Eventorganisation von Z bis A: Ihre Checkliste für ein erfolgreiches Event 

Z wie Zeitplan: Alles durchgeplant? 

Zugegeben, es kann immer mal was schiefgehen. Aber haben Sie den Zeitplan für Ihr Event auf Herz und Nieren geprüft? Haben Sie genug Zeit für Pausen und Umbau, aber auch Erholung und Netzwerken eingeplant?

Planen Sie ausschließlich Reden und Vorträge oder soll es auch interaktive Elemente geben, z.B. Gruppenarbeit oder Spiele zur Auflockerung? All das muss detailliert geplant werden. Teilen Sie den Zeitplan am besten auch schon vor dem Event mit den Teilnehmern.

W wie Werbung: Sprechen Sie darüber! 

Damit Ihr Event ein voller Erfolg wird, müssen Sie Werbung dafür machen. Haben Sie dafür einen Plan erstellt? Welches Werbemittel soll wo eingesetzt werden? Und wer soll es herstellen?

Vergessen Sie nicht, Ihr Marketing auch zu überprüfen: Welche Maßnahmen erreichen ihr Ziel, welche nicht? Wenn Sie z.B. E-Mails mit Informationen verschicken, sollten Sie überprüfen, ob diese geöffnet, gelesen und relevante Links geklickt werden.

V wie Verantwortlichkeit: Wer tut was? 

Weiß jeder im Team, wofür er oder sie verantwortlich ist? Und ist für jede Aufgabe auch eine Person benannt worden? Vermeiden Sie, dass Fehler passieren, weil sich niemand verantwortlich gefühlt hat.

U wie Unfall: Ups 

Unfälle können passieren. Bereiten Sie sich auf kleinere Missgeschicke vor: Wo befindet sich ein Sanitätskoffer mit Pflastern, Pinzette und ähnlichem? Gibt es Ersthelfer im Team? Bereiten Sie am besten auch eine Liste mit Ärzten und Krankenhäusern in der Nähe vor.

T wie Teilnehmende: Wer kommt? 

Die Einladungen sind verschickt, die Tickets verkauft – ist dann nicht an alles rund um die Teilnehmenden gedacht? Oh nein. Vor allem sollten die Daten der Teilnehmenden sorgfältig erfasst und gesammelt werden, z.B. Namen, Unternehmen und E-Mail-Adresse. Sie können diese für wichtige Ankündigungen oder Änderungen sowie für die Nachbereitung des Events nutzen. Dafür eignet sich ein Customer-Relationship-Management-System (CRM), mit dem Sie bei Planung, Durchführung und Marketing auf alle Daten zugreifen können.

Für das Event selbst sind vorgedruckte Namensschilder eine willkommene Hilfestellung für Ihre Gäste. Sie sollten sich auch überlegen, ob Sie noch andere Giveaways verteilen möchten.

S wie Speaker: Wer spricht? 

Veranstaltungen leben von den Menschen auf der Bühne. Viele Gäste nehmen vor allem wegen der Speaker an einem Event teil. Sichern Sie sich also interessante Speaker und bereiten Sie deren Auftritt akribisch vor. Welche technische Ausstattung ist nötig? Wie sind sie im Notfall zu erreichen? Gibt es einen Plan B bei einem Ausfall?

Auch vor Ort sollte sich jemand gut um die Referenten kümmern, z. B. vom Bahnhof oder Flughafen abholen, als Ansprechpartner:in zur Verfügung stehen und den Speaker rechtzeitig zur Bühne bringen.

Q wie QR-Code: Ab ins Internet 

QR-Codes lassen sich auf Events vielfältig einsetzen. Zum einen für die Einlasskontrolle auf dem Ticket. Zum anderen können Sie damit auch wichtige Infos während des Events kommunizieren, z. B. einen Link zu einer Website. QR-Codes lassen sich unkompliziert auf speziellen Webseiten erstellen.

R wie Running Sheet: Alles auf einen Blick 

Am Tag des Events wird es schnell hektisch. Bereiten Sie daher eine oder mehrere Mappen mit den wichtigsten Dokumenten und Informationen für Sie selbst und Ihr Team vor. In dieser Mappe sollte sich ein Running Sheet befinden.

Darauf wird das gesamte Event zeitlich geplant und mit kurzen Infos versehen (z. B. „10:15 – Pause (Umbau)“. Die Informationen sollten kurz und knapp gehalten werden, damit ein kurzer Blick auf das Running Sheet ausreicht. Wenn nötig, wird für jeden Raum ein eigenes Running Sheet erstellt.

P wie Parken: Stehen geblieben 

Sind ausreichend Parkplätze vorhanden? Für Speaker und andere wichtige Gäste sollten Parkplätze reserviert werden und bringen Sie Beschilderungen an.

Falls keine Parkplätze zur Verfügung stehen, suchen Sie Ihren Gästen verschiedene Linien der öffentlichen Verkehrsmittel heraus, damit sie so unkompliziert wie möglich zum Event-Ort gelangen oder organisieren Sie einen Bus-Transfer.

 O wie Ortskenntnis: Wo geht’s lang? 

Versetzen Sie sich immer in die Haut Ihrer Gäste: Ist wirklich alles gut ausgeschildert und leicht zu finden? Sorgen Sie dafür, dass sich alle im Team sehr gut vor Ort auskennen, damit keine Zeit mit Suchen verschwendet wird.

N wie Notfall: Für den Fall der Fälle 

Wir hoffen natürlich, dass bei Ihrem Event alles glatt geht. Aber erstellen Sie unbedingt einen Notfallplan: Sind Fluchtwege ausreichend ausgeschildert und jederzeit erreichbar? Weiß im Team jeder und jede, was bei einem Notfall zu tun ist?

