So wie der Stau zu Ferienbeginn noch die letzten Nerven raubt, so zerstört ein unorganisierter Einlass die Mühe, die in die Planung eines Events fließt. Denn wir wissen alle: Es gibt nur eine Chance für einen ersten Eindruck. Und für den Einlass gilt: Am besten läuft es, wenn es eigentlich niemand bemerkt.
Wenn die Gäste also problemlos alles finden, ihr Ticket in Sekundenschnelle digital geprüft wird und sie dann bester Laune in die Veranstaltung starten.
- DO: Infos großzügig verteilen
- DON’T: Auf die Orientierungsfähigkeit der Gäste setzen
- DO: Ausreichend Personal einplanen
- DON’T: Auf veraltete Check-in Technik setzen
- DO: Den Ort besser kennen als Ihre Hosentasche
- DON’T: Unflexibel sein
- DO: Üben, Üben, Üben!
- DON’T: Sich drauf verlassen, dass alle Bescheid wissen
- DO: Rechtzeitig planen und Gäste informieren
- Fazit
DO: Infos großzügig verteilen
Platzieren Sie wichtige Erinnerungen auf Tickets und Bestätigungsseiten. Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Punkte wie „Saal geöffnet ab 20 Uhr“ oder „VIP-Zugang“ gut sichtbar auf den gedruckten Tickets oder der Auftragsbestätigung lesbar sind. Fördern Sie eine frühe Ankunft.
Veröffentlichen Sie bei Veranstaltungen mit geplanten Aufführungen oder besonderen Auftritten die „Türen öffnen“-Zeiten. Dies kann dazu beitragen, den Ansturm an Ihren Gates abzumildern und die Zeit zu verkürzen, die für die Bearbeitung von Eingaben benötigt wird.
DON’T: Auf die Orientierungsfähigkeit der Gäste setzen
Kommen die Gäste regelmäßig zu dieser Veranstaltung oder ist der Ort zumindest für einige Teilnehmenden neu? Versetzen Sie sich bei der Einlassplanung in jemanden, der zum allerersten Mal dabei ist und planen Sie alles so, dass dieser Mensch problemlos zum Event kommen kann.
DO: Ausreichend Personal einplanen
Wie viele Menschen am Einlass arbeiten sollten, hängt natürlich von der Größe der Örtlichkeit und der Teilnehmerzahl ab. Denken Sie vor allem daran, dass es Stoßzeiten geben wird! Sie sollten etwa eine Stunde vor Event-Beginn den Einlass öffnen – und zwar mit der Höchstbesetzung im Team, da am Anfang die meisten Besucher zu erwarten sind.
Etwa eine halbe Stunde bis Stunde nach Beginn der Veranstaltung können Sie Personen vom Einlass abziehen.
Je nach Veranstaltung sollten Sie auch Personal für Sicherheitschecks einplanen. Diese dauern in der Regel länger als einfache Ticketkontrollen.
DON’T: Auf veraltete Check-in Technik setzen
Sicher, Sie könnten eine Gästeliste als Tabelle ausdrucken und dann per Hand jeden Gast abstreichen. Aber das dauert und wirkt nicht sehr professionell. Besser und moderner sind digitale Einlasssysteme, die per Software gestützt werden.
Vier moderne Check-in Technologien stehen Ihnen mit Eventsoftware zur Verfügung:
- Barcode bzw. QR Code und Scanner
- Kontaktloser Datenaustausch via Funk (RFID oder NFC)
- Self-Print & Self-Check-in
- Gesichtserkennung
Alle diese Techniken sind einfach in der Bedienung und brauchen pro Person nur wenige Sekunden. Darüber hinaus sammeln Sie direkt verarbeitbare Daten über die Teilnehmenden, z.B. wer genau an Ihrer Veranstaltung teilgenommen hat, wer wann angekommen ist etc.
Eventsoftware Einlassmanagement mit 1CRM
Begeistern Sie Ihre Gäste mit einer reibungslosen Organisation und erleichtern Sie den Check-in mit automatisch generierten QR-Codes.
DO: Den Ort besser kennen als Ihre Hosentasche
Die meisten Häuser haben mehrere Ein- und Ausgänge. Um Ihre Gäste zur Veranstaltung und später wieder hinaus zu lenken, sollten Sie überall dort, wo „Schlupflöcher“ entstehen könnten, durch Barrieren vorsorgen.
Verschließen Sie Türen, stellen Sie Pflanzen vor Gänge, die nicht benutzt werden sollen, verstecken Sie Treppen hinter Plakatwänden. Ihr Ziel sollte es sein, alle Gäste in einem plan- und beobachtbaren Bereich zu halten.
So verhindern Sie im Übrigen auch, dass sich jemand einschleicht, ohne zu zahlen.
DON’T: Unflexibel sein
Sie haben am Eingang einen schönen Empfangstisch eingerichtet, an dem Sie Teilnehmende begrüßen und mit Einlassbändchen oder Infomaterial versorgen wollen? Super!
Wenn Sie aber feststellen, dass viele Gäste gemeinsam im Bus anreisen, dann sollten Sie flexibel darauf reagieren. Nehmen Sie sie direkt am Parkplatz in Empfang. Das kann eine Person aus dem Einlassteam übernehmen. Damit sorgen Sie dafür, dass es am Einlass nicht zu Stau kommt.
DO: Üben, Üben, Üben!
Der Einlass ist der erste Eindruck, den Ihre Gäste von Ihrer Veranstaltung haben. Planen Sie diesen also sorgfältig und machen Sie mit dem Einlasspersonal mindestens einen Probedurchlauf.
Dabei fallen immer noch Dinge auf, die geklärt werden müssen. Das gilt erst recht, wenn das Personal unerfahren ist, z. B. freiwillige Vereinsmitglieder.
DON’T: Sich drauf verlassen, dass alle Bescheid wissen
Alle Ihre Gäste sind freundliche und vernünftige Menschen. Aber in Hektik und Aufregung können auch diese mal ihre unangenehmen Seiten zeigen. Verlassen Sie sich also nicht darauf, dass die wichtigsten Infos die Teilnehmenden schon von alleine erreichen.
DO: Rechtzeitig planen und Gäste informieren
Führen Sie Gebote und Verbote auf Ihrer Website ein. Machen Sie Ihre Gäste von Anfang an mit grundlegenden Regeln und Informationen vertraut, wenn sie Ihre Veranstaltungs- und Online-Ticketseiten besuchen.
Tipp: Auf Smartphone-Tickets können Link zu einer mobilen Zielseite angezeigt werden, die Ihre Gäste an die wichtigsten Gebote und Verbote erinnert.
Fazit
Das Check-in ist ein entscheidender Moment für jedes Event. Hier werden Akzente gesetzt für die Stimmung, die während der Veranstaltung herrscht. Daher ist es wichtig, dass das Einlassmanagement reibungslos verläuft. Moderne Einlass-Systeme, die durch Eventmanagement-Software gestützt werden, helfen dabei.
Interessante Anleitungen aus unserer Online-Dokumentation zu diesem Thema:
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