Entwicklungsteam bei der Planung und Priorisierung der Arbeit zu helfen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Bedürfnisse zuerst erfüllt werden.

Fragestellung: Wie wichtig ist Max die schnelle Umsetzung der Reportings für die Werbekampagnen?

Antwort: Hohe Priorität. Die Reportings sind essentiell für die Erfolgsmessung und die Optimierung der Marketingstrategien.

User Story Canvas-Vorlage für Ihr erfolgreiches CRM-Projekt

Entdecken Sie unsere User Story Canvas-Vorlage, um die Benutzeranforderungen und Bedürfnisse gezielt zu erfassen und Ihr CRM-Projekt zum Erfolg zu führen.

Praxisbeispiel User Story Canvas: Berichtswesen

Max ist Marketing-Manager in einem Unternehmen und möchte die Performance seiner Marketingaktivitäten analysieren und den Kampagnen-Erfolg bewerten. Er benötigt monatliche Marketing-Reportings, die ihm detaillierte und visuell aufbereitete Daten über Website-Traffic, Leads und Umsatz liefern.

Die Akzeptanzkriterien umfassen die Darstellung der Daten in übersichtlichen Diagrammen oder Tabellen und die Möglichkeit, nach Kampagnen, Zielgruppen oder Zeiträumen zu filtern. Die Abhängigkeiten bestehen darin, dass sie Zugriff auf das Webanalyse-Tool und Marketing Automation Tool haben müssen, um die relevanten Daten zu extrahieren und zu verarbeiten.

Die Priorität dieser User Story wird als „Hoch“ festgelegt, da die regelmäßige Berichterstattung für die Evaluierung und Optimierung ihrer Marketingstrategien von großer Bedeutung ist.

Fazit: User Story Canvas – der Schlüssel zur erfolgreichen CRM-Einführung

Das User Story Canvas ist ein wertvolles Tool bei der Umsetzung eines CRM-Projekts. Er ermöglicht eine klare Erfassung und Priorisierung der Benutzeranforderungen, fördert die Benutzerorientierung und verbessert die Zusammenarbeit im Team.

Durch die Verwendung des User Story Canvas lassen sich CRM-Systeme entwickeln, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Benutzer zugeschnitten sind und einen hohen Mehrwert bieten. Es ist ein unverzichtbares Instrument, um den Erfolg eines CRM-Projekts sicherzustellen sowie eine hohe Benutzerzufriedenheit und Benutzerakzeptanz zu erreichen.