Experten raten dazu, einen Notfall einmal gemeinsam durchzuspielen. Bei einer solchen Probe fallen immer noch Kleinigkeiten auf, die im Ernstfall dramatische Konsequenzen haben könnten. Lassen Sie sich zum Notfallkonzept am besten von einer Fachkraft beraten.

M wie Müll: Nichts liegen lassen 

Ein Punkt, der in der Vorbereitung oft untergeht, ist die „Nachbereitung“. Gibt es einen Plan für Müllentsorgung und Reinigung? Dafür setzen Sie sich am besten mit der Location in Verbindung. Dort wird man Ihnen sicher weiterhelfen können.

L wie Location: Schön hier! 

Rund um die Location drehen sich viele wichtige Fragen: Sind die Verträge mit der Location unter Dach und Fach? Und sind auch genug Stühle, Tische und anderes Mobiliar vorhanden?

Wie ist die technische Ausstattung, z. B. Beleuchtung oder Ton? Haben Sie die Anlage einmal selbst getestet? Und damit es auch gemütlich wird: Ist die Location angemessen dekoriert?

K wie Kinder: Die lieben Kleinen 

In seltenen Fällen werden auch Kinder mit auf Events gebracht. Ist für diese gesorgt, z. B. mit Sittern und spezieller Unterhaltung? Gibt es einen Spielplatz auf dem Gelände?

I wie Internet: Sind wir schon drin? 

Auch während eines Events wollen viele Teilnehmende für berufliche Zwecke erreichbar sein. Bieten Sie dafür ein W-LAN Netz an, am besten kostenlos. Dafür können Sie sich im Vorfeld Sponsoren organisieren. Im besten Fall teilen Ihre Gäste dann auch Fotos und Eindrücke in sozialen Netzwerken.

H wie Hashtag: #kostenfreieWerbung 

Überlegen Sie sich im Vorfeld, unter welchem Hashtag Ihre Gäste über das Event in Social Media posten könnten. Das Hashtag sollte möglichst kurz und einfach zu merken sein.

Gut eignet sich der Name Ihres Events, ggfs. mit einem Kürzel für das Jahr bei regelmäßigen Veranstaltungen. Checken Sie bitte rechtzeitig, welche Inhalte schon unter dem Hashtag zu finden sind.

G wie Genehmigungen: Alles rechtens? 

Sind alle erforderlichen Genehmigungen besorgt? Denken Sie auch an die GEMA und Künstlersozialkasse – diese erhalten ggfs. Beiträge für vor und während der Veranstaltung genutzte Dienstleistungen.

Sie wollen sicher gerne Fotos oder Videos Ihres Events mit anderen teilen oder für Marketing nutzen. Holen Sie sich dafür vorher das Einverständnis Ihrer Gäste ein. Dies kann als Passus in den Teilnahmebedingungen integriert werden und bedarf dann keine gesonderte Erlaubnis.

F wie Feierabend: Lieber gemeinsam statt einsam 

Ihr Event ist vorbei, aber Ihre Gäste wollen sich noch weiter austauschen? Stellen Sie eine Liste mit Restaurants und Bars zusammen, in denen sich Interessierte treffen können. Dies hilft vor allem dann, wenn Ihr Event mehrere Tage dauert.

E wie Event-Software: Digitale Unterstützung 

Mit einer Event-Software  können Sie schon im Vorfeld viele Punkte auf Ihrer Checkliste abhaken. Ein solches Tool eignet sich für alle Aufgaben und Prozesse in der Eventplanung, -Vermarktung, -Durchführung und -Analyse. Durch die digitale Verwaltung werden die Abläufe in der Organisation einfacher und übersichtlicher.

D wie Daten: Sammeln, pflegen, nutzen 

Bei den meisten Veranstaltungen ist es üblich, dass sich Teilnehmende anmelden oder ein Ticket kaufen. Dabei können Sie wertvolle Daten über Ihre Zielgruppe sammeln.

Fragen Sie sich: Wer ist für das Sammeln und die Pflege dieser Daten verantwortlich? Wo soll alles gesammelt werden? Mit einem CRM haben Sie alle Daten an einem zentralen Punkt – und können dort auch die ganze Planung erledigen.

C wie Catering: Das leibliche Wohl 

Sorgen Sie unbedingt, dass Ihre Gäste nicht hungrig oder durstig bleiben. Egal wie interessant Ihr Programm ist: Mit hungrigem Magen kann sich niemand darauf konzentrieren. Prüfen Sie also, ob für das Catering alles vorbereitet ist – z. B., ob Sie die finale Teilnehmerzahl rechtzeitig durchgegeben haben oder wo genau Buffets, Snacks oder Getränke aufgebaut werden sollen.

B wie Begrüßung: Hallo liebe Gäste! 

Die Teilnehmenden fühlen sich besonders willkommen, wie Sie auf dem Event begrüßt werden. Haben Sie einen Welcome-Desk eingeplant? Wer aus dem Team ist vor Ort? Sind Namensschilder, Programm und andere Materialien für den Stand vorbereitet? Gibt es eine Garderobe in der Nähe?

Ein solcher Stand eignet sich auch hervorragend, um während der Veranstaltung als zentraler Infopunkt zu dienen. Wenn Sie möchten, können Sie hier ein Hashtag platzieren, unter dem Ihre Gäste auf Social Media posten können.

A wie Abschied: Niemals geht man so ganz 

Nach dem Event ist vor dem nächsten Kontakt. Nutzen Sie die Zeit nach dem Event genauso intensiv wie die vorher: Haben Sie eine E-Mail mit einem kleinen Dankeschön vorbereitet? Haben Sie Marketingmaßnahmen geplant, in denen Sie von Ihrem Event berichten?

Und nun: Gutes Gelingen für Ihr Event!