Hybride Seminare – Wie Sie den Spagat zwischen analog und digital meistern

Witzig war aber: Sie schafften es, mit dem Publikum vor der heimischen Mattscheibe zu interagieren, denn die Plattform hatte eine Kommentar- bzw. Chatfunktion für die Fans eingerichtet – die Band konnte das Geschriebene live mitverfolgen. Krass, dachte ich mir. Grandiose Idee. Und es scheint, als würde allmählich alles hybrid: Autos, die Unterrichtsstunden meines Neffen, Gottesdienste, ja sogar ein Heavy-Metal-Konzert.

Das Ganze bringt mich zu der Frage: Wie können auch pandemiegebeutelte Seminaranbieter diese Chance für sich nutzen? Hybride Seminare – das macht in meinen Augen plötzlich Sinn und eröffnet ungeahnte Möglichkeiten. Doch was genau versteht man darunter?

Hybrides Lernen ist für alle da

Hybrides Lernen hat viele Facetten und Formate, wie zum Beispiel Blended Learning, Virtual Classrooms, Online-Schulungen und so weiter. Wie man das Kind auch nennen mag – im Kern ist es so, dass die jeweilige Veranstaltung gleichzeitig online und in Präsenz angeboten wird.

Sie können als Interessent:in also frei entscheiden, ob Sie direkt vor der Nase Ihres Seminarleiters oder Ihrer Seminarleiterin sitzen möchten – oder ob Sie der Schulung lieber zuhause – in Jogginghosen – vor dem Bildschirm beiwohnen.

Noch vor zwei Jahren schwer vorstellbar, doch seit wöchentliche Zoom-Meetings zur neuen Normalität von Bürotätern gehören, gar nicht mehr so abwegig.

Hybride Seminare leiten? Am besten mit Oktopus-Gen.

Aus Sicht der Teilnehmenden dürften hybride Seminare ein wirklicher Segen sein. So haben Sie zum einen Herrn Müller, der seit der Corona-Pandemie in Menschenansammlungen massive Stresspusteln entwickelt und sich sicherer in seinen eigenen vier Wänden fühlt.

Zum anderen gibt es aber auch Frau Lang, die sich nach dieser Zeit nach echten sozialen Kontakten sehnt und sich auf ein Seminar unter fast gewohnten Bedingungen freut. Beiden Bedürfnissen können Sie ohne Weiteres gerecht werden. Doch wie sieht es für Seminarleitende aus?

Naja,… Sie sollten ein gewisses Oktopus-Gen in sich tragen und Multitasking darf wirklich kein Fremdwort für Sie sein. Denn es gibt einiges, was Sie während der Veranstaltung ständig im Blick behalten müssen:

• die Teilnehmenden, die vor Ihnen sitzen
• die Teilnehmenden vor den Bildschirmen zuhause
• Ihre PowerPoint-Folien oder andere digitale Präsentationsmittel
• die Sichtbarkeit Ihrer Flipchart oder anderer analoger Medien
• die reibungslose Steuerung Ihrer Raumkamera
• die optimale Mikrofonierung (hören ist hier wichtiger als sehen!)
• die Chatfunktion, die nebenbei immer wieder aufpoppt
• nicht zu vergessen die fachlichen Inhalte, die Sie rhetorisch geschickt und ohne Gestammel vermitteln möchten.

Bei der Vorstellung, all diese Dinge unter einen Hut zu bringen, kann einem schon kurz der Blutdruck entgleisen. Tatsächlich ist es aber durch gute Eventorganisation im Vorfeld und eine optimale technische Ausstattung kein Hexenwerk.

Klappriges Stativ und ein wenig Panzertape?
Lieber nicht.

Ganz durch die rosarote Brille wollen wir es aber natürlich nicht sehen, denn das Vorhaben bringt auch die ein oder anderen Herausforderungen mit sich. Einfach eine alte Canon mit Panzertape aufs Stativ drapieren und los – damit ist es nicht getan.

Spätestens seit 2020 hat sich auf dem Gebiet der Online-Veranstaltungen so viel getan, dass Ihre Teilnehmenden mehr erwarten.

Komplexes Teilnehmermanagement

Machen Sie sich bitte bewusst, dass Sie bei einem Hybrid-Seminar in Wahrheit zwei Veranstaltungen anbieten. Jeder Besucher, jede Besucherin, braucht Zugangsdaten zum entsprechenden Event-Teil – analog oder digital. Der komplette Registrierungsprozess ist anspruchsvoller als bei rein physischen Veranstaltungen. In Sachen Teilnehmermanagement ist deshalb Unterstützung in Form von einer guten Software sinnvoll. Doch dazu später mehr.

Höherer finanzieller Aufwand

Rechnen Sie bei der Organisation von Hybrid-Veranstaltungen vorsichtshalber mit dem doppelten finanziellen Aufwand als bei rein physischen Events. Sie investieren im Vorfeld in Technik und Software.

Um optimale Ergebnisse zu erzeugen, sollten Sie beim Kauf auf Qualität setzen – und die kostet natürlich. Diese Art von Veranstaltung macht demnach nur ab einer gewissen Anzahl von Teilnehmenden und Terminen Sinn, damit sich der Mehraufwand für Sie lohnt.

Netzwerken mit Stolpersteinen

Eventuell geht der Netzwerkgedanke, der in üblichen Events steckt, ein Stück weit flöten. Während man sich bei Präsenzveranstaltungen gerne beim Pausensnack am Buffet trifft und sich unterhält, ist das zwischen den Teilnehmenden einer Hybrid-Veranstaltung nicht so einfach.

Hier fehlt der barrierefreie Austausch zwischen den Beteiligten. Es sei denn, Sie ernennen unter den Präsenz-Teilnehmenden einen „Zoom-Buddy“, der, während der Pausen mit Tablet oder Smartphone durchs Foyer schlendert und die Menschen vor den Bildschirmen virtuell an den Pausengesprächen teilhaben lässt.

Die von allen gefürchtete Zoom-Fatigue

Es gibt noch eine weitere Herausforderung, der Sie sich als Gastgeber:in eines hybriden Seminars stellen müssen: die sogenannte Zoom-Fatigue. Schon mal gehört? Die Symptome reichen von verminderter Konzentration, Ungeduld, Reizbarkeit, Rückenschmerzen bis hin zu Schlaf- und Sehstörungen.

All das wird dadurch ausgelöst, dass unser Gehirn die digitale Kommunikation als asynchron wahrnimmt und ständig versucht, diese Verzögerungen auszugleichen. Eine kognitiver Dauermarathon. Noch dazu kommt das Gefühl, ständig unter Beobachtung zu stehen – allein der Gedanke daran stresst bereits, oder?

Und: Zoom-Meetings haben zwar den Vorteil, dass wir Mimik und Gestik der anderen wahrnehmen können, doch unser Blickfeld ist eingeschränkt. Je mehr Teilnehmende, desto schwieriger wird es, die Reaktionen aller auf Gesprächsbeiträge zu erfassen.

In einem realen Konferenzraum gelingt uns dies einfacher. Was können Sie also tun, wenn Sie merken, dass Herr Grünauer immer energischer auf seinem Kaugummi kaut, während Frau Heller permanent an ihrer Frisur zupft und mit der kritischen Optimierung ihres Selbstbildes mehr beschäftig ist als mit Ihrem Fachvortrag?

Wirklich viel können Sie als Leiter:in nicht unternehmen. Legen Sie regelmäßige Pausen ein – spätestens nach 45 Minuten. Streuen Sie den ein oder anderen humorvollen Beitrag ein, nehmen Sie die Teilnehmenden vor den Bildschirmen mit und beziehen Sie sie in Gruppendiskussionen ein.

Da Sie sich von den absolut kompensierbaren Nachteilen der hybriden Seminare sicherlich nicht haben abschrecken lassen, können wir uns nun mit der technischen Ausstattung befassen.

Das Technik-Einmaleins hybrider Schulungen

Eines der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg eines hybriden Seminars ist die Technik – sie bildet die Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt. Wenn ein Seminar zusätzlich virtuell stattfindet, ist neben einer stabilen Internetverbindung vor allem das passende technische Equipment von großer Bedeutung.

Passende Kamera-Systeme

Sie wollen erreichen, dass Teilnehmende zuhause sowohl Eindrücke aus der Präsenz-Gruppe erhalten als auch Sie als Leiter:in gut sehen können. Das gelingt Ihnen am besten mit zwei Kameras. Während eine davon die gesamte Gruppe einfängt, brauchen Sie eine weitere Kamera, die sich jeweils auf die gerade sprechende Person konzentriert.

Die Oldschool-Variante in Form eines fahrbaren Kamerasystems lasse ich jetzt mal außen vor und rate Ihnen gleich zur modernen Variante, bei der ein wahnsinnig intelligentes Kamerasystem automatisch erkennt, wer gerade spricht und dann genau diese Person in den Fokus nimmt. Idealerweise kann dieses System auch einen Gesprächsbeitrag von einem Hustenanfall unterscheiden, sonst… Sie verstehen das Problem.

Mikrofonsystem für beste Akustik

Ich hatte es eingangs schon erwähnt – bei hybriden Seminaren ist Hören im Prinzip wichtiger als Sehen. Aber: Je mehr Personen im Seminarraum sitzen, desto herausfordernder wird es, die aktuell sprechende Person über ein zentral positioniertes Mikro zu verstehen.

Jedes Schnäuzen, jedes in-der-Tasche-kramen oder was auch immer, kann zum Störfaktor werden. Die Lösung liegt beispielsweise darin, dass Sie Konferenzlautsprecher verwenden, die von Person zu Person bewegt werden müssen, was für Unruhe sorgen kann und nicht in jedem Fall praktikabel ist. Besser ist deshalb der Einsatz von Ansteck-Mikros.

Digitalisierte Gruppenarbeiten

Gemeinsames Brainstorming erfordert gemeinsame Arbeitsflächen. Die Low-Budget-Lösung wäre hier eine zweite Kamera, die nur eine Flipchart überträgt und so in die Zoom-Konferenz eingebunden wird. Oder Sie teilen immer wieder ein Bild der Flipchart über die Chatfunktion mit den Zoom-Teilnehmenden.

Das alles wirkt ein wenig holprig. Besser wäre hier gleich eine digitale Flipchart, die im Seminarraum wie eine gewöhnliche verwendet wird, aber eben gleichzeitig für die Personen zuhause digital wiedergegeben wird.

Stabile Internetverbindung

Der Seminarraum muss mit einer reibungslos funktionierenden Internetverbindung ausgestattet sein. Am besten per Kabel. Rechnen Sie pro Videoanruf mindestens mit 2 Mbyte/Sekunde pro Teilnehmer:in, sowohl im Up- als auch im Downstream.

Eine üblicher WLAN-Router ist nur bei einer sehr kleinen Anzahl an Teilnehmern ratsam. Sie als Leiter:in sollten auf jeden Fall Ihr Notebook per Kabel anschließen. Damit sind Sie, was den technischen Part betrifft, definitiv gewappnet für Ihre hybrides Debüt.

Übrigens: In diesem kurzen Video des KIT Zentrum für Mediales Lernen erhalten Sie eine Führung durch einen fertig eingerichteten Seminarraum (https://www.zml.kit.edu/hybride-seminare.php).

Haben Sie sich schon Gedanken darüber gemacht, wie genau Sie Ihre hybride Veranstaltung planen und wie Sie Ihre Teilnehmenden managen wollen?

Event-Software – weil das Management jede Excel-Liste sprengt

Die schlechte Nachricht ist: Die Zeit, in der Sie Ihr Teilnehmermanagement per Excel-Listen verwalten können, ist spätestens seit zwei Jahren vorbei. Die gute Nachricht ist, es gibt hilfreiche Software in Form von CRM-Systemen und speziellen Event-Softwarelösungen. Die besondere Herausforderung bei hybriden Schulungen besteht darin, sowohl Präsenz als auch online Teilnehmende zu managen.

Meistens sind Software-Lösungen aber auf eine der beiden Welten spezialisiert. Ihre Teilnehmenden sollten keinesfalls merken, dass sie von einer Software zur nächsten geschickt werden, um dann den ganzen Daten-Sums nochmals in die Tasten hacken zu müssen. Am besten finden Sie einen Anbieter, der eine hybride Software bereitstellen oder zumindest eine Schnittstelle basteln kann. Also von Ihrem CRM zur Eventsoftware und zurück.

Der Einsatz einer Eventsoftware macht – je nach Größe der Veranstaltung wirklich Sinn, gerade im Hinblick auf Hygienevorschriften. Sie unterstützt Sie bei der

• Wahrung der Abstandsregeln
  Teilnehmerdichte entzerren, Zeitslots für den Check-In am Tagungsort – beides sollte eine entsprechende Software bieten. Niemand möchte gerne in einer Warteschlange stehen, wenn man die Wartezeit auch ebenso gut mit einem Kaffee verbinden könnte um dann just-in-time dem Event beizutreten.
• Verwaltung von Sitzplätzen
  Ihre Teilnehmenden können sich schon im Vorfeld ihrem Lieblingsplatz reservieren – Sie als Veranstalter können für die verfügbaren Plätze dynamische Preise festlegen. Ist also für beide Seiten ein Gewinn.
• Datenerfassung und Dokumentation
  Hygienevorschriften erfordern mittlerweile eine elektronische Anwesenheitserfassung, um mögliche Infektionsketten nachverfolgen zu können. Dazu gehören das Speichern von Kontaktdaten inklusive Zeitstempel für den Einlass zum Event.

Und wenn wir schon beim Thema Daten sind, kommen wir gleich zum nächsten wichtigen Punkt…

Alles, was Recht ist – die Sache mit dem Datenschutz

Nämlich zum Thema Datenschutz. Bei hybriden Events kommen – anders als man das bei physischen Veranstaltungen kennt – zum Einsatz von Übertragungstechnik und damit zu Datenverarbeitungsvorgängen, für die es eine entsprechende Rechtsgrundlage braucht.

Sie benötigen von Ihren Teilnehmenden also in jedem Fall eine Einwilligung in die Datenverarbeitung – freiwillig und jederzeit widerrufbar. Dass Sie als Veranstalter:in nur technische Lösungen verwenden, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, versteht sich von selbst.

Informieren Sie Ihre Teilnehmenden vorab über die Datenverarbeitung und weisen Sie darauf hin, dass sie, sobald sie ihre Video- und Mikrofonfunktion einschalten, tatsächlich von allen Anwesenden gesehen und gehört werden. Falls Sie Präsenz-Teilnehmende haben, die absolut nicht von Kameras erfasst werden möchten, lösen Sie das am besten durch Sitzplätze, die sich jenseits jeder Kameralinse befinden.

Hybride Seminare sind kein Hexenwerk – trauen Sie sich

Das waren jetzt viele Informationen rund um das Thema hybride Seminare – lassen Sie es mich abschließend noch zusammenfassend auf den Punkt bringen. Hybride Events erfordern ein gewisses Maß an Engagement – technisch, finanziell, organisatorisch – in vielerlei Hinsicht.

Die Versuchung ist daher groß, eine Schulung rein online abzuhalten. Das Setting ist hier relativ einfach, die Registrierung läuft wie geschmiert, das Budget bleibt im Rahmen und das Teilnehmer-Networking ist auch gegeben.

Klingt auf den ersten Blick gut, aber bedenken Sie, dass nach zwei Jahren Pandemie viele Menschen von virtuellen Meetings müde sind. Viele sehnen sich nach dieser Zeit nach echten Kontakten. Und auch für Sie als Veranstalter:in ergeben sich Vorteile:

Sie erreichen weitaus mehr Menschen, bieten allen Teilnehmenden ein attraktives Bühnenbild inklusive Live-Charakter, haben einen größeren Spielraum bei der Preisgestaltung und so weiter. Kurz gesagt:  Wagen Sie das Experiment „hybrides Seminar“ – wir beraten Sie gerne dazu.