Unter Ressourcen versteht man materielle und immaterielle Güter, die Unternehmen einsetzen, um Waren zu produzieren oder Dienstleistungen anzubieten. Menschen zählen ebenso dazu wie Geld, Software, Maschinen und Materialien. Eine gute Planung dieser Ressourcen trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei: Sie bewirkt unter anderem, dass Teammitglieder entsprechend ihrer Fähigkeiten eingesetzt und bestmöglich ausgelastet werden. Das erhöht die Chancen, Aufträge erfolgreich abzuschließen.
- Was ist Ressourcenplanung?
- Einleuchtende Vorteile: Darum ist Ressourcenplanung wichtig
- Welche unterschiedlichen Ressourcen gibt es?
- So geht’s: Ressourcenplanung in 3 Schritten
- 1. Ressourcenbedarf abschätzen
- 2. Ressourcenplan erstellen
- 3. Ressourcen überwachen
- Risiken bewältigen
- Ressourcen verwalten: Die Möglichkeiten im Überblick
- Fazit
Was ist Ressourcenplanung?
Ressourcenplanung bedeutet, alle nötigen Ressourcen für eine Veranstaltung bzw. ein Projekt optimal zu nutzen, um mit möglichst wenig Aufwand zum Ziel zu kommen. Zusammen mit der Zeit- und Kostenplanung gehört die Ressourcenplanung zu den Schlüsselfaktoren für gelungene Projekte. Sie liegt beim Projektmanagement und umfasst folgende Punkte:
- Identifizierung der benötigten Ressourcen
- Planung der einzelnen Aufgaben mit dem gesamten Zeitaufwand
- Zuweisung der Aufgaben an die einzelnen Ressourcen
- Aufstellung des Budgets
Anhand der Ressourcenplanung ist vorab ersichtlich, ob das Unternehmen über die nötigen Kapazitäten verfügt, um ein Projekt termingerecht umzusetzen. Außerdem wird deutlich, ob sich das Projekt finanziell überhaupt lohnt.
Einleuchtende Vorteile: Darum ist Ressourcenplanung wichtig
Mit einer guten Ressourcenplanung erreichen Unternehmen größtmögliche Effizienz. Darunter versteht man, dass keine Ressource übermäßig oder nicht ausreichend verwendet wird. Ressourcenplanung hat messbare Vorteile:
- Optimale Personalauslastung: Mitarbeitende werden entsprechend ihrer Fähigkeiten ins Projektteam geholt; ihre Arbeitszeit wird produktiv genutzt.
- Pünktliche Umsetzung: Der Zeitaufwand für jede Aufgabe lässt sich genau beziffern; Zeitpläne werden präzise bestimmt.
- Verlässliche Budgets: Mehrausgaben, die zu Umsatzeinbußen oder zum Projektabbruch führen können, gibt es nicht.
- Verbesserter Projektablauf: Gute Planung verringert die Fehlerquellen und begünstigt reibungslose Projektfortschritte.
- Geschlossene Kapazitätslücken: Schwachstellen werden schnell erkannt, sodass frühzeitig gegengesteuert werden kann.
- Spürbare Kostenersparnis: keine unnötigen Lagerkosten, keine Leerläufe beim Personal, keine Verzugszinsen wegen überschrittener Termine.
Ressourcenplanung macht transparent, wie sich ein Projekt auf Umsatz und Rentabilität auswirkt. Ohne Planung wird hingegen niemand im Unternehmen garantieren können, dass ein Projektteam effizient auf gesteckte Ziele hinarbeitet. Daraus kann auf lange Sicht enormer wirtschaftlicher Schaden entstehen.
Welche unterschiedlichen Ressourcen gibt es?
Man unterscheidet verschiedene Arten von Ressourcen, die je nach Branche und Projekt in unterschiedlichem Umfang anfallen:
Personalressourcen
Personalressourcen sind alle Menschen mit der nötigen Qualifikation, die am Projekt mitarbeiten. Dazu gehören interne und externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeitende, die über die gesamte Laufzeit im Team sind oder nur kurzzeitig hinzugezogen werden.
Tipp: Ordnen Sie Mitarbeitenden mittels Software entsprechende Qualifikationen zu.
