COMENO: Trainings und Kundenservice in einem System

“Unser Ziel: Wir wollten alle Kundendaten sicher an einem Ort, ein angebundenes Trainingsmanagement mit aktuellen Kundendaten. Eine Lehrgangsübersicht mit einer integrierten Aufgabenverwaltung.”
Theo Veltkamp, Geschäftsführender Gesellschafter, COMENO 

Für die Verwaltung ihrer Trainings hat sich Comeno für unsere 1CRM-basierte Eventlösung entschieden. Damit ist die Eventplanung, Teilnehmer- und Referenten-Management möglich. Auch Ticket-Verkäufe und Mailings lassen sich damit verwalten.

COMENO kann damit Daten und Prozesse sicher in einem System managen und hat die ersten Schritte für die Automatisierung und Digitalisierung ihrer Prozesse für das Trainingsmanagement erfolgreich bewältigt. Aktuell automatisiert COMENO wiederkehrende Prozesse in der CRM-Lösung über das integrierte Workflow-Management und über das Vernetzungstool Integromat.

Für ein effizientes Trainingsmanagement war es COMENO wichtig, Standardaufgaben zu automatisieren, spezifische Elemente nach eigenen Wünschen zu gestalten und einfach abrufen zu können. Manuelle Eingaben sollten minimiert, Copy & Paste vermieden werden und standardisierte Schnittstellen vorhanden sein.

Umfassendes Eventmanagement für Trainings

COMENO hat sich zum Ziel gesetzt, möglichst alle wesentlichen Prozesse des Eventmanagements in einem System abzubilden – von der Vermarktung und dem Vertrieb von Trainings über die Organisation der Veranstaltungen und Referenten bis zur Teilnehmerbetreuung. Das Unternehmen nutzt so den vollen Spielraum der Eventlösung und schuf effiziente und komfortable Prozesse, von denen der Trainingsanbieter nicht nur langfristig, sondern schon heute profitiert.

Trainingsmanagement von Anmeldung bis Erstellung von Zertifikaten

Die für das Trainingsmanagement erforderlichen Kontaktdaten und Aktivitäten der Kundschaft sind heute im CRM abgebildet, z. B.:

• Besuchte Trainings sind direkt in der jeweiligen Kundenakte einsehbar sowie beim Training.
• Kommunikationshistorie per E-Mail, Telefonnotiz. In der Historie lassen sich auch Dokumente per Drag & Drop ablegen
• Ausgestellte Zertifikate
• Aufgaben zu Trainingsanmeldungen werden bei der Anmeldung automatisch erstellt und offene Aufgaben sind direkt einsehbar
• Angebote und Rechnungen
• Verknüpfte Vertriebschancen
• Hinweise zur DSGVO

Dies erlaubt nicht nur einen schnellen Überblick über alle wesentlichen Informationen zur Firma und zum Kontakt, sondern auch einen schnellen Zugang. Ein weiterer Vorteil der Lösung bietet die automatische Erstellung von Zertifikaten und Teilnehmerbescheinigungen oder das komfortable Einholen und Speichern von Opt-Ins.
„Wir wollten alle Kundendaten sicher an einem Ort, ein angebundenes Trainingsmanagement mit aktuellen Kundendaten. Standardaufgaben sollten automatisiert sein und die Jobs mit sinnvollen Workarounds unterstützt werden. Wir wollten so weit wie möglich weg von manuellen Eingaben.“

Bester Service für Trainingsteilnehmerinnen und -Teilnehmer

Teilnehmerinnen und Teilnehmer erwarten heutzutage auf allen Kommunikationskanälen von jeder Person im Unternehmen aktuelle und korrekte Informationen zu erhalten. COMENO ist es daher wichtig, dass jede Person im Team Auskünfte geben kann, um auf Kundenfragen jederzeit schnell und informiert reagieren zu können.

Dies gewährleistet nicht nur einen herausragenden Kundenservice, sondern spart auch einiges an Zeit. Denn Informationen sind sofort in der CRM-basierten Eventmanagement-Lösung auffindbar und können direkt von der angesprochenen Person eingesehen werden. Ein zeitaufwändiges Hinzuziehen und Abstimmen mit weiteren Personen aus dem Team entfällt.

Doch COMENO behält nicht nur jederzeit den Überblick, sondern informiert aktuelle und ehemalige Teilnehmerinnen und Teilnehmer mithilfe der integrierten Newsletter-Funktion der Eventlösung. So lassen sich zum Beispiel nach einer Trainingsanmeldung zeitversetzt Mails versenden. Oder ehemalige Teilnehmer:innen über neue Trainings informieren.

Der Vorteil der integrierten Newsletter-Funktion sind die Zielgruppenlisten. In der CRM-basierten Eventlösung sind bereits alle Kontaktdaten vorhanden. Diese lassen sich nun ganz einfach in Zielgruppenlisten anhand bestimmter Kriterien segmentieren und dann ganz gezielt und individuell per E-Mail ansprechen.

Mit vernetztem System Kundschaft langfristig binden

COMENO legt besonders viel Wert auf eine intensive und individuelle Kundenbetreuung. Um diese nachhaltig gewährleisten zu können, ist eine Rundumsicht auf alle Daten zum einzelnen Kontakt wichtig.

Wie bei vielen Unternehmen waren bei COMENO mehrere Systeme im Einsatz, die verschiedene Teilnehmerdaten und -Vorgänge verwalten. Die Klassiker bei allen Unternehmen sind Excel, Newsletter-Tool und Microsoft Outlook.

Es galt also zu überprüfen, welche Systeme abgelöst und in die Eventlösung verlagert werden können und welche Systeme beibehalten, aber mit der Eventlösung vernetzt werden sollten. Ziel ist hier immer alle Daten zu einem Kontakt an einem „Single point of truth“ zu bündeln und das natürlich datenschutzkonform.
“Zwischenzeitlich haben wir uns auch einer externen AZAV-Zertifizierung für Trainingsanbieter unterzogen. Der Prüfer hat uns eine hohe Prozesssicherheit, ‚amtlich bescheinigt‘ .“

Office 365 anbinden

Office 365, Microsoft Exchange und Outlook sind beliebte Tools, die in fast allen Unternehmen eingesetzt werden. Damit das COMENO-Team diese Tools weiterhin nutzen kann, ohne die Rundumsicht über die Teilnehmerdaten und -historie zu verlieren, war es wichtig, dass Kontaktdaten wie auch die E-Mail-Kommunikation und weitere Daten in die Eventlösung regelmäßig transportiert werden.

Die Übertragung sollte jedoch auch bidirektional funktionieren. Sprich: Wer in der Eventlösung einen Nachnamen ändert, dann sollte auch in allen anderen Systemen der Nachname automatisch angepasst werden.

Auf diese Weise sind beim Kontakt in der CRM-basierten Eventlösung wie auch im E-Mail-Programm der Mitarbeitenden beispielsweise immer die korrekten E-Mailadressen und Namen in Echtzeit hinterlegt, sodass sich die Teilnehmer:innen jederzeit gut erreichen und betreuen lassen.

Outlook-Plugin und Integromat sorgt für flexiblen Datenaustausch

COMENO setzt zum einen auf das CRM Outlook-Plugin, das 1CRM mit MS Outlook vernetzt. Damit kann das Team komfortabel mit Outlook weiterarbeiten und flexibel entscheiden kann, welche Mails mit dem CRM-System synchronisiert werden sollen und welche nicht.

Und zum anderen nutzt das Unternehmen das Workflowtool Integromat, das verschiedene Schnittstellen zu Drittsystemen bereits anbietet und sich so auch Office-Tools wie Excel oder Word ganz leicht anbinden lassen. Auch in Outlook gespeicherte Kontaktdaten lassen sich darüber leicht synchronisieren. 1CRM ermöglicht mithilfe der REST-API eine leichte Vernetzung mithilfe von Workflowtools wie Integromat, Zapier, N8N oder NIFI.

Mit der Vernetzung der Drittsysteme vermeidet COMENO doppelte Eingaben in mehreren Systemen und manuelles Übertragen. Dies spart Zeit, die COMENO jetzt dort einsetzen kann, wo sie am zielführendsten ist: In die Perfektionierung der eigenen Prozesse und individuelle Betreuung der Kundschaft.

“Was uns beeindruckt ist, dass wir die selbst angelegten Felder in der flexiblen Schnittstelle abgreifen können. Das ist für unsere Anforderungen ideal!”

Mit Historie und Weitblick Geschäftsbeziehung intensivieren

Mithilfe der Vernetzung aller kundenrelevanten Systeme sowie der Abbildung der Vertriebsprozesse innerhalb der Eventlösung hat sich COMENO nun einen Überblick über die gesamte Teilnehmerhistorie geschaffen.

Nun kann eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer anrufen und jede Person im Team kann sofort sehen, was bisher gelaufen ist, und kompetent Auskunft geben. Die Historie ermöglicht angenehme partnerschaftliche und individuelle Gespräche mit dem jeweiligen Kunden oder Kundin.

“Meist ist es so, dass wir unsere Kunden über mehrere Jahre partnerschaftlich begleiten – bei Veränderungen im Jobprofil, bei Karriereschritten, einem Firmenwechsel oder auch bei persönlichen Veränderungen.”

Interne Transparenz für effizientere Abläufe und mehr Ordnung

Durch die Bündelung der Daten und Aufgaben in der CRM-Software und der Automatisierung von vielen Prozessen im Trainingsmanagement konnte COMENO die Transparenz innerhalb des Unternehmens erhöhen. Dadurch ist sie schneller geworden und kann Informationen zielgenauer vermitteln, was Kund:innen bereits positiv spiegeln.

Integrierte Aufgabenverwaltung – Alle Aufgaben im Blick

Durch die Einführung von 1CRM ist die Transparenz bei COMENO gestiegen. Es herrscht Klarheit darüber, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und wo welche Informationen zu finden sind. So behält COMENO die Aufgaben immer im Blick und reagiert proaktiv und begeistert so Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Alles in einem System

Mit der CRM-basierten Event-Lösung und der Outlook-Erweiterungslösung können nun alle E-Mails, Aufgaben und das gesamte Eventmanagement in einem System verwaltet werden und mit entsprechenden Schnittstellen einfach auch von anderen Programmen aufgerufen werden.

Alle Daten sind für die COMENO-Trainer nun in einem System verfügbar. Dadurch konnten zahlreiche Excel-Listen abgelöst und die Zeit für die Verwaltung der Excel-Listen in die Kundenbetreuung verschoben werden.

Warum 1CRM?

Warum hat sich COMENO für 1CRM entschieden für die Kunden- und Trainingsverwaltung?

Ausschlaggebend hier die Anforderung an die Integration des Trainingsmanagement, die nicht jedes CRM-Tool erfüllen konnte. Zudem war die Digitalagentur visual4 ein Anbieter, der die Anforderungen und Ideen von COMENO versteht. COMENO wusste besonders die partnerschaftliche Kommunikation auf Augenhöhe zu schätzen, sowie die Flexibilität während des Projekts. „Wir wurden dort abgeholt wo wir stehen, mit den passenden Beispielen und Erklärungen. So, wie wir das auch bei unseren Kunden tun würden.“

“Vielen Dank für das gemeinsame Projekt!
Die Zusammenarbeit mit dem Team von visual4 ist immer auf Augenhöhe und macht einfach Spaß.“

Über COMENO

COMENO – kurz “coach me now” – unterstützt als Transformationsbegleiter Menschen, Teams und international agierende Organisationen auf deren Weg in eine erfolgreiche Zukunft. Für ihre Kundinnen und Kunden bietet das Unternehmen Beratungen, Coachings und Trainings zu Projektmanagement und vielen weiteren wichtigen Themen für zukunftsorientierte Organisationen an. Dabei verfolgen sie den Ansatz eines Systemischen Coaches: COMENO stellt mit viel Erfahrung und Gespür die richtigen (gerne auch kritischen) Fragen und hört sich die Antworten ganz genau an. Auf diese Weise konnte COMENO bereits vielen Kundinnen und Kunden dabei helfen, die Chancen in Widerständen zu entdecken, neue Wege zu finden und den Mut aufzubringen, diese auch zu gehen.

„Für COMENO ist Agilität nicht nur ein Buzzword. Wir haben das Unternehmen als einen flexiblen und strukturierten Partner erlebt, bei dem Menschen im Mittelpunkt stehen und mit dem sich ganz pragmatisch und unkompliziert Lösungen finden lassen. Die Zusammenarbeit hat uns begeistert und wir freuen uns darauf, COMENO auch weiterhin als Sparrings- und Digitalisierungspartner unterstützen zu dürfen.“ – Christoph Plessner, Projektleitung visual4