Anlagen- und Sachressourcen
Rohstoffe und Verbrauchsmaterialien, Maschinen, Werkzeuge, Ausrüstung, Software, Grundstücke und andere materielle Güter sind Anlagen- und Sachressourcen. Sie sind bereits im Unternehmen oder müssen gekauft oder gemietet werden.
Finanzressourcen
Mit den Finanzressourcen werden alle Projektkosten finanziert, vom Fahrzeugleasing bis zu Honoraren. Sie werden auch Investitionen genannt und entsprechen dem Budget, das vor dem Projektstart aufgestellt wird.
Zeitressourcen
Unter zeitlichen Ressourcen versteht man die Fristen für das Erledigen der einzelnen Aufgaben. Wie lange die Bearbeitung einer Aufgabe dauert, hängt vor allem von den verfügbaren Personalressourcen ab.
So geht’s: Ressourcenplanung in 3 Schritten
Mit einem Ressourcenplan helfen Sie dem Projekterfolg auf die Sprünge. Üblicherweise umfasst die Ressourcenplanung 3 Schritte: Zunächst werden die Projektressourcen bestimmt, dann wird ihr Einsatz geplant, und schließlich erfolgt die Überwachung während der Projektlaufzeit.
1. Ressourcenbedarf abschätzen
Ermitteln Sie als Erstes sämtliche Ressourcen, die Sie für Ihr Projekt benötigen, und schätzen Sie den Bedarf so genau wie möglich ab. Im Mittelpunkt stehen Personal und Zeit. An folgenden Fragen können Sie sich orientieren:
- Wie hoch ist die Kapazität der Teammitglieder im Projektzeitraum?
Verfügen sie über die nötigen Fähigkeiten? - Welches Teammitglied übernimmt welche Aufgabe?
Ist weitere personelle Unterstützung – intern oder extern – nötig? - In welchem Zeitraum soll das Projekt abgewickelt werden?
Passen die Personalressourcen zu diesem Zeitplan? - Welche Sachgüter werden benötigt?
Sind sie bereits in ausreichendem Umfang vorhanden? - Welche Investitionen sind nötig?
2. Ressourcenplan erstellen
An die Schätzung schließt sich die konkrete Planung an: Legen Sie fest, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt verwendet werden sollen. Dabei geht es darum, alle Ressourcen einerseits bestmöglich auszulasten und andererseits eine Überlastung zu vermeiden. Bezogen auf Ihre Personalressourcen helfen Ihnen diese Überlegungen:
- Welche Fähigkeiten braucht das Team, um die Arbeit zu erledigen? Wer im Unternehmen verfügt über diese Kenntnisse?
- In welchem Umfang sind diese Personen für das Projekt verfügbar? Könnten die anstehenden Aufgaben gegebenenfalls anderen zugewiesen werden?
Auf dieser Grundlage stellen Sie das Projektteam zusammen. Ihr Ressourcenplan enthält dann mindestens diese Informationen:
- Welches Teammitglied welche konkrete Aufgabe übernimmt und wann
- Die geschätzte Zeit, die für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlich ist
- Wie sich die Sachressourcen auf die Aufgaben verteilen
- Das Gesamtbudget
Bei der Planung werden mögliche Engpässe – zum Beispiel bei der Nutzung von Anlagen oder der erforderlichen Zeit – direkt sichtbar.
Wichtige Grundregel: Je einfacher der Ressourcenplan, desto erfolgreicher die Umsetzung. Wer zu viele Details hineinpackt, riskiert Zeitverluste bei der Umsetzung.
3. Ressourcen überwachen
Es kommt immer wieder vor, dass sich Ressourcenanforderungen im Projektverlauf ändern. Mit einem Ressourcenplan behalten Sie Zeitplan, Auslastung und Budget im Auge. Bei Abweichungen können Sie rechtzeitig notwendige Korrekturen machen und nicht erst am Ende, wenn Probleme kaum noch behoben werden können.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter (Personalressource) braucht für die ihm zugeteilte Aufgabe mehr Zeit als veranschlagt. Dadurch droht das gesamte Projekt in Zeitverzug zu geraten. Sie können gegensteuern, indem Sie eine weitere Kollegin ins Projektteam holen.
Weiteres Beispiel: Die aktuellen Kosten (Finanzressourcen) übertreffen Ihre Planung. Sie überlegen sich Maßnahmen, um die Ausgaben in den Griff zu bekommen und das Budget einzuhalten.
Risiken bewältigen
Unerwartete Entwicklungen können jedes Projekt durcheinanderbringen. Risikofaktoren betreffen alle vier Ressourcenarten:
- Ein Teammitglied wird krank oder verlässt das Unternehmen
- Ein Teammitglied oder eine Produktionsanlage wird aus dem Projektteam abgezogen und
einer anderen Aufgabe zugewiesen - Eine wichtige Maschine fällt aus
- Wegen Lieferverzögerungen wird Verbrauchsmaterial knapp
- Das Projekt bleibt hinter dem Zeitplan zurück
- Ein Teil des Projekts überschreitet die Budgetprognosen
Ein Ressourcenplan erleichtert die frühzeitige, rationale Einschätzung der Risiken ebenso wie der Gesamtsituation.
Ressourcen verwalten: Die Möglichkeiten im Überblick
Wie man die Ressourcenplanung am besten umsetzt, hängt selbstverständlich vom jeweiligen Projekt ab.
Wir stellen drei häufige Methoden vor:
Analoge Ressourcenplanung
Manche Unternehmen nutzen für ihre Ressourcenplanung eine Tafel oder ein Whiteboard. Eine solche analoge Planung lässt sich einfach pflegen – solange kleine Teams am selben Ort in überschaubaren Projekten zusammenarbeiten.
Ressourcenplanung mit Excel
Excel kann eine gute Wahl sein, weil das Programm in den meisten Unternehmen ohnehin eingesetzt wird. Allerdings ist Excel kein Planungsprogramm. Bei größeren Projekten übersteigt der Pflegeaufwand schnell die Vorteile.
Ressourcenplanung mit digitaler Lösung
Wer seine Ressourcenplanung schnell, mühelos und übersichtlich gestalten will, greift am besten auf ein digitales Tool zurück. Dafür bieten sich spezielle Software-Lösungen oder leistungsfähige CRM-Systeme an. Sie können damit nicht nur sämtliche verfügbaren Ressourcen erfassen, sondern auch Qualifikationen für alle Mitarbeitenden hinterlegen. Aufgaben lassen sich einfach erstellen und den Teammitgliedern zuweisen.
EVENTSOFTWARE Die flexible Lösung für Ihre Events
In 1CRM führen Sie alle wichtigen Event-Aufgaben, wie das Projektmanagement in einem zentralen Tool zusammen.
Über die gesamte Projektlaufzeit können Sie die Ressourcen überwachen und gegebenenfalls Ihre Planung anpassen: Leistungsfähige Tools zeigen in Echtzeit an, welche Waren, Anlagen und Räume wann in welchem Umfang verfügbar sind. Fällt Personal aus, rufen Sie per Mausklick die Auslastung sämtlicher Teammitglieder auf und weisen die anfallenden Aufgaben einem verfügbaren Kollegen zu.
Die Software erstellt Prognosen zu Ressourcenengpässen und zeigt auf, wo effizienter gearbeitet oder Kosten gespart werden können. Nach Projektende können Sie verschiedene Auswertungen heranziehen, um die Ressourcenauslastung für künftige Projekte zu optimieren. Eine weitere Stärke digitaler Tools: Sie vernetzen verschiedene Standorte, Filialen, Abteilungen und Teams.
Anleitung: So nutzen Sie den CRM-Kalender für Ihre Ressourcenplanung.
Fazit
Mit der Ressourcenplanung legt ein Unternehmen fest, wie es die nötigen Güter einsetzt, um ein anstehendes Projekt frist- und budgetgerecht auszuführen. Damit behält das Projektmanagement jederzeit die Kontrolle über den Ressourceneinsatz. Mit speziellen Software-Tools lassen sich Ressourcen einfach planen und Kostentreiber, Risiken und Hindernisse schnell identifizieren. Eine gute Ressourcenplanung spart Zeit, Geld und Nerven – und trägt dazu bei, die Rentabilität zu steigern.